RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE LA SOCIÉTÉ GÉNÉALOGIQUE CANADIENNE-FRANÇAISE

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1 RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE LA SOCIÉTÉ GÉNÉALOGIQUE CANADIENNE-FRANÇAISE Article 1. Disposition générale et définitions Genre : La forme masculine utilisée dans le présent règlement couvre et le féminin et le masculin «Administrateur» Un membre élu au Conseil d administration. «Conseil» Le Conseil d administration de la Société. «Maison de la généalogie» Le siège social de la Société et sa bibliothèque. «Mémoires» La revue Mémoires de la Société généalogique canadienne-française. «Société» La Société généalogique canadienne-française. Article 2. [1] Nom Le nom corporatif de la Société est «Société généalogique canadiennefrançaise» aussi identifiée par son sigle «SGCF». Article 3. [2] Type d association La Société, fondée le 3 septembre 1943, est une corporation sans but lucratif régie par la Partie III de la Loi sur les compagnies L.R.Q., ch. C-38. Article 4. [3, 63] Mission (1) La mission de la Société est de promouvoir la recherche généalogique et d en faire connaître les résultats, d encourager les échanges entre généalogistes et le partage des connaissances, de veiller à la cueillette et à la conservation des documents relatifs à la généalogie et de faire connaître l'histoire des familles. (2) Afin de réaliser sa mission, la Société a le pouvoir de solliciter, de recevoir et d accepter de toute personne, physique ou morale, société ou autre association, des dons, legs et autres contributions de quelque nature, en argent ou en valeurs, mobilières ou immobilières, de les administrer et d en disposer dans le meilleur intérêt de ses membres, sous réserve de leurs stipulations. La Société peut en outre organiser des activités favorisant la réalisation de sa mission ainsi que sa stabilité financière. Article 5. [6] Armoiries Les armoiries de la Société sont de sinople à l'érable d'or arraché d'argent. Article 6. [5] Sceau La Société possède un sceau qui officialise les documents qui en émanent mais dont la présence n est nullement essentielle à leur authenticité. Article 7. [7] Devise La devise de la Société est Generatio rectorum benedicetur qui signifie «Bénie soit la descendance des justes» Ps 111, 112. Article 8. [4] Siège social Le siège social de la Société est établi dans le district judiciaire de Montréal à l endroit que le Conseil détermine. Article 9. [62] Bibliothèque La Société maintient une bibliothèque multimédia au service des membres qui porte le nom «Maison de la généalogie» ainsi qu un site internet. Le Conseil en établit les règlements et paramètres d utilisation.

2 Article 10. [58, 59, 60] Revue et autres publications La Société publie une revue qui porte le nom Mémoires de la Société généalogique canadienne-française. Le Conseil en détermine la distribution ainsi que les conditions afférentes. La Société peut publier ou contribuer à la publication de tout ouvrage répondant à sa mission. MEMBRES Article 11. [9] Catégories de membres Il y a cinq catégories de membres : les membres réguliers, les membres associés, les membres à vie, les membres émérites et les membres corporatifs. Article 12. [10] Membre régulier Toute personne physique intéressée à la généalogie peut devenir «membre régulier» de la Société, sur demande écrite de sa part et sur acceptation du Conseil. Elle doit payer la cotisation annuelle et s engager à respecter les règlements de la Société et toute autre condition d'admission décrétée par le Conseil. Le membre régulier reçoit la revue Mémoires. Article 13. [11] Membre associé Le «membre associé» partage l adresse d'un membre régulier. Sa cotisation est déterminée par le Conseil. Il est soumis aux mêmes obligations et jouit des mêmes droits que le membre régulier mais il ne reçoit pas la revue Mémoires. Il ne saurait y avoir plus d'un membre associé