Premières démarches. Les premières démarches que vous aurez à effectuer sont les suivantes:

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1 Département de l Intérieur TUTEUR GENERAL BUREAU D'AIDE ET CONSEIL AUX TUTEURS, CONSEILS LEGAUX ET CURATEURS PRIVES Ch. de Mornex Lausanne info.aidetuteur@vd.ch Premières démarches La nomination en qualité de tuteur ou de curateur implique un certain nombre de démarches à effectuer en début de mandat. Celles-ci ont pour but de répondre aux exigences de la Justice de paix, mais également de vous permettre d'avoir accès aux comptes de votre pupille et de commencer la gestion proprement dite. Il s'agit également pour vous de faire la connaissance de votre pupille et de sa situation. Les premières démarches que vous aurez à effectuer sont les suivantes: - accuser réception de votre nomination - établir un inventaire d'entrée - établir un budget prévisionnel annuel et prendre en main la gestion financière - vérifier la couverture sociale du pupille - rencontrer le pupille et son réseau. Par la suite, dans le cadre de votre mandat, vous aurez à établir annuellement les comptes de votre pupille pour la Justice de Paix. Démarrage du dossier Votre mandat débute par la réception à domicile de votre avis de nomination. Cet avis mentionne la mesure instituée (tutelle, curatelle ou conseil légal) et l'article du Code civil qui la définit plus précisément. Dès réception du mandat, votre nomination est effective, même si vous vous engagez dans une procédure d'opposition. Dans les faits, vous avez probablement reçu deux documents: l'un étant l'extrait de la séance de Justice de paix lors de laquelle vous avez été nommé et l'autre l'avis de nomination proprement dit. C'est ce dernier document que vous joindrez à tous les courriers concernant votre pupille et qui justifie le fait que vous agissiez en son nom. L'extrait de séance quant à lui vous donne quelques informations sur les raisons de la nomination. Dans la mesure où il peut comporter des éléments confidentiels, il n'a donc pas à être transmis à des tiers. Les premières démarches à accomplir sont : Accuser réception de l'avis de nomination auprès de la Justice de Paix (modèle de lettre à la fin du document) L60

2 TUTEUR GENERAL Rencontrer votre assesseur afin qu'il vous transmette les informations liées au dossier Mettre en place un système de classement car il y a beaucoup de documents administratifs à gérer. Nous vous conseillons d'ouvrir un classeur avec des séparations pour les pièces importantes: par ex. assurance maladie, impôts, banque, PC, etc. Tenir une comptabilité précise et bien évidemment séparée de la vôtre. Tout mouvement d'argent doit être justifié. Attention: Garder précieusement tous les justificatifs car vous aurez des comptes à rendre à la Justice de paix. Les justificatifs de paiement devront être gardés pendant 10 ans. Les contrats pour votre pupille (bail à loyer, assurances, etc..) ne doivent jamais être établis en votre nom. Les commandements de payer doivent toujours être au nom du pupille, le tuteur/curateur étant mentionné par sa fonction. L'inventaire d'entrée (art. 398 al.1 & 2 CC) Un inventaire des actifs et passifs doit être établi par le tuteur/curateur à l'intention de l'autorité tutélaire (Justice de paix). Lorsque le pupille est capable de discernement, il est, dans toute la mesure du possible, appelé à contresigner l'inventaire. Lorsque le pupille est incapable de discernement, il convient de fournir un certificat médical. S'il refuse de signer tout en étant capable de discernement, vous devrez joindre une lettre explicative. La formule d'inventaire d'entrée et la notice explicative sont disponibles sur le site dans la rubrique Modèles et formulaires. Cette formule remis par la Justice de paix avec l'avis de nomination est à remplir comme suit: ACTIF Fortune Revenus Mobilier - livrets d'épargne - biens immobiliers - titres, etc. - salaire, produit d'un travail - indemnités chômage, perte de gain - rentes AVS/AI, LPP (2 e pilier), prestations complémentaires, SUVA (assurance accident) - revenu d insertion (RI) - pensions alimentaires, avances BRAPA - revenus d'usufruit - autres Si le pupille possède du mobilier de valeur, le tuteur/curateur reprend l'estimation ECA. Sinon mentionner dans l'inventaire "mobilier courant" selon le nombre de pièces du logement.

