L'heure de la conférence a sonné. Comment tirer le meilleur parti de vos conférences téléphoniques

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1 L'heure de la conférence a sonné Comment tirer le meilleur parti de vos conférences téléphoniques

2 L'heure de la conférence a sonné Pourquoi utiliser un téléphone de conférence? La plupart des téléphones actuels disposent d'un bouton «haut-parleur», mais les raisons d'investir dans un périphérique conçu spécialement pour la conférence sont légions. Premièrement, comme c'est le cas de tout périphérique polyvalent, les téléphones portables et de bureau fonctionnent convenablement jusqu'à un certain point uniquement. Votre téléphone portable, votre ordinateur portable et même votre téléphone standard n'ont pas été spécialement conçus pour répondre aux exigences des conférences téléphoniques. Les capacités du téléphone à servir de plate-forme de conférence sont entravées par ses autres fonctions. La différence est sans appel : les problèmes de clarté, de bruit de fond et de volume que vous rencontrez lors d'une conférence téléphonique passée depuis un téléphone standard sont tous résolus lorsque vous utilisez un téléphone de conférence dédié. Si vous avez régulièrement recours à la téléconférence et que vous souhaitez rester vigilant, attentif et productif, tous ces aspects peuvent avoir un véritable impact.

3 L'heure de la conférence a sonné Les avantages d'un téléphone de conférence Qualité audio Les téléphones de conférence aident les interlocuteurs à rester concentrés sur leurs propos en éliminant les problèmes de communication et en garantissant la continuité de la conversation. Meilleure interaction de groupe Lors d'une conférence téléphonique, il peut être difficile de distinguer les voix des bruits de fond et de reconnaître la voix des différents participants. Désormais, la plupart des téléphones de conférence de base sont dotés d'une capacité de prise de son du microphone omnidirectionnelle, tandis que les téléphones de bureau mains-libres ne disposent que d'une prise de son du microphone unidirectionnelle. Réduction des coûts L'utilisation d'un téléphone de conférence présente un avantage incontestable : la réduction des frais de déplacement. Grâce à un bon téléphone de conférence, vous bénéficiez d'une qualité de communication comparable à celle d'un échange en face à face. En outre, un tel équipement permet également de réaliser des économies et d'améliorer vos activités dans d'autres domaines. Les travailleurs mobiles peuvent interagir rapidement et simplement avec leurs clients, leurs partenaires et leurs collègues tout en restant productifs, quel que soit le lieu où ils se trouvent. Les réunions sont plus rapides et plus efficaces, générant ainsi des gains de productivité. La compréhension et le flux de communication sont de meilleure qualité, ce qui limite les erreurs et donc les coûts qui en résultent.

4 L'heure de la conférence a sonné Choisir le téléphone de conférence le mieux adapté Tous les environnements sont différents : chaque environnement de conférence présente des défis acoustiques spécifiques et nécessite une solution de conférence adaptée. L'équipement dont vous avez besoin dépend de l'endroit où vous l'utilisez. Travaillez-vous : A distance? A domicile? Dans une salle de réunion dédiée? Ces environnements présentent des problèmes et des avantages différents. De la friture sur la ligne? Que vous soyez prompt à appuyer sur le bouton du mode secret ou que vous utilisiez un système de conférence haute technologie et une configuration optimale, manger pendant une conférence téléphonique est un exercice risqué que votre interlocuteur ne manquera pas de remarquer. Il est donc vivement conseillé de rester concentré sur votre travail et de réserver votre paquet de chips pour plus tard. De même, si vous travaillez à la maison, installez-vous dans un endroit approprié afin d'éviter les questions embarrassantes de vos collègues ou de générer des frustrations.

