Logiciels de gestion FAC Analyste AgExpert Guide de démarrage rapide 2014
Analyste AgExpert Guide de démarrage rapide Explorez ce qu Analyste AgExpert peut faire pour vous et votre exploitation et configurez le logiciel rapidement et facilement. Vous apprendrez à utiliser les fonctions de base de suivi des revenus, des dépenses et de la TPS et, lorsque vous connaîtrez mieux le logiciel, vous pourrez passer à des outils de gestion plus avancés. Le manuel de référence complet en ligne vous donnera de l information plus détaillée sur toutes les fonctions du logiciel. Vous pouvez y accéder dans le menu Aide dans la barre d outils ou en utilisant le raccourci qui se trouve sur votre bureau. Si vous êtes en train d effectuer une transaction et vous ne savez pas ce qu il faut faire ensuite, appuyez sur la touche F1 de votre clavier pour accéder à de l information spécifique sur la question qui vous préoccupe. Vous aurez besoin du programme Adobe Acrobat Reader pour consulter le manuel de référence en ligne. Joignez-vous à notre communauté en ligne Inscrivez-vous à notre communauté en ligne afin d accéder à des babillards, à des blogues et à la Base de connaissances en tout temps. Connectez-vous régulièrement à la communauté pour lire des mises à jour et des messages importants, y compris des solutions à des problèmes de soutien courants. Vous pourrez aussi communiquer avec d autres utilisateurs de logiciels. Obtenez des réponses 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, en visitant communaute.logicielsfac.ca.
1 re étape Installez votre logiciel 1. Insérez le DVD Analyste AgExpert dans votre lecteur de DVD. 2. Le programme d installation devrait démarrer automatiquement. Si ce n est pas le cas, cliquez sur le bouton Démarrer de Windows et sélectionnez Exécuter. Tapez d:\launch.exe. Pour Windows Vista, tapez d:\launch.exe dans la boîte Rechercher sous Tous les programmes. Si votre lecteur de DVD est désigné par une autre lettre que «d», remplacez «d» par la lettre appropriée. 3. Cliquez sur OK. 4. Suivez les instructions d installation à l écran. 2 e étape Lancez Analyste AgExpert 1. Durant l installation, vous avez peut-être créé un raccourci vers Analyste AgExpert sur votre Bureau. Si tel est le cas, double-cliquez sur l icône d Analyste AgExpert. 2. Sinon, cliquez sur le bouton Démarrer de Windows. Sélectionnez Programmes Analyste AgExpert Analyste AgExpert. 3 e étape Activation Lorsque vous lancerez Analyste AgExpert, la fenêtre d activation s affichera. Vous devrez saisir votre adresse de courriel qui figure à nos dossiers ainsi que le numéro de série du produit qui se trouve au dos de votre boîtier de DVD (ou sur votre facture). Saisissez l information, puis cliquez sur le bouton Activer, et votre logiciel sera activé et prêt à être utilisé! Bien sûr, vous avez toujours l option de nous téléphoner en composant le 1-800-667-7893 pour activer votre logiciel. 1
4 e étape Créez un ensemble de registres comptables pour votre exploitation Après avoir installé le logiciel et ouvert Analyste AgExpert pour la première fois, vous aurez cinq possibilités : Pour créer un nouvel ensemble de registres comptables pour votre exploitation, sélectionnez l option numéro 2 : Créer un nouveau fichier de données. 5 e étape Nommez votre ensemble de registres comptables Saisissez le nom sous lequel vous voulez enregistrer cet ensemble de registres comptables. Vous pouvez utiliser le nom de votre exploitation et l année (p. ex., Le nom de mon exploitation). Cliquez sur Enregistrer. 2
6 e étape Terminez la configuration à l aide de l assistant intelligent d Analyste AgExpert L assistant intelligent vous aidera à effectuer rapidement et facilement les étapes requises pour créer votre système de tenue de registres comptables. Lorsque vous aurez terminé la configuration à l aide de l assistant intelligent, vous pourrez commencer à saisir des transactions de base. Remarque : Lorsque vous aurez terminé la configuration à l aide de l assistant intelligent, vous pourrez modifier votre plan comptable et ajouter des soldes d ouverture pour des comptes fournisseurs/clients ou d autres types de comptes. 7 e étape Écran principal d Analyste AgExpert Analyste AgExpert vous conduira maintenant vers l écran principal à partir duquel vous pourrez accéder à toutes les fonctions du logiciel. Fichier : À partir de ce menu, vous pourrez créer de nouveaux fichiers de données, ouvrir des fichiers et enregistrer des fichiers. Configurer : Ce menu vous permet de modifier votre fichier de données et d accéder à des fonctions afin de changer les préférences et de mettre à jour quotidiennement le fichier de données. 3
