Numérisation Traitement Distribution. Intégration de la numérisation sécurisée à l infrastructure d impression existante

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1 Numérisation Traitement Distribution Intégration de la numérisation sécurisée à l infrastructure d impression existante -1-

2 Une plateforme unique pour gérer toutes les tâches d impression et de numérisation uniflow est une plateforme logicielle de gestion de l impression, de la numérisation et des appareils, conçue pour permettre aux organisations de profiter au mieux de leurs appareils multifonctions. Grâce à sa structure modulaire et à son intégration parfaite aux appareils de Canon, elle peut être adaptée aux besoins précis de l organisation. De plus, uniflow est la plateforme unique par excellence pour gérer l infrastructure d impression et de numérisation des bureaux et des centres d impression commerciaux. Processus de numérisation entièrement personnalisé uniflow permet aux utilisateurs de numériser, de traiter et de distribuer des documents en toute sécurité dans leur organisation en vue d accroître leur productivité et de respecter les exigences de conformité. Comme ils ont accès à des processus de numérisation adaptés à leur rôle, ils peuvent numériser leurs documents directement dans le processus ou le système dorsal de gestion des documents approprié. Numérisation Comme pour les tâches d impression, les utilisateurs s authentifient sur l appareil imagerunner ADVANCE de Canon à l aide de leur carte de proximité et ne voient que les processus de numérisation pertinents. L administrateur peut décider quels processus sont offerts à chaque service et lesquels sont accessibles à tous. Ces processus de numérisation «suivent» l utilisateur d un appareil à l autre. Traitement L utilisation de documents papier et de l information qui s y trouve fait partie des tâches quotidiennes de tout utilisateur. Il est possible d extraire cette information des documents numérisés grâce à la reconnaissance optique des caractères (ROC) par zone ou à la reconnaissance des codes à barres en vue d alimenter les données d indexation ou de les convertir dans un format particulier, comme Microsoft Word MD. Lorsque l utilisateur retourne à son poste, il peut alors récupérer le document et le modifier. Distribution uniflow permet à l utilisateur de numériser des documents directement vers son courriel, un dossier réseau, un système de gestion des documents ou un service infonuagique sous forme de fichiers image hautement compressés

3 Numérisation Numériseur Appareil multifonction Téléphone intelligent Dossier actif Traitement Traitement de formulaires Validation des bases de données Reconnaissance des codes à barres Microsoft Word MD (.docx/.xml) Réalignement Repérage des pages blanches Détection de l orientation ROC par zone (137 langues) PDF, PDF/A, PDF cryptés Puissante compression Déchatoiement Google Drive MC Microsoft SharePoint MD Distribution Therefore MC Dossier/serveur FTP SGD/système de GCE Microsoft Exchange MD / courriel - 3 -

4 Numérisation en toute simplicité sur un appareil imagerunner ADVANCE uniflow permet d utiliser l infrastructure de bureau existante pour numériser des documents vers le processus opérationnel approprié. De plus, il peut traiter des documents électroniques provenant d autres sources, comme le courriel ou un serveur. Numérisation sécurisée Afin de prévenir l accès non autorisé aux appareils, uniflow utilise une vaste gamme de méthodes d authentification des utilisateurs, notamment par carte de proximité, carte magnétique, NIP ou nom d utilisateur et mot de passe. Une fois authentifié, l utilisateur peut se servir de toutes les fonctions qui lui sont accessibles, et ses opérations sont consignées aux fins de suivi d utilisation. Chaque utilisateur peut avoir accès à des fonctions différentes de l appareil selon son rôle. Par exemple, l accès à la numérisation peut être restreint à certains utilisateurs de façon à assurer la sécurité optimale de l appareil. Numérisation et impression uniformisées Afin d exploiter au maximum les appareils multifonctions de Canon en place, il est possible d imprimer et de numériser au moyen de la même méthode d authentification et de la même interface. Une fois connecté, l utilisateur peut choisir une file d impression sécurisée ou ses processus de numérisation personnalisés. Ainsi, il n a pas à être formé pour réapprendre à utiliser l appareil et il devient possible de gérer les utilisateurs, les rôles et les centres de coûts au moyen d un seul système informatique. Interface de numérisation conviviale Une fois l utilisateur connecté, les fonctions de numérisation sont affichées sur une interface utilisateur intuitive, grâce à laquelle il peut lancer sa tâche et ensuite visualiser le document numérisé

