Marchés publics électroniques

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1 38 Nouvelles technologies Marchés publics électroniques les outils à disposition des pouvoirs locaux Comme de nombreux champs d activités des organisations publiques et privées, les marchés publics n échappent pas à la rapide transition des supports et processus physiques vers un environnement numérique, évolution majeure de ce début de XXI e siècle. L informatisation des processus de marchés publics répond à diverses préoccupations des acheteurs publics comme des entreprises. Au rang de celles-ci, le souci d une plus grande efficacité et d une plus grande transparence des procédures d achat, une simplification administrative, une diminution des frais et une plus grande concurrence. Le domaine des marchés publics électroniques est communément désigné par le terme anglais e-procurement (electronic procurement). L e-procurement regroupe l ensemble des étapes des marchés publics électroniques. Le mouvement vers l e-procurement est fortement encouragé par l Union européenne. En 2005 déjà, dans sa déclaration de Manchester, l Union européenne fixait des objectifs ambitieux en la matière: que chaque Etat membre dispose de 100 % des modules informatiques d e-procurement et que 50 % des marchés publics soient menés de manière électronique à l horizon Constatant le retard pris sur ces objectifs, la Commission européenne a adopté en avril 2012 une stratégie pour faire en sorte que la passation électronique des marchés publics devienne la règle au sein de l Union européenne d ici En Belgique, l e-procurement a connu un fort développement depuis L évolution est particulièrement sensible en ce qui concerne l introduction des avis de marchés et leur publication. Ces deux étapes ont en effet totalement basculé vers des procédures électroniques, qui sont utilisées par 100 % des pouvoirs adjudicateurs. Le dépôt d offres électroniques (e-tendering) est l étape suivante, qui est déjà largement utilisée par les administrations fédérales et régionales, ainsi que par quelques premières communes. D autres modules d e-procurement, plus avancés, sont annoncés pour les années à venir: enchères électroniques, adjudications électroniques, paiements électroniques, Nous passons ici en revue les principaux outils d e-procurement qui sont aujourd hui accessibles aux pouvoirs locaux. Edouard Vercruysse Conseiller expert Les plates-formes de publication des avis de marchés Le Bulletin des Adjudications et e-notification La plate-forme e-notification ( be) est, depuis le 1 er janvier 2011, l organe officiel de publication des avis de marché en Belgique. Elle a repris ce rôle au Bulletin des Adjudications (BDA) ancienne formule qui paraissait sous forme d annexe au Moniteur belge. L appellation Bulletin des Adjudications est cependant encore utilisée par certains pour désigner la plate-forme e-notification, créant une certaine confusion. Il convient dès lors de parler de Bulletin des Adjudications ancienne et nouvelle formule. Pour notre part, nous désignerons le Bulletin des Adjudications nouvelle formule par son appellation moderne, e-notification. Le Bulletin des Adjudications ancienne formule a paru pour la dernière fois le 31 décembre La version en ligne de la publication est néanmoins toujours accessible (

2 ejustice.just.fgov.be/cgi_bul/bul.pl) et sert d archives aux avis de marchés publiés avant le 1 er janvier L application e-notification, comme l ensemble des outils d e-procurement fédéraux, est gérée par le Service public fédéral Personnel et Organisation (SPF P&O). Elle est librement et gratuitement accessible à tous les pouvoirs adjudicateurs et à tous les candidats soumissionnaires sans distinction. Les avis de marché qui doivent être publiés au niveau belge ne peuvent être considérés comme officiels que lorsqu ils paraissent sur e-notification. Le Portail des marchés publics wallon Dès 2003, la Wallonie lançait l outil PAM (pour Publication des avis de marchés), un site internet qui diffusait un certain nombre d opportunités de marchés venant d administrations régionales et de pouvoirs locaux. En 2007, PAM se mua en un véritable Portail des marchés publics (marchespublics.wallonie.be) qui réunit l ensemble des avis de marchés, et leurs annexes, émanant de pouvoirs adjudicateurs de Wallonie et de la Fédération Wallonie/ Bruxelles. Avec ce portail, la Région et la Fédération Wallonie-Bruxelles répondaient à une demande venant du monde des entreprises, qui souhaitaient bénéficier d une source d information unique pour les opportunités de marchés émanant du secteur public. Les pouvoirs locaux, contrairement aux administrations régionales, ne sont pas tenus à publier leur avis de marchés sur le Portail des marchés publics. Néanmoins, en vertu