à une même adresse. Article 14. [12, 18] Membre à vie Le «membre à vie» est celui qui a payé la cotisation de membre à vie déterminée par le Conseil; il jouit des mêmes droits qu'un membre régulier. Article 15. [13] Membre émérite (1) Le titre de «membre émérite» peut être accordé par le Conseil à toute personne, membre ou non de la Société, en reconnaissance de services exceptionnels rendus à la Société ou pour la qualité remarquable de ses travaux généalogiques. Ce titre doit demeurer une très haute et très rare distinction. Le membre émérite jouit du statut de membre à vie. (2) Le titre de membre émérite est attribué d office, au terme de leur mandat, aux administrateurs ayant exercé la fonction de président de la Société. Article 16. [ ] Membre corporatif Toute société, association, corporation ou autre personne morale poursuivant des buts convergents avec ceux de la Société ou désirant la soutenir dans sa mission peut devenir «membre corporatif» de la Société sur acceptation du Conseil qui fixe les conditions de son acceptation. Le membre corporatif ne peut être membre à vie. Article 17. [14, 63] Bienfaiteur Le titre de «bienfaiteur» est une distinction qui peut être décernée à toute personne qui donne à la Société des biens ou des valeurs déterminés par le Conseil comme exceptionnels. Article 18. [19] Carte de membre et certificat (1) La Société émet, dans la forme et aux conditions déterminées par le Conseil, une carte de membre signée par le Président de la Société, à toute personne ayant rempli les conditions établies pour devenir membre régulier, membre associé, membre à vie, membre émérite ou membre corporatif. (2) La Société émet, dans la forme et aux conditions déterminées par le Conseil, un certificat de reconnaissance signé par le Président de la Société, à tout membre émérite et à tout bienfaiteur.

3 Article 19. [15] Adresse Tout membre doit fournir à la Société son adresse postale complète et l aviser de tout changement à cet égard. Tout membre qui omet de le faire perd son droit de recevoir la revue Mémoires jusqu à ce qu il corrige le défaut. Le membre possédant une adresse courriel doit la fournir à la Société. Le membre a accès aux données qui le concernent ainsi qu à la liste des membres de la Société aux conditions déterminées par le Conseil. Article 20. [16, 17, 23] Adhésion et cotisation (1) Le montant exigible de toute personne désirant devenir membre de la Société est établi par le Conseil et vaut pour l année civile en cours. Bien que l adhésion après le 30 septembre de l année en cours soit considérée comme devant être comptabilisée l année suivante, elle confère au nouveau membre un droit d accès immédiat à la bibliothèque. (2) Le montant du renouvellement de la cotisation de tout membre est établi par le Conseil. (3) Est en règle le membre ayant acquitté sa cotisation. (4) Tout membre qui néglige de payer sa cotisation perd ses droits et privilèges au sein de la Société. (5) Toute personne qui désire redevenir membre de la Société après avoir omis de verser sa cotisation pendant une période d une (1) année se verra attribuer un nouveau numéro de membre. Pour recouvrer son numéro antérieur, elle devra acquitter le montant des cotisations impayées. (6) La démission d un membre ou son décès ne donnent droit à un quelconque remboursement de cotisation. (7) Droits et titres au sein de la Société ne peuvent être transférés. Article 21. [20] Obligations du membre (1) Tout nouveau membre s engage à prendre connaissance des règlements de la Société, disponibles sur le site internet de la SGCF et à la Maison de la généalogie. (2) Tout membre a l'obligation de respecter les règlements de la Société, dont son Code de déontologie, et s engage à le faire. Article 22. [22] Démission Tout membre peut démissionner en adressant un avis écrit au secrétaire de la Société. Cette démission prend effet sur acceptation du Conseil. Article 23. [21] Suspension ou