réunions le guide inclus : l'organigramme type d'une association loi 1901 assemblée générale La vitrine de l'association

Transcription

1 réunions le guide 01. assemblée générale La vitrine de l'association 02. conseil d'administration et bureau Des élus pour piloter l'association 03. référents et groupes de travail S'appuyer sur les compétences 04. des idées pour dynamiser vos réunions L'animateur Les participants Les supports La délégation La convivialité inclus : l'organigramme type d'une association loi 1901 institut de formation des responsables associatifs

2 Générations Mouvement repose sur l engagement de milliers de bénévoles qui œuvrent au quotidien pour faire vivre leurs associations. Les cinq guides, conçus et réalisés par l Institut de formation des responsables associatifs (IFRA), ont pour objectif d aider ces bénévoles, de leur permettre de s investir dans les meilleures conditions et en toute sécurité. Nous les avons voulu pratiques et concis, adaptés aux réalités du terrain que nous parcourons tout au long de l année. Nous espérons que ces guides contribueront ainsi au développement du mouvement tout entier. Pour commander ces guides, contactez votre fédération départementale.

3 Le guide des réunions Sommaire 01 Assemblée générale Définition, composition et rôle... p.05 Avant l'assemblée générale... p.06 Les rapports de gestion... p.09 Les votes et élections... p.11 Le jour J... p.12. Après l'assemblée générale... p.16 La vitrine de l'association... p.17 Le cas de l'assemblée générale extraordinaire... p Conseil d'administration et Bureau Définitions, compositions et rôles... p.21 Avant les réunions de Conseil ou de Bureau... p.23 Le jour J... p.26. Après les réunions... p.29 Insert l'organigramme type d'une association loi p Référents et groupes de travail Définition, rôles et moyens... p.33 Un préalable : l'élaboration d'une feuille de route... p.34 Le suivi des travaux... p Des idées pour dynamiser vos réunions Adoptez les bonnes pratiques... p.37 Variez vos méthodes d'animation... p.39 Soignez vos supports... p.41

4 01 Assemblée générale Composée de tous les adhérents, l'assemblée générale est l'organe souverain de l'association. Elle définit les orientations générales, valide la gestion du Conseil d'administration et élit ses dirigeants. De la convocation aux votes, elle réclame un certain formalisme : les résolutions prises auront valeur de loi dans l'association. L'assemblée générale est aussi l'instant démocratique par excellence : il est nécessaire de veiller à ce que chaque adhérent comprenne l'enjeu des décisions à prendre et puisse intervenir dans les débats. Pour cela, les outils qui serviront avant, pendant et après la réunion devront être soignés. Nous les détaillons dans ce chapitre. Enfin, l'assemblée générale est une vitrine pour l'association : vos adhérents, mais aussi vos partenaires, les élus locaux et la presse seront plus enclins à vous accompagner si la transparence et la convivialité prédominent. On distingue l'assemblée générale ordinaire de l'assemblée générale extraordinaire.

5 a Définition, composition et rôle l'assemblée générale ordinaire C'est la réunion, une fois par an, de tous les adhérents de l association, à jour de leur cotisation. Fonctionnement, activités, finances, projets, équipe dirigeante : toutes les facettes de la vie de l association sont alors soumises à l'approbation des membres. C est donc un évènement central qu'il est nécessaire de bien préparer en amont. Les statuts doivent en fixer les modalités d organisation (mode de convocation, quorum, modes de scrutins, vote par procuration, etc.), mais vous êtes libres de lui donner une forme attractive, pour éviter qu elle ne devienne trop administrative et institutionnelle. Enfin, l assemblée générale est une vitrine. C est chaque année l'occasion de montrer à vos partenaires, aux élus locaux, aux sponsors ou à la presse, la vitalité et l'impact de l'association sur le bien-être des adhérents et sa contribution à l'animation de la commune. Quelles sont ses attributions? Elle dispose de tous les pouvoirs, et notamment elle : valide la gestion du Conseil d administration et donne son avis sur les activités futures de l association (en adoptant ou non le rapport d activité et le compte rendu financier de l année écoulée ainsi que le rapport moral et d orientation du président pour l année à venir), élit à bulletins secrets les administrateurs qui la représenteront au Conseil, vote le montant de la cotisation (chaque année, même en cas de maintien de son montant). L assemblée générale délibère sur les questions les plus importantes, laissant au Conseil d'administration et au Bureau la gestion quotidienne de l association. Convivialité L'assemblée générale ne doit pas devenir une corvée. C'est une réunion importante et sérieuse, mais c'est aussi l'occasion de revoir des adhérents moins actifs ou d'accueillir de nouvelles personnes. Un peu de convivialité ne fait pas de mal, au contraire! Prévoir un pot en fin de réunion, coupler l'assemblée générale avec un repas, profiter d'elle pour organiser une projectiondébat ou finir en détente par une balade ou une soirée dansante, tout ce qui peut resserrer les liens entre les adhérents est positif. L'assemblée générale extraordinaire Elle est également composée par tous les adhérents à jour de leur cotisation mais n'est réunie par le Conseil d'administration que dans deux cas : procéder à la modification des statuts ou prononcer la dissolution de l'association. Les statuts peuvent prévoir des règles de délibération différentes par rapport à l'assemblée générale ordinaire (quorum, majorité, etc.). Une assemblée générale extraordinaire peut avoir lieu le même jour que l'assemblée générale ordinaire mais il s agit de deux réunions distinctes, avec souvent des règles propres spécifiées dans les statuts (quorum, majorité, etc.). Elles doivent donc être séparées (ouverture et clôture pour chacune). Si l assemblée générale extraordinaire se tient avant l assemblée générale ordinaire et qu elle modifie les statuts, cette modification prend effet immédiatement et s applique donc à l assemblée générale ordinaire qui suit. Le guide des réunions 5