Règlement de l AIPPI ASSOCIATION INTERNATIONALE POUR LA PROTECTION DE LA PROPRIETE INTELLECTUELLE

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1 ASSOCIATION INTERNATIONALE POUR LA PROTECTION DE LA PROPRIETE INTELLECTUELLE INTERNATIONAL ASSOCIATION FOR THE PROTECTION OF INTELLECTUAL PROPERTY INTERNATIONALE VEREINIGUNG FÜR DEN SCHUTZ DES GEISTIGEN EIGENTUMS Règlement de l AIPPI /18

2 Règlement de l AIPPI A. RÉUNIONS Règle 1 - Réunions de l'association 1.1 Un Congrès de l'aippi se tient tous les deux ans. 1.2 L ordre du jour des réunions du Comité Exécutif est proposé par le Bureau; le Comité Exécutif complète cet agenda Un Forum de l'aippi se tient tous les deux ans concomitamment et au même endroit qu'une Réunion du Comité exécutif hors Congrès. 1.4 Le Groupe national ou régional accueillant le prochain Congrès peut nommer une personne de renom à une place honorifique en relation avec le Congrès, qui sera connue sous un titre honorifique conforme à la culture et aux usages du pays et qui n entre pas en conflit respectivementavec les titres de Président et de Vice-Président de l Association. Le rôle de cette personne est de donner de la visibilité au Congrès en question et d aider à sa promotion. Règle 2 - Invitation à tenir une Réunion de l'aippi 2.1 Le Secrétaire général invite, neuf ans avant un Congrès et cinq ans avant une réunion du Comité exécutif/forum, les Groupes nationaux et régionaux à soumettre des invitations à recevoir de telles Réunions. Le Secrétaire Général fixe une date limite pour recevoir les invitations. 2.2 Le Bureau apprécie les invitations soumises et décide dans le meilleur intérêt de l'association des invitations à retenir. 2.3 Le Secrétaire Général demande aux Groupes sélectionnés de remplir un questionnaire détaillé, préparé par le Bureau, dans un délai donné. Le questionnaire présente les principales exigences techniques nécessaires à la tenue d'une Réunion de l'aippi. 2.4 Le Bureau examine tous les questionnaires remplis et transmet au Comité Exécutif, pour décision, les invitations dont il estime qu'elles remplissent toutes les exigences techniques. 2.5 Le Comité Exécutif décide de l'acceptation d'une invitation huit ans avant le Congrès concerné, et quatre ans avant la réunion du Comité Exécutif/Forum concernée. 2.6 En l'absence d'invitation, ou d'invitation acceptée par le Comité exécutif, le Secrétaire général est responsable de l'organisation de la Réunion. Règle 3 - Responsabilité de l'organisation 3.1 Le Groupe invitant une Réunion crée un Comité d'organisation qui partage avec le Bureau la responsabilité de l'organisation de la Réunion. Le Groupe invitant nomme également un Président du Comité d'organisation. Le Comité d'organisation peut créer des Sous-Comités. 3.2 Le Comité d'organisation est composé de membres du Groupe invitant, plus un membre du Bureau. Il élit un Président. 3.3 Exceptionnellement, le Bureau peut annuler toute décision du Comité d'organisation qu'il estime non conforme aux traditions et au meilleur intérêt de l'association. Règle 4 - Organisateur Professionnel Central des Congrès (OPCC) 4.1 Le Bureau est habilité à sélectionner un OPCC pour toutes les Réunions de l'aippi (Congrès, Réunion du Comité Exécutif et Forum). Dans ce cas, le Bureau choisit l OPCC. 4.2 Si un OPCC est recruté, l OPCC travaille sous la direction du Comité d Organisation et travaille directement avec tout Organisateur Professionnel des Congrès local, responsable de direction ou tout 2/18