d un protocole de collaboration signé entre le Fédéral et la Région, l ensemble des avis de marchés francophones qui sont publiés sur e-notification est automatiquement envoyé vers le Portail des marchés publics wallon. Et, en sens inverse, le transfert des avis du portail wallon vers e-notification a été prévu dès le départ, de manière à respecter le caractère obligatoire de la publication sur la plate-forme fédérale. Dès lors, les pouvoirs locaux ont la garantie que leurs avis de marchés, ainsi que les annexes de ceux-ci, seront dans tous les cas publiés à la fois sur e-notification et sur le Portail wallon des marchés publics, quelle que soit la plate-forme choisie pour leur publication initiale. Notons enfin que, outre les avis de marchés et leurs annexes, le Portail des marchés publics wallon contient une abondante documentation sur les marchés publics, les sources législatives, des modèles de documents, des actualités, Le Portail européen TED Les avis de marchés soumis à publicité européenne, venant de tous les Etats membres, sont publiés dans une annexe au Journal Officiel de l Union Européenne (JOUE). Celle-ci n est consultable qu en ligne, sur le Portail européen Tenders Electronic Daily ou TED ( europa.eu). Le Portail TED est mis à jour cinq fois par semaine avec les avis de marchés publics provenant des 27 pays de l Union européenne. Les informations relatives à shutterstock - vasabii chaque appel d offres sont publiées dans les 23 langues officielles de l Union européenne. Seuls les avis de marchés sont publiés sur TED, pas leurs annexes. Un avis de marché est automatiquement envoyé pour publication sur TED lorsque le pouvoir adjudicateur active l option de publication au niveau européen dans son outil d encodage des avis (cf. ci-dessous). Les outils d encodage des avis de marchés Pour encoder ses avis de marchés, un pouvoir local a le choix entre plusieurs options. Soit il mène l opération directement sur la plate-forme fédérale e-notification ( be), qui comporte un module dédié à cet effet. Soit il utilise l outil d un acteur accrédité pour envoyer les avis vers e-notification (appelé e-sender). Trois e-senders sont actuellement accrédités auprès du SPF P&O. Il s agit de la Wallonie, de la société 3P et de la société EBP. En recourant à un outil d un de ces trois acteurs, un pouvoir adjudicateur a la garantie que ses avis de marchés seront publiés en toute conformité sur e-notification et, lorsque c est nécessaire, sur le Portail européen TED. Quelle que soit la piste choisie, la rédaction des avis de marchés est aujourd hui complètement informatisée. Il n est donc plus possible de transmettre un document papier ou un fichier informatique pour publication, comme c était le cas avec le Bulletin des Adjudications ancienne formule. L introduction d un avis via e-notification En plus de sa fonction d organe officiel de publication des avis de marchés belges, e- Notification comporte un module dédié à la rédaction des avis. Pour pouvoir introduire un avis, un nouvel utilisateur doit préalablement s enregistrer sur la plate-forme. Lors de la demande d enregistrement, l utilisateur crée un profil personnel dans lequel il mentionne des éléments d identité ainsi que la catégorie et le nom du pouvoir adjudicateur pour lequel il agit. Après vérification de la demande, un message électronique est envoyé à l utilisateur pour lui signaler que celle-ci est acceptée. Dès ce moment, il peut accéder à la partie d e-notification réservée aux pouvoirs adjudicateurs, en s authentifiant au moyen de sa carte d identité électronique, et commencer à rédiger 39

3 40 son premier avis de marché. L introduction d un avis de marché se déroule à travers une succession de formulaires. A tout moment de la procédure, le travail peut être sauvegardé, de sorte qu un avis partiellement rédigé peut être complété ultérieurement, en autant d étapes qu il sera nécessaire à l utilisateur pour le finaliser. Au moment d introduire un nouvel avis, un rédacteur peut choisir de prendre comme base une publication déjà réalisée. Il retrouve alors l ensemble des éléments qui ont été encodés pour celle-ci. Cette méthode peut engendrer un gain de temps appréciable, notamment pour les marchés qui sont relancés de manière périodique. E-Notification est structuré en dossiers. L ensemble des avis et documents relatifs à un marché est rassemblé dans le même dossier, qui est identifié par un numéro unique. En introduisant celuici, on peut rapidement retrouver le préavis, l avis, l avis d attribution, les errata et l ensemble des documents téléchargés par le pouvoir adjudicateur (cahier spécial des charges, critères, documents accompagnants, ). Tout au long de la procédure d encodage, l utilisateur est amené à renseigner les divers éléments