fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée, en particulier l'article 18 ;

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1 1/9 Comité sectoriel pour l'autorité Fédérale Délibération AF n 07/2013 du 7 mars 2013 Objet: Demande du Service Public de Wallonie (SPW) Département de l Energie et du Bâtiment durable d accéder aux données à caractère personnel du SPF Finances (avertissements extraits de rôle)(af-ma ) Le Comité sectoriel pour l Autorité Fédérale ; Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après LVP), en particulier les articles 31bis et 36bis ; Vu l'arrêté royal du 17 décembre 2003 fixant les modalités relatives à la composition et au fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée, en particulier l'article 18 ; Vu la demande du Département de l Energie et du Bâtiment durable du SPW reçue le 22/01/2013; Vu la demande d'avis technique et juridique adressée au Service public fédéral Fedict en date du 19/02/2013; Vu l'avis technique et juridique reçu le 06/03/2013; Vu le rapport du Président ; Émet, après délibération, la décision suivante, le 07/03/2013:.

2 Délibération AF 07/2013-2/9 I. OBJET ET CONTEXTE DE LA DEMANDE 1. Le Département de l Energie et du Bâtiment durable (DEBD) du Service Public Wallonie (SPW) a introduit une demande d accéder à certaines données à caractère personnel du SPF Finances (données relatives aux revenus) et reprises dans l avertissement extrait de rôle (AER) pour traiter les dossiers de demande de prime d isolation toits, murs ou sol. 2. Il ressort de la demande du DEBD que ce dernier souhaite bénéficier de l accès au flux électronique de données proposées par le SPF Finances afin d arrêter de demander ces informations soit au citoyen soit au service mécanographique des contributions directes. 3. Actuellement, lorsque le demandeur sollicite une majoration de prime en fonction des revenus, il doit joindre à sa demande de prime une copie de son AER. Si celle-ci n est pas jointe à la demande initiale, le DEBD doit faire demander une demande de complément auprès du demandeur pour l obtenir. 4. Suite à cette demande de complément, si le DEBD n obtient pas l information voulue, il adresse une demande de 276 C1 au service de mécanographie des contributions directes de Bruxelles. Dans ce dernier cas, il faut un délai de plus ou moins 1 mois entre la demande de certificat de revenu et l obtention de l information demandée. 5. L accès direct et informatisé aux informations demandées permettra, dans une perspective de simplification administrative, de gagner en efficacité et en rapidité, en permettant de traiter plus rapidement les demandes de primes, de simplifier la demande de prime, éviter les démarches administratives aux demandeurs, d économiser du papier, d éviter d éventuelles demandes complémentaires, de ne plus utiliser les demandes de certificat de revenus 276 C1, et de raccourcir le délai de traitement. II. EXAMEN DE LA DEMANDE A. RECEVABILITE 6. En vertu de l'article 36bis de la LVP, «toute communication électronique de données personnelles par un service public fédéral ou par un organisme public avec personnalité juridique qui relève de l'autorité fédérale, exige une autorisation de principe (du comité sectoriel compétent)».