expulsion Le Conseil peut suspendre pour la période qu'il détermine ou expulser définitivement tout membre qui enfreint quelque disposition des règlements de la Société ou dont la conduite ou les activités sont jugées préjudiciables à la Société. La décision du Conseil est finale et sans appel et celui-ci peut suivre pour y arriver la procédure qu'il détermine, non sans avoir procuré au dit membre la possibilité d'être entendu. ASSEMBLÉE DES MEMBRES Article 24. [24] Assemblée générale annuelle L'assemblée générale annuelle des membres de la Société se tient au mois de juin de chaque année en la Ville de Montréal, à la date et à l endroit déterminés par le Conseil. Article 25. [26] Avis de convocation L'avis de convocation à l assemblée générale annuelle est publié ou inséré dans le numéro du printemps de la revue Mémoires avec mentions de la date, de l'heure et du lieu de l assemblée et copie des dispositions du présent règlement relatives à la procédure d élection des administrateurs. Il est accompagné d un ordre du jour de ces seules

4 matières qui seront soumises à l assemblée. Des erreurs dans l'avis de convocation n'affectent en rien la validité de cette assemblée. Article 26. [25] Assemblée générale spéciale (1) Une assemblée générale spéciale des membres de la Société peut être convoquée en tout temps par le président de la Société ou par le Conseil. (2) Tout membre ayant obtenu l appui d au moins cinquante membres en règle peut demander la tenue d'une assemblée générale spéciale, par requête écrite indiquant les objets de l assemblée projetée, adressée au secrétaire de la Société. Le président, sur réception de cette requête qu il détermine recevable, fait convoquer les membres pour la tenue de telle assemblée laquelle doit être tenue dans les 21 jours du dépôt de la demande au siège de la Société. (3) Une assemblée générale spéciale est convoquée par un avis transmis aux membres par courriel ou par la poste en l absence d adresse courriel. L'avis, avec mentions de la date, de l'heure et du lieu de l assemblée générale spéciale, indique l affaire qui doit y être prise en considération. Des erreurs dans l'avis de convocation n'affectent en rien la validité de cette assemblée. Article 27. [33] Quorum Cinquante membres en règle constituent le quorum pour toute assemblée générale. À l accueil, les préposés contrôlent les présences et confirment le droit de vote. Article 28. [30] Président d'assemblée Une assemblée générale est présidée par le président de la Société ou par la personne qu'il désigne. Le président de toute assemblée des membres est maître de la procédure et a pleins pouvoirs pour en assurer le bon ordre et le bon déroulement. Article 29. [29] Vote Seuls les membres en règle présents ont droit de vote à toute assemblée générale, chaque membre n ayant droit qu à un seul vote. Sauf pour l'élection des administrateurs, le vote aux assemblées générales se fait à main levée à moins qu'un vote secret ne soit demandé par au moins dix (10) membres. Le président de l assemblée désigne trois (3) scrutateurs qui prennent le vote sur-le-champ et lui font rapport. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix sauf pour ces matières où la loi le prévoit autrement. Le président d assemblée annonce le résultat. Article 30. [27] Ajournement Une assemblée générale peut être ajournée par résolution de la majorité des membres présents en autant qu il y a quorum. Cette assemblée sera reprise à l'endroit et au moment déterminé par les membres mais seules les affaires faisant l'objet de l'assemblée originale pourront alors être discutées. CONSEIL D ADMINISTRATION Article 31. [32, 54] Administrateurs Les affaires de la Société sont administrées par un Conseil d administration composé de onze (11) membres élus qui en sont les administrateurs. Ceux-ci veillent à la bonne marche des affaires de la Société et remplissent toute tâche que peut leur confier le Conseil.

