fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée ;

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1 1/9 Comité sectoriel du Registre national Délibération RN n 27/2015 du 22 avril 2015 Objet: Demande d accès au Registre national formulée par la Direction de l Adoption Autorité Centrale Communautaire de l Administration générale de l Aide à la Jeunesse, de la Santé et du Sport du Ministère de la Communauté française (RN-MA ) Le Comité sectoriel du Registre national (ci-après "le comité") ; Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques (ci-après la "LRN") ; Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après la LVP ), en particulier l'article 31bis ; Vu l'arrêté royal du 17 décembre 2003 fixant les modalités relatives à la composition et au fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée ; Vu la demande de la Direction de l Adoption Autorité Centrale Communautaire de l Administration générale de l Aide à la Jeunesse, de la Santé et du Sport du Ministère de la Fédération Wallonie- Bruxelles reçue le 24/02/2015; Vu la demande d'avis technique et juridique adressée au Service public fédéral Intérieur en date du 23/03/2015; Vu le rapport de la Présidente ;

2 Délibération RN 27/2015-2/9 Émet, après délibération, la décision suivante, le 22 avril 2015: I. OBJET DE LA DEMANDE. 1. La Direction générale de l Aide à la jeunesse, plus précisément la Direction de l Adoption Autorité Centrale Communautaire (ci-après «demandeur» ou «DGAJ») s est vue autorisée par le Comité en date du 9 juillet 2014 à accéder à certaines données du Registre national (données visées à l article 3, 1 er, 1, 2, 3, 4, 5, 8, 9, 11, 12, 13 et 14, de la LRN), ainsi qu à l historique de la donnée relative à l adresse des personnes concernées, afin d exercer ses missions en matière d adoption et plus précisément : Pour toute adoption : vérifier que les candidats adoptants sont bien dans les conditions légales pour entamer la procédure d adoption (conditions d âge, d état civil et de résidence habituelle) ; Pour les adoptions intrafamiliales internes : vérifier le lien entre l enfant à adopter et les candidats adoptants (enfant du conjoint, placement familial, résidence commune, durée de vie commune, ) ; Pour les adoptions intrafamiliales internationales : vérifier l arrivée (légale ou illégale) de l enfant sur le territoire, et/ou dans la famille des candidats adoptants. 2. L actuelle demande vise à permettre à la DGAJ d accéder aux données visées à l article 3, 1 er, 1, 2 (à l exclusion du lieu de naissance), 3 et 5, de la LRN ainsi qu à l historique de la donnée relative à la résidence principale, concernant les parents d origine afin de permettre à l adopté devenu majeur de rechercher ses parents d origine. Les Autorités centrales communautaires (ACC), comme le demandeur, sont notamment chargées du suivi post-adoptif dans le cadre des adoptions internes d enfants mineurs. La DGAJ intervient dès lors notamment lorsqu un enfant adopté devenu majeur souhaite effectuer les démarches utiles afin de découvrir ses origines. Dans ce cas, la consultation du dossier disponible au sein de l ACC se fait avec un encadrement professionnel mis en place par cette dernière, tout comme le fait d éventuellement rencontrer ses parents d origine si l adopté souhaite une telle rencontre et que les parents d origine y consentent. Le demandeur explique que l encadrement se fait alors, dans un premier temps, par une reprise de contact discrète par le professionnel, pour expliquer aux parents d origine la demande de l enfant devenu majeur, et permettre éventuellement une rencontre dans les conditions les plus judicieuses pour l un et pour l autre.