caractérisant le marché. De quel genre d avis s agit-il? Quelle procédure? Quel type de marché? Quelle date de publication? Dans quelle(s) langue(s) l avis sera publié? L avis doit-il être envoyé au Journal Officiel de l Union Européenne (JOUE)? Les offres électroniques sont-elles acceptées? Quel est le circuit de validation? Un code NUTS (Nomenclature des Unités Territoriales Statistiques) et un code CPV (système de classification unique pour les marchés publics) doivent être choisis. Un module de recherche spécifique aide à trouver les codes adéquats. Une fois l avis de marché encodé dans une première langue, l utilisateur peut si nécessaire en ajouter une deuxième. E- Notification gère le multilinguisme en mettant les champs à traduire en regard de ceux déjà encodés. Il reste ensuite à charger sur e-notification (upload) le cahier spécial des charges et les documents accompagnant. Cela se fait de manière classique, en désignant l emplacement des fichiers sur son ordinateur et en cliquant sur «envoyer». L avis de marché est alors finalisé et prêt à être publié. Il apparaît à l écran dans un tableau de bord avec l ensemble des autres avis (dossiers) encodés par l utilisateur. Si un groupe d approbation a été défini, le rédacteur de l avis doit soumettre l ensemble du dossier à approbation. La publication de l avis ne pourra pas avoir lieu avant que chaque membre du groupe ait marqué son accord sur le dossier. Une alerte sous forme de message électronique est envoyée aux validateurs pour leur signaler qu un nouveau dossier est en attente d approbation. Un validateur a la possibilité de refuser un dossier et de faire part des motifs de son refus. Le rédacteur est alors invité à apporter les modifications souhaitées et à relancer le circuit d approbation. Lorsqu un avis a été approuvé, mais qu il n est pas encore publié, il est toujours possible de modifier sa date de publication et d autres moments-clés. E-Notification dispose à cet effet d une fonction rapide permettant de reporter la publication. Deux types d erratum sont prévus, sur les avis (modification de certains critères) ou sur les documents (ajout de nouvelles annexes). D autres actions peuvent être menées: supprimer un dossier non publié, interrompre la procédure avant dépôt des offres et ne pas attribuer un marché. Pour chaque avis de marché, une option forum peut être activée. Il s agit d un canal qui permet aux pouvoirs adjudicateurs de communiquer de manière transparente avec leurs fournisseurs. Tout fournisseur enregistré peut poser une question à laquelle le pouvoir adjudicateur a la possibilité de répondre. La question et sa réponse sont visibles pour tous les fournisseurs enregistrés. En plus des avis de marchés soumis à publication, il est également possible de publier sur la plate-forme e-notification des avis de marchés en dessous du seuil de publication. Ceux-ci sont regroupés dans une section appelée Free Market. Cela permet aux pouvoirs adjudicateurs qui le souhaitent d attirer plus de fournisseurs sans placer de publication officielle. L introduction d un avis via IAM La Wallonie a entrepris dès 1999 le développement d un outil ayant pour vocation l informatisation des avis de marchés, appelé IAM. L objectif initial était de répondre aux besoins de l administration régionale en la matière. Cela explique que le projet fut confié au principal pourvoyeur de marchés publics de la Wallonie, le Ministère de l Equipement shutterstock - Minerva Studio et du Transport (MET). L application est aujourd hui gérée par la DGT1 (Direction générale transversale du Personnel et des Affaires générales) de la Wallonie. En 2004, le recours à IAM pour l encodage des avis de marchés a été rendu obligatoire pour les administrations régionales. En février 2006, la Wallonie ouvrit l accès d IAM aux pouvoirs locaux. Il s agissait alors de la première plate-forme informatique permettant aux villes et communes d encoder leurs avis de marchés et de les transmettre automatiquement, sans frais, au Bulletin des Adjudications (aujourd hui e-notification). Au 1 er décembre 2012, 167 communes et 95 CPAS ont demandé un accès à IAM. Les autres pouvoirs locaux passent par un canal différent pour encoder leurs avis de marchés, soit la plate-forme e- Notification fédérale, soit un outil d un prestataire privé. Les communes qui souhaitent utiliser IAM pour la première fois doivent introduire une demande à de la Direction générale des Pouvoirs locaux (DGO5), Au 1 er décembre communes CPAS ont demandé un accès à IAM