3 TUTEUR GENERAL Immobilier : Se renseigner auprès du pupille et du registre foncier pour établir si le pupille est propriétaire d'un bien immobilier. Indiquer la valeur fiscale figurant au registre foncier dans l'inventaire. PA SSIF - Liste des actes de défaut de biens et des poursuites en cours. Si elle ne figure pas au dossier, s'adresser à l'office des poursuites et faillites, soit en passant au guichet: se munir d'une pièce d'identité + avis de nomination et demander la gratuité des frais soit par courrier: copie pièce identité + copie avis de nomination + demande de gratuité des frais + une enveloppe-réponse affranchie. - Ev entuelles dettes ou emprunts qui ne font pas l'objet de poursuites - Ev aluation des factures courantes impayées - Dettes sociales à demander au Centre Social Régional (ou cantonal pour les SDF) - Autres Le budget, l'ouverture et la gestion des comptes bancaires, les autorisations et les limites de la gestion courante Mesures immédiates à prendre dès réception de l avis de nomination: Suspendre l exploitation temporaire du compte bancaire ou postal ouvert jusqu'alors (se rendre à la banque avec l avis de nomination) en attendant que la Justice de paix délivre l autorisation d exploiter. Etablir un budget de fonctionnement (Ressources: rentes, salaires ou autres. Dépenses: loyer, cotisations/participations et franchise caisse maladie, entretien, divers, etc.). Le transmettre à la Justice de paix par le biais de l'assesseur en demandant par la même démarche (au bas du formulaire) l'autorisation d'exploiter le compte bancaire (compte courant, CCP) à concurrence du montant annuel budgétisé. Si le pupille possède un compte épargne, le tuteur/curateur souhaitant l'utiliser doit également demander une autorisation d'exploitation pour ce compte. Ces autorisations devront ensuite être remises à la banque. La formule de budget annuel prévisionnel est disponible sur le site sous la rubrique "Modèles et formulaires". En cas d'urgence, demander à la Justice de Paix, par le biais de l'assesseur, une autorisation d'exploitation provisoire (qui sera délivrée pour un montant de Fr. 10'000.-). Ne pas avancer d argent de votre poche. Si le pupille n a pas de compte bancaire, ouvrir à son nom (mais avec un accès par le tuteur/curateur seul) un compte qui permettra d'effectuer les opérations du budget (ressources et dépenses). Faire virer les ressources sur ce compte et établir des ordres de paiement. Suivant la situation ou collaboration curateur/tuteur/pupille, ouvrir un 2 e compte bancaire sur lequel sera viré mensuellement un montant à disposition du pupille

4 TUTEUR GENERAL pour son entretien, argent de poche et autres dépenses personnelles. Le curateur/tuteur donnera des instructions à la banque pour que le pupille puisse retirer au mois, à quinzaine ou à la semaine, un montant déterminé (fréquence selon les capacités financières et de gestion du pupille). La banque doit interdire le découvert. Vous trouverez en annexe la liste des établissements agréés. La Poste, qui n'est pas mentionnée, est toutefois reconnue. Si le pupille a une réserve financière (livret/compte épargne, etc.), le tuteur peut demander en tout temps à la Justice de paix une autorisation supplémentaire d'exploiter ce compte en justifiant la dépense, si elle dépasse Fr. 5'000.- par an (p. ex. pour vacances, sorties, meubles, remboursement de dettes). Le mandat s exerce uniquement dans les limites de la gestion courante. Toutes opérations sortant de la gestion courante sont soumises à l approbation de l autorité tutélaire sous forme de projet ou de demande d instructions, en application de l'art. 421 ch. 2 CC. Reprise du mandat d un précédent tuteur/curateur ou après une période transitoire sans représentation ou gestion Demander copie du compte final de l ancien mandataire. Ce document peut faire office d inventaire d entrée et sera repris pour établir le prochain compte annuel. Attention: La Justice de paix de Lausanne demande un nouvel inventaire même s'il y avait un précédent mandataire afin de préserver la responsabilité du nouveau mandataire. Récupérer les pièces importantes du dossier (polices d assurance, bail, etc ) ainsi que les factures en cours. Toutes les autres pièces (correspondances, quittances) doivent rester chez l ancien mandataire pendant 10 ans. Etablir une liste de ces documents, signée par les deux mandataires. L ancien tuteur/curateur doit transmettre cette pièce (remise de biens) à la Justice de paix pour être relevé définitivement. Lorsqu'un nouveau tuteur/curateur est désigné, l'ancien représentant légal est tenu d'assurer la gestion provisoire jusqu'à ce que son successeur soit effectivement entré en fonction; en particulier qu'il ait reçu son avis de nomination et les autorisations d'exploitation des comptes bancaires/postaux du pupille. Cette période transitoire est souvent difficile, les autorisations de gestion étant parfois longues à délivrer. L'ancien tuteur/curateur ne sera formellement relevé de ses fonctions que lorsque son compte final aura été approuvé par la justice de paix. S adresser alors à la banque pour obtenir un arrangement (en cas de besoin, à l assesseur pour obtenir de la Justice de paix une autorisation d'exploitation provisoire) et pouvoir ainsi assurer le minimum vital au pupille et ne pas péjorer sa situation (ordres de paiement du loyer, etc.). Ces dispositions sont à prendre également lorsque la nomination a été précédée d une période de flou, oppositions successives à la nomination, retard ou difficultés de procédure, accumulation de documents non traités due à une maladie ou autre

