GUIDE DES PROCÉDURES DES ASSEMBLÉES DU COMITÉ EXÉCUTIF DE LA COMMISSION SCOLAIRE DES AFFLUENTS

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1 GUIDE DES PROCÉDURES DES ASSEMBLÉES DU COMITÉ EXÉCUTIF DE LA COMMISSION SCOLAIRE DES AFFLUENTS Page 1 sur 15

2 TABLE DES MATIÈRES 1. Introduction Sortes d assemblées Avis de convocation Comité plénier Ouverture des assemblées Vérification du quorum Approbation du procès-verbal Ordre du jour Processus de discussion Propositions Questions d ordre technique Les droits et pouvoirs des membres L usage du droit de parole Les interventions du public Levée de l assemblée À titre indicatif, le générique masculin est utilisé. Page 2 sur 15

3 1. INTRODUCTION Le présent guide a pour objet de faciliter la bonne marche des assemblées délibérantes du Comité exécutif et de permettre la tenue de débats ordonnés et efficaces. 2. SORTES D ASSEMBLÉES Les assemblées du Comité exécutif sont publiques. Cependant, les commissaires peuvent siéger à huis clos lorsque la confidentialité d un sujet l impose. 2.1 Assemblées régulières Les assemblées régulières sont des assemblées délibérantes, où sont traitées les affaires courantes de la commission. Le calendrier de telles assemblées est déterminé à l avance, par règlement. 2.2 Assemblées spéciales Les assemblées spéciales sont des assemblées délibérantes convoquées pour débattre un ou plusieurs problèmes spécifiques. 3. AVIS DE CONVOCATION 3.1 Assemblée régulière L'avis de convocation est signifié aux membres au moins soixante-douze (72) heures avant la tenue de la séance. Cet avis est valablement donné lorsqu il est déposé sur le bureau virtuel destiné aux commissaires, précédé d un message transmis par courriel aux membres, annonçant le moment dépôt de l avis de convocation sur le bureau virtuel. Le dit avis de convocation est accompagné de l'ordre du jour et des documents pertinents Advenant l impossibilité de procéder par dépôt sur le bureau virtuel l avis de convocation et les documents s y rapportant sont transmis par courriel ou à défaut de pouvoir procéder ainsi, après en avoir avisé les commissaires il sera déposé au domicile des membres Le défaut ou l omission d un commissaire d avoir donné avis écrit de son adresse courriel ou de l adresse de son domicile ne peut être opposé pour invoquer le défaut d avoir respecté les formalités liées à la convocation d une séance si celle-ci ne peut être convoquée par dépôt sur le bureau virtuel. Page 3 sur 15

4 3.1.5 S'il arrive que certains documents ne soient pas prêts ou que l objet du document le justifie ou le requiert, ils sont déposés distribués aux membres au début de l assemblée ou au cours de l'assemblée, au moment où le sujet visé est discuté. Amendé e résolution 3.2 Assemblée spéciale La signification de cet avis est valablement effectuée par son dépôt sur le bureau virtuel destiné aux commissaires, précédée d un message transmis par courriel aux membres, annonçant le moment du dépôt de l avis de convocation sur le bureau virtuel. Le dit avis est accompagné de l ordre du jour et des documents pertinents Advenant l impossibilité de procéder par dépôt sur le bureau virtuel l avis de convocation et les documents s y rapportant sont transmis par courriel ou à défaut de procéder ainsi, après en avoir avisé les commissaires il sera déposé au domicile des membres. S il doit être signifié au domicile des membres celui qui fait la signification remet au secrétaire général un rapport indiquant la date et l'heure à laquelle il s'est présenté pour signifier la convocation, et signe ledit rapport Le défaut ou l omission d un commissaire d avoir donné avis écrit de son adresse courriel ou de l adresse de son domicile ne peut être opposé pour invoquer le défaut d avoir respecté les formalités liées à la convocation d une séance si celle-ci ne peut être convoquée par dépôt sur le bureau virtuel Le président doit procéder à la vérification de la signification de l avis de convocation aux membres absents Le défaut des formalités requises pour la convocation d une session de commissaires d écoles ne peut être invoqué quand tous les membres présents sur le territoire de la commission scolaire y ont assisté. Amendé e résolution 4. COMITÉ PLÉNIER 4.1 Les commissaires, à la majorité des voix, ont le privilège de se constituer en comité plénier, c est-à-dire en comité composé de tous les membres présents du Comité Page 4 sur 15