4 41 auprès de Stéphane Ochendzan wallonie.be). IAM permet la création et la gestion des avis de marchés jusqu à leur publication vers e-notification, organe officiel de publication du pouvoir fédéral qui, à son tour, envoie les avis vers le Journal Officiel de l Union Européenne si nécessaire. IAM envoie également les avis et les documents attachés vers le Portail des marchés publics de la Wallonie. Pour accéder à IAM, il faut se rendre sur le Portail des marchés publics ( cliquer sur «Connexion Administration», et, sur la page qui s ouvre, choisir «Instance SPW-Pouvoirs locaux». Une autre méthode consiste à taper «accès direct à IAM» dans un moteur de recherche et de cliquer sur le premier résultat obtenu. Dans IAM, l encodeur est la personne responsable de l encodage d un avis. Une fois son travail terminé, l encodeur prend la décision de passer l avis dans un statut «terminé» en vue de son approbation par le profil «directeur». Le directeur sera averti par mail qu un avis est soumis à son approbation. Une fois que l avis est terminé, l encodeur ne peut plus le modifier. La procédure d encodage d un avis de marché dans IAM est relativement similaire à celle qui existe dans e-notification (voir ci-dessus). A travers une suite de formulaires, il s agit de renseigner les différents éléments constitutifs de l avis. La première étape consiste à dire quel est le type de publication nécessaire: une publication officielle belge (e-notification) et/ou européenne (JOUE) ou une simple publication non officielle sur le Portail des marchés publics wallon. En fonction du type de publicité choisi, IAM propose divers modèles d avis. Il y a sept modèles différents pour une publicité belge, dix pour une publicité européenne. Une fois la publicité choisie et le modèle d avis correspondant, il reste encore certains critères à spécifier comme le secteur, le type de marché, Le choix de ces critères influence directement la suite de la démarche, grâce à l utilisation de formulaires intelligents. IAM propose de nombreuses aides à l encodage. A toutes les étapes, l utilisateur est pris par la main et bénéficie d explications complètes sur la nature des informations requises. Diverses alertes sont prévues pour signaler un oubli ou une incohérence dans les éléments introduits. Un ensemble d actions, disponibles de manière permanente, peuvent être menée sur l avis: le visualiser en «mode d impression», vérifier son état d encodage, sauvegarder son encodage dans l état actuel, le supprimer et le soumettre pour validation. En bout de procédure, l encodeur peut joindre un ou plusieurs fichiers électroniques à l avis, comme des documents d adjudication (métré récapitulatif, cahier spécial des charges, ) afin qu ils puissent être téléchargés par les entreprises. Ces documents seront disponibles tant sur la plate-forme fédérale e-notification que sur le Portail des marchés publics wallon. Les modules avancés d e-procurement Avec le temps, les outils d e-procurement s enrichissent de modules complémentaires qui tendent progressivement à couvrir l ensemble des phases d un marché public. A l image d e-notification, ces modules portent tous des appellations anglophones. E-Tendering : le dépôt d offres électroniques L e-tendering est une fonctionnalité qui permet aux soumissionnaires de déposer leurs offres sous forme électronique et aux pouvoirs adjudicateurs d effectuer une séance électronique d ouverture des offres. Les plates-formes d e-procurement fédérale et régionale comportent chacune une option d e-tendering. La Région ne la propose toutefois pas encore aux pouvoirs locaux. Par contre, diverses communes belges utilisent de manière régulière l e- Tendering fédéral. Certains pouvoirs adjudicateurs imposent même le dépôt d offres électroniques, c est le cas du CPAS de la Ville de Gand par exemple. Il faut noter que l offre du prestataire 3P permet également de gérer le dépôt d offres électroniques et qu il est synchronisé avec l e-tendering fédéral. Quel que soit l outil utilisé, il est important que le pouvoir adjudicateur précise dans son cahier spécial des charges comment les offres/candidatures doivent être introduites: sur papier, par voie électronique ou si les deux solutions sont possibles. Lorsque la voie électronique est autorisée, il convient de préciser également comment accéder à l outil d e-tendering et où prendre connaissance de son guide d utilisation. La plate-forme d e-tendering fédérale est accessible à l adresse On y trouve un guide d utilisation à l usage des pouvoirs adjudicateurs (appelé «liste de contrôle pour les pouvoirs adjudicateurs»), qui contient toutes les informations nécessaires pour activer le dépôt d offres électroniques et pour organiser la session d ouverture. Une deuxième version du guide s adresse aux entreprises («liste de contrôle pour les entreprises»). L option e-tendering peut être activée par une simple case à cocher lors de l encodage d un avis de marché dans e-notification. Un dossier est alors automatiquement créé dans la plateforme e-tendering.