3 Délibération AF 07/2013-3/9 7. Il incombe à ce Comité de vérifier «que ladite communication, d une part, est nécessaire à la mise en œuvre des missions confiées, par ou en vertu de la loi, à l autorité fédérale demanderesse et, d autre part, que cette communication, en ses divers aspects, est compatible avec l ensemble des normes en vigueur en matière de protection de la vie privée en ce qui concerne le traitement de données personnelles». (Doc. Parl. 50, , n 1940/004) 8. En l occurrence, l accès demandé concerne des données à caractère personnel (les revenus des individus et des ménages) qui se trouvent dans les banques de données de l administration fiscale (SFP Finances). Le Comité est dès lors compétent. B. QUANT AU FOND 1. PRINCIPE DE FINALITÉ 9. L article 4, 1, 2 de la LVP n autorise le traitement de données à caractère personnel que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et les données ne peuvent en outre pas être traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités. 10. L arrêté ministériel du 22 mars 2010 relatif aux modalités et à la procédure d octroi des primes visant à favoriser l utilisation rationnelle de l énergie 1 prévoit que les primes «isolation toits, murs ou sols» seront majorées lorsque : le bâtiment faisant l objet des travaux est un logement et lorsque le demandeur, personne physique, et/ou le cas échéant son conjoint cohabitant ou la personne avec qui il vit maritalement, disposent de la pleine propriété ou d un bail de résidence principale sur ce logement et les revenus imposables globalement du demandeur et de son conjoint cohabitant ou de la personne avec laquelle il vit maritalement à la date de la demande sont des revenus «précaires» ou «modestes», au sens de l article 13, 14 et 15 de l arrêté ministériel du 22 mars L année de prise en considération des revenus est l avant-dernière année qui précède celle de la facture finale Le DEBD pourra a déjà été autorisé par le Comité sectoriel pour le Registre national à accéder à certaines informations du Registre national pour établir la composition de famille 1 M.B., 03 mai 2010, p Article 1, 12 de l arrêté ministériel du 22 mars 2010.

4 Délibération AF 07/2013-4/9 du demandeur. 3 Une fois la composition de famille établie, le demandeur pourra établir les revenus à prendre en considération pour traiter la demande de prime. 12. Il ressort de ce qui précède que les finalités ici poursuivies sont déterminées, explicites et légitimes au sens de l article 4, 1, 2 de la LVP. 13. L accès par le DEBD du SPW aux données traitées par le SPF Finances constitue un traitement ultérieur de données du SPF Finances. Il convient donc d analyser la compatibilité de la finalité poursuivie en l espèce par le demandeur avec la finalité originaire poursuivie par le SPF Finances lors de la collecte des données auprès des contribuables, à savoir l établissement, le contrôle, la perception et le recouvrement des impôts. Cette analyse s effectue notamment sur base des prévisions raisonnables des intéressés ou sur base des dispositions légales et réglementaires applicables A cet égard, le Comité relève que a. L'article 328 du Code d'impôts sur les revenus prévoit que "les services administratifs de l'etat [ ] ainsi que les sociétés, associations, établissements ou organismes ne peuvent accorder des crédits, prêts, primes, subsides ou tous autres avantages basés directement ou indirectement sur le montant des revenus ou sur des éléments intervenant dans la détermination de ces revenus, qu'après avoir pris connaissance de la situation fiscale récente du requérant. Cette situation est opposable au demandeur pour l'octroi desdits crédits, prêts, primes, subsides ou autres avantages." b. Depuis 2007, la notice explicative de la déclaration fiscale à l'ipp (Impôt des personnes physiques) envoyée par l'afer (Administration de la fiscalité des entreprises et des revenus) chaque année au contribuable comprend une clause d'information. Celle-ci informe de manière générale les contribuables notamment sur les catégories de destinataires auxquels le SPF Finances est amené à transmettre les données qu'il collecte et parmi ceux-ci, les administrations des Régions. c. Il ressort de l arrêté ministériel du 22 mars 2010 organisant l'octroi des primes que des informations relatives notamment aux revenus des demandeurs ou de leur ménage sont nécessaires pour la gestion de ces demandes de primes, et que l article 9, 1, alinéa 2, 4 prévoit que le dossier est constitué d une copie de 3 Délibération N 10/2012 du 11 janvier 2012 du Comité sectoriel pour le Registre national. 4 Article 4, 1, 2 de la LVP.

