Procédure de convocation de l assemblée générale fixation de l ordre du jour établissement des rapports

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1 Dissolution de sociétés avant le 1 er 10 % octobre 2014 au taux de Dans notre précédente lettre d information, nous vous avons parlé de la mesure transitoire prévue par la loi-programme du 28 juin 2013 pour atténuer quelque peu l effet de l augmentation à 25 % - au lieu de 10 % - du précompte mobilier sur le boni de liquidation à partir du 1 er octobre 2014 pour les sociétés qui ne souhaitent pas être dissoutes. Dans la présente lettre d information, nous nous intéresserons aux sociétés qui souhaitent cesser leurs activités à court terme pour encore profiter du taux réduit de précompte mobilier de 10 %. Nous passerons en revue la procédure à suivre à cet effet. Le timing risque d être serré pour les sociétés qui ne peuvent appliquer la procédure de liquidation simplifiée. Procédure de convocation de l assemblée générale fixation de l ordre du jour établissement des rapports La première étape est la convocation de l assemblée générale extraordinaire, ci-après dénommée l 'AGE', de la société qui devra décider de la dissolution et de la liquidation de la société. Dans une SCRL, une SCA, une SPRL, une SA ou une société (coopérative) européenne, cette assemblée doit se tenir devant un notaire. Pour le gros des sociétés qui veulent encore obtenir leur dissolution avant le 1 er octobre 2014, cette convocation n implique pas grand-chose. Il suffit que tous les associés, présents ou représentés, comparaissent devant le notaire. Le tout est d obtenir un rendez-vous avec le notaire. Dans ces circonstances, les convocations ne doivent pas être formelles. Et si nous avons affaire à des actions dématérialisées ou s il y a un risque qu une minorité d associés ne comparaisse pas ou ne se fasse pas représenter à l assemblée générale? Alors la convocation doit être envoyée par lettre (recommandée) ou même, dans le cas d actions dématérialisées, publiée dans la presse et au Moniteur belge. Ces convocations doivent être envoyées 15 jours avant la tenue de l AGE. Un délai dont il faut tenir compte dans le timing. En ce qui concerne le contenu de l ordre du jour, 2 questions se posent: - Peut-on éventuellement recourir à la procédure de liquidation simplifiée (également qualifiée de procédure d un jour ou turbo-liquidation), où l AGE peut également décider directement de la clôture de la liquidation et donc constater la disparition de la société? - Va-t-on procéder à l approbation des comptes annuels et prendre la décision qui en découle d accorder la décharge aux administrateurs, gérants ou commissaires? Nous renvoyons à l article 'Droit des sociétés: Explication des conditions relatives à la dissolution et à la clôture de la liquidation en un seul jour' pour les conditions d application de la procédure de liquidation simplifiée. Ces conditions sont toujours valables, même si elles ont très récemment été adaptées par une loi. 1 La principale condition est qu au moment de l AGE, il ne peut y avoir de dettes 1 Chapitre 5, article 108 de la loi du 25 avril 2014 portant des dispositions diverses en matière de justice, M.B., 14 mai 2014, entrée en vigueur le 24 mai [- 1 -]