5 42 Ce dossier n est pas immédiatement visible par les soumissionnaires. Avant cela, il faut régler certains paramètres comme la date limite des offres, le nombre minimum d acheteurs, le nombre de lots. Il faut également mentionner les utilisateurs qui pourront accéder au dossier et qui participeront à la séance d ouverture. Le dossier peut ensuite être activé. L activation doit idéalement se faire le plus vite possible après la publication, car tant que le dossier n est pas activé, il n est pas visible par les soumissionnaires, qui ne peuvent dès lors pas remettre d offre. Le concept de séance d ouverture ne change pas par rapport à la procédure classique, à la différence près qu elle porte sur des documents électroniques. Pour ouvrir les offres, le pouvoir adjudicateur se rend sur la plate-forme e-tendering. Le président de séance s identifie sur la plate-forme et navigue vers le dossier concerné. Il montre l écran avec les détails du dossier aux autres membres de la séance. Lorsque la date et l heure d ouverture sont atteintes, un onglet Ouverture apparaît. A ce moment, le président déclare la session ouverte et clique en même temps sur le bouton «Ouvrir». Les autres membres de la séance ont exactement une minute pour cliquer à leur tour sur «Ouvrir». A ce moment, les offres remises au format papier sont sorties de leur enveloppe. Dès que le compteur est arrivé à 0, tous les documents sont déverrouillés, soumis à une analyse antivirus et la signature électronique est vérifiée. A partir de cet instant, e-tendering n accepte plus de documents des soumissionnaires. La liste des offres déposées par voie électronique s affiche à l écran. En cliquant sur une offre, les documents introduits pour celle-ci apparaissent. Chaque document peut être téléchargé séparément. Un canevas de procès-verbal d ouverture est automatiquement généré. Y figurent d emblée les informations concernant les offres remises électroniquement. Les informations relatives aux offres papier doivent être ajoutées. Lorsque le PV d ouverture est complet, il est signé électroniquement et publié sur la plate-forme e-tendering. Trois options de publication du PV sont disponibles: visible pour tous, invisible pour tous (sauf le pouvoir adjudicateur) ou visible pour les soumissionnaires. E-Awarding et e-auctions Deux briques supplémentaires viennent compléter l offre d e-procurement: l e- Awarding et l e-auctions. L e-awarding désigne les outils d aide à l évaluation des offres et à l attribution électronique des marchés. De son côté, l e-auctions permet les enchères électroniques inversées, au cours desquelles les entreprises peuvent adapter leurs prix en ligne. A l heure actuelle, aucun de ces deux modules n est disponible aux pouvoirs locaux. L administration fédérale, qui dispose de tels outils, n a pas prévu à ce stade leur utilisation par les villes et communes. L obtention électronique de documents d entreprises Lors de la passation d un marché public, le pouvoir adjudicateur est tenu de vérifier, au moment où il réalise la sélection qualitative, certains éléments relatifs à la situation personnelle, à la situation financière et à l expérience des candidats ou des soumissionnaires suivant le type de procédure suivie. Traditionnellement, cette vérification obligeait tous les candidats/soumissionnaires à joindre à leur offre une série de documents demandant de leur part des démarches administratives. Dans le cadre de la simplification administrative des marchés publics, le pouvoir fédéral a développé une application informatique qui permet aux pouvoirs adjudicateurs d obtenir par voie électronique et sans intervention des entreprises certaines des attestations nécessaires. Il s agit de l application Télémarc 1 ( L outil, dans un premier temps accessible uniquement aux administrations fédérales, régionales et communautaires belges, a été