5 exécutif en vue d étudier une question avec une plus grande liberté d action. Ces rencontres se font alors à huis clos, le public n étant pas admis. 4.2 Ce comité plénier peut, à son gré, siéger sur le champ ou à une date ultérieure jugée plus convenable. 4.3 Le comité plénier fonctionne sous la direction du président du Comité exécutif, et le rapport du comité plénier devient décision officielle du Comité exécutif seulement s il est accepté comme tel en assemblée, par résolution. 5. OUVERTURE DES ASSEMBLÉES 5.1 À l heure fixée pour les assemblées régulières, ou à celle indiquée dans l avis de convocation d une assemblée spéciale, le président procède à l ouverture de l assemblée. 5.2 En cas d absence ou d incapacité d agir du président, il revient au vice-président d ouvrir l assemblée. 5.3 Si le vice-président est aussi absent ou incapable d agir, il est remplacé par un autre commissaire désigné à cette fin par ses collègues, après une attente de quinze (15) minutes. 5.4 Si le président arrive après le début de la réunion, il reprend son poste après l étude du sujet en cours. 6. VÉRIFICATION DU QUORUM 6.1 Le «quorum» se définit comme étant la majorité des membres ayant le droit de vote. Amendé e résolution 6.2 Si le «quorum» n est pas atteint au moment où la proposition est soumise au vote, le sujet est reporté à la réunion subséquente. 6.3 Le Comité exécutif ne peut amorcer l étude d un sujet s il n y a pas «quorum». 7. APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL 7.1 La copie du procès-verbal de l assemblée précédente, régulière ou spéciale, doit être adressée au moins six (6) heures à l avance aux membres du Comité exécutif. Page 5 sur 15

6 Si tel est le cas, le secrétaire général de la commission est dispensé d en donner lecture. 7.2 L approbation du procès-verbal de l assemblée antérieure doit se faire au début de l assemblée qui suit, et des modifications y sont apportées si les faits rapportés se révèlent inexacts. Ces modifications sont initialées par le président d assemblée et par le secrétaire général. 7.3 Après l approbation du Comité exécutif, le procès-verbal doit, séance tenante, être signée par le président de l assemblée et contresigné par le secrétaire général. 8. ORDRE DU JOUR 8.1 Projet d ordre du jour La Direction générale de la commission scolaire prépare le projet d ordre du jour en collaboration avec le président du Comité exécutif et le secrétaire général. À condition de respecter un délai de cinq (5) jours avant l assemblée, tout membre peut faire figurer un sujet de son choix. L ordre du jour d une assemblée ordinaire ou extraordinaire doit toujours prévoir, au début, une période de questions des contribuables. 8.2 Adoption et modification de l ordre du jour En assemblée régulière Après avoir pris connaissance de l ordre du jour, tout membre du Comité exécutif et le directeur général ont le droit, moyennant l approbation du président, de demander de : - faire ajouter un ou plusieurs points; - faire modifier l énoncé d un point; - faire modifier l ordre des points. Une fois l ordre du jour accepté, aucun autre sujet ne sera reçu en débat par le président, à moins du consentement unanime de l assemblée En assemblée spéciale 9. PROCESSUS DE DISCUSSION Seuls les sujets et les affaires mentionnés dans l avis de convocation peuvent être traités, à moins que tous les membres ne soient présents à cette assemblée spéciale et n y consentent. Page 6 sur 15

