1 PROTECTION DES DONNEES

Transcription

1 VI. PROTECTION DES DONNEES ET Version PROTECTION DES DONNEES 1.1 Bases légales Constitution L'art. 13, al. 2 de la Constitution fédérale (Cst; RS 101) stipule que "Toute personne a le droit d être protégée contre l emploi abusif des données qui la concernent." (ATF 128 II 259). Cette disposition s'appuie sur la Convention du 4 novembre 1950 de sauvegarde des droits de l'homme et des libertés fondamentales (CEDH; RS 0.101), en particulier sur l'art. 8 qui a trait à la protection de la liberté individuelle et le respect de la vie privée et familiale Lois fédérales Les autorités fédérales traitent les données personnelles en observant ces garanties minimales et la loi fédérale sur la protection des données (LPD; RS 235.1) ainsi que son ordonnance d'application (OLPD; RS ). S'agissant du domaine des étrangers, de l'asile et de la nationalité, il y a lieu d'observer en outre les dispositions spéciales suivantes: le chapitre 14 LEtr (RS ) le chapitre 7 LAsi (RS ) les articles 49a et 49b LN (RS 141.0) la loi fédérale sur le système d'information commun aux domaines des étrangers et de l'asile (LDEA; RS ); la loi sur l'archivage (LAr; RS 152.1); l'ordonnance sur le système d'information central sur la migration (Ordonnance SYMIC; RS ); les chapitres 8 et 10 de l'ordonnance relative à l'admission, au séjour et à l'exercice d'une activité lucrative (OASA); la section 7 de l'ordonnance sur la procédure d'entrée et de visa (OPEV); l'ordonnance 3 sur l'asile relative au traitement de données personnelles (OA3; RS ); l'ordonnance sur le traitement des données signalétiques (RS 361.3). Ces dispositions règlent pour l'essentiel le traitement de données par l'odm, la communication de données à d'autres autorités, à des particuliers et à l'étranger, l'exploitation, la fonction et l'usage des banques de données électroniques de l'odm, l'accès

2 VI. PROTECTION DES DONNEES ET Version aux données ainsi que la conservation, la correction, l'archivage et l'effacement des données personnelles. 1.2 Autorités cantonales Les dispositions sur la protection des données prévues par la LEtr et la LAsi valent également pour les autorités cantonales chargées de l'exécution du droit des étrangers et d'asile (art. 16 LDEA en relation avec l'art. 37, al. 2 LPD). 1.3 Responsabilité de l'odm L'ODM est responsable du respect des dispositions de protection des données qui relèvent de sa compétence (art. 2, 5 LDEA en relation avec l'art. 16 LPD); cela concerne notamment les fichiers informatisés (chiffre 1.4) et les dossiers papiers en sa possession. Les organes cantonaux et communaux assument la responsabilité pour les données qui relèvent de leur compétence. 1.4 Fichiers électroniques Système d'information central sur la migration (SYMIC); mise en production prévue pour le Le système SYMIC, qui remplace les deux banques de données RCE et AUPER, repose sur la LDEA et l'ordonnance SYMIC. Il contient les données personnelles des étrangers et des requérants d'asile, des indications concernant leurs relations familiales, leurs documents d'identité; le motif, la durée et les lieux de séjour; les autorisations de résidence et de travail; les indications concernant d'éventuelles mesures d'éloignement. Les accès en ligne au SYMIC sont régis par les art. 9 à 11 Ordonnance SYMIC et les niveaux d'accès (consulter, traiter) aux différents champs de données par l'annexe 1 de cette ordonnance Système d'élaboration et de contrôle automatisé des visas (EVA) EVA est un sous-système du SYMIC (art. 3 LDEA et 3 Ordonnance SYMIC). On y trouve notamment les informations suivantes sur l'étranger: les visas obtenus; les documents de voyage; le motif, la durée et les lieux de séjour; les itinéraires suivis; les données personnelles; des indications sur les documents d'identité. Les droits d'accès sont régis par les articles 9 et 10 Ordonnance SYMIC et les niveaux d'accès aux différents champs de données par l'annexe 1 de cette ordonnance.

