PROCÉDURE DE DÉSIGNATION DES MEMBRES DU CONSEIL D ADMINISTRATION (RÈGLEMENT NUMÉRO 5)

Transcription

1 PROCÉDURE DE DÉSIGNATION DES MEMBRES DU CONSEIL D ADMINISTRATION (RÈGLEMENT NUMÉRO 5) Adopté par le Conseil d'administration le 23 janvier 1980 En vigueur le 6 mars 1980 Modifié par le Conseil d'administration le 15 décembre 1982 En vigueur le 10 janvier 1983 Modifié par le Conseil d'administration le 15 décembre 1993 En vigueur le 15 décembre 1993 Modifié par le Conseil d'administration le 13 mars 2007 En vigueur le 13 mars 2007 (désignation des étudiants)

2 INTRODUCTION La Loi sur les collèges d'enseignement général et professionnel prévoit que les membres du Conseil d'administration sont élus par leurs pairs, nommés par le ou la ministre ou nommés par les membres du Conseil en fonction. Les représentants des groupes sont ceux visés à l'article 8, paragraphes a) à f) de la Loi soit: cinq (5) membres provenant des groupes socioéconomiques du territoire desservi par le Collège; deux (2) personnes choisies au sein des entreprises de la région oeuvrant dans les secteurs d'activités économiques correspondant aux programmes d'études techniques mis en oeuvre par le Collège; deux (2) ex-étudiants du Collège détenant un diplôme dans un programme d'études préuniversitaires (1) et dans un programme d'études techniques (1); deux (2) parents d'étudiants du Collège; deux (2) étudiants du Collège, l'un inscrit dans un programme d'études préuniversitaires et l'autre dans un programme d'études techniques; deux (2) enseignants du Collège; un (1) professionnel non-enseignant du Collège; un (1) membre du personnel de soutien du Collège; le directeur général du Collège; le directeur des études du Collège. Le règlement de régie interne (numéro 1) apporte les précisions suivantes à la Loi : L'article 1 donne la définition des mots enseignants, professionnel, etc. L'article 2.06 indique à quel moment il faut tenir un scrutin de désignation. L'article 4.08 montre que le secrétaire général a pour tâche de tenir et de présider le scrutin de désignation tel que prévu à l'alinéa d de l'article 8 de la Loi. Le présent règlement a pour but de préciser les modalités de la tenue d'un scrutin.

3 ARTICLE 1 Procédure de désignation des enseignants, des professionnels et des membres du personnel de soutien 1.01 Dispositions générales Dans les trente (30) jours précédents ou au plus tard dans les trente (30) jours suivant une vacance ou la fin d'un mandat, le secrétaire général avise par lettre le président du syndicat du groupe concerné qu'il aura à désigner un (des) représentant (s) au Conseil d'administration du Collège par voie de scrutin secret. Si cette vacance ou cette fin de mandat se produit entre le 1 er juin et le 1 er septembre, le secrétaire général doit donner cet avis au plus tard trente (30) jours après le début de la session d'automne. Cet avis est donné par courrier interne ou par courriel et doit spécifier qu'il s'adresse à tous les membres d'un groupe qu'ils soient syndiqués ou non. Suite à cet avis, le syndicat organise l'élection puis transmet au secrétaire général le nom de la ou des personnes élues, par courrier interne ou par courriel. Le secrétaire général en informe le ministre et le président du Conseil d administration qui à son tour en informe les membres Dispositions particulières Dispositions concernant la désignation d'un représentant des enseignants Toute personne occupant une fonction d'enseignant telle que décrite à l'article 1.01, paragraphe f), du règlement numéro 1, peut être candidat et/ou voter lors de la désignation d'un représentant des enseignants. Dispositions concernant la désignation d'un représentant des professionnels Toute personne occupant une fonction de professionnel telle que décrite à l'article 1.01, paragraphe g), du règlement numéro 1, peut être candidat, signer un bulletin de mise en candidature et voter lors de la désignation d'un représentant des professionnels Dispositions concernant la désignation d'un représentant des membres du personnel de soutien Toute personne occupant une fonction de membre du personnel de soutien telle que décrite à l'article 1.01, paragraphe h), du règlement numéro 1, peut être candidat, signer un bulletin de mise en candidature et voter lors de la désignation d'un représentant des membres du personnel de soutien.