5 TUTEUR GENERAL incapacité. Le mandataire désigné devra alors contacter tous les partenaires (impôts, assurances, gérance, Office des poursuites) pour remettre la situation à jour. Information de la nomination Par lettre circulaire accompagnée d'une copie de l'avis de nomination, informer: Contrôle des habitants AI ou AVS, PC, assurances, gérance, ECA, SI, Swisscom, Billag, office d'impôts, etc. Banques, Postfinance (CCP) Pour un exemple de lettre, se référer en pages 9 et 10 du présent document. Rémunération : principe Le tuteur ou curateur a droit à une rémunération annuelle qui comprend une indemnité et le remboursement de ses débours ou frais (ports, taxes, téléphones, etc.) qui sont en principe à la charge du pupille, ainsi que les émoluments de Justice de paix. Le temps consacré à l'exécution du mandat par le tuteur n'est en principe pas rémunéré. La rémunération annuelle est fixée par la Justice de paix en fonction du travail accompli par le tuteur/curateur et des ressources du pupille. Elle est arrêtée au minimum à Fr et au maximum à trois pour mille de la fortune du pupille. Le montant annuel alloué pour les débours est de Fr Une justification sommaire des débours suffit lorsqu'ils ne dépassent pas cette somme. Au-delà, les déplacements sont indemnisés au tarif des transports publics, à défaut de transports publics, à raison de 70 centimes par km parcouru. Si le pupille n'a pas de fortune (moins de Fr. 5'000.-), la tutelle/curatelle est exonérée d'émoluments (c'est-à-dire qu'il faut à chaque fois demander à la Justice de paix que ces frais soient mis à la charge de l'etat). L'indemnité quant à elle est arrêtée à Fr et les débours à Fr Ils sont alors alloués par l'etat. Vérifications diverses à effectuer En début de mandat, vous devez vérifier la situation administrative de votre pupille, à savoir: Couverture sociale du pupille: maladie, accident, subside OCC, perte de gain, 2 e pilier, ECA, assurance RC et ménage, cotisations AVS/AI PSAL (cotisations AVS/AI pour personne sans activité lucrative) Polices d'assurance et décisions de prestations correspondant à la situation du pupille Dernière taxation fiscale