3 VI. PROTECTION DES DONNEES ET Version Système de gestion électronique des dossiers personnels et de la documentation (e-dossiers) Le système e-dossiers (art. 110 LEtr et 101 LAsi et art. 3, al. 1, let. b Ordonnance SY- MIC), qui remplace EPOS, a pour but de simplifier les opérations de procédure nécessaires à l'accomplissement des tâches incombant aux autorités en vertu de la LEtr, de la LAsi, de la LN et l'alcp. Il contient des documents scannés à partir des dossiers personnels (par ex. la correspondance menée avec l'étranger, des jugements rendus par des tribunaux, des interdictions d'entrée, etc.). L'accès est réservé à l'odm, aux autorités cantonales compétentes en matière d'étrangers et du marché du travail ainsi qu'au Tribunal administratif fédéral (voir l'annexe 1 de l'ordonnance SYMIC). 1.5 Communication de données personnelles En général La communication de données personnelles doit s'appuyer sur une base légale au sens de l'art. 17 LPD. Dans le domaine du droit des étrangers, de l'asile et de la nationalité, il s'agit notamment des dispositions suivantes: art. 97, 105 à 107 LEtr, art. 97 à 98a LAsi, art. 49b LN, art. 12 à 15 LDEA, 13 à 15 Ordonnance SYMIC, art. 2 à 4, 9 et 10 Ordonnance 3 sur l'asile. Cependant, la LPD prévoit des exceptions à cette règle, afin de garantir que l'administration puisse déployer ses activités de manière rationnelle et que les tâches puissent être remplies. Toutefois, une exception ne peut être consentie que dans les cas particuliers énumérés exhaustivement à l'art. 19 LPD. S'agissant de la communication de données personnelles à l'étranger, il y a lieu d'observer en outre l'art. 6 LPD Communication aux autorités fédérales, cantonales et communales Moyennant demande écrite, signée et motivée, d'autres autorités suisses peuvent, dans un cas d'espèce, se procurer les données personnelles, les renseignements sur les étrangers qui sont nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches légales (cf. art. 14 LDEA). Eu égard au respect du principe de la proportionnalité, les autorités doivent rendre vraisemblable que ces données sont indispensables pour l'exécution de leur mission et qu'elles ne peuvent être obtenus par d'autres moyens (ex. les papiers d'identité). La communication de listes, sous forme de fichier électronique ou de listes comportant des données personnelles (par ex. la liste de tous les cubains résidant en Suisse) est régie par l'art. 13 Ordonnance SYMIC. Cet article mentionne exhaustivement à quelles autorités l'odm est habilité à remettre de telles listes.

4 VI. PROTECTION DES DONNEES ET Version Communication à des fins de planification, d'étude scientifiques et de statistique Sur demande écrite, signée et motivée, l'odm peut communiquer des données personnelles rendues anonymes aux autorités suisses, aux hautes écoles suisses et à des organisations privées à des fins de planification, d'étude scientifique et de statistique (art. 14 Ordonnance SYMIC). Exceptionnellement, la communication de données non anonymisées peut être autorisée mais est soumise aux conditions énumérées à l'art. 14, al. 2 Ordonnance SYMIC et qui sont fixées dans une décision de l'odm Communication à des particuliers et à des organisations privées Il est en principe interdit de communiquer des données personnelles à des particuliers et à des institutions privées (art. 15 Ordonnance SYMIC). L'ODM doit transmettre ces demandes aux étrangers concernés pour réponse éventuelle en les rendant attentifs au fait qu'ils n'ont aucune obligation d'y répondre. L'article 15, al. 2 Ordonnance SYMIC prévoit une exception: à savoir le cas où le destinataire peut rendre vraisemblable que la personne concernée ne refuse son accord ou ne s oppose à la communication des renseignements demandés que dans le but de l empêcher de se prévaloir de prétentions juridiques (par ex. le paiement des obligations alimentaires) ou de faire valoir d autres intérêts légitimes; dans la mesure du possible, la personne concernée sera auparavant invitée à se prononcer. Rendre vraisemblable au sens de l art. 19, al. 1, let. d, LPD ou de l art. 15, al. 2, Ordonnance SYMIC signifie: une pièce justificative claire de nature juridique doit être présentée (justification d un intérêt légitime). Sont par exemple considérés comme pièces justificatives claires un contrat (p. ex. une cession, un contrat de leasing ou de vente), une décision de droit public (p. ex. un titre exécutoire) ou une décision de justice (p. ex. en cas de créance alimentaire). La communication de liste de données personnelles est régie par l'art. 13 Ordonnance SYMIC (a contrario). En cas de demande d adresse émanant de particuliers ou d organisations privées (exemples: bureaux de recouvrement des créances, entreprises de télécommunication, assurances, etc.) selon l art. 15, al. 2, Ordonnance SYMIC, l ODM perçoit une taxe de 20 francs (art. 22, al. 1, Ordonnance SYMIC). Cette taxe est prélevée aussi bien pour les demandes transmises via des services diplomatiques (consulats et ambassades) que pour celles adressées directement à l ODM Communication à l'étranger Conformément à l'art. 6 LPD aucune donnée personnelle ne peut être communiquée à l'étranger si la personnalité des personnes concernées devait s'en trouver gravement menacée, notamment du fait de l'absence d'une législation assurant un niveau de protection adéquat. Une telle menace existerait si des données personnelles d'étrangers