5 L'heure de la conférence a sonné Petit bureau, bureau à domicile ou salle de conférence très petite Les pièces ou les bureaux relativement petits qui ne peuvent pas accueillir plus de quatre personnes ont généralement un plafond bas, sont plus encombrés et sont recouverts de tissus d'ameublement qui absorbent le son. Ce type de salle est pourtant le plus à même d'offrir une bonne expérience de conférence audio. Les chaises et autres objets aident à réduire l'écho qui a tendance à se faire entendre dans des salles plus grandes et peu décorées. Par ailleurs, la taille réduite de ces salles oblige les intervenants à rester à proximité des microphones et du haut-parleur. Ainsi, un téléphone de conférence disposant d'une couverture de microphone comprise entre 1,5 et 2 mètres est largement suffisant. L'installation d'un téléphone de conférence dans votre bureau à domicile vous permet d'avoir les mains libres pour chercher des documents sur votre bureau ou sur votre ordinateur pendant que vous parlez avec vos collègues et vos clients. En outre, le téléphone élimine les bruits de fond indésirables, afin que d'éventuelles interruptions n'entravent pas votre productivité. Pour obtenir des conseils supplémentaires pour mieux travailler à domicile, consultez le guide Home Working 101. Des distractions sociales pas très sociales Lors d'une conférence téléphonique, les sons extérieurs peuvent gêner vos interlocuteurs. D'après une enquête réalisée par Polycom, 51% des décideurs en entreprise déclarent remarquer lorsqu'une personne s'occupe d'autres tâches lors d'un appel. Un conseil, donc : que vous vous efforciez de respecter les délais d'un autre projet ou que vous mettiez votre statut Facebook à jour, faites-le avant ou après l'appel.

6 L'heure de la conférence a sonné Salle de conférence standard Les salles de conférence dédiées peuvent généralement accueillir une dizaine de personnes. Leur grande envergure pose cependant des défis acoustiques supplémentaires. Le risque d'écho est plus élevé, et les participants ainsi que certains équipements de la salle, comme les ventilations, risquent de faire plus de bruit. Toutefois, ces salles sont généralement recouvertes de tissus d'ameublement qui aident à lutter contre le bruit et l'écho. Ces salles diffèrent en taille, mais même les plus petites d'entre elles devront disposer d'un téléphone de conférence dont la couverture du microphone est comprise entre 3,5 et 4,5 mètres environ. Entre 4,5 et 6 mètres, il est recommandé d'utiliser des microphones d'extension pour couvrir entièrement la pièce. Pour les salles de plus grande taille, il est nécessaire d'investir dans un modèle encore plus performant. Un téléphone de conférence associé à des microphones d'extension peut tout à fait répondre aux exigences de ce type de salle, mais un téléphone de conférence plus puissant offrira une meilleure expérience dans un tel environnement. Il est préférable d'utiliser une technologie de suppression de l'écho et de gestion du gain pour chaque microphone, microphones d'extension compris, afin de bénéficier d'une qualité sonore optimale. Lorsque plusieurs collègues prennent part au même appel dans la même salle, il est extrêmement important de disposer de microphones conçus pour atténuer la réverbération et pour vous aider à distinguer les voix des différents interlocuteurs. La station de conférence SoundStation ou un système audio Full Duplex peut vous y aider. Si une personne est chargée de mener l'appel, faites en sorte qu'elle se trouve tout près d'un microphone. S'il n'est pas possible de la placer près de la console, vous pouvez utiliser des microphones d'extension. Cela lui évitera d'avoir à forcer la voix. Chacun son tour... Il s'agit d'une règle évidente, mais qui est plus que jamais pertinente dans le contexte de la conférence téléphonique. Evitez à tout prix les conversations parallèles, afin de dissiper tout risque de confusion. Même si vous utilisez des outils de type systèmes audio Full Duplex, de sorte que les participants entendent et soient entendus clairement, maintenir une seule et unique conversation permet d'améliorer l'efficacité de la réunion.

7 L'heure de la conférence a sonné Salle de direction Pour permettre d'accueillir des conférences importantes, les salles de direction sont parfois très grandes. Souvent, l'acoustique passe après l'esthétique. Ces salles disposent de grandes surfaces dégagées, ne sont généralement pas recouvertes de tissus d'ameublement et utilisent des matériaux tels que le verre. Tous ces éléments nuisent à la qualité audio. Les salles de ce type sont trop grandes pour un système de table. Vous devez y installer un système audio dédié afin d'intégrer un nombre de microphones suffisant pour entendre chaque orateur. Il est possible de régler ces systèmes selon les besoins. Par ailleurs, ils n'enlaidissent pas la pièce, car il est possible d'en camoufler les câbles. C'est dans ce type de salles que sont généralement organisées les réunions au sommet avec des dirigeants haut placés. L'investissement dans un système performant qui offrira une qualité sonore irréprochable est donc largement justifié. Un son limpide La limpidité du son est indispensable pour tenir des réunions productives et efficaces, et éviter les «pardon, pourriez-vous répéter» intempestifs. Pour vous assurer d'être entendu, évitez de placer des objets sur le microphone ou d'approcher un ordinateur portable trop près. Gardez également à l'esprit qu'il n'est pas nécessaire de crier : parlez normalement en articulant bien.