5 Véritable numérisation centralisée et personnalisée Chaque utilisateur a des besoins de numérisation différents selon son rôle. Grâce à uniflow, il peut s authentifier sur l appareil et avoir accès uniquement aux processus pertinents, peu importe l appareil ou l endroit. L administrateur peut décider quels processus sont offerts à chaque service et lesquels sont accessibles à tous. Par exemple, le service des RH peut avoir accès aux processus de numérisation des formulaires de congé, et le service des ventes, à ceux qui lui permettent de numériser et de traiter des bons de commande

6 Traitement rapide et flexible des documents numérisés Il est possible de convertir les documents numérisés en fichiers compressés, structurés et entièrement modifiables. Ainsi, ils sont prêts pour l édition, l archivage ou l intégration dans un système dorsal. Qualité d image améliorée La clarté d image est essentielle à tout processus d imagerie documentaire. Après la numérisation, uniflow peut améliorer la qualité des images, détecter l orientation du texte et même effectuer le déchatoiement ou le réalignement au besoin. Réalignement : Correction de tout désalignement des images à un angle maximal de 10,5 Déchatoiement : Élimination des traces de poussière (chatoiement) sur les images en noir et blanc Détection de l orientation : Rotation de 90, 180 ou 270 et redressement automatique du texte - 6 -