7 9.1 Présentation et information sur une recommandation ou un projet de proposition Sur invitation du président, la Direction générale ou un membre du Comité exécutif, explique le dossier et les raisons de la recommandation, s il y a lieu. 9.2 Questions sur le sujet Si le besoin s en fait sentir, le président détermine de plus une période de temps limitée afin de permettre aux membres du Comité exécutif de poser des questions, de clarifier ou d enrichir le projet de proposition(s). 9.3 Présentation d une proposition À la suite de cette période d information et de questions sur le sujet, le président demande qu un membre du Comité exécutif présente une proposition à l assemblée sur le sujet traité. Cette proposition n a pas à être appuyée. 9.4 Débat sur la proposition et vote Le membre du Comité exécutif qui propose la résolution prend la parole et ne doit s adresser qu au président Les interventions subséquentes servent à exprimer une opinion sur la proposition (pour ou contre), ou pour annoncer des intentions dans l hypothèse où la proposition serait battue Le proposeur, s il en manifeste le désir, a le privilège de s exprimer une dernière fois sur la proposition, et ce avant le vote Immédiatement après, le président appelle le vote et, si le besoin est manifesté, demande alors au secrétaire général de donner lecture du texte de la proposition, à moins que le texte de la proposition apparaisse au document d assemblée Le vote se prend à main levée pour toutes les décisions. À la demande d un membre, on procède par appel nominal. À la suite du vote, le président annonce le résultat du vote. Les votes de chacun des membres sont consignés au procès-verbal À la demande d un membre, le vote peut être secret. Dans ce cas, le secrétaire général agit comme scrutateur et annonce le résultat du vote. Page 7 sur 15

8 9.4.7 Lorsqu un membre du Comité exécutif le juge à propos, il peut s abstenir de voter. Amendé e résolution 10. PROPOSITIONS Advenant un partage égal des votes, le président d assemblée doit donner sa voie prépondérante Une proposition dûment votée ne peut être retirée, complétée ou modifiée, séance tenante, sans le consentement unanime de l assemblée Proposition principale La proposition principale est la proposition de départ de la discussion sur un sujet donné Le président ne reçoit qu une seule proposition principale à la fois, pour fin de discussion Amendement à la proposition principale Lorsqu une proposition principale est dûment reçue par le président, tout membre peut proposer un amendement à cette proposition. Cet amendement a pour effet : - d ajouter certains mots; - de retrancher certains mots; - de remplacer certains mots; tout en conservant l essence principale de la proposition Sous-amendement (amendement à l amendement) Lorsqu un amendement est dûment reçu par le président, il peut, à son tour, (comme la proposition principale) faire l objet d un amendement (sous-amendement) Modalités de fonctionnement lors d un amendement Le président, une fois la proposition déposée, peut recevoir un amendement sur cette dernière La discussion se fait alors sur l amendement proposé. Page 8 sur 15

9 Le vote se prend ensuite sur ledit amendement Si l amendement est battu, on discute et on vote par la suite sur la proposition originale, sauf si un autre amendement est présenté Si l amendement est accepté, on discute et on vote, par la suite, sur la proposition originale amendée Modalités de fonctionnement lors d un sous-amendement Le président peut aussi recevoir un sous-amendement à l amendement Dans ce cas, on discute d abord du sous-amendement déposé et on vote sur celui-ci Si le sous-amendement est battu, on procède par la suite à la discussion et au vote sur l amendement tel que décrit précédemment, sauf si un autre sous-amendement est présenté Si le sous-amendement est accepté, on discute et on vote, par la suite, sur l amendement ainsi sous-amendé Si l amendement sous-amendé est battu, on discute et on vote sur la proposition originale Si l amendement sous-amendé est accepté, on discute et on vote sur la proposition originale ainsi amendée et sous-amendée Généralités Le président ne reçoit qu une seule proposition d amendement ou de sousamendement à la fois. 11. QUESTIONS D ORDRE TECHNIQUE Quand elles sont utilisées, certaines questions d ordre technique, en ce qui concerne le moment de discussion, sont prioritaires sur les autres propositions Fixation du temps où l on ajournera Cette proposition a pour effet de fixer la date et l heure de la prochaine réunion, en cas d ajournement. Son importance se justifie par le fait qu elle permet aux membres Page 9 sur 15