6 TUTEUR GENERAL Billag: annonce et/ou demande d'exonération des redevances radio/télévision pour les personnes au bénéfice des prestations complémentaires AVS/AI Evaluation sociale Il s'agit d'évaluer la situation sociale de votre pupille. Pour ce faire: Contacter en premier lieu les différents partenaires sociaux ou médicaux qui ont accompagné votre pupille jusqu'alors, par ex. l'assistant social du Centre social régional (CSR), du Centre médico-social (CMS), le répondant de votre pupille dans son EMS, son ancien curateur, son médecin, etc Le but est de récolter des informations sur la situation sociale de votre pupille (où vit-il, avec quelles ressources, quelle problématique a justifié le mandat, quel est son réseau, est-ce qu'il a de la famille, quelles sont ses relations avec elle, avec les voisins, l'employeur, quels sont ses projets, etc). Prendre contact avec votre pupille et le rencontrer. Nous vous conseillons de le faire dans un endroit neutre, en aucun cas chez vous. Par la suite, aller chez lui peut vous donner des éléments de compréhension de sa situation. Vous pouvez également demander à la personne qui le suivait (précédent curateur, assistant social, etc.) d'être présente au premier entretien. Pr ésentez-vous et expliquez votre mandat. Il est important que le pupille comprenne que vous n'avez pas choisi d'être tuteur ou curateur, mais que vous avez été désigné par la Justice de Paix: votre rôle est de remplir la mission confiée par elle. Le tuteur a un certain devoir d'assistance envers son pupille qui va dépendre du niveau d'autonomie et de l'état de santé de celui-ci. Par exemple, si votre pupille doit entrer en EMS, le rôle du tuteur sera de mettre en place les différentes structures permettant de le faire au mieux, en s'assurant d'avoir sollicité les bonnes assurances sociales ainsi que tous les acteurs du réseau concerné. Etablissez avec lui la situation financière. Demandez-lui les pièces importantes ou en cours (polices d'assurance, bail à loyer, décomptes bancaires ou postaux, no AVS, factures ouvertes, etc.). Cherchez les priorités: après les choses non négociables, qu'est-ce qui est important pour lui (p. ex avoir de l'argent pour voir ses enfants ou pour faire un voyage) et essayer d'établir un budget dans ce sens. Ex pliquez-lui comment vous allez fonctionner (ce que vous gérez, ce qu'il va gérer lui-même) car vous avez des comptes à rendre à la Justice de paix. Si vous êtes clair, cela empêche la manipulation ou la déstabilisation. Vous avez un rôle de guide: décidez comment vous allez collaborer, à quelle fréquence se voir, quand vous êtes disponible ou pas.

7 TUTEUR GENERAL Votre rôle de tuteur/ curateur est de veiller à ce que les droits strictement personnels du pupille soient respectés et d'assumer la gestion financière ou de la superviser. Secret tutélaire Le tuteur/curateur est tenu au secret tutélaire, c'est-à-dire qu'il a un devoir de confidentialité, même vis-à-vis de la famille du pupille. Le devoir de confidentialité porte sur tous les faits liés à la personne (notamment les informations relatives à la santé du pupille, à sa situation patrimoniale, professionnelle et personnelle, mais aussi ses opinions politiques et religieuses). Le tuteur/curateur n a pas à donner de renseignements sans l accord du pupille ou de la Justice de paix. Cette règle connaît une exception: lorsque l'intérêt du pupille ou un intérêt public/privé prépondérant nécessite la divulgation d'informations, le tuteur/curateur est habilité à le faire, sous réserve de l'éventuel accord de la Justice de paix. Il est important que le tuteur/curateur essaie de mettre en place un réseau autour du pupille afin d'être soutenu et de pouvoir bénéficier des avis et conseils de professionnels. Toutefois le tuteur garde son autonomie et son pouvoir de décision face au réseau social. Seule l autorité tutélaire peut donner des ordres ou instructions au mandataire. Dans le réseau également, le tuteur est tenu au secret tutélaire. Le tuteur/curateur n'a pas de compte à rendre à la famille sur la gestion financière. Les comptes et rapports Chaque année au printemps, la Justice de paix vous demandera d'établir les comptes de votre pupille pour l'année précédente. Il s'agit de présenter sur la formule officielle le détail des entrées et sorties de fonds et d'y joindre les copies des pièces justificatives. A la même époque, vous devrez également fournir un bref rapport sur la situation de votre pupille. La Justice de paix vous fournira les documents officiels mais vous pouvez également les trouver en ligne sur le site Internet de l'etat de Vaud: (rubrique "Modèles et formulaires")

8 TUTEUR GENERAL Mise à jour: février 2009/BAC, le Justice de paix du district de Madame, Monsieur le Juge, Par ces lignes, j'accuse réception de votre avis de nomination du, m'informant de ma nomination en qualité de (tuteur/curateur/conseil légal) de M./Mme, domicilié/e à (adresse complète). Veuillez croire, Madame, Monsieur le Juge, à l'expression de ma considération distinguée.