4 ARTICLE 2 Procédure de désignation des étudiants 2.01 Dispositions générales Dans les trente (30) jours précédents ou au plus tard dans les trente (30) jours suivant une vacance ou la fin d'un mandat, le secrétaire général avise, par écrit, le président de l'association générale des étudiants du Collège qu'il aura à désigner un (des) représentant (s) au Conseil d'administration du Collège. Si cette vacance ou cette fin de mandat se produit entre le 15 avril et le 1 er septembre, le secrétaire général doit donner cet avis au plus tard trente (30) jours après le début de la session d'automne. Suite à cet avis, l'a.g.e.s. procède à la nomination d au plus deux étudiants-es au Conseil d'administration du Collège, l'un-e provenant des programmes techniques et l'autre des programmes préuniversitaires Dispositions particulières Dispositions concernant la désignation d'un représentant des étudiants : Toute personne répondant aux exigences de l'article 1.01, paragraphe i) du règlement numéro 1 peut être nommée par l'a.g.e.s. Suite à la ou aux nominations, l'a.g.e.s. achemine au secrétaire général la résolution nommant le ou les étudiants. Le secrétaire général fait part de ces nominations au ministre et au président du Conseil qui en informe les membres.

5 ARTICLE 3 Procédure de désignation des parents 3.01 Au début de chaque année, lorsqu'il y a vacance ou vacance prévue avant le 15 avril, le secrétaire avise, par la poste, les parents inscrits au registre des parents d'étudiants du Collège qu'ils auront à élire, au cours d'une assemblée générale, des personnes susceptibles de les représenter au Conseil d'administration L'avis spécifie la date, l'endroit, l'heure de l'assemblée générale, le nom de la (des) personne (s) à remplacer et comprend une invitation aux personnes intéressées à poser leur candidature. Il est accompagné d'un formulaire de mise en candidature Toute personne intéressée à poser sa candidature doit remplir et signer le formulaire de mise en candidature en y mentionnant son nom, son adresse, son occupation principale, le nom de son (ses) enfant (s) et la date de naissance de celui ci (ceux-ci). Les signatures de deux (2) parents d'étudiants du Collège appuyant le candidat doivent être apposées au formulaire Toute personne possédant la qualité de parent telle que décrite à l'article 1.01, paragraphe e), du règlement numéro 1, peut être candidat, signer un bulletin de mise en candidature et voter lors de la désignation d'un représentant des parents Le formulaire doit être remis au secrétaire général du Collège avant la fin de la période de mise en candidature, laquelle prend fin juste avant l'élection Au plus tard le 30 e jour suivant la date de l'avis, se tient une assemblée générale au cours de laquelle les parents élisent les personnes susceptibles de les représenter au Conseil d'administration. Les parents présents à cette assemblée forment le quorum En plus de présider l'assemblée, le secrétaire général agit comme secrétaire. Les scrutateurs sont nommés parmi les personnes présentes à cette assemblée Le dépouillement du scrutin, se fait par les scrutateurs en présence du secrétaire général. Le dépouillement a lieu immédiatement après la votation Les parents inscrivent sur le bulletin de vote autant de noms qu'il y a de postes à combler immédiatement ou avant le 15 avril. La personne qui a obtenu le plus de votes est déclarée désignée pour occuper un poste vacant ou le premier poste qui le deviendra et ainsi de suite Si une personne mise en candidature lors de l'assemblée est appelée à combler un poste de représentant des parents devenu vacant entre le moment de l'assemblée et avant le 15 avril, elle doit toujours posséder la qualité de parent pour pouvoir être nommée membre du Conseil d'administration.

6 3.11 Le secrétaire général fait rapport au ministre des résultats du scrutin dès que possible. Il fait également rapport au Conseil.

7 ARTICLE 4 Procédure de désignation des membres provenant des groupes socio-économiques du territoire desservi par le Collège (Voir note à la fin) 4.01 Dispositions générales Dans les trente (30) jours suivant une vacance ou la fin d'un mandat, le secrétaire général procède de la façon suivante : Dans le cas des représentants des groupes socio-économiques du territoire : (Voir note à la fin) Le secrétaire général fait parvenir un avis au ministre accompagné d'une liste mise à jour du nom des principaux intervenants socio-économiques du territoire et lui demande de nommer une ou des personnes pour combler la vacance. Les personnes recommandées par les intervenants du territoire doivent remplir un formulaire «curriculum vitae abrégé». Dans le cas de la personne proposée par les établissements d'enseignement de niveau universitaire : (Voir note à la fin) Le secrétaire général fait parvenir un avis aux différents établissements universitaires du territoire leur demandant de proposer des candidatures de personnes intéressées à siéger au Conseil d'administration du Collège. Ces personnes remplissent un formulaire «curriculum vitae abrégé» qu ils font parvenir au secrétaire général. Une fois ces candidatures reçues, le secrétaire général les achemine au ministre en lui demandant de procéder à la nomination d'un de ces candidats. Dans le cas de la personne proposée par le Conseil régional des partenaires du marché du travail de la région où est situé le Collège : (Voir note à la fin) Le secrétaire général fait parvenir un avis au Conseil régional des partenaires du marché du travail, lui demandant de proposer la candidature d une personne intéressée à siégé au Conseil d'administration du Collège. Ces personnes doivent également remplir le formulaire «curriculum vitae abrégé». Une fois cette candidature reçue, le secrétaire général l'achemine au ministre lui demandant de procéder à la nomination de cette candidature.