8 L'heure de la conférence a sonné Configuration de l'espace de conférence Bandwidth Reverberation Amplitude Interaction Noise Gardez l'acronyme BRAIN à l'esprit : Bandwidth (bande passante), Reverberation (réverbération), Amplitude, Interaction, Noise (bruit). Chacun de ces cinq aspects de l'audioconférence a un impact sur la qualité de l'appel. Par conséquent, si vous ne pouvez pas répondre à l'une de ces exigences, jouez sur un autre aspect pour compenser dans la mesure du possible : si tous les aspects BRAIN sont pris en compte, vous bénéficierez d'une expérience audio de qualité. Voici les facteurs clés à prendre en compte lorsque vous configurez votre système de conférence téléphonique : Bande passante Les téléphones IP dotés de la technologie HD Voice bénéficient d'une plage de fréquences plus large, deux fois plus élevée que celle des lignes téléphoniques traditionnelles : si vous prenez régulièrement part à des conférences téléphoniques, il s'agit donc d'un investissement justifié pour garantir une meilleure intelligibilité pendant les appels et pour bénéficier de conversations aussi naturelles que si vous vous trouviez dans la même pièce que votre interlocuteur. Réverbération L'écho à l'une des extrémités d'un appel a tendance à faire durer le son plus longtemps et à empêcher les interlocuteurs de distinguer correctement les mots. La solution «idéale» serait d'équiper la salle de solutions adaptées à la conférence, notamment des parois à traitement acoustique conçues pour absorber le bruit, des panneaux de diffusion au mur et des casques ou des micros-cravates pour chaque participant. Toutefois, il est possible de réduire considérablement le problème de l'écho à l'aide d'un système de conférence à plusieurs microphones, capable de gérer intelligemment la détection du son et de s'adapter de manière dynamique à l'emplacement de chaque intervenant présent dans la pièce. Amplitude Lorsque l'amplitude ou le volume est insuffisants, il peut être difficile d'entendre l'orateur. Le déplacement du locuteur et de l'auditeur est une solution toute indiquée, mais qui n'est pas toujours pratique. Il existe certains téléphones de conférence capables d'ajuster automatiquement le gain du microphone : la différence est remarquable.

9 L'heure de la conférence a sonné Interaction Les dialogues entre groupes distants peuvent être difficiles à mener pour un certain nombre de raisons, notamment l'absence d'un véritable système Full Duplex. Un téléphone de conférence doté d'une technologie Full Duplex efficace permet à tous les participants d'être entendus clairement, sans décalage ni élément perturbateur. Lorsque vous achetez un téléphone de conférence, assurez-vous qu'il dispose réellement de cette fonctionnalité. De nombreux fabricants de postes téléphoniques à haut-parleur prétendent que leurs produits sont dotés de la fonction Full Duplex, mais il s'agit en réalité d'une fonction extrêmement sophistiquée que seuls quelques modèles proposent. Bruit 50% des décideurs d'entreprise déclarent que le bruit de fond est une source d'irritation et l'un des éléments les plus gênants lors d'une conférence téléphonique. Vérifiez que vos microphones sont placés loin des ventilateurs, des conduits de climatisation, des projecteurs, de la machine à café ou de votre chien trop agité. Certains téléphones avancés disposent d'une technologie audio à large bande, telle que Polycom HD Voice dont la bande passante améliorée permet d'éliminer les interférences les plus subtiles, telles que les bruits de clics, les bourdonnements ou les sifflements dans le téléphone. Le mode secret : une option indispensable Le mode secret permet d'accélérer la communication et d'éviter les interruptions. Lorsque vous déplacez votre téléphone, que vous remuez des feuilles de papier ou qu'un bruit de fond se fait entendre, assurez-vous de cliquer sur le bouton du mode secret.

10 L'utilisation d'un téléphone de conférence a un impact important sur votre travail, sur celui des employés et plus largement, sur l'activité de votre entreprise. Vous souhaitez partager des conseils supplémentaires pour tirer le meilleur parti des téléphones de conférence et de l'audioconférence? Envoyez vos tweets en utilisant le hashtag.