3 Délibération RN 27/2015-3/9 II. EXAMEN DE LA DEMANDE 3. Le demandeur ayant déjà obtenu une autorisation du Comité sectoriel du Registre national 1, le Comité peut se limiter à examiner les finalités poursuivies et les données pour lesquelles l autorisation d accéder est demandée afin de procéder à l examen de proportionnalité dans le cadre de la présente demande. A. FINALITÉ 4. Le demandeur souhaite accéder à certaines données du Registre national afin de retrouver les coordonnées actuelles des parents d origines ayant confié leur enfant à l adoption, dans le cadre d une recherche d origine, initiée par l adopté devenu majeur. 5. Conformément au Décret du 5 décembre 2013 modifiant le Décret du 31 mars 2014 relatif à l adoption, le demandeur a principalement pour missions : - d assurer et de diffuser l information sur l adoption - d organiser la préparation de toutes les personnes candidates à une adoption ; - de réaliser les enquêtes sociales que le tribunal de la jeunesse ordonne dans le cadre des procédures d adoption ; - d encadrer toutes les procédures d adoption, tant en Belgique qu à l étranger (en collaborant avec les organismes agréés d adoption 2 - «OAA» - auxquels le demandeur délègue une partie de ses compétences en matière d encadrement) ; - de veiller au suivi des enfants adoptés et des adoptants ; - d assurer le secrétariat du Conseil supérieur de l adoption. 6. Comme le prévoit l article 49/2 du Décret de la Communauté française du 31 mars 2004 relatif à l adoption (tel que modifié par le décret du 5 décembre 2013) dans le cadre de sa mission de suivi des enfants adoptés, les ACC et les organismes d adoption sont tenus de «conserver les informations qu ils détiennent sur les origines de l enfant adopté, notamment celles relatives à l identité de sa mère et de son père ainsi que celles relatives au passé médical de l adopté et de sa famille.» Ils doivent permettre la «consultation des dossiers en leur possession par toute personne adoptée ou par son représentant dans la mesure permise par les articles et du Code civil et par la loi belge» 3. 1 Délibération RN n 58/2014 du 9 juillet Les OAA sont des ASBL belges, agréées en tant qu OAA par la Communauté française, soit pour l adoption interne, soit pour l adoption internationale. 3 Article 49/2, du Décret du 31 mars 2004.

4 Délibération RN 27/2015-4/9 7. L article 50 de l Arrêté du 8 mai 2014 relatif à l adoption prévoit que «1er. Le droit de consultation visé à l'article 49/2 du décret porte sur les données relatives aux origines de l'adopté, à l'exclusion des données relatives aux aptitudes psychologiques et sociales des adoptants, et aux suivis post-adoptifs. Ce droit n'est pas ouvert à la famille d'origine ou à la fratrie de l'adopté. 2. Toute personne majeure peut demander à consulter son dossier d'adoption. Cette consultation est obligatoirement encadrée par un professionnel. Dans le respect des dispositions du 1er, et selon la demande de l'adopté, ce dernier réalise soit un entretien, soit une consultation du dossier, soit un compte-rendu des éléments de celui-ci. Lorsque l'adoption a été encadrée par un O.A.A. encore agréé, l'adopté s'adresse à ce dernier. S'il ne souhaite pas de contact avec celui-ci, ou si l'adoption a été encadrée par un O.A.A. qui n'est plus agréé, l'adopté s'adresse à l'a.c.c., qui soit encadre elle-même la demande, soit l'oriente vers un O.A.A. ou vers un autre service d'accompagnement post-adoptif. 3. Lorsque l'adoption n'a pas été encadrée par un O.A.A. ou par l'a.c.c., l'adopté s'adresse à l'a.c.c., qui vérifie si elle dispose d'éléments relatifs à cette adoption. Si c'est le cas, la consultation est organisée conformément aux dispositions des 1er et 2. Dans le cas contraire, l'a.c.c. peut donner des conseils généraux sur les démarches à suivre pour les recherches d'origine.». 8. Le demandeur explique que dans le cadre d une recherche d origine, il intervient également pour retrouver les coordonnées des parents d origine ayant confié leur enfant à l adoption. Cela procède notamment de la finalité poursuivie par la réforme de l adoption, et répond aux dispositions y relatives de la Convention de la Haye du 29 mai 1993 sur la protection des enfants et la coopération en matière d adoption internationale. 9. Les ACC et, le cas échéant, les OAA mènent une mission de suivi post adoptif et doivent être en mesure de permettre à l adopté de pouvoir pleinement découvrir ses origines et ce en ouvrant la possibilité, sous réserve de l accord en retour des parents d origine, de se rencontrer une fois l adopté devenu majeur. 10. Les articles 49/2 et 50 visés ci-dessus implémentent notamment l article 30 de la Convention de la Haye qui stipule que «1. Les autorités compétentes d'un Etat contractant veillent à conserver les informations qu'elles détiennent sur les origines de l'enfant, notamment celles relatives à l'identité de sa mère et de son père, ainsi que les données sur le passé médical de l'enfant et de sa famille. 2. Elles assurent l'accès de l'enfant ou de son représentant à ces informations, avec les conseils appropriés, dans la mesure permise par la loi de leur Etat». Renvoi est donc également fait au droit national et à ce qu il permet.