9 TUTEUR GENERAL Adresse du tuteur/trice Localité, date Adresse du destinataire Tutelle de (prénom et nom du pupille), adresse Mesdames, Messieurs, Par ces lignes, je vous informe que j ai été désigné/e tuteur/trice de la personne précitée en date du.. par la Justice de paix des districts de Pourriez-vous me faire parvenir un état de la situation financière de mon pupille? De plus, je vous remercie par avance de bien vouloir dorénavant envoyer toute la correspondance de M. ou Mme à mon adresse, soit (adresse du tuteur/trice).... En restant à votre disposition pour tout renseignement complémentaire, je vous prie d agréer, Mesdames, Messieurs, mes salutations distinguées. Signature du tuteur/trice

10 TUTEUR GENERAL Annexe : copie de l avis de nomination. Adresse du curateur/trice Localité, date Adresse du destinataire Curatelle de (prénom et nom du pupille), adresse Mesdames, Messieurs, Par ces lignes, je vous informe que j ai été désigné/e curateur/trice de la personne précitée en date du par la Justice de paix des districts de. (Pourriez-vous me faire parvenir un état de la situation financière de mon pupille )? De plus, je vous joins en annexe copie de mon avis de nomination. En restant à votre disposition pour tout renseignement complémentaire, je vous prie d agréer, Mesdames, Messieurs, mes salutations distinguées. Signature du curateur/trice Annexe : mentionnée.

11 TUTEUR GENERAL Liste des établissements bancaires agréés LA COUR ADMINISTRATIVE DU TRIBUNAL CANTONAL DU CANTON DE VAUD vu l article premier du règlement du 4 février 1997 sur la liste des établissements bancaires agréés pour le dépôt des fonds pupillaires et des établissements bancaires et négociants en valeurs mobilières agréés comme conseillers (RSV ) arrête Article premier Sont agréés comme établissements bancaires les banques et caisses d'épargne suivantes : - BANQUE CANTONALE VAUDOISE - BANQUE COOP - BANQUE DE DEPOTS ET DE GESTION - BANQUE GALLAND & CIE SA - BANQUE DU GOTHARD - BANQUE JULIUS BAER & CIE SA - BANQUE MIGROS - BANQUE MIRABAUD & CIE - BANQUE NATIONALE SUISSE - BANQUE PIGUET & CIE SA - BANQUES RAIFFEISEN - BNP PARIBAS (SUISSE) SA - CAISSE D'EPARGNE D'AUBONNE - CAISSE D'EPARGNE DE NYON - CAISSE D'EPARGNE DU DISTRICT DE COSSONAY - CAISSE D'EPARGNE DU DISTRICT DE VEVEY - CORNER BANQUE SA - CREDIT MUTUEL DE LA VALLEE SA - CREDIT SUISSE - CREDIT SUISSE FIRST BOSTON - LGT BANK (SUISSE) SA - LOMBARD ODIER DARIER HENTSCH & CIE - PICTET & CIE, Banquiers - SG PRIVATE BANKING (SUISSE) SA - UBS SA - WEGELIN & CO., Banquiers privés, Associés Bruderer, Hummler, Tolle & Co Art. 2 Ainsi adopté par la Cour administrative, le 3 février AU NOM DU TRIBUNAL CANTONAL :

12 TUTEUR GENERAL La présidente : Le secrétaire général de l'ordre judiciaire : M. Epard P. Schobinger Liste des établissements bancaires et négociants en valeurs mobilières agréés comme conseillers LA COUR ADMINISTRATIVE DU TRIBUNAL CANTONAL DU CANTON DE VAUD vu l article 2 du règlement du 5 mars 2002 sur la liste des établissements bancaires agréés pour le dépôt des fonds pupillaires et des établissements bancaires et négociants en valeurs mobilières agréés comme conseillers (RSV 3.2) arrête Article premier Sont agréés comme établissements bancaires et négociants en valeurs mobilières comme conseillers les sociétés suivantes : - Bovay & Partenaires SA Art. 2 Ainsi adopté par la Cour administrative, le 27 mars 2002 AU NOM DU TRIBUNAL CANTONAL : Le président : Le secrétaire général de l'ordre judiciaire : R. Grec F. Kern

13 TUTEUR GENERAL Curatelle/tutelle de Décompte des frais du curateur/tuteur : Date Objet Pièce No Temps Frais TEL Frais PORT Frais Transport Frais AUTRES