8 ARTICLE 5 Procédure de désignation des membres provenant des entreprises oeuvrant dans les secteurs d'activités économiques correspondant aux programmes d'études techniques mis en oeuvre par le Collège (Voir note à la fin) 5.01 Dispositions générales Dans les trente (30) jours suivant une vacance ou la fin d'un mandat, le secrétaire général procède de la façon suivante : Il fait parvenir une lettre aux entreprises de la région oeuvrant dans les secteurs d'activités économiques correspondant aux programmes d'études techniques du Collège, leur demandant de proposer des candidatures de personnes intéressées à siéger au Conseil d'administration du Collège. Les personnes candidates font parvenir un formulaire "curriculum vitae abrégé" au secrétaire général dans les trente jours suivant l appel de candidatures. Les candidatures ainsi recueillies sont étudiées par le Comité exécutif du Collège qui en choisi six (6) dans le but d'acheminer leur dossier au ministre. Le secrétaire général fait parvenir une lettre au ministre accompagnée des dossiers, lui demandant de nommer deux des six personnes dont la candidature a été proposée.

9 ARTICLE 6 Procédure de désignation des membres titulaires du diplôme d'études collégiales, qui ont terminé leurs études au collège, dans un programme d'études préuniversitaires ou techniques 6.01 Dispositions générales Dans les trente (30) jours suivant une vacance ou la fin d'un mandat, le secrétaire général procède de la façon suivante : Il sollicite des candidatures parmi les anciens étudiants du Collège. Les candidatures ainsi recueillies sont étudiées par le Comité exécutif du Collège qui en choisi deux (2) en fonction de la nature des études (techniques et préuniversitaires) qui ont été suivies. Le secrétaire général achemine ces candidatures au Conseil d'administration pour fin de nomination.

10 ARTICLE 7 Entrée en fonction des membres du Conseil 7.01 Les membres du Conseil sont nommés ou élus pour un mandat dont la durée est prévue à l'article 9 de la Loi Pour les personnes nommées par le ministre, le mandat débute à la date inscrite sur l'acte de nomination; il s'agit des personnes nommées en vertu des alinéas a) et b) de l'article 8 de la Loi Pour les personnes nommées par le Conseil, le mandat débute lors de la séance du Conseil suivant la date de leur nomination; il s'agit des personnes nommées en vertu de l'alinéa c). Une lettre ou un courriel de l'association des étudiants au secrétaire général confirme cette nomination Pour les personnes élues ou nommées conformément aux alinéas c), d) et f) de la Loi, le mandat débute à la date d'élection ou de nomination ou à la date qui suit immédiatement la fin du mandat de la personne remplacée ou encore à la date déterminée par le Conseil conformément aux particularités suivantes. PARTICULARITÉS 7.05 Dans le cas des membres titulaires du diplôme d'études collégiales du Collège, il appartient aux membres du Conseil en fonction de décider de la date de leur nomination et ainsi, du début de leur mandat respectif Dans le cas des parents d'étudiants, le rapport de l'assemblée d'élection déposé par le secrétaire général confirme la date d'élection. Le mandat débute à cette date à la condition qu'elle survienne au moins 30 jours avant la date de la prochaine séance du Conseil d'administration; dans le cas contraire, le début du mandat coïncide avec la date de la séance suivante du Conseil d'administration Dans le cas des enseignants, du professionnel non enseignant et du membre du personnel de soutien, une lettre ou un courriel du Syndicat de chacune de ces catégories confirmant l'élection, est déposée au Conseil par le secrétaire général, à son assemblée qui suit l'élection. Cette lettre doit préciser la date d'élection des représentants respectifs. Le mandat débute à cette date.

11 Note : Ces dispositions datent de Tout au long de mon travail au niveau des affaires corporatives, je n ai jamais eu à faire les démarches de consultations. J ai donc vérifié avec le ministère si les dispositions inscrites dans notre règlement numéro 5 dédoublaient les démarches faites par le ministère. Voici la réponse obtenue de madame St-Laurent en date du 19 février Note mise dans le dossier du règlement numéro 5. Le ministère fait lui-même les consultations auprès des organismes suivants : Commissions scolaires Universités Conseils régionaux des partenaires du marché du travail Organismes socioéconomiques Entreprises.