MANDAT DU COMITÉ D HARMONISATION 3 janvier 2005

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1 MANDAT DU COMITÉ D HARMONISATION 3 janvier CONTEXTE Le Comité d harmonisation (CH) joue un rôle important dans le maintien du patrimoine collectif du Syndicat Les Jardins du Château en contribuant à assurer la meilleure qualité de vie possible à chacun des résidents. Il a été mis sur pied suite à la volonté collective des copropriétaires exprimée lors de l'assemblée générale spéciale des copropriétaires du 10 octobre Le CH relève du Conseil d administration (CA) qui reste maître de ses décisions conformément aux dispositions du Code civil du Québec ainsi que de la déclaration de copropriété du Syndicat. Le mandat du CH tel que formulé lors de l assemblée du 10 octobre 2000 a jusqu à maintenant régi les relations entre le CA et le CH. Toutefois, l expérience acquise au cours des trois dernières années a motivé le CA à proposer aux copropriétaires quelques mises à jour du mandat du CH afin de mieux répondre aux besoins opérationnels. Elles sont présentées dans le projet de mandat révisé ci-après. 2. RAISON D ÊTRE Le CH a pour raison d'être de: 2.1 conseiller le CA dans le maintien du cachet des Jardins du Château en veillant à l'harmonie* de l'ensemble de la copropriété; 2.2 conseiller le CA en vue du maintien de la copropriété comme lieu de résidence recherché; 2.3 conseiller le CA pour la protection de la valeur de chacune des copropriétés; 2.4 établir des recommandations pour aider le CA et les copropriétaires dans la planification et la réalisation des travaux d'aménagement; 2.5 développer et cumuler une somme de connaissances techniques et réglementaires pour conseiller efficacement le CA dans la prise de décisions relatives à l harmonie de la copropriété. 1

2 * Harmonie : relations existant entre les diverses parties d un tout et qui font que ces parties concourent à un même effet d ensemble. (Dictionnaire Robert) 2

3 3. MANDAT Le mandat du CH est de fournir, sous forme de recommandations au CA, les balises nécessaires au maintien de l'harmonie de la copropriété Les Jardins du Château, concernant : 3.1 l'aménagement des façades avant et arrière des bâtiments; 3.2 l'aménagement des espaces communs à usage exclusif avant et arrière; 3.3 l'aménagement paysager des espaces communs incluant la mise en valeur du parc arboré; 3.4 le suivi des travaux d aménagement extérieur affectant l harmonie effectués par les copropriétaires; 3.5 toute autre question qui lui est référée par le CA. 4. PRINCIPALES ACTIVITÉS Les principales activités du CH dans le cadre de son mandat, consistent à : 4.1 élaborer et proposer au CA, en début d'année financière, un plan d'action annuel (en tenant compte des ressources du Syndicat) portant sur les priorités d'action, concernant l'ensemble des initiatives d'aménagement extérieur, de protection et de mise en valeur du site Les Jardins du Château; 4.2 créer, réviser et proposer périodiquement au CA des lignes directrices qui contribueront à assurer l'harmonie de l'ensemble de la copropriété, dans le respect des dispositions législatives et réglementaires pertinentes (Code du bâtiment, règlements municipaux, lois, etc.); 4.3 participer à l'élaboration et à la révision des règlements de la copropriété pour tout ce qui concerne l harmonie; 4.4 étudier les plans d'aménagement extérieurs présentés par les copropriétaires et qui relèvent de son mandat, de façon à vérifier leur conformité aux lignes directrices en vigueur; 4.5 fournir au CA, des recommandations sur les plans d aménagements en vue de directives exécutoires; 4.6 rédiger un rapport annuel portant sur les activités du CH; 4.7 donner des avis et des recommandations écrites au CA sur des questions touchant l'harmonie des lieux; 3

4 4.8 informer les copropriétaires, le cas échéant, par divers moyens, de concert avec le Comité des Communications et le CA (p. ex. par l'entremise du bulletin Entre Nous). 4

