Streamline NX. Solution de gestion de la saisie, distribution et production

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1 Streamline NX Solution de gestion de la saisie, distribution et production

2 La gestion de document efficiente va au-delà de la simple page imprimée. Avec Streamline NX de RICOH, les entreprises peuvent simplifier la création, le stockage, la récupération et la distribution de documents, l authentification par carte, l impression, l impression sécurisée et la gestion des appareils afin d améliorer la productivité et de réduire les coûts d exploitation. Cette gamme novatrice et personnalisable de solutions intégrées offre des contrôles exceptionnels pour l authentification de l utilisateur, l impression sécurisée, la numérisation flexible, la gestion de quotas, la production de rapports polyvalents, et bien plus. Tirez parti de son interface intuitive et conviviale, des outils administratifs intuitifs, de l incroyable extensibilité de sa modularité et de ses outils administratifs puissants afin de gérer beaucoup plus efficacement votre parc d appareils MFP et d aider à réduire l ensemble de vos coûts de gestion de documents. Contrôle unique centralisé Améliorez l efficacité de votre gestion documentaire avec une trousse de solutions intégrées tout-en-un d un leader de l industrie ayant un soutien de classe mondiale. Streamline NX combine l impression, la numérisation, la gestion d appareil ainsi que des modules d application de comptabilité et d authentification dans une plateforme pratique. Il offre un large éventail de contrôles de processus permettant d assurer que les organisations peuvent gérer et surveiller plus efficacement les coûts des documents, la technologie, la durabilité et la sécurité. De plus, il simplifie une variété de tâches pour les administrateurs et les utilisateurs afin de réduire le coût total de propriété avec une formation ou un investissement minimal. Interface pratique et conviviale Les utilisateurs peuvent gérer chacun des composants polyvalents de la solution ainsi que des MFP en réseau via l interface Web intégrée dotée de la fonction glisser-déplacer. Streamline NX offre un accès facile à un vaste éventail de tâches de gestion de documents depuis l écran d accueil personnalisable. Les gros boutons et les grandes icônes peuvent être redimensionnés et placés à des endroits pratiques sur l écran afin d éliminer le basculement excessif entre les écrans et les applications. Les utilisateurs peuvent accéder à chacune des applications à l aide d une touche unique, ce qui permet d accélérer le flux de travaux et de trouver l information nécessaire de façon rapide et précise.

3 Personnaliser le flux de travaux pour maximiser le rendement Flux de documents automatisés Personne ne connaît votre entreprise mieux que vous. Avec Streamline NX, vous pouvez tirer parti de vos connaissances pour personnaliser des flux de travaux préétablis et assurer une productivité optimale. Les flux de travaux réduisent les étapes manuelles susceptibles aux erreurs réalisées au panneau de commande du MFP, alors les utilisateurs autorisés peuvent exécuter les tâches de gestion de documents quotidiennes, incluant la numérisation avancée et la distribution, en quelques minutes et avec une facilité et une précision incroyables. D IMPRESSION SÉCURISÉE D AUTHENTIFICATION ET DE COMPTABILITÉ INTERFACE UTILISATEUR INTÉGRÉE ADMINISTRATIF APPLICATION TOUT-EN-UN GÉNÉRATEUR DE RAPPORTS DE NUMÉRISATION ET DE TÉLÉCOPIE Numérisation et distribution rationalisées Convertissez les documents papier en format électronique pour un partage et un stockage rapides et faciles dans l ensemble de l organisation. Streamline NX offre une vaste gamme de capacités de numérisation avancée et de distribution afin d aider à fournir la bonne information à la bonne personne. La numérisation à une touche peut être utilisée pour distribuer les documents fréquemment utilisés aux destinations communes en appuyant sur un seul bouton. Les métadonnées peuvent être entrées au panneau de commande du MFP afin d accélérer l indexation et la récupération des tâches. Les aperçus numérisés permettent aux utilisateurs de réviser les documents clés avant leur distribution. Un plugiciel spécial permet même d intégrer les documents d appareils non réseauté aux flux de travaux Streamline NX. Performance d impression puissante Streamline NX offre un meilleur contrôle de l impression unique afin d améliorer l efficacité de l impression en réseau. Après l authentification, les utilisateurs peuvent imprimer des tâches depuis l appareil réseau le plus accessible et améliorer la productivité et le rendement dans plus d un endroit. Quant aux appareils Ricoh, les administrateurs peuvent aussi désigner des règles d impression économiques, incluant l impression en noir et blanc uniquement, l impression recto-verso et plus, aux utilisateurs qui ont atteint leur quota personnel pour des types de tâches d impression précises. Cela permet d assurer que les appareils MFP de Ricoh sont utilisés plus efficacement dans le but de réduire les coûts d exploitation sans compromettre la performance.