5 VI. PROTECTION DES DONNEES ET Version résidant en Suisse étaient portées à la connaissance d'etats tiers (y compris le pays d'origine), bien que le gouvernement dudit pays ne respecte pas les droits de l'homme. Une liste indicative des Etats disposant d'une législation assurant un niveau de protection des données adéquat figure sur le site internet du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence: L'art. 6, al. 2 LPD énumère de manière exhauste les conditions permettant de faire une exception à l'exigence d'un niveau de protection des données adéquat fixé à l'al. 1. Outre l'art. 6 LPD, la communication de données personnelles à l'étranger est soumise aux dispositions suivantes du droit des étrangers et de l'asile: Art. 105 à 107 LEtr, art. 97 et 98 LAsi ainsi que 15 Ordonnance SYMIC régissent la communication à des autorités étrangères; La communication de listes de données personnelles à des autorités étrangères ou à des particuliers est interdite (art. 13 Ordonnance SYMIC a contrario); La communication de données personnelles à des représentations étrangères en Suisse est également considérée comme une communication à l'étranger; La loi sur la protection des données ne s'applique pas aux procédures d'entraide judiciaire internationale (art. 2, al. 2, let.c LPD). Ce type de procédure relève de la compétence de l'office fédéral de la justice. Par ailleurs, il y lieu d'observer les conventions bi-ou multilatérales ou les accords internationaux qui priment le droit interne (art. 191 Cst). 1.6 Droit d'accès (art. 8 LPD) Toute personne dont l'odm traite des données a le droit de demander par écrit des renseignements sur les données en question pour exiger, le cas échéant, qu'elles soient rectifiées ou supprimées. Ce droit d'accès, prévu par l'art. 8 LPD, est une forme particulière de communication, vu que la personne concernée ou son mandataire demande un renseignement sur ses propres données (p. ex. des documents internes, tels que notes, ébauches, lettres, etc.). Ces données sont intégralement transmises à la personne concernée après vérification de son identité, ou à son mandataire. En règle générale, les renseignements sont fournis par écrit - sous forme d'imprimés ou de photocopies - dans un délai de trente jours (ATF 123 II 534). Les exceptions à la gratuité sont régies par les art. 8, al. 5 LPD et 2 OLPD (cf. jugement de la Commission fédérale en matière de protection des données - depuis le 1er janvier 2007, Cour I du Tribunal administratif fédéral - du 20 février 1998, JAAC 64.71). L'art. 9 LPD règle la restriction du devoir d'information et du droit d'accès qui peuvent être restreints ou refusés dans les cas suivants: une loi formelle le prévoit; les intérêts prépondérants d'un tiers l'exigent; un intérêt public prépondérant l'exige;