3 autre fournisseur si nécessaire, sur le fondement d un contrat conclu pour cette réunion entre le Bureau, en consultation avec le Comité d Organisation, et l OPCC 4.3 Le partage des responsabilités entre le Comité d'organisation et l'opcc est fixé par le contrat. 4.4 En l absence de recrutement d un OPCC, le rôle d OPCC est tenu par le Secrétariat. Règle 5 - Programme des Réunions 5.1 Un Congrès type comprend au moins une Assemblée Générale, une Réunion du Comité Exécutif, une Réunion du Conseil des Présidents, des Réunions de Commissions de travail, des Assemblées plénières, des Ateliers de travail, et une Réunion du Bureau. Le Bureau prépare un programme type. 5.2 Une réunion type du Comité Exécutif comprend au moins une Réunion du Comité Exécutif, une Réunion du Conseil des Présidents, des Réunions de Commissions de travail, des Assemblées plénières et une Réunion du Bureau. Le Bureau prépare un programme type. 5.3 Un Forum type précède immédiatement une Réunion du Comité exécutif hors Congrès et comprend des sessions d'information incluant un Atelier sur les méthodes de travail de l'aippi et des Ateliers sur des sujets régionaux. Le Bureau prépare un programme type. Règle 6 - Finances 6.1 L'OPCC ou, en l absence d un OPCC, le Secrétariat gère et contrôle un compte séparé de Réunion pour chaque Congrès, Réunion du Comité Exécutif hors Congrès et Forum. Le Comité d'organisation a accès à toutes les informations sur les comptes de ses Réunions, à tout moment. 6.2 Toutes les Réunions, en particulier un Forum et une réunion du Comité Exécutif normalement organisés conjointement,ont des budgets et des comptes séparés. 6.3 Les profits ou pertes d'une Réunion de l'aippi sont partagés à parts égales entre le Groupe invitant et le Trésorier général de l'aippi. 6.4 Si un Groupe souhaite organiser des traductions autres que celles prévues à l'article 16.2 des Statuts, il supporte les dépenses supplémentaires y afférant à ses propres frais. Règle 7 - Invitations à assister aux Réunions de l'aippi 7.1 Les invitations aux Réunions de l'aippi sont faites au nom de l'association, par le Groupe invitant et par le Bureau, et sont envoyées au moins quatre mois avant l'ouverture de la Réunion. 7.2 Le Bureau décide des invitations à envoyer aux Gouvernements, aux Organisations Gouvernementales, aux Organisations non gouvernementales, et à des particuliers. 7.3 Dans le cas d'une Réunion du Comité Exécutif, les noms des Délégués et des Rapporteurs doivent être communiqués au Secrétaire général par les Groupes au moins deux mois avant la Réunion, avec l'indication des Commissions de travail ou des Commissions Spéciales auxquelles ils participent. Chaque Groupe peut, avant la réunion, désigner des Délégués ou Rapporteurs suppléants pour remplacer les Délégués ou Rapporteurs déjà désignés mais empêchés de participer à la Réunion. Le nom du Délégué suppléant doit être communiqué au Secrétaire général avant la Réunion. 7.4 Dans le cas d'une Réunion du Comité Exécutif, le Groupe invitant, avec l'accord du Bureau, peut inviter un certain nombre de membres du Groupe et de personnalités de son pays à participer à certaines sessions en qualité d'observateurs, sans droit de vote, ainsi qu'aux Programme social. 7.5 Si, lors d'une Réunion du Conseil des Présidents, le Président d'un Groupe n'est pas suffisamment familier avec un sujet inscrit à l'ordre du jour, ce Président peut, avec l'accord du Secrétaire général, se faire accompagner d'un conseiller, et, dans des cas exceptionnels, se faire aussi accompagner d'un interprète ou d'un assistant, qui n'ont pas le droit de vote. 7.6 Le Bureau peut inviter d autres personnes à participer à certaines séances du Comité Exécutif, à titre d invités ou d observateurs sans droit de vote. 7.7 Le Bureau peut inviter d autres personnes à participer à certaines séances du Conseil des Présidents, sans droit de vote. 3/18

4 7.8 Certains membres peuvent être invités à participer à certaines séances du Comité Exécutif ainsi qu au Programme social, en tant qu observateurs, sans droit de vote. B. DISTINCTIONS Règle 8 - Distinctions de l'aippi 8.1 Des personnes physiques qui ont apporté des contributions particulièrement notables à l'association ou à ses buts, peuvent être distinguées par leur nomination en qualité de Présidents d honneur ou Membres d honneur, ou par la remise de la Médaille du Mérite de l'aippi. Ils sont nommés par le Conseil des Présidents, sur proposition conjointe du Bureau et de la Commission des Nominations, après consultation préalable du Groupe national ou régional concerné. Les Groupes nationaux et régionaux peuvent soumettre des propositions au Bureau à tout moment. La distinction est décernée à une Réunion de l'aippi, publiée dans l'annuaire, et les noms sont mentionnés dans une liste séparée de la liste des Membres de l'aippi. 