4 Surveiller l efficacité dans votre entreprise Rapport précis Tirez parti des rapports détaillés afin de surveiller le rendement de votre parc d appareils MFP Ricoh. Un module de rapports Web permet aux administrateurs de générer et de configurer un vaste éventail de rapports personnalisables afin de surveiller les volumes d utilisateur pour les personnes individuelles, les groupes de travail ou les services. Les rapports peuvent surveiller les taux d utilisation par appareil et par fonction pour garantir une impression plus rentable et plus responsable. De plus, les coûts exacts associés aux appareils MFP de Ricoh peuvent être suivis aux fins de rétrofacturation plus exactes pour les clients et les utilisateurs. Conformité réglementaire Respectez les directives réglementaires et les politiques de sécurité de l entreprise avec Streamline NX. Ce dernier offre l authentification sécurisée ainsi qu un système de suivi et de rapports complet pour l ensemble de votre parc d appareils MFP de Ricoh et votre maind œuvre. Accédez aux registres des tâches en quelques minutes pour savoir ce qui est imprimé par des utilisateurs individuels sur des appareils spécifiques afin de simplifier les problèmes de conformité complexes et d assurer une piste de vérification plus juste. Gestion intelligente des documents Plus d information vous donne davantage de contrôle. Streamline NX permet aux organisations de surveiller l utilisation et d identifier les tendances que vous pourrez utiliser par la suite afin de mettre en œuvre de nouveaux contrôles ou de nouvelles politiques qui encouragent un comportement responsable en matière d impression pour les personnes individuelles ou les groupes. En tirant parti de chaque petit détail disponible, vous pouvez gérer plus efficacement l accès utilisateur et l activité d impression des appareils MFP Ricoh, que ce soit avec une authentification plus robuste, l établissement de quotas plus stricts ou d autres outils de gestion de documents offerts seulement avec Streamline NX.

5 Protéger les bénéfices et plus Authentification de l utilisateur final Contrôlez les coûts en contrôlant l accès aux appareils partagés. Streamline NX offre des caractéristiques d authentification complètes afin d assurer que seuls les utilisateurs autorisés aient accès aux fonctions essentielles de numérisation, d impression, de télécopie, de copie et de distribution. Les utilisateurs sont authentifiés ou autorisés en glissant une carte enregistrée ou en entrant un identifiant ou un mot de passe à l appareil MFP. Les administrateurs accordent l autorisation à des personnes ou à des groupes spécifiques et pour des fonctions précises afin d optimiser le rapport coût-efficacité, peu importe l environnement de bureau. Moins de gaspillage, moins de coûts L authentification de l utilisateur minimise les coûts excessifs de l impression. Les documents sont imprimés seulement lorsqu un utilisateur autorisé est prêt à les récupérer, ce qui élimine les documents orphelins laissés sans surveillance dans le tiroir de sortie. Les utilisateurs peuvent aussi supprimer les anciennes versions des tâches d impression envoyées à un appareil et imprimer juste leur version finale. Les administrateurs peuvent limiter l accès aux fonctions par utilisateur spécifique. Par exemple, l impression rectoverso par défaut et l impression monochrome peuvent réduire les coûts liés au papier et minimiser l impression couleur inutile. Confidentialité des documents Protégez l information sensible en limitant l accès aux documents essentiels. Grâce à la fonction d impression de documents sécuritaire, les entreprises peuvent être certaines que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux documents confidentiels. Les administrateurs peuvent configurer des mesures d authentification afin de prévenir l impression d information sensible jusqu à ce qu un utilisateur autorisé soit disponible pour récupérer le document. Cette fonction fusionne les documents papier vulnérables pour passer à un flux de documents sécuritaire afin d aider à respecter la conformité réglementaire et les politiques de sécurité.