2 envers des tiers dans la société. 2 Ne perdez pas non plus de vue que tous les associés doivent être présents ou représentés. La dissolution d une société dont l AGE doit se tenir devant un notaire, requiert toujours l établissement de rapports, que l on suive la procédure de liquidation simplifiée ou la procédure ordinaire. Ces rapports doivent être disponibles au plus tard au moment de l AGE ou, si des convocations sont requises, annexés aux convocations et donc disponibles 15 jours avant l AGE. Il s agit des documents suivants: L organe de gestion de la société doit commenter la décision de dissolution à prendre dans un rapport spécifique. A ce rapport doit être annexé un état résumant la situation active et passive de la société qui ne remonte pas à plus de 3 mois (avant la date de l AGE). Le commissaire de la société ou, à défaut, un réviseur d entreprises ou un expertcomptable externe doit rédiger un rapport sur cette situation. Si l AGE procède également à l approbation des comptes annuels, les documents suivants s ajoutent à ceux de la liste ci-dessus: Les comptes annuels à approuver Le rapport annuel de l organe de gestion, pour autant qu il s agisse d une obligation légale voyez l art. 94 C. soc. Le rapport annuel du commissaire de la société, s il y en a un Dans le cas d une procédure de liquidation simplifiée, la société cesse d exister une fois que l AGE a pris les décisions nécessaires. Il convient de préciser dans le procès-verbal de l AGE où les livres et documents de la société seront conservés durant les 5 prochaines années et quelles mesures de consignation ont été prises à l égard des créanciers qui n ont pas encore pu obtenir satisfaction. Dans le cas d une procédure de liquidation ordinaire, par contre, la marche à suivre est beaucoup plus complexe. Quelques précisions concernant la procédure de liquidation ordinaire 1. Confirmation judiciaire de la nomination du liquidateur Dans la procédure de liquidation ordinaire, l AGE doit désigner un ou plusieurs liquidateurs, ci-après dénommés le liquidateur, qui a ou ont pour mission de rembourser les dettes et de partager l actif restant entre les associés. Dans la procédure de liquidation rapide, aucun liquidateur ne doit être désigné. La nomination du liquidateur doit être confirmée ou homologuée par le président du tribunal de commerce après qu il s est assuré que le liquidateur offre toutes les garanties de probité. Le président y est invité par simple requête et dispose de 5 jours ouvrables pour se prononcer, sous réserve de suspension du délai. Et si aucune décision n est prise dans ce délai? La nomination du 2 Si l état résumant la situation active et passive (voyez ci-dessous) laisse apparaître de telles dettes, celles-ci doivent être remboursées ou des mesures de consignation doivent être prises par rapport à ces dettes avant l AGE, ce qui doit également ressortir des conclusions du rapport de l expert (voyez ci-dessous). [- 2 -]

3 liquidateur est réputée avoir été confirmée. Il nous paraît plus qu indiqué que l AGE nomme au moins 1 candidat-liquidateur alternatif pour le cas où le président ne confirmerait ou n homologuerait pas la nomination du premier liquidateur désigné. Cela permet d éviter que le président ne désigne lui-même un liquidateur ou qu il demande à l AGE de prendre une nouvelle décision. Au niveau du timing, il importe également de tenir compte du fait que l établissement et le dépôt de la requête prennent un certain temps et qu il faut laisser au moins 5 jours ouvrables au président du tribunal de commerce. Le président se prononce également sur les actes posés par le liquidateur avant la confirmation de sa nomination. Ces actes ne peuvent être annulés que s ils sont contraires aux droits de tiers. Un liquidateur peut donc déjà démarrer ses travaux à partir de la décision de l AGE. Il y a néanmoins un risque que sa nomination ne soit pas confirmée et que ses actes soient annulés. 2. Etats intermédiaires de la situation de la liquidation Nous ne nous intéresserons pas dans le cadre du présent document aux obligations intermédiaires du liquidateur après 6 mois, 12 mois, etc., étant donné qu elles se situent de toute façon après le 30 septembre En l occurrence, le taux réduit de 10 % ne sera en principe jamais accordé voyez ciaprès. 3. Plan de répartition de l actif Avant que la liquidation ne puisse être clôturée, il faut que la société soumette, par requête unilatérale, un plan de répartition de l actif entre les différentes catégories de créanciers, établi par un liquidateur, pour accord au tribunal de commerce. Cet accord doit être obtenu avant que la liquidation ne puisse être clôturée et avant que le liquidateur ne puisse payer les associés. L article C. soc. prévoit en effet que les liquidateurs ne peuvent procéder à la répartition entre les associés qu après le paiement des dettes ou la consignation des sommes nécessaires au paiement de ces dettes. L obtention de l accord concernant le plan de répartition est à nouveau une formalité qui prend du temps et qui doit être planifiée en temps utile. Sachant que les tribunaux de commerce vont avoir de très nombreuses liquidations à traiter, il est plus qu indiqué de soumettre ce plan pour accord le plus rapidement possible. En l occurrence, le Code des sociétés ne prévoit aucun délai dans lequel le tribunal de commerce doit donner son accord. Il est néanmoins clair que cet accord doit avoir été obtenu avant que la liquidation ne puisse être clôturée. 4. AGE de clôture de la liquidation Le Code des sociétés dispose en son article 194 qu après la liquidation et au moins 1 mois avant l'assemblée générale qui décidera de la clôture de la liquidation, le liquidateur dépose les comptes et pièces à l appui au siège de la société. Pendant cette période, le commissaire ou, à défaut de commissaire, les associés eux-mêmes peuvent contrôler ces documents. S il y a un commissaire, celuici établira un rapport de clôture qu il soumettra à l AGE. [- 3 -]