7 Reconnaissance automatique du texte La technologie intégrée de ROC extrêmement précise d I.R.I.S. détecte le texte contenu dans un document, ce qui permet de convertir les fichiers image en documents PDF ou Microsoft Office. Logiciel de ROC ultraprécis : Prise en charge de 137 langues, y compris les alphabets latin, grec, cyrillique, etc. Reconnaissance de plusieurs langues : Maximum de 5 langues par page Analyse de la mise en page : Détection automatique de texte, de graphiques, de tableaux et de codes à barres Prise en charge de lexiques utilisateurs : Possibilité d intégrer au logiciel de ROC des lexiques contenant des termes précis Structuration par la reconnaissance des codes à barres et le repérage des pages blanches Pour réduire les risques d erreur associés à la désignation, à la division, au classement et à l indexation des fichiers, uniflow peut repérer les pages blanches et lire les codes à barres dans les documents numérisés. Ce faisant, uniflow structure et automatise le processus de numérisation. Codes à barres unidimensionnels ou bidimensionnels : Prise en charge d un éventail de formats, comme le code 39, le code EAN 128 et les codes QR Élimination des pages blanches : Possibilité de retirer automatiquement les pages blanches de séparation Division : Possibilité de séparer automatiquement les documents en pages individuelles ou en groupes de pages Picking List PTN Bank Information: Acct: Bank: Order Confirmation PTN Our VAT ID: DE Our VAT ID: DE Invoice INV Our Order Number: PTN Bank Information: Acct: Bank: Delivery Note PTN Our VAT ID: DE / / / / US / / / / US Invoice INV Bank Information: Acct: Bank: Delivery Note PTN Our VAT ID: DE Picking List PTN Bank Information: Acct: Bank: Order Confirmation PTN Our VAT ID: DE Our VAT ID: DE Our Order Number: PTN / / / / US / / / / US Part No. Code Description Unit Qty Check 1 Check 2 Part No. Code UF22RD_E Description 3546RR2U5 Software Unit Package Qty Single License 1 Total [ ] [ ] UF22RD_E 3546RR2U5 UF84ZF_3 Software Package 3574F22P5 Implementation License 1 Services 5.000,00 Piece ,00 [ ] [ ] UF84ZF_3 3574F22P5 UF98VV_C Implementation 5574F8895 Services Diverse Piece Components ,00 Piece ,00 Part No. Code Description Unit Qty Single Total [ ] [ ] UF98VV_C 5574F8895 UF42TS_U Diverse Components 25479UZ78 Dongle Piece ,00 Piece ,00 UF22RD_E 3546RR2U5 Software Package License , ,00 1 [ ] [ ] UF42TS_U 25479UZ78 Dongle Piece 1 250, ,00 UF84ZF_3 3574F22P5 Implementation Services Piece , ,00 Part No. Code UF98VV_C Description 5574F8895 Diverse Unit Components Qty Piece , ,00 UF22RD_E 3546RR2U5 UF42TS_U Software Package 25479UZ78 Dongle License 1 Piece 1 250,00 Total: , ,00 UF84ZF_3 3574F22P5 Implementation Services Piece 1 Packed by: Shipping Cost: 59,32 UF98VV_C 5574F8895 Diverse Components Piece 5 Total Net: ,32 Total: ,00 Check by: + 0% VAT: 0,00 UF42TS_U 25479UZ78 Dongle Piece 1 Shipping Cost: 59,32 Total Net: ,32 + 0% VAT: 0,00 Total Payable: ,32 Total Payable: ,32 Payable within 45 days. Our reverse terms of business apply. Payable within 45 days. Our reverse terms Niedersachsenstraße of business apply. 6 Fax: HRB Our VAT ID: DE Our Order Number: PTN / / / / US / / / / US Part No. Code Description Unit Qty Single Total UF22RD_E 3546RR2U5 Software Package License , ,00 UF84ZF_3 3574F22P5 Implementation Services Piece , ,00 Part No. Code UF98VV_C Description 5574F8895 Diverse Unit Components Qty Piece , ,00 UF22RD_E 3546RR2U5 UF42TS_U Software Package 25479UZ78 Dongle License 1 Piece 1 250, ,00 UF84ZF_3 3574F22P5 Implementation Services Piece 1 UF98VV_C 5574F8895 Diverse Components Piece 5 Total: ,00 UF42TS_U 25479UZ78 Dongle Piece 1 Shipping Cost: 59,32 Total Net: ,32 + 0% VAT: 0,00 Total Payable: ,32 Payable within 45 days. Our reverse terms of business apply. Our VAT ID: DE Our Order Number: PTN / / / / US / / / / US Part No. Code Description Unit Qty Check 1 Check 2 Part No. Code UF22RD_E Description 3546RR2U5 Software Unit Package Qty Single License 1 Total [ ] [ ] UF22RD_E 3546RR2U5 UF84ZF_3 Software Package 3574F22P5 Implementation License 1 Services 5.000,00 Piece ,00 [ ] [ ] UF84ZF_3 3574F22P5 UF98VV_C Implementation 5574F8895 Services Diverse Piece Components ,00 Piece ,00 [ ] [ ] UF98VV_C 5574F8895 UF42TS_U Diverse Components 25479UZ78 Dongle Piece ,00 Piece ,00 1 [ ] [ ] UF42TS_U 25479UZ78 Dongle Piece 1 250, ,00 Total: ,00 Packed by: Shipping Cost: 59,32 Total Net: ,32 Check by: + 0% VAT: 0,00 Total Payable: ,32 Payable within 45 days. Our reverse terms of business apply

8 Cryptage et conversion rapides Les documents papier peuvent être transformés en divers formats électroniques en fonction des besoins. Par exemple, un fichier Word peut être facilement mis à jour, tandis qu un fichier image ou un PDF est préférable pour l archivage à court ou à long terme. Prise en charge des formats PDF et PDF/A : Possibilité d utiliser le format PDF/A-1b pour l archivage à long terme, la certification et le cryptage PDF cryptés : Protection des fichiers PDF par mot de passe pour un transfert sécurisé sur le réseau Prise en charge du format Office Open XML : Conversion en formats modifiables comme Microsoft Word MD ou Excel MD Conversion simultanée : Conversion multiple de documents numérisés de façon à envoyer simultanément des formats différents à plusieurs endroits Puissante compression Grâce à la technologie ihqc MC d I.R.I.S., il est possible de convertir les documents en fichiers PDF ou XPS hautement compressés 50 fois moins lourds que l original. Validation bidirectionnelle des bases de données Une fois que les métadonnées du document sont saisies manuellement ou automatiquement sur l appareil imagerunner ADVANCE de Canon, elles peuvent être vérifiées à l aide d une base de données. Ainsi, elles peuvent servir à alimenter d autres champs clés ou à lancer des processus, ce qui réduit le risque d erreur et accélère l indexation