5 Délibération AF 07/2013-5/9 l avertissement-extrait de rôle relatif aux revenus, ou à défaut de tout autre document probant permettant de déterminer les revenus. 15. Au vu de ce qui précède, le Comité considère que les finalités poursuivies à l'origine par l'administration fiscale et celles poursuivies en l'espèce par le demandeur sont compatibles. 2. PRINCIPE DE PROPORTIONNALITÉ 2.1. Nature des données 16. L article 4, 1, 3 de la LVP stipule que les données à caractère personnel doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont obtenues et pour lesquelles elles sont traitées ultérieurement. 17. Les deux types de données visées dans la demande sont les suivantes : le total des revenus imposables globalement pour le déclarant principal et pour le conjoint ou, le cas échant, le total des revenus imposables globalement pour le ménage ; le quotient conjugal accordé au conjoint et quotient conjugal accordé par le conjoint. 18. Ces deux données sont celles de l année N-2, N étant l année de l introduction de la demande, conformément à l article 1, 13 de l arrêté ministériel du 22 mars Ces deux données sont pertinentes pour obtenir les revenus imposables globalement du ménage ou du demandeur isolé, conformément aux dispositions de l arrêté ministériel susmentionné 5 afin de déterminer si le demandeur a droit à une prime supplémentaire ou non. En ce qui concerne spécifiquement l information relative au quotient conjugal, elle est également pertinente dès lors que l article A, 13 de l arrêté ministériel susmentionné dispose «qu en cas de séparation du demandeur entre l année de référence des revenus et l introduction de la demande, les revenus pris en considération font abstraction de l application éventuelle du quotient conjugal». 20. Le Comité constate en outre que l arrêté ministériel spécifie en son article 9 que le dossier à rentrer auprès de l administration est constitué notamment du formulaire disponible auprès de l administration et de ses annexes, dûment complété, ainsi que d une copie de 5 Article 1, 13 de l arrêté ministériel du 22 mars 2010.

6 Délibération AF 07/2013-6/9 l avertissement-extrait de rôle relatif aux revenus, ou à défaut, de tout autre document probant permettant de déterminer les revenus. 21. Dans sa demande d accès, le DEBD affirme que si la copie de l AER n est pas jointe au dossier de demande de prime, une demande de complément auprès du demandeur est effectuée. Si à la suite de la demande complément, le DEBD n a pas obtenue l information voulue, il envoi une demande de 276 C1 au service de mécanographie des contributions directes de Bruxelles. 22. Dans la mesure où l article 9 de l arrêté ministériel du 22 mars 2010 prévoit explicitement la collecte directe des données financières par le demandeur auprès des personnes concernées, le Comité recommande que cette disposition soit modifiée en conséquence (en prévoyant explicitement la consultation par le demandeur des informations nécessaires auprès du SPF Finances pour la réalisation de la finalité précitée). Le formulaire de demande de prime devra également être adapté par souci de cohérence avec la disposition ainsi modifiée. En effet, le formulaire actuel prévoit que le demandeur autorise l'administration à se procurer tous les renseignements nécessaires auprès du SPF Finances Durée de conservation des données 23. Le Comité rappelle que les données ne peuvent pas être conservées pour une durée excédant celle nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées (article 4, 1, 5 de la LVP). 24. Le DEBD demande de pouvoir conserver les données pour une durée de dix ans après le premier janvier de l année de paiement de la prime, en vue d une éventuelle récupération de primes accordées indûment. Ce délai de 10 ans provient de l article 16 de la loi du 16 mai 2003 fixant les dispositions générales applicables aux budgets, au contrôle des subventions et à la comptabilité des communautés et des régions, ainsi qu à l organisation du contrôle de la Cour des comptes. Cette disposition prévoit en effet que les sommes indûment perçues par une administration peuvent être réclamées jusqu à 10 ans suivant le premier janvier de l année de leur paiement en cas de fraude. 25. Le Comité considère donc que la durée de conservation proposée est conforme à l article 4, 1, 5 de la LVP. Le Comité rappelle toutefois qu à l issue de la période de dix ans proposée, les données devront être détruites. Le Comité fait également remarquer qu'en pratique, il convient de faire une distinction entre différents modes de conservation dans le temps. Le traitement d'un dossier en cours requiert une conservation de données de manière telle que