10 qui veulent se retirer avant la fin de la réunion de savoir à quel moment la réunion reprendra. N.B. : Il faut noter que cette proposition n entraîne pas immédiatement l ajournement des travaux; elle a tout simplement pour effet de faire connaître le temps auquel on ajournera Ajournement ou clôture de l assemblée La proposition d ajournement a pour effet de suspendre les travaux de l assemblée et de les reporter à une autre heure le même jour, ou à une autre heure, un autre jour. Cette proposition peut être discutée et amendée La proposition de clôture est faite lorsque l assemblée a terminé les travaux prévus à l ordre du jour. Cette proposition ne peut être discutée ni amendée Question de privilège Le président est seul juge pour accorder le droit à quelqu un de poser la question de privilège. Un membre se croyant lésé par le refus du président peut en appeler au Comité exécutif de la décision du président. La question de privilège ne peut être invoquée que dans les cas suivants : les droits d un membre du Comité exécutif sont lésés; la réputation de la commission est attaquée; le désordre a lieu d être supprimé; les conditions matérielles laissent à désirer Point d ordre Le point d ordre peut être invoqué lorsqu il y a infraction aux règles régissant les délibérations de l assemblée, lorsque les discussions sont en dehors du sujet traité et lorsqu il y a lieu de respecter l ordre et le décorum. Les points suivants peuvent le plus souvent être invoqués : un second amendement est introduit avant que l assemblée n ait disposé d un sous-amendement; un membre fait une proposition qui se situe en dehors du sujet traité; lorsque le moment fixé pour un ajournement est arrivé. Page 10 sur 15

11 Il appartient au président de décider s il y a lieu d accepter le point d ordre; sa décision prend effet immédiatement, sauf en cas d appel de sa décision par l assemblée Si le président accepte le point d ordre, la proposition faite par le commissaire X est retirée de la discussion, le cas échéant, conformément à l article 11.5 qui suit Retrait d une proposition Lorsqu une proposition a été faite, elle devient la propriété de l assemblée Le proposeur peut proposer le retrait de sa proposition s il le juge à propos Si l assemblée en accepte le retrait par vote majoritaire, la proposition sous discussion est retirée Demande de vote Lorsqu un membre du Comité exécutif demande le vote, le président demande à l assemblée si elle est prête à voter sur la proposition Si l assemblée indique par un vote de deux tiers (b) des membres qu elle est prête à voter, le président accorde le droit de parole à ceux qui l avaient demandé avant que le vote soit demandé Si l assemblée ne se dit pas prête à voter, les discussions se poursuivent. 12. LES DROITS ET POUVOIRS DES MEMBRES 12.1 Les droits et pouvoirs du président Le président du Comité exécutif est le maître des délibérations et responsable de maintenir l ordre et la paix lors des réunions. Il a donc le droit et le pouvoir de présider toutes les réunions du Comité exécutif auxquelles il assiste; il ne peut être remplacé qu en cas d absence ou d incapacité. Il a le droit et le pouvoir de permettre à d autres personnes que les membres du Comité exécutif de prendre part aux délibérations. Le Comité exécutif ne peut empêcher le président de donner une telle autorisation. Page 11 sur 15

12 Il a, pour assurer l ordre et la paix, tous les pouvoirs que lui confie la Loi sur l instruction publique. Ces pouvoirs, à l effet de maintenir l ordre et la paix, ne peuvent être limités par le Comité exécutif. Sous réserve de toute décision contraire du Comité exécutif, le président a aussi le droit et le pouvoir : - d appeler les sujets de l ordre du jour et d obliger les membres à suivre l ordre fixé pour leur étude; - de prendre la parole, en priorité, sur tous les sujets; - de donner ou de refuser le droit de parole à ceux qui en font la demande; - de donner ou faire donner les explications relatives à chaque sujet; - de répondre ou de faire répondre aux questions des membres Les droits et pouvoirs du vice-président En cas d incapacité d agir ou d absence du président, le vice-président en exerce les droits et pouvoirs. Page 12 sur 15

13 12.3 Les droits et pouvoirs du secrétaire Le secrétaire est responsable de la rédaction du procès-verbal et de sa consignation dans le livre des délibérations de la commission scolaire. C est lui également qui délivre les copies officielles des extraits des délibérations Les droits et pouvoirs des membres Les membres d une assemblée délibérante, qu il s agisse du Comité exécutif ou de tout autre comité, ont le droit : - D être convoqués à toute assemblée spéciale et de connaître l heure et le lieu de toute assemblée régulière. - De présenter des propositions ordinaires ou techniques; de donner leurs avis, s il y a lieu, sur de telles propositions. - De poser des questions. - De voter sur toutes les questions qui sont soumises à l étude de l assemblée, lorsqu ils y sont présents. - D en appeler à l assemblée des décisions du président, si ce dernier : a) refuse d accorder le droit de parole; b) retire la parole à quelqu un, sans raison; c) refuse de recevoir une proposition ordinaire; d) refuse de considérer une proposition technique; e) refuse de répondre à une question ordinaire ou portant sur un point technique; f) refuse les mises en nomination régulières; g) ordonne le vote tandis que des membres veulent encore prendre la parole. Un appel sur ces points techniques doit être secondé avant d être accueilli par le président. Page 13 sur 15