6 Ricoh Streamline NX Plugiciels disponibles pour Streamline NX de Ricoh INCLUS GRATUITEMENT Plugiciel d amélioration d image Les processus d image pouvant être réalisés incluent la suppression des trous de perforation, ainsi que le réalignement et le déchatoiement des documents numérisés. FACULTATIFS Plugiciel «HotFolder» Permet aux administrateurs de préciser le dossier à surveiller. Les fichiers déposés dans ce dossier sont importés automatiquement par Streamline NX et livrés selon des règles fixées par l administrateur. Plugiciel RightFAX Permet l envoi de documents à partir de Streamline NX à une adresse RightFAX via le serveur RightFAX le tout, directement depuis le panneau de commande du MFP. Permet la distribution des documents numérisés par télécopieur sans avoir besoin d un appareil MFP avec fonction de télécopie. Plugiciel pour codes à barres Donnez à Streamline NX la capacité de lire les codes à barres d un document, d acheminer le document basé sur ces données et d extraire l information de description du document pour le traitement. Compatible aux codes à barres 2D et linéaires. Plugiciel DocumentMall TM Les documents numérisés peuvent être acheminés dans un compte de stockage en ligne DocumentMall. Streamline NX livre automatiquement le document avec ses métadonnées et génère un dossier DocumentMall. Plugiciel SharePoint Permet à Streamline NX de numériser des documents dans Microsoft SharePoint, incluant la génération automatique de dossiers et d information sur le document associé. Les appareils MFP individuels n exigent pas de licences additionnelles. Sans licence EDC, les capacités d ouverture de session unique sont accessibles, mais pas la surveillance de la numérisation. Exigences du serveur PC PC Compatible PC/AT UC Processeur Intel Xeon 5000 série 3.0 Mémoire GHz (2 UC) ou supérieur (recommandé) 4 Go ou plus (recommandé) Système d exploitation Consulter la section sur les SE, SGBD et navigateurs compatibles Système de base de données Consulter la section sur les SE, SGBD et navigateurs compatibles Virtualisation Windows Server 2008 Hyper-V 2.0; VW Ware ESX 4.0; VW Ware ESX 5.0 Exigences du PC client PC Compatible PC/AT UC Compatible à Pentium 500 MHz ou Plus (au minimum); Pentium Core2Duo 1,6 GHz ou supérieur (recommandé) (2 cœur, 2 fils d exécution) Mémoire Mémoire vive d au moins 128 Mo ou supérieur Taille de mémoire recommandée pour SE Navigateur compatible Consulter la section sur les SE, SGBD et navigateurs compatibles. Adobe Flash Player Plus récente version Systèmes d exploitation compatibles Serveur Windows Serveur 2003 R2 standard édition Entreprise 32 bits/64 bits (WOW64) * Windows Server 2008 standard / édition Entreprise - 32 bits/64 bits (WOW64) Windows Server 2008 R2 standard/ édition Entreprise 32 bits/64 bits Windows Server 2008 R2 standard/ édition Entreprise 32 bits/64 bits (WOW64) Client Windows XP édition Professionnel 32 bits Windows Vista éditions Petites entreprises/ultimate 32 bits/64 bits Windows 7 Éditions Professional/ Entreprise/Intégrale 32 bits/64 bits Ricoh Canada Inc., Explorer Drive, Mississauga, ON L4W 5L1, Ricoh Americas Corporation. Tous droits réservés. Ricoh et le logo Ricoh sont des marques de commerce enregistrées de Ricoh Company, Ltd. Toutes les autres marques de commerce sont la propriété de leur propriétaire respectif. Le contenu de ce document, de même que l apparence, les fonctions et les caractéristiques des produits de Ricoh peuvent changer de temps à autre sans préavis. Les produits illustrés comportent les options. Même après avoir pris toutes les précautions possibles pour assurer l exactitude de l information, Ricoh ne fait aucune déclaration ni ne garantit l exactitude de l information contenue dans le présent document et n accepte aucune responsabilité à l égard de toute erreur ou omission dans ledit texte. Les résultats réels peuvent varier selon l utilisation faite des produits et des services, ainsi que les conditions et les facteurs pouvant affecter la performance. Les seules garanties relatives aux produits et services de Ricoh sont exposées dans les énoncés de garantie formelle s y rattachant.