7 Délibération AF 07/2013-7/9 celles-ci soient disponibles et accessibles normalement aux fonctionnaires chargés de la gestion du dossier. Dès qu'un dossier peut être archivé, le mode de conservation choisi ne doit conférer aux données qu'une disponibilité et une accessibilité limitées. Dès que la conservation n'est plus utile, les données ne peuvent plus être conservées sous une forme permettant l identification des personnes concernées. 2.3 Fréquence de l accès et durée de l autorisation 26. Le Comité prend acte que l accès demandé est permanent. Le Comité considère qu un tel accès permanent est justifié dès lors que les informations de revenus devront être consultées à tout moment lors de l introduction d un dossier de demande de prime auprès du DEBD. 27. En outre, l accès aux données en question est demandé pour une période indéterminée. Le Comité considère également qu une telle période indéterminée se justifie dès lors que les missions du DEBD ne sont pas limitées dans le temps Destinataires et/ou tiers auxquels les données sont communiquées 28. Le demandeur a précisé que les données seront uniquement traitées en interne par les gestionnaires de dossier des demandes de primes, à savoir les agents de la Cellule Primes Energie au sein du DEBD. 29. Le Comité ne voit aucune objection au fait que les personnes susmentionnées aient accès aux données pertinentes uniquement dans les limites et compétences qui leur sont dévolues par la règlementation. 3. PRINCIPE DE TRANSPARENCE 30. Le Comité rappelle qu'un traitement de données loyal est un traitement qui se fait de manière transparente. L'obligation d'information au sens de l'article 9, 2 de la LVP constitue une des pierres d'angle d'un traitement transparent. 31. En l'espèce, les traitements de données envisagés seront effectués en vue de l'application de dispositions prescrites par ou en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance. En vertu de l'article 9, 2, deuxième alinéa, b) de la LVP, une dispense de l'obligation d'information s'applique dans une telle situation. Cette dispense n'empêche toutefois pas

8 Délibération AF 07/2013-8/9 que le Comité puisse s'assurer de l'existence de garanties adéquates pour la protection des droits fondamentaux des personnes concernées. 32. Il ressort de la demande que les personnes à propos desquelles des données sont traitées en seront informées étant donné que le point 5 du formulaire de demande, intitulé «Déclaration sur l honneur», que le demandeur doit signer, autorise l Administration à se procurer tous les renseignements nécessaires auprès du SPF Finances. 33. Le Comité souligne ici qu il est difficile de déterminer si le consentement demandé à la personne concernée peut être considéré comme libre, dès lors qu il n est pas indiqué quelle est la conséquence pour le demandeur s il ne signe pas cette déclaration. Il conviendrait de clarifier la portée de cette formulation dans le formulaire, laquelle peut être comprise soit comme une autorisation d accès aux données par le DEBD, soit comme une phrase à pure portée informative. 34. La modification de l article 9 de l arrêté ministériel recommandée au point 22 de la présente délibération pourra le cas échéant rendre nécessaire une adaptation du formulaire de demande de prime. Les informations relatives aux traitements des données des demandeurs de prime pourraient par exemple figurer sous le point 6 du formulaire, intitulé «Protection de la vie privée», plutôt que sous le point 5, intitulé «Déclaration sur l honneur». Le Comité souligne à ce sujet l importance d'informer adéquatement les personnes concernées (finalités pour lesquelles elles sont collectées, types de données collectées, l origine des données ). 4. SÉCURITÉ 4.1. Au niveau du SPF Finances 35. Il ressort des documents communiqués par le SPF Finances qu il dispose d'un conseiller en sécurité de l'information ainsi que d'une politique de sécurité. Le Comité en prend acte Au niveau du demandeur 36. Il ressort des documents communiqués qu il dispose d'un conseiller en sécurité de l'information ainsi que d'une politique de sécurité. Le Comité en prend acte.

9 Délibération AF 07/2013-9/9 PAR CES MOTIFS, le Comité autorise le demandeur et le SPF Finances à réaliser les traitements de données demandés, moyennant la prise en considération des remarques exposées aux points 22 et 33 à 34 de la présente délibération L Administrateur f.f., Le Président, (sé) Patrick Van Wouwe (sé) Willem Debeuckelaere