14 Lorsqu un membre en appelle à l assemblée d une décision du président, ce dernier peut expliquer le bien-fondé de sa décision mais il est tenu de soumettre le litige à l assemblée. Il n y a cependant pas d appel possible des décisions du président relatives au maintien de la paix et du bon ordre. 13. L USAGE DU DROIT DE PAROLE Celui qui a la parole doit respecter les règles suivantes : a) Il s adresse toujours au président, même s il répond à une question ou discute des avancés d un autre membre. b) Il doit parler uniquement et directement du sujet du débat lorsqu il présente une proposition ou présente son opinion sur une proposition soumise à l assemblée. c) Il doit interrompre son discours lorsque le président lui en fait la demande, soit parce que le temps qui lui est alloué est écoulé, soit parce qu un autre membre a présenté une proposition technique qui a préséance. d) Il doit s en tenir aux faits pertinents à la question et éviter toutes insinuations malveillantes ou injurieuses à l égard de qui que ce soit. 14. LES INTERVENTIONS DU PUBLIC En vertu de l article 195 de la Loi sur l instruction publique, le Comité exécutif établit les règles suivantes pour gérer les interventions du public : A. Avant l ouverture de l assemblée le secrétaire général inscrit le nom des personnes qui signifient leur intérêt à s adresser au conseil des commissaires en recueillant leur signature et en consignant par écrit le sujet qu elles souhaitent aborder et s il y a lieu le groupe qu elles représentent. Avant le début de la période d interventions du public le président peut accepter l inscription d une personne si cette dernière n a pu le faire précédemment à l ouverture de la séance. B. À partir de ces informations, le président structure la période d intervention du public, en appelant au micro les intervenants concernés et en leur précisant le temps qui leur sera accordé pour faire leur représentation. Comme règle générale, le temps alloué à chacun ne dépasse pas trois (3) minutes. Dans le cas où plusieurs intervenants veulent intervenir sur le même sujet, le président précise le temps qui sera alloué à chaque intervenant ou encore le temps Page 14 sur 15

15 global qui sera alloué au sujet. Dans ce dernier cas, les intervenants peuvent se partager le temps alloué. C. Le président invite au micro les intervenants concernés en ayant pris soin de regrouper les interventions qui portent sur un même sujet. Il demande aussi aux intervenants de s en tenir aux faits pertinents à la question et à éviter les insinuations malveillantes ou injurieuses à l égard de qui que ce soit. La période d interventions du public est prévue au début de la séance après l adoption du procès-verbal. Elle est d'une durée maximale de quinze minutes. Audelà du temps ainsi alloué le président peut fixer une période supplémentaire d interventions du public à être tenue à la fin de la séance mais avant sa levée, après que tous les points inscrits à l ordre du jour aient été traités D. Les intervenants doivent adresser leurs commentaires et leurs questions au président du Comité exécutif. E. Après les différentes interventions sur un sujet, le président peut commenter ou encore répondre aux questions. Il peut de plus permettre à un commissaire ou à un membre de la Direction générale de commenter ou de répondre à une question. F. Afin de favoriser le déroulement harmonieux de la période d interventions du public les personnes présentes qui choisissent de ne pas se prévaloir de la période ou celles à qui n est pas accordé le droit de parole selon les règles et modalités s y appliquant et celles dont l intervention est terminée, doivent s abstenir de commenter, questionner, chahuter ou autrement nuire à la tenue de la période pendant que d autres personnes y sont entendues. Amendé e résolution 15. LEVÉE DE L ASSEMBLÉE Quand tous les sujets figurant à l ordre du jour sont épuisés, l assemblée est levée par le président, sur proposition d un membre du Comité exécutif. Page 15 sur 15