5 Article 32. [33] Éligibilité Tout membre en règle depuis plus de deux ans continus est éligible au Conseil ; toutefois, un membre et son conjoint, ses enfants et ceux de son conjoint de même que ses parents et ceux de son conjoint ou un associé, ne peuvent être appelés à siéger au Conseil en même temps. Article 33. [36] Durée du mandat À moins de démission ou d'impossibilité de remplir leurs fonctions pour cause, les administrateurs sont élus pour deux ans. Celui dont le mandat vient à échéance est rééligible. Article 34. [34] Élections (1) L'élection des membres du Conseil dont le mandat vient à échéance, a lieu chaque année durant l'assemblée générale annuelle de la Société. (2) Au mois de mai, chaque année, le Conseil désigne trois (3) membres qui constitueront le Comité de mise en candidature et d'élection (ci-après «le Comité»). Le candidat au Conseil ou celui qui en est déjà membre ne peut faire partie de ce Comité. (3) Dès leur première réunion, les membres du Comité désignent l un d eux président. Le président du Comité applique la procédure d'élection. (4) Le Comité reçoit le bulletin de mise en candidature de tout candidat, accompagné d'un curriculum vitae ne devant pas excéder trois pages. Ce bulletin porte la signature et le numéro de membre de cinq membres en règle qui proposent le candidat ainsi que la déclaration du candidat confirmant qu'il accepte d'être membre du Conseil s il est élu. Ce bulletin, adressé au Comité, doit parvenir au siège social de la Société au plus tard le 15 mai de l année en cours. Le Comité valide les candidatures. Il prépare les bulletins de vote lorsqu'il y a plus de candidats que de postes à combler et en avise les candidats au moins une semaine avant l élection. (5) Lors de l élection, le président du Comité présente les candidats. S il n y a pas plus de candidats que de postes ouverts, il les déclare élus. (6) L électeur inscrit son vote sur le bulletin pour le ou les candidats de son choix et le dépose à l endroit prévu à cette fin. (7) Après la clôture du vote le Comité dépouille le scrutin. Le président du Comité informe l assemblée de l identité des candidats élus sans indiquer le nombre de voix accordées à chacun. En cas d'égalité des voix pour le ou les derniers postes à combler, un deuxième vote est tenu. Le président du Comité remet à un membre du Conseil son rapport et les documents reçus des candidats. Il détruit alors les bulletins de vote. Article 35. [32, 35] Désignation des officiers Dans les quinze (15) jours suivant l élection, les administrateurs se réunissent et désignent, par consensus, ceux parmi eux qui agiront comme les officiers de la Société à savoir, un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier. Rapport en sera fait aux membres dans le premier numéro des Mémoires publié après l élection. Article 36. [48] Président Le président est le porte-parole officiel de la Société et en assure la bonne gestion. Il préside les séances du Conseil et les assemblées générales des membres. Il voit à l'exécution des décisions du Conseil, signe les documents requérant sa signature, remplit tous les

6 devoirs inhérents à sa charge et exerce tous les pouvoirs et missions qui peuvent lui être attribués par le Conseil. Article 37. [49] Vice-président Le vice-président prête son concours au président et le remplace en cas d'absence; il exerce alors tous les pouvoirs et devoirs conférés au président et remplit les devoirs qui peuvent lui être attribués par le Conseil ou par le président. Article 38. [50, 72] Secrétaire Le secrétaire prépare et transmet les avis de convocation aux séances du Conseil et aux assemblées générales des membres. Il dresse le procès-verbal de ces séances ou assemblées. Il voit à la production de tous les rapports, certificats et autres documents requis par la loi, les règlements de la Société ou par le Conseil et en assure la garde et la conservation. Il a la garde du sceau de la Société. Il garde à jour la liste des membres de la Société en indiquant leur numéro de membre. Il remplit tous les devoirs incidents à sa fonction et exécute toute autre tâche prescrite par les règlements de la Société ou par le Conseil. Article 39. [51, 66] Trésorier Le trésorier voit à la préparation des états financiers, livres, relevés et bilans que la Société doit légalement tenir. Il soumet les états de revenus et dépenses et rend compte de la situation financière de la Société à chaque fois qu'il en est requis par le Conseil. Il tient à jour la comptabilité de la Société consignant dans des livres les deniers perçus ou déboursés par la Société, les biens qu elle détient, ses obligations, ses dettes ou toutes autres transactions financières. Il rend ces livres