8.2 Sont Présidents d honneur, les Membres d honneur qui se sont distingués de façon exceptionnelle dans le domaine de la propriété intellectuelle et ayant rendu des services exceptionnels à l'association. 8.3 Sont Membres d honneur, les personnes physiques qui ont fait preuve d'un mérite remarquable pour promouvoir les buts de l'association. 8.4 La Médaille du Mérite peut être décernée à un Membre de l'aippi qui s est distingué de façon remarquable: en relation avec les activités internationales de l'aippi, en particulier comme responsable de Commissions de l'aippi ou comme Représentant de l'aippi, dans une fonction de direction de longue durée dans un Groupe national ou régional de l'aippi en tant qu'organisateur d'évènements internationaux; pour d'autres contributions particulières à l'accomplissement des objectifs de l'association. Exceptionnellement, des non membres peuvent être honorés d'une distinction pour avoir apporté une contribution extraordinaire à l'association. C. MÉTHODES DE TRAVAIL Règle 9 - Programme de travail 9.1 Normalement, les Questions sont inscrites au Programme de Travail par le Comité Exécutif soit sur proposition de la Commission des Programmes après consultation du Bureau, soit sur proposition du Bureau et, dans la mesure du possible, après consultation de la Commission des Programmes. 9.2 En cas d'urgence, le Bureau peut inscrire des Questions au Programme de Travail. Il doit, si possible, consulter au préalable la Commission des Programmes. Règle 10 - Organes de travail 10.1 Les Questions inscrites au Programme de Travail sont en règle générale préparées par les organes suivants: les Groupes nationaux et régionaux qui examinent les Questions et établissent des Rapports; des Commissions de Travail sous la direction d'un Président désigné par le Bureau, et qui peuvent comprendre un représentant de chaque Groupe national ou régional; des Commissions Spéciales désignées par le Bureau lorsque la nature de la Question le commande, ou lorsque l'urgence le requiert. Règle 11 - Documents de travail 11.1 Les travaux préparatoires d'une Question peuvent comprendre l'établissement des documents suivants: les Orientations de Travail destinées à faciliter la préparation des Rapports; 4/18

5 (d) (e) les Rapports des Groupes nationaux et régionaux, des membres de ces Groupes ou des membres indépendants; les Rapports des Commissions de Travail ou des Commissions Spéciales, qui doivent aussi faire état des opinions minoritaires importantes; un Rapport de Synthèse, résumant tous les éléments issus de la préparation des études et présentant les points de la Question pour le débat devant le Comité Exécutif ou le Congrès; des projets de Résolutions ou de Rapports. Règle 12 - Procédure de travail 12.1 Le Bureau a la charge d'organiser les travaux de l'association, d'établir un calendrier du déroulement des études et de déterminer les organes chargés de les préparer Le Rapporteur général a la charge des tâches suivantes: préparer, en collaboration avec le Président de la Commission des Programmes, et avec le Président de la Commission de Travail ou de la Commission Spéciale concernée, des Orientations de Travail pour chaque Question inscrite au Programme de Travail; présenter un Rapport de Synthèse sur chaque Question inscrite au Programme de Travail, en collaboration avec le Président de la Commission de Travail ou de la Commission Spéciale concernée; collaborer avec les Présidents des Commissions de Travail ou des Commissions Spéciales pour arrêter les termes des projets de Résolutions et des exposés qu'ils proposent En règle générale, le Rapporteur général a la charge de présenter au Congrès ou au Comité Exécutif les principaux points de la Question en discussion. Le Rapporteur général est assisté par le Président de la Commission de Travail ou de la Commission Spéciale concernée Le