9 Traitement automatisé des formulaires Lors du traitement de nombreux formulaires imprimés, la saisie de données manuelle peut s avérer longue et sujette à l erreur. L avantage d uniflow, c est qu il peut reconnaître les différents formulaires et en extraire les données en procédant à une ROC par zone ou à un balayage des codes à barres. Une fois le formulaire numérisé, l utilisateur valide les données directement sur l appareil imagerunner ADVANCE. Reconnaissance, structuration et saisie de données grâce à la ROC par zone et à la reconnaissance des codes à barres Possibilité de programmer le moteur de numérisation pour reconnaître les différents formats Traitement des documents en fonction du flux de documents Possibilité de modifier les options par défaut au besoin - 9 -

10 Distribution vers n importe quelle destination Une fois numérisés et traités, les documents peuvent être envoyés vers diverses destinations, comme le courriel, un serveur FTP, un réseau partagé ou un espace personnel. Et grâce au système de gestion des flux de documents d uniflow, ils peuvent même être exportés vers un système dorsal, une application d entreprise ou une base de données

11 Numérisation vers le courriel ou Microsoft Exchange MD L utilisateur peut envoyer les documents numérisés directement dans sa boîte de réception ou à d autres adresses courriel. Après l envoi, une copie du courriel est enregistrée dans les messages envoyés. Numérisation vers un dossier ou un serveur FTP L utilisateur peut numériser les documents directement dans un dossier réseau personnel ou partagé; aucune base de données ou application n est requise. De plus, il peut partager les documents numérisés avec d autres utilisateurs au moyen d un serveur FTP. Numérisation vers Microsoft SharePoint MD Un utilisateur peut enregistrer les documents numérisés dans un site Mon site de SharePoint ou parcourir d autres sous-sites en fonction de ses droits d accès. Comme les documents sont stockés sous forme de fichiers PDF ou Microsoft Office MD, ils peuvent être facilement récupérés au moyen de la fonction de recherche de SharePoint. Numérisation vers Therefore MC Une fois authentifié, l utilisateur peut parcourir les catégories Therefore et y stocker ses documents numérisés. Comme les données d authentification suivent les documents, l utilisateur n a pas à se connecter de nouveau pour les récupérer. Numérisation vers Google Drive MC L utilisateur peut envoyer ses documents numérisés dans Google Drive en toute sécurité, et même les compresser ou les convertir en formats modifiables comme Microsoft Word MD. Numérisation vers WebDAV uniflow permet de parcourir tout appareil prenant en charge le protocole WebDAV et d y numériser des documents. Numérisation vers iw Desktop Les documents et leurs métadonnées peuvent être transférés au logiciel iw Desktop de Canon grâce à une connexion directe. Une fois que l utilisateur a visualisé ou modifié le document numérisé ou ses métadonnées, le fichier peut être renvoyé à uniflow. Numérisation vers le nuage L utilisateur peut envoyer les documents numérisés vers un service infonuagique comme Box, Dropbox, Evernote MD ou Microsoft OneDrive MC. Numérisation vers des SGD ou des systèmes GCE Grâce à uniflow, l utilisateur peut numériser des documents directement dans un système de gestion des documents ou de gestion du contenu d entreprise comme WorkSite, FileNet MD, Content Server d OpenText ou Alfresco

12 Numérisation intégrée Gestion et contrôle unifiés L utilisation d une seule console de gestion simplifie la configuration. Flux de documents personnalisés L administrateur peut associer des processus de numérisation à des utilisateurs ou à des groupes précis. Traitement de formulaires La ROC par zone et la reconnaissance des codes à barres accélèrent le traitement des formulaires. Envoi à partir d un appareil multifonction, d un appareil mobile ou d un serveur uniflow peut également traiter les fichiers numériques provenant de sources externes, comme un document envoyé par courriel à partir d un téléphone intelligent. Conversion de documents Les documents numérisés peuvent être convertis en fichiers PDF hautement compressés ou en fichiers Microsoft Word MD modifiables. Intégration aux systèmes administratifs Les documents numérisés peuvent être envoyés à diverses destinations, comme un serveur de courriel ou un système de gestion des documents OK-CANON NT-ware GmbH, 2013

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