5 Délibération RN 27/2015-5/9 11. Le Comité constate que la mission de suivi post-adoptif du demandeur et la conservation des informations sur les origines de l adopté afin que ce dernier puisse découvrir ses origines impliquent par nature pour le demandeur d être en mesure de contacter les parents d origine afin d organiser une rencontre entre l enfant adopté devenu majeur et ses parents, sous réserve du consentement de ces derniers d accéder à cette demande, par l intermédiaire d un professionnel, conformément à l article 50, 2 de l Arrêté du 8 mai Considérant ce qui précède, le Comité estime que les finalités poursuivies sont déterminées et explicites au sens de l'article 4, 1, 2 de la LVP et de l'article 5, alinéa 1 et 2 de la LRN. Elles sont également légitimes étant donné que les traitements qui sont effectués à cet effet reposent sur l'article 5, premier alinéa, e) de la LVP. B. PROPORTIONNALITÉ B.1. Quant aux données 13. Le demandeur souhaite accéder aux informations mentionnées à l article 3, 1 er alinéa, 1, 2, 3 et 5, de la LRN, à savoir : les nom et prénoms ; la date de naissance (pas le lieu de naissance) ; le sexe ; la résidence principale. 14. Le Comité constate que : Un accès aux données «nom et prénoms» et «sexe» est indispensable pour pouvoir confirmer l identité des parents d origine de l enfant adopté. Par ailleurs, la donnée «sexe» permet de s adresser correctement aux destinataires des courriers adressés le cas échéant parle demandeur ; Un accès à l information «date de naissance» est nécessaire pour pouvoir confirmer l identité des parents d origine de l enfant adopté, selon ce que le dossier renseigne. En effet, en cas d homonymes, la date de naissance est un élément supplémentaire permettant de vérifier l identité de la personne ;

6 Délibération RN 27/2015-6/9 L accès à la donnée «résidence principale» est indispensable pour pouvoir retrouver la trace des parents d origine. Le demandeur explique à cet égard que la demande de recherche d origine venant très souvent de nombreuses années après que les parents aient confié leur enfant en adoption, une consultation du registre national pour retrouver les coordonnées des parents. 15. Le demandeur souhaite également obtenir un accès à l historique de la donnée «résidence principale» dans la mesure où l historique des adresses des parents doit permettre de retrouver la trace de ceux-ci plus facilement lors d une recherche d origine demandée par un enfant adopté. 16. Le Comité estime qu'en vue de la réalisation des finalités énoncées au point A, un accès aux données à caractère personnel mentionnées à l'article 3, 1 er alinéa, 1, 2 (à l exception du lieu de naissance), 3 et 5, de la LRN, ainsi qu à l historique de la donnée visée à l article 3, 1 er alinéa, 5, de la LRN est conforme à l'article 4, 1, 3 de la LVP. B.2. Quant à la fréquence de l accès et à la durée pour laquelle l'accès et l'utilisation sont demandés 17. Le demandeur sollicite un accès permanent, afin de pouvoir accéder à ces données à chaque fois qu une demande de recherche d origine est introduite par un enfant adopté devenu majeur. 18. Le Comité estime que pour pouvoir s'acquitter de la mission susmentionnée avec l'efficacité requise, le demandeur doit être en mesure de procéder dès que nécessaire aux vérifications qui s imposent dans le Registre national. Dans cette optique, un accès permanent est donc approprié (article 4, 1, 3, de la LVP). 19. L accès est sollicité pour une durée indéterminée dans la mesure où les missions imparties au demandeur ne sont pas limitées dans le temps. 20. À la lumière de cet élément, le Comité juge qu'une autorisation pour une durée indéterminée est appropriée (article 4, 1, 3, de la LVP). B.3. Quant au délai de conservation 21. Le demandeur demande que lui soit accordée une durée de conservation de cinquante ans après que l adoption soit devenue définitive. L article 22, 5, de la Convention Européenne en matière d adoption des enfants du 27 novembre 2008 prévoit qu «eu égard au droit d une personne de connaître son identité et ses origines, les informations pertinentes relatives à une adoption sont