4 A nouveau une formalité qui prend du temps. Sachez que les associés ont le droit de renoncer au délai d 1 mois s ils l estiment nécessaire pour pouvoir exercer leur contrôle. Ce délai leur offre une protection. Libre à eux de recourir ou non à cette protection. Cette assemblée de clôture doit moins se préoccuper de pouvoir bénéficier du taux réduit de 10 %. Le liquidateur pourra procéder au partage entre les associés (tel que visé ci -dessus) dès qu il aura remboursé tous les créances de la société ou consigné les fonds nécessaires pour les rembourser. Paiement du boni de liquidation Qu entend-on exactement par boni de liquidation? Il s agit du solde restant après que les apports en capital ont été remboursés aux associés et les dettes apurées. Le boni de liquidation est déterminé au plus tard au moment où l AGE constate la clôture de la liquidation 3. Dans la procédure de liquidation simplifiée, l organe de gestion garde le contrôle du timing, sauf s il y a des biens immobiliers dans la société (voyez ci-dessous). Dans la procédure de liquidation ordinaire, les choses sont différentes, comme nous l avons vu ci-dessus. Quoi qu il en soit, il est généralement admis que le liquidateur peut, sous sa responsabilité, procéder au paiement d une avance sur le boni de liquidation. Il peut même le faire avant que le plan de répartition n ait été approuvé par le tribunal. Il est néanmoins requis que l AGE ait décidé de la dissolution de la société et que la nomination du liquidateur ait été confirmée par le président du tribunal de commerce. A partir de ce moment-là, il peut payer. A cet égard, il doit évidemment prendre garde à ce que sa responsabilité ne soit pas engagée pour méconnaissance des droits des créanciers. Il est généralement admis que le taux applicable à l avance sur le boni de liquidation est le taux en vigueur au moment où l avance est mise en paiement. Si la mise en paiement a lieu avant le 1 er octobre 2014, le taux de 10 % sera encore d application, même si l AGE de clôture n a lieu qu après le 30 septembre Dans de nombreux cas, il s agira de prouver que l avance a été mise en paiement avant le 1 er octobre Pour le prouver, l idéal est de verser le précompte mobilier de 10 % au fisc. Procédure à suivre dans le cas d une société avec des biens immobiliers Il ne faut pas non plus perdre de vue que la présence de biens immobiliers dans la société est un facteur retardateur: - Premièrement, il faut, dans ce cas, toujours faire appel à un notaire, y compris pour les formes de société qui peuvent décider de la liquidation sans son intervention. - Deuxièmement, il faut que le notaire effectue toute une série de recherches et formalités préalables concernant ces biens immobiliers. 4 Dans la procédure de liquidation simplifiée, on constate que, suite à la clôture de la liquidation, l immobilier revient aux associés proportionnellement à leur participation dans la société. La clôture de la liquidation a en effet pour conséquence que tous les actifs, y compris les biens immobiliers, 3 Dans le cas d une AGE notariée chargée de décider de la clôture, cette date est fixe. 4 Concernant l aspect des droits d enregistrement, nous renvoyons Soustraire un bien immeuble de votre société. [- 4 -]

5 reviennent de plein droit à tous les associés. Lors d un tel transfert, les recherches et formalités peuvent être limitées. Les associés peuvent également décider après l AGE d attribuer les biens immobiliers à 1 seul d entre eux. Dans la procédure de liquidation ordinaire, on dispose de 2 possibilités concernant les biens immobiliers: - Soit les biens immobiliers restent dans la société jusqu à l AGE de clôture qui, comme dans la procédure de liquidation simplifiée, constatera que les biens immobiliers reviennent aux associés proportionnellement à leur participation dans la société. - Soit les biens immobiliers sont attribués à 1 ou plusieurs associés de la société avant la clôture par le liquidateur, en guise d avance sur le boni de liquidation. Dans ce dernier cas, davantage de recherches et formalités sont nécessaires. Une telle attribution est en effet traitée comme un contrat translatif de propriété. Conclusion Il n est pas encore trop tard pour dissoudre votre société au taux réduit de 10 %, mais il faut vous dépêcher. A cet égard, la procédure de liquidation simplifiée est la plus sûre, même s il y des biens immobiliers dans la société. Auteur Peter Van Melkebeke, notaire-associé Berquin Notaire Remarque : vous souhaitez obtenir des informations plus concrètes après avoir lu ce texte? Malheureusement, Berquin Notaires SCRL ne peut pas vous conseiller par courriel. Eventuellement, vous pouvez par contre nous téléphoner et convenir d'un rendez-vous avec un de nos juristes ou notaires. [- 5 -]