Transactions : Utilisez ce menu pour accéder aux fonctions qui vous permettent de saisir des transactions commerciales dans votre système de comptabilité. Rapports : Ce menu vous permet de produire une variété de rapports sur les données saisies dans le système. Gestion : À partir de ce menu, vous accéderez aux outils de gestion tels que la budgétisation, l analyse des flux de trésorerie, la prévision fiscale, les ratios financiers et l analyse comparative opérationnelle. Outils : Utilisez cet outil pour accéder à d autres outils, tels que le rapprochement bancaire et la fin d exercice. Aide : Cette section vous permet d obtenir de l aide quant à l utilisation d Analyste AgExpert en effectuant une recherche au moyen du système d aide du programme et du manuel de référence en ligne. 8 e étape Modifiez la configuration de votre entreprise Pour modifier la configuration, cliquez sur Configurer, puis sur Configuration de l entreprise. La fenêtre Configuration de l entreprise contient de l information générale sur votre exploitation et est composée de trois onglets. Cliquez sur chacun des onglets et apportez les modifications voulues. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer. Remarque : Les renseignements saisis dans l onglet Nom et adresse apparaissent dans l en-tête de tous les rapports. 4
9 e étape Modifiez votre plan comptable Finalisez votre plan comptable en cliquant d abord sur le menu Configurer, puis sur Plan comptable. Lorsque vous avez choisi les catégories de comptes de votre entreprise, le logiciel a créé un plan comptable. Vous pouvez ajouter ou modifier des comptes en tout temps. Pour plus de renseignements sur la façon d ajouter ou de modifier des comptes, consultez le chapitre Plan comptable dans le manuel de référence ou appuyez sur la touche F1 de votre clavier pour obtenir de l aide. 10 e étape Enregistrez les soldes d ouverture Lorsque votre plan comptable est configuré, vous pouvez saisir et enregistrer des soldes d ouverture en tout temps durant la première année. Pour les années suivantes, vous ne pourrez modifier les soldes d ouverture qu un compte à la fois. Cliquez sur le menu Configurer, puis sur Soldes d ouverture. Soldes d ouverture Le compte des soldes d ouverture comprend la quantité et la valeur en dollars pour chacune de vos catégories de comptes. Ces soldes se trouvent sur les relevés de comptes bancaires, les déclarations de revenus, les bilans précédents, etc. Faites un premier inventaire de tous vos produits et saisissez les quantités et les valeurs maintenant afin d assurer l exactitude des stocks et de faciliter la production des rapports du programme Agri-stabilité. Saisissez tous ces soldes dans la colonne de soldes à côté du compte approprié. Vous utilisez la comptabilité en partie double; il est donc possible que les soldes saisis dans vos comptes doivent être compensés par des Bénéfices non répartis, de sorte que vos débits et crédits soient équilibrés. Un message dans le coin inférieur gauche de votre écran indiquera si le montant est en déséquilibre et, le cas échéant, le montant de ce déséquilibre. Vous devrez peut-être également enregistrer les soldes de tous les comptes créditeurs ou débiteurs en saisissant les changements appropriés au moyen de l écran normal de saisie de transactions. Pour plus de renseignements sur la saisie des soldes de comptes créditeurs et débiteurs, appuyez sur la touche F1 de votre clavier ou consultez à l écran le manuel de référence. Après la saisie de vos soldes de compte, défilez jusqu au compte 3998, Bénéfices non répartis, et saisissez le montant constituant le déséquilibre. Cliquez sur Enregistrer. 5
Remarque : D autres éléments optionnels (p. ex., les immobilisations ou la paye) peuvent être configurés dans le logiciel au besoin. Pour des instructions détaillées sur la configuration de ces autres éléments d Analyste AgExpert, veuillez consulter le menu Aide ou le manuel de référence en ligne. 11 e étape (facultative) Configurez les comptes de stocks afin d utiliser le suivi détaillé des stocks pour les rapports Agri-stabilité Avec Analyste AgExpert 2014, vous pouvez configurer un compte de stocks comme un compte de stocks sommaire régulier ou comme un compte de stocks détaillé. Le compte de stocks détaillé fait le suivi de l information supplémentaire sur les stocks, nécessaire pour les rapports Agri-stabilité (p. ex., le grade des produits, la teneur en protéines, les échelles de poids, etc.). Le compte sommaire des stocks permettra de faire le suivi des quantités et des valeurs de base des stocks, mais ne permettra pas de faire le suivi de l information supplémentaire nécessaire pour produire vos rapports Agri-stabilité. Il est possible d avoir des comptes de stocks détaillés et sommaires dans le même plan comptable. Pour faire cette configuration, que vous n aurez à faire qu une seule fois, vous devrez configurer chaque compte de stocks avec le code de produit Agri-stabilité approprié pour votre province et votre région. Dans le menu Configurer, sélectionnez Gestionnaire des stocks détaillés. Sélectionnez le compte de stocks, le type de produit ainsi que l unité de mesure. Cliquez ensuite sur Fermer. 6
Important Veuillez consulter le manuel de référence d Analyste AgExpert en ligne pour obtenir plus de renseignements sur la configuration et l utilisation du système de suivi détaillé des stocks. Le contenu du manuel est aussi disponible dans le système d aide du programme (appuyez sur la touche F1). 12 e étape Effectuez une copie de sauvegarde de vos données C est le moment de faire la première sauvegarde de vos registres comptables agricoles. Pour effectuer une copie de sauvegarde du fichier de données de votre exploitation, cliquez sur Fichier, puis sur Copie de sauvegarde. 13 e étape Commencez à saisir des transactions Cliquez sur le menu Transactions et sélectionnez Saisie de transactions pour ouvrir l écran Saisie de transactions. 7
Saisie des transactions 1. Sélectionnez un type de transaction dans le menu déroulant. La partie supérieure de l écran illustre l incidence d une transaction sur un compte bancaire en particulier, tandis que la partie inférieure de l écran indique les comptes touchés par la transaction. Les types de transaction suivants sont disponibles : Retrait : Transactions de retrait d un compte bancaire Dépôt : Transactions de dépôt dans un compte bancaire Transfert bancaire : Transfert de fonds d un compte bancaire à un autre Montant à payer : Transaction servant à saisir un montant à payer Montant à recevoir : Transaction servant à saisir un montant à recevoir 2. Sélectionnez le compte bancaire qui sera touché par cette transaction. Saisissez les détails de la transaction et le montant qui sera retiré du compte bancaire sélectionné ou qui y sera déposé. 3. Sélectionnez Type pour accéder aux comptes permettant de saisir des transactions (comptes de revenus ou de dépenses). En appuyant sur la touche de tabulation, vous pouvez créer des saisies à plusieurs lignes pour affecter le solde à plus d un compte. 4. Sélectionnez le compte auquel sera imputée la transaction. 5. Saisissez une description, la quantité et le montant de l article acheté. 6. Sélectionnez l une des options suivantes pour calculer la taxe de vente s appliquant à cette transaction : D Montant avec TVP et TPS : Sélectionnez cette option si les deux taxes sont incluses dans le montant. M Montant sans taxes : Sélectionnez cette option si aucune taxe n est incluse dans le montant total. Dans ce cas, les deux taxes seront ajoutées au montant. P Montant avec TPS (TVP exclue) : La TPS est incluse dans le montant. V Montant avec TVP (ajout de la TPS) : La TVP est incluse dans le montant. La TPS doit être ajoutée. T Montant avec TPS (ajout de la TVP) : La TPS est incluse dans le montant. La TVP doit être ajoutée. A Ajout de la TPS (TVP exclue) : Vous devez ajouter la TPS au montant et cet élément est exempt de la TVP. 7. Si la taxe calculée par le logiciel ne correspond pas au montant indiqué dans votre document source, vous pouvez saisir un nouveau montant. 8
8. Si vous le désirez, vous pouvez cliquer sur le bouton Aperçu pour visualiser les écritures saisies (débits et crédits). 9. Enregistrez la transaction. Autres transactions Consultez le manuel de référence en ligne pour obtenir plus de renseignements sur les autres transactions telles que le rajustement de stocks, les ventes, la paye ou l achat d immobilisations. Traitement d une déclaration de TPS Traitez rapidement et facilement une déclaration de TPS en cliquant sur Transactions, puis sur Traiter une déclaration de TPS/TVP. 1. Sélectionnez la date d échéance pour inscrire les montants de TPS. 2. Cliquez sur Produire. Le rapport s affichera à l écran. Prenez un moment pour le passer en revue, puis cliquez sur le X dans le coin supérieur droit pour fermer la fenêtre. 3. Cliquez sur Enregistrer. Rapports d Analyste AgExpert Vous trouverez des rapports pour le suivi des revenus et des dépenses, les exigences de l ARC et la gestion de l exploitation dans le menu Rapports. Sélectionnez le Panneau de configuration des rapports. Cliquez sur le rapport que vous voulez visualiser à l écran et choisissez les options pertinentes à l écran. Pour obtenir plus de renseignements sur les rapports, consultez le manuel de référence en ligne. 9
1-800-667-7893 logicielsfac.ca communaute.logicielsfac.ca 30540 F 2013/11/07 JN