5 5. PROCÉDURES RELATIVES AUX TRAVAUX PAR LES COPROPRIÉTAIRES Les procédures concernant les travaux devant être exécutés par les copropriétaires à l extérieur des immeubles, sont les suivantes: Étape 1 Soumissions des demandes de travaux Les copropriétaires remettent au CA par l'entremise du gestionnaire de la copropriété, le plan des aménagements qu ils souhaitent exécuter. Le CA fait ensuite parvenir au CH les demandes qui relèvent de son mandat. Étape 2 Étude des demandes et recommandations Le CH étudie les demandes et transmet ses recommandations au CA lors d une réunion régulière du CA et en présence d un membre du CH. Étape 3 Approbation et exécution des travaux Le CA approuve le plan des aménagements et envoie copie de la résolution aux copropriétaires concernés, copie conforme au CH. Le CA mandate le CH pour faire un suivi des travaux et de leur conformité aux plans approuvés. Un rapport à cet effet doit être présenté au CA et inscrit au procès-verbal. Étape 4 Désaccord sur les recommandations Dans le cas où le CA désire modifier les recommandations du CH, le CA motive et propose ses modifications au CH qui prend en considération ces modifications et soumet, s il y a lieu, une nouvelle recommandation au CA. S il y a consensus, le CH et le CA suivent les procédures prévues à l Étape 3 ci haut. S'il y a désaccord sur un point touchant les lignes directrices, la recommandation, ou une vision non tangible de la définition de l'harmonie, ou sur un aspect non anticipé de la responsabilité du CA en vertu de la déclaration de copropriété, le CA et le CH se rencontrent pour arriver à une entente soit sur l interprétation à donner aux lignes directrices, soit sur la modification d un point de ces mêmes lignes. Cependant si le sujet du désaccord n'est pas traité dans les lignes directrices, sur demande du CA, le CH prépare une recommandation pour l approbation du CA et pour inclusion dans les lignes directrices. Étape 5 Consultation publique S'il subsiste malgré tout un désaccord entre le CA et le CH, le CA convoque une assemblée de consultation dont le but est de prendre en compte l avis des copropriétaires sur la question. Le CA prend ensuite la décision qu il juge devoir prendre en vertu de son propre mandat découlant de la déclaration de copropriété ou du Code civil du Québec. 5

6 Toutefois, la question de principe en litige devra être motivée par le CA lors de la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Celle-ci prendra alors la décision qu elle jugera appropriée. 6. NON CONFORMITÉ DES TRAVAUX EXÉCUTÉS PAR LE COPROPRIÉTAIRE Dans le cas de travaux entrepris sans l autorisation préalable du CA, ou exécutés de façon non conforme aux lignes directrices et à la résolution du CA, le CA applique alors des procédures conformes à celles prévues à cet effet dans la Déclaration de copropriété. 7. CODE D ÉTHIQUE 7.1 Confidentialité Entre le moment où le CA reçoit une demande d'autorisation de travaux de la part d'un ou d'une copropriétaire et celui où une décision finale est prise sur une recommandation du CH, aucune communication privée à ce sujet n'est permise entre les membres du CA ou du CH et ce copropriétaire ou toute tierce partie, à l'exception des situations suivantes : Une demande de clarification, par un membre du CH dûment mandaté, en rapport avec le plan soumis; Une demande d'information de la part d'un ou d'une copropriétaire en rapport avec le plan soumis. Toute communication de ce genre, y compris celle adressée au gestionnaire, devra être dirigée vers le président ou la présidente du CA qui communiquera, le cas échéant, avec le CH pour suite à donner. 7.2 Transparence Toute décision relative à une demande d'autorisation de travaux doit se faire en comité (soit au CA, soit au CH) et doit apparaître au procès verbal de la réunion du comité concerné. 8. REPRÉSENTATION DU CH AU CA Un représentant du CH est invité aux réunions du CA pour faire rapport sur les activités du CH et pour présenter les recommandations. À l'identique, le CA peut déléguer un de ses membres pour assister aux réunions du CH. 9. COMPOSITION ET FONCTIONNEMENT DU CH 9.1 Le CH sera composé de cinq (5) membres copropriétaires à l exclusion des membres du 6

7 CA. Ils choisiront parmi eux un ou une président(e); 9.2 Lors d une vacance, les membres du CH demeurant en fonction nommeront un remplaçant. 9.3 Les décisions seront prises par consensus ou par vote majoritaire; 9.4 Le CH se réunira une fois par mois ou selon les besoins; 9.5 Le CH tiendra les ordres du jour, les procès-verbaux, les dossiers et les archives concernant ses activités. Ces documents devront être archivés auprès du gestionnaire de la copropriété. Gatineau, le 3 janvier

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