accessibles aux membres du Conseil sur demande et les conserve au siège social de la Société ou dans un endroit sûr, mais en informe alors le président. Il perçoit toutes sommes dues à la Société et les dépose dans une institution financière déterminée par le Conseil. Il émet des reçus. Il accomplit toute autre tâche qui peut lui être confiée par le Conseil. Article 40. [67] Vérificateur Lors de l assemblée générale annuelle, les membres présents désignent une personne, autre qu un membre du Conseil, pour agir comme vérificateur des livres et états financiers de la Société, dès que possible après la fin de l exercice financier, pour en faire rapport lors de l'assemblée générale annuelle suivante. Si son poste devient vacant pour quelque raison constatée par le Conseil, celui-ci remplit la vacance par la nomination d une autre personne déterminée compétente, jusqu à l assemblée générale suivante. Article 41. [55] Directeur général Le Conseil retient les services d un membre chargé de l'administration quotidienne de la Société au titre de «Directeur général de la Société». Celui-ci accomplit toute tâche que lui assigne le Conseil devant qui il répond de sa gestion. Son mandat est d'une durée d'un an et peut être renouvelé. Sa rémunération est fixée annuellement par le Conseil. Article 42. [40] Rémunération et remboursement des frais Les membres du Conseil ne sont pas rémunérés pour leurs services sauf si ces services sont retenus par le Conseil de façon spécifique pour remplir un mandat précis ainsi qu il en a été préalablement convenu. Les dépenses encourues par les membres du Conseil pour le compte de la Société leurs sont remboursées si le Conseil le décide.

7 Article 43. [41] Contrats avec un administrateur Un administrateur doit dénoncer tout intérêt, au sens de l article 122 de la Loi sur les sociétés par action, L.R.Q. ch. S-31.1, qu il a dans un contrat ou dans une opération auquel la Société est partie. Il doit également dénoncer tout contrat ou opération auquel sont parties la Société et un groupement dont il est administrateur, dirigeant ou dans lequel il a un intérêt. Lorsque le Conseil prend une décision en relation avec ce contrat ou cette opération, l administrateur ainsi intéressé doit se retirer des délibérations et s abstenir de voter sur toute résolution qui lui est relative. Article 44. [38] Vacance Le poste d'un administrateur devient vacant si ce dernier fait défaut d'assister à trois séances consécutives du Conseil sans motif valable, démissionne, devient incapable, décède, ne remplit plus les conditions requises pour occuper son poste ou en est destitué. Article 45. [37] Démission Un administrateur peut démissionner de son poste en donnant un avis écrit à cet effet au secrétaire du Conseil. La démission prend effet sur acceptation du Conseil. Article 46. [49] Destitution Un administrateur peut être destitué de ses fonctions par résolution du Conseil adoptée à l'unanimité moins un ou lors d'une assemblée générale des membres, pour défaut d'accomplir sa tâche de façon satisfaisante ou pour avoir nui au bon fonctionnement de la Société ou à sa réputation, mais non sans lui avoir donné l occasion d être entendu. Article 47. [39] Remplacement Le Conseil peut combler tout poste vacant par la nomination d une personne qualifiée et apte à siéger au Conseil. Cette personne demeure en fonction pour la durée non écoulée du terme d'office de la personne remplacée et en assume le rôle aux mêmes titre et effets que si elle avait été régulièrement élue. SÉANCES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION Article 48. [42] Date des séances Le Conseil siège aussi souvent que nécessaire mais au moins dix fois par année, de septembre à juin, généralement une fois par mois. Article 49. [43] Avis de convocation et ordre du jour Les séances du Conseil sont convoquées par le secrétaire à la demande du président ou à la suite d une demande écrite de la majorité des membres du Conseil. Elles sont tenues à tout endroit désigné par le président ou par le Conseil ou à l aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux. Le délai de convocation est d'au moins vingt-quatre heures. Un ordre du jour accompagne l'avis de convocation. Seules les matières mentionnées à l'ordre du jour peuvent être discutées à une séance du Conseil, sauf si les administrateurs présents consentent à le modifier. Article 50. [44] Avis de convocation verbal L'avis de convocation à une séance du Conseil peut être verbal si tous les membres du Conseil sont présents et consentent à la tenir; une telle séance peut alors valablement avoir lieu. Article 51. [45] Quorum Six administrateurs présents constituent le quorum pour une séance valable du Conseil.