Président et le Coprésident d'une Commission de Travail doivent avoir une expérience, ou du moins, de bonnes connaissances de l'objet de la question examinée Avec le concours du Coprésident et du Secrétaire de la Commission, le Président d'une Commission de Travail est responsable des tâches suivantes: (d) (e) (f) (g) se concerter avec le Rapporteur général pour la préparation des Orientations de Travail; avec l'aide du Secrétaire général, demander aux Groupes nationaux et régionaux de désigner un représentant à la Commission de Travail; compte tenu du calendrier général du Programme de Travail, établir un calendrier approprié pour faire avancer l'étude de la question, et en informer les membres de la Commission de Travail; assister le Rapporteur général dans la préparation du Rapport de Synthèse; préparer, sur la base du Rapport de Synthèse et en collaboration avec le Rapporteur général, un projet de Résolution ou de Rapport, qui est communiqué, avec le Rapport de Synthèse, aux membres de la Commission de Travail, en les invitant à faire connaître leur point de vue dans un délai donné; Après avoir reçu les réponses des membres de la Commission de Travail et après toute autre correspondance et/ou discussion utile, préparer un projet final de Résolution, qui est communiqué au Rapporteur général et au Secrétaire général, qui le transmettra aux Présidents des Groupes régionaux et nationaux ainsi qu'à tous les délégués inscrits du Comité Exécutif, en invitant les destinataires du projet définitif de Résolution à envoyer, à une date déterminée, au Président, des commentaires sur le projet de Résolution; préparer et communiquer au Rapporteur général et à tous les membres de la Commission de Travail un projet d'exposé au Comité Exécutif ou au Congrès dans le but d'expliquer les bases de la Résolution et le raisonnement de la Commission de Travail en les invitant à formuler des commentaires sur le projet d'exposé; 5/18

6 (h) (i) (j) (k) (l) avant la réunion du Comité Exécutif ou du Congrès, réunir la Commission de Travail pour débattre et/ou adopter la Résolution ou le Rapport, en vue d'achever la rédaction de l'exposé et de la Résolution; s'assurer, en dirigeant les réunions de la Commission de Travail, que tous les représentants des Groupes nationaux et régionaux présents à la réunion ont eu la possibilité de faire valoir leur point de vue; incorporer au projet de Résolution ou de Rapport, au cas où un large consensus n'a pu être obtenu au sein de la Commission de Travail, les propositions alternatives importantes qui peuvent être soumises à un vote; s'assurer que les traductions exactes de la Résolution ou du Rapport sont préparées en temps voulu dans toutes les versions linguistiques concernées, pour être mises à la disposition des délégués participant aux séances du Comité Exécutif ou du Congrès pendant lesquelles ces textes seront discutés; prendre part au travail du Comité de Rédaction conformément à la règle 19.2 ci-après Les noms du Président, du Coprésident et du Secrétaire de la Commission de Travail sont mentionnés dans les documents concernant les travaux de ladite Commission. Règle 13 - Résolutions 13.1 En règle générale, le Comité Exécutif adopte des Résolutions sur les Questions qui lui sont soumises En cas d'urgence, le Conseil des Présidents adopte les Résolutions Le Congrès délibère sur les Questions inscrites au Programme de Travail, selon les mêmes principes que le Comité Exécutif Le Congrès peut émettre des recommandations, qui sont soumises au Comité Exécutif pour décision définitive. Règle 14 - Langues et diffusion des Rapports 14.1 Les Orientations de Travail, les Rapports des Commissions, le Rapport de Synthèse et les Résolutions doivent être soumis par écrit en français, anglais et allemand Les Rapports des Groupes nationaux et régionaux, des membres de ces Groupes et des membres indépendants doivent être soumis par écrit en français, anglais ou allemand, et être accompagnés de Résumés dans les deux autres langues. Les Rapports doivent être adressés au Rapporteur Général, au Secