Plan du document 1. Introduction de la matière et du rôle du logiciel 2. Descriptif fonctionnel du produit 3. Modules optionnels et programmes de la gamme Acropole pouvant être reliés à l'application 4. Les services associés au logiciel
1. Introduction de la matière et du rôle du logiciel Si la bonne tenue des cimetières fait partie de l'image de marque de la commune, de nouveaux impératifs sont venus en compléter les contraintes de bonne gestion impliquant quasiment leur traitement par informatique. La gestion de ce patrimoine communal répond aujourd'hui à des impératifs urbanistiques parmi lesquels l'économie, la récupération et l'optimalisation des surfaces font partie des préoccupations de bon nombre de communes. Au-delà de ces préoccupations relatives à la gestion des territoires, la gestion des données de cette matière particulière fait trop souvent partie de la mémoire individuelle de fossoyeurs ou d'ouvriers communaux représentant autant de risques de perte d'information ou de transmission d'information erronée. Il est devenu nécessaire de structurer les informations sur les emplacements de cimetières, à leurs occupants ainsi que toute matière se rapportant à la gestion des concessions. L'accès à ces informations ainsi automatisé sera d'autant plus rapide, ce qui constitue aussi aujourd'hui un critère impératif de bonne gestion. est essentiellement une application de gestion des emplacements, des inhumations et incinérations automatisant la production de tous courriers, listes et rapports. Le logiciel peut être très utilement lié avec une vue cartographique du cimetière rendant sa gestion bien plus efficiente.
2. Descriptif fonctionnel du produit 2.1. Organisation physique L'application est en mesure de gérer, sans limitation, tous les cimetières de la commune en les organisant en termes de section (ancienne dénomination), cimetière (il peut y avoir plusieurs cimetières dans la même section). Pour chaque cimetière, il est défini une organisation parcellaire (parcelle, rangée et numéro dans la rangée). Lors de l'installation, une analyse est menée avec la commune en vue de déterminer si on maintient la découpe existante (traditionnelle) ou s'il n'est pas préférable de profiter de la mise en route de l'application pour imaginer une organisation physique nouvelle pour l'un ou l'autre cimetière.
2.2. La gestion des emplacements La gestion des emplacements repose sur une fiche signalétique indiquant la position de l'emplacement dans l'organisation physique (adresse), le ou les concessionnaire(s) ainsi que les "ayant droit", les défunts, les demandeurs de documents et éventuellement les personnes de contact. Cet écran présente, par onglets spécialisés : - les données physiques de l'emplacement ainsi que la gestion des renouvellements; - l'onglet "Sépulture" décrit dans la figure ci-dessus; - les onglets "Titulaire", "Ayant droit", "Défunt", "Monument", "Contact" gérant la notion de personnes ayant un rapport avec l'emplacement; - les onglets "Parenté", "Reprise" et "Document" ayant un rapport avec la gestion de l'emplacement. L'accès à une fiche signalétique se fait aussi bien sur un critère d'organisation physique que sur une personne quelle que soit sa relation avec l'emplacement; ces deux possibilités offrent des écrans de recherche présentant des filtres multicritères. Chaque écran, par les icônes en bas à gauche, permet d'ajouter des objets, d'en supprimer ou d'en modifier.
Un emplacement arrivé à échéance peut être automatiquement affecté à une autre famille par la fonction reprise en gardant l'historique de cet emplacement. Il convient de préciser que l'application couvre aussi bien les inhumations que les incinérations en considérant les obligations légales des communes en matière de gestion des cendres.
2.3. La gestion de dossiers joints L'onglet "Document" dans la signalétique de l'emplacement permet de stocker tout type de document scanné (courrier ou plan, photo additionnelle, etc.) constituant le dossier électronique de l'emplacement. 2.4. Paramétrage de l'application Toutes les zones de données de la signalétique "emplacement" telles que : caveau, classification, durée, enquête, état civil, état de l'emplacement, habitant, lien de parenté, localisation dans l'emplacement, localisation des cendres, type de monument, pompes funèbres, type de concession, peuvent être paramétrées par l'utilisateur étant entendu que cette personnalisation fait partie de la démarche d'installation et de la formation des utilisateurs.
2.5. Liaisons bureautiques Les documents officiels édités aux différentes étapes de la procédure proviennent d'une bibliothèque textuelle propre à l'application. L'utilisateur pourra créer ou modifier tout document qui sera complété automatiquement par les données adéquates contenues dans les fichiers signalétiques. Tout document peut, dans ces conditions, être pré-visualisé et/ou modifié à l'écran avant édition. L'application permet également d'éditer tout type de tableau sélectionné sur base de filtre multicritère.
Les rapports produits par l'application concernent : - la liste des emplacements; - la liste des emplacements soumis à enquête; - la liste des emplacements avec travaux; - la liste des emplacements avec reprise; - la liste des emplacements libres à échéance; - la liste des emplacements octroyés; - la liste des emplacements occupés; - la liste des emplacements vides; - la liste des emplacements en surnombre; - la liste des décès avec incinération; - la liste des décès avec inhumation; - la liste des décès avec exhumation; - la liste des décès d'anciens combattants.
3. Modules optionnels et programmes de la gamme Acropole pouvant être reliés à l'application Optionnellement, la gestion des emplacements peut être liée à une représentation graphique (plans) des cimetières. Toutes les liaisons des emplacements gérés peuvent être mises en relation avec les systèmes de cartographie existants sur le marché (Ersi, Dolgis, Géos et Star). Lors de leur visualisation sur plan, les parcelles reprennent la numérotation de la signalétique ainsi que leurs données. La parcelle sélectionnée apparaît dans une couleur déterminée et centrée dans la fenêtre pour mieux l'appréhender. La démarche peut être inversée dans la mesure où, à partir d'un plan, un clic sur un emplacement déterminé rapatrie la fiche signalétique de cet emplacement. Le plan utilisé aux fins de la localisation géographique peut être soit une photo aérienne, un endroit cadastral ou un plan vectorisé.
La couleur de la parcelle sur le plan peut contenir une signification liée à la gestion (libre, type d'emplacement, durée, expiration, etc.). Des outils cartographiques permettront à tout instant de naviguer dans le plan (déplacements dans les deux dimensions, zoom avant et arrière, possibilité de pointage sur un objet, etc.) et d'en visualiser certaines caractéristiques des parcelles telles que : à l'enquête, en attente de renseignements définitifs, classement historique, réservations et regroupements de familles, Cette lecture cartographique liée aux caractéristiques des outils OCX peut être très utilement agrémentée d'un système d'attribution de couleurs (deux par emplacement). Ces couleurs, apparaissant aussi bien dans les écrans signalétiques que sur les plans, constitueront une aide précieuse à la lecture rapide des plans. La signification du système de couleurs peut être définie par la commune selon les souhaits de ses services techniques ou administratifs. Optionnellement également, Stésud peut gérer l'introduction des données relatives aux emplacements pour autant que la commune en dispose sur fiches ou dans des registres.
Logiciels de la gamme Acropole reliés à l'application cimetières : - Relation très étroite avec l'application population (aussi bien pour les personnes vivantes que décédées) en vue de récupérer les informations légales sur les personnes. - Liaison automatique (bidirectionnelle) avec un logiciel de cartographie : permet de visualiser la localisation d'un emplacement à partir de sa signalétique et vice versa. - Liaison avec le logiciel Etat Civil pour les actes de décès.
4. Les services associés au logiciel Parmi les services liés au démarrage et au fonctionnement de l'application, il convient de considérer : l'installation : en vos services par un spécialiste de Stésud à concurrence de deux demijournées; la formation : délivrée en vos services sur le logiciel installé et les données reprises à concurrence de deux demi-journées; la récupération des données : sur devis et analyse des supports existants. la vectorisation des cimetières : sur devis en fonction du nombre global de cimetières et emplacements à gérer. l'assistance-maintenance : l'assistance : concerne l'intervention d'un spécialiste de Stésud pour toute question de précision d'une formation, d'aide à la montée en charge. C'est aussi l'usage journalier du logiciel ou l'assistance pour un particularisme propre à une opération périodique ou annuelle. L'assistance a lieu par mail, par fax ou par téléphone. Tout appel vers le call-dispatch de Stésud a lieu au prix d'une communication locale sans surfacturation du nombre d'appels ou de leurs durées. Pour toute intervention à distance, notre service de télé-assistance permet à nos spécialistes d'intervenir sur vos systèmes comme s'ils se trouvaient sur place en vos services. la maintenance : elle consiste à apporter toutes les mises à jour légales suite à une évolution de la loi fédérale, régionale ou d'un règlement local n'influençant pas la structure de la base de données. De plus, la maintenance fonctionnelle consiste à apporter de nouvelles fonctions ou de nouvelles facilités permettant un plus grand confort de travail et ce, sur base des suggestions et propositions des utilisateurs.