6 VI. PROTECTION DES DONNEES ET Version l'information ou la communication des renseignements risque de compromettre une instruction pénale ou une autre procédure d'instruction. Si le droit d'accès doit être restreint ou refusé, il faut le communiquer à la personne concernée dans les trente jours sous forme d'une décision écrite (ATF 125 II 473 p. 477, consid. 4c). La délimitation par rapport au droit de consulter le dossier régi par la PA est explicité à l'annexe 9/2 (cf. de même ATF 125 II 473). 1.7 Conservation, destruction et archivage de données L'ODM rend anonymes ou détruit les données personnelles dont il n'a plus besoin, à moins qu'elles ne doivent être conservées à titre de preuve ou par mesure de sûreté ou être déposées aux Archives fédérales (art. 21 LPD). Les critères de conservation et de destruction des données figurent dans les dispositions légales suivantes: art. 18 Ordonnance SYMIC, art. 17 Ordonnance sur le traitement des données signalétiques (RS 361.3), art. 12 et 21 ODV (RS 143.5). Par ailleurs, des réunions ont régulièrement lieu entre l'odm et les Archives fédérales dans le but de convenir quelles données doivent être détruites ou archivées (cf. aussi les art. 4 à 8 LAr; RS 152.1). Les règles fixées sont consignées dans les règlements de l'odm sur le traitement des données But de la loi sur la transparence (LTrans) L entrée en vigueur au 1er juillet 2006 de la LTrans marque un changement radical d approche dans l accès aux documents de l administration fédérale, le principe du secret étant abandonné au profit du principe de transparence. Ce changement améliore la transparence des processus décisionnels et simplifie l accès aux documents officiels, renforçant par là les droits dont les citoyens bénéficient en matière de contrôle démocratique. Le but de la loi est de mieux prendre en compte les droits fondamentaux du citoyen en matière de communication, c est-à-dire la liberté de l information. La loi fédérale sur la transparence dans l'administration (LTrans; RS 152.3) et son ordonnance d'exécution règlent l'accès aux documents officiels qui ont été établis par l'odm ou que l'odm a reçus après le 1er juillet L'art. 5 LTrans définit la notion de documents officiels. Ne sont pas considérés comme "documents officiels": les documents commercialisés par une autorité (ex. contrats conclus avec un tiers portant sur la livraison de biens ou de services); les documents qui n'ont pas atteint leur stade définitif d'élaboration (ex. documents non signés ou non transmis de manière interne ou externe).

7 VI. PROTECTION DES DONNEES ET Version La mise en oeuvre de la loi sur la transparence et de son ordonnance d'exécution au sein de l'odm est réglée dans la directive interne du 1er juillet Délimitation par rapport à la LPD La communication ou l'accès à des données personnelles est régie par les art. 19 et 8 LPD, les dispositions spéciales de la LEtr, la LAsi et la LDEA ainsi que les directives de l'odm en matière de protection des données. Si un tiers souhaite obtenir un document officiel contenant des données personnelles, il importe de veiller à rendre les données personnelles anonymes avant l'envoi et/ou demander l'accord de la personne concernée. 2.3 Exceptions au principe de la transparence En application de l'art. 7, al. 1 LTrans, le droit d accès est limité, différé ou refusé, lorsque l accès à un document officiel: a. est susceptible de porter notablement atteinte au processus de la libre formation de l opinion et de la volonté d une autorité qui est soumise à la présente loi, d un autre organe législatif ou administratif ou d une instance judiciaire; b. entrave l exécution de mesures concrètes prises par une autorité conformément à ses objectifs; c. risque de compromettre la sûreté intérieure ou extérieure de la Suisse; d. risque de compromettre les intérêts de la Suisse en matière de politique extérieure et ses relations internationales; e. risque de compromettre les relations entre la Confédération et les cantons ou les relations entre cantons; f. risque de compromettre les intérêts de la politique économique ou monétaire de la Suisse; g. peut révéler des secrets professionnels, d affaires ou de fabrication; h. peut avoir pour effet de divulguer des informations fournies librement par un tiers à une autorité qui en a garanti le secret. Le droit d accès est en outre limité, différé ou refusé si l accès à un document officiel peut porter atteinte à la sphère privée de tiers, à moins qu un intérêt public à la transparence ne soit exceptionnellement jugé prépondérant (art. 7, al. 2 LTrans).