ouvert en 2010 à l utilisation par les communes et par les centres publics d action sociale. Au 1 er novembre 2012, 125 communes wallonnes disposaient d un accès à Télémarc. Une commune qui souhaite utiliser Télémarc doit adresser la demande à la Direction générale de Pouvoirs locaux (DGO5) de la Wallonie, auprès de Stéphan Ochendzan (stephane.ochendzan@ spw.wallonie.be). Pour que sa demande soit acceptée, elle devra préalablement désigner au sein de son administration un gestionnaire de sécurité, qui sera responsable de la délivrance des accès informatiques aux utilisateurs finaux et de la surveillance de la bonne utilisation du système. A partir du moment où un pouvoir adjudicateur a obtenu les codes d accès à Télémarc, il est tenu de faire usage de l outil et ne peut plus imposer aux entreprises de fournir les attestations concernées. En effet, un arrêté royal de 2005 prévoit que «le pouvoir adjudicateur qui a accès gratuitement par des moyens électroniques à des renseignements (...) lui permettant (...) de vérifier la situation personnelle et la capa- shutterstock - Peshkova 1 L application Télémarc est parfois aussi appelée Digiflow. Cela s explique par l historique du projet et par le fait que divers services fédéraux en ont successivement pris les commandes. Par souci de clarté, nous ne retiendrons pour notre part que l appellation Télémarc.

6 43 cité (...) des soumissionnaires, dispense ces derniers de la communication desdits renseignements (...)» (A.R. 20/07/2005). L accès à Télémarc se fait au moyen de la carte d identité électronique. L outil se présente comme une sorte de guichet en ligne offrant aux pouvoirs adjudicateurs un accès direct aux informations les plus récentes enregistrées dans les sources authentiques fédérales. Les documents suivants sont actuellement disponibles via Télémarc : Les comptes annuels déposés à la Centrale des bilans de la Banque nationale. L attestation de déclaration et de paiement des cotisations de sécurité sociale de l ONSS. L attestation d assujettissement à la TVA. La situation juridique de l entreprise (non-faillite ou situation similaire) transmise par les greffes des tribunaux à la Banque carrefour des entreprises (BCE). Les agréments pour les entrepreneurs de la construction (2012). Deux autres documents viendront s y ajouter à l avenir : En 2013: l attestation de dettes fiscales, qui signale si la dette cumulée au titre des impôts perçus par le SPF Finances dépasse un certain seuil. En 2014: l extrait du casier judiciaire central du SPF Justice (remplaçant le certificat de bonnes vie et mœurs). Par la simple saisie d un numéro BCE ou numéro d entreprise, l utilisateur reçoit les attestations demandées dans une boîte à message personnelle. Ces documents sont signés électroniquement par l autorité fédérale et peuvent être archivés au format PDF dans un dossier électronique. Une requête peut ne concerner qu une seule attestation ou plusieurs à la fois. Grâce à Télémarc, les entreprises gagnent du temps, de l argent et bénéficient d une fiabilité totale des attestations grâce à l échange d informations entre les services publics. De leur côté, les pouvoirs adjudicateurs peuvent effectuer des consultations à tout moment, ils bénéficient de réponses Différences communes fiables qui évitent les fraudes, ils peuvent rapidement vérifier qu un soumissionnaire ne tombe pas dans les conditions d exclusion et, enfin, ils profitent d un allègement de la gestion de documents papier. Liens utiles Le Portail fédéral d e-procurement Le Portail des marchés publics wallon E-notification fédéral E-tendering fédéral Le Portail européen Tenders Electronic Daily Télémarc La mutualisation informatique au service des pouvoirs locaux Avenue Thomas Edison, Mons (siège social) Tél : +32 (0) Fax : +32 (0) imio.be Intercommunale de Mutualisation Informatique et Organisationnelle