7 Délibération RN 27/2015-7/9 recueillies et conservées pendant au moins cinquante ans après que celle-ci est devenue définitive». Le demandeur précise que vu l âge parfois avancé auquel un enfant entame une recherche d origine, un historique le plus long possible est intéressant, et devrait couvrir au moins 50 ans (durée légale de conservation des dossiers d adoption). 22. Le Comité relève que ladite Convention n a pas encore été ratifiée par la Belgique. Néanmoins, en vue de cette prochaine ratification, l arrêté de la Communauté française du 8 mai 2014 (visé ci-dessus) a déjà intégré, suite à une observation du Conseil d Etat, dans son article 48, que «Les informations visées à l article 49/2 du décret sont conservées pendant minimum cinquante ans». 23. Le Comité estime que la durée de conservation proposée par le demandeur est admissible à la lumière de l'article 4, 1, 5, de la LVP. B.4. Usage interne et/ou communication à des tiers 24. Il ressort des explications fournies que l encadrement de la recherche de ses origines peut être confié à l OAA compétente et de ce fait, il est nécessaire de lui transmettre les données récoltées à cette fin, notamment la donnée relative à la résidence principale actuelle afin de lui permettre de prendre contact avec la/les personne(s) concernée(s). 25. Le Comité constate que les OAA sont néanmoins encadrés, coordonnés, contrôlés et évalués par le demandeur, qui ne leur communique que les informations nécessaires pour le traitement, par eux, des dossiers qu il leur délègue. Il est par conséquent également admissible, au vue des finalités poursuivies, que les informations leurs soient communiquées, proportionnellement à ce qui est nécessaire dans le traitement des dossiers. Le demandeur indique que ces mêmes données leurs sont actuellement fournies directement par les candidats à une procédure d adoption. B.5. Connexions en réseau 26. La demande ne fait pas mention de connexions en réseau. Le Comité en prend acte. 27. Par souci d'exhaustivité, le Comité souligne que : si des connexions en réseau sont réalisées ultérieurement, les bénéficiaires de l autorisation devront l en informer au préalable ;

8 Délibération RN 27/2015-8/9 le numéro d identification du Registre national ne peut être utilisé dans des relations avec des tiers que si cela s'inscrit dans le cadre des finalités pour lesquelles ceux-ci ont été autorisés à utiliser ce numéro. C. SÉCURITÉ 28. Le demandeur a fait savoir qu il enverrait ultérieurement le questionnaire d évaluation pour le candidat conseiller en sécurité ainsi que la déclaration de conformité relative à la sécurité de l information. 29. Le Comité en a pris acte et ne peut dès lors que se prononcer sous condition suspensive de la réception de ces documents et de leur approbation. C.1. Personnes ayant accès aux informations et liste de ces personnes 30. L'accès aux données est réservé aux juristes, gestionnaires de dossiers et assistant du demandeur. 31. Comme le prescrit l'article 12 de la LRN, le demandeur doit dresser une liste des personnes ayant accès au Registre national et utilisant le numéro d'identification de ce Registre. Cette liste sera constamment actualisée et tenue à la disposition du Comité. 32. Les personnes figurant sur cette liste doivent en outre signer une déclaration par laquelle elles s'engagent à préserver la sécurité et le caractère confidentiel des informations. PAR CES MOTIFS, le Comité 1 autorise pour une durée indéterminée, la Direction générale de l Aide à la jeunesse, plus précisément la Direction de l Adoption Autorité Centrale Communautaire de l Administration générale de l Aide à la Jeunesse, de la Santé et du Sport du Ministère de la Fédération Wallonie- Bruxelles, en vue de réaliser les finalités mentionnées au point A et aux conditions énoncées dans la présente délibération :

9 Délibération RN 27/2015-9/9 à disposer d'un accès permanent aux informations reprises à l'article 3, premier alinéa, 1, 2, 3 et 5, de la LRN ; à accéder à l historique de la donnée résidence principale remontant à 50 ans ; Cette autorisation ne produira toutefois ses effets qu'une fois que le Comité aura constaté sur la base des documents et informations fournis, à l'aide des questionnaires ad hoc disponibles sur le site web de la Commission, dûment complétés conformément à la vérité, que le conseiller en sécurité exerce pleinement ses fonctions et que des mesures de sécurité adéquates auront été mises en place. 2 stipule que lors de toute modification ultérieure de l organisation de la sécurité de l information pouvant avoir un impact sur les réponses données au questionnaire sécurité fourni au Comité (désignation du conseiller en sécurité et réponses aux questions relatives à l organisation de la sécurité), la Direction générale de l Aide à la jeunesse, plus précisément la Direction de l Adoption Autorité Centrale Communautaire de l Administration générale de l Aide à la Jeunesse, de la Santé et du Sport du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles, adressera au Comité un nouveau questionnaire relatif à l'état de la sécurité de l'information complété conformément à la vérité. Le Comité en accusera réception et se réserve le droit de réagir ultérieurement, s'il y a lieu ; 3 stipule que lorsqu'elle enverra un questionnaire relatif à l état de la sécurité de l information à la Direction générale de l Aide à la jeunesse, plus précisément la Direction de l Adoption Autorité Centrale Communautaire de l Administration générale de l Aide à la Jeunesse, de la Santé et du Sport du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles, cette dernière devra compléter ce questionnaire conformément à la vérité et le lui renvoyer. Le Comité en accusera réception et se réserve le droit de réagir ultérieurement, s il y a lieu. Pour l Administrateur f.f., abs. La Présidente, (sé) An Machtens Chef de Section OMR f.f. (sé) Mireille Salmon