8 Article 52. [46] Vote Les décisions du Conseil sur toutes questions et matières qui lui sont soumises sont prises par le commun accord des membres. À défaut de consensus, la décision est prise à la majorité des voix, chaque membre n ayant droit qu à un seul vote. Article 53. [55] Présence du Directeur général Le Directeur général de la Société assiste aux réunions du Conseil avec droit de parole mais sans droit de vote, le tout sous réserve du droit des administrateurs de requérir qu'il se retire. Article 54. [57] Comité Le Conseil peut confier à un Comité qu il désigne toute tâche ou étude qu'il juge à propos. Le Conseil n'est pas tenu de donner suite aux recommandations de ce Comité. Article 55. [47] Acte posé par un conseil d'administration incomplet Tout règlement et toute résolution adoptés par le Conseil à une époque où il y a un nombre d'administrateurs inférieur à celui requis, a même vigueur et effet que si le Conseil avait été complet en autant qu'il y a quorum. Les règlements et résolutions du Conseil de même que les actes posés par les administrateurs de facto conservent pleine vigueur et effet même si l'on découvre ultérieurement qu'il y a eu quelque irrégularité dans leur élection ou nomination. DISPOSITIONS FINANCIÈRES Article 56. [65] Année financière L'année financière de la Société est celle du calendrier ou toute autre période que le Conseil détermine. Article 57. [63] États financiers Le Conseil détermine les heures, l'endroit et les conditions d'examen des états financiers de la Société par les membres. Article 58. [68] Effets bancaires Un compte bancaire est ouvert au nom de la Société à l'institution financière désignée par le Conseil. Deux signatures autorisées sont requises sur tout chèque, lettre de change, billet ou autre effet négociable émis au nom de la Société. Les officiers et le directeur général de la Société sont les signataires autorisés aux termes de la présente disposition. Article 59. [69] Contrat Toute obligation contractée au nom de la Société doit avoir été préalablement approuvée par le Conseil qui désigne alors ces personnes qu elle autorise à engager la Société. Le Conseil peut par ailleurs fixer un montant maximal pour dépenses courantes ne nécessitant pas son autorisation préalable et désigner les personnes autorisées à effectuer ces dépenses et à en faire rapport. Article 60. [70] Hypothèques et sûretés Le Conseil a le pouvoir de grever un bien qu elle détient, incluant tout immeuble acheté au nom de la Société, d une hypothèque ou de toute autre forme de sûreté. Article 61. [71] Aliénation des biens Le Conseil ne peut aliéner les actifs constituant le matériel et les outils de recherche détenus par la Société de façon qui puisse réduire la capacité de la Société dans la poursuite de ses activités sans en être préalablement autorisé par résolution des membres en assemblée, nonobstant l'article 65 du présent règlement.

9 DISPOSITIONS JUDICIAIRES Article 62. [64] Procédures judiciaires Le président et toute personne que le Conseil autorise à cette fin ont pleins pouvoirs pour représenter la Société dans toute procédure judiciaire à laquelle la Société est partie. DISPOSITIONS TRANSITOIRES Article 63. [73] Abrogation Le présent règlement abroge et remplace tout règlement antérieur inconciliable de la Société. Article 64. [74] Dissolution Au cas de liquidation de la corporation ou de distribution de ses biens, le reliquat, une fois ses dettes acquittées, est distribué à une organisation exerçant une activité analogue, tel que préalablement déterminé par le Conseil. Article 65. [75] Entrée en vigueur Le présent règlement et toute modification qui lui est apportée entre en vigueur le jour de son adoption par le Conseil, sous réserve de son approbation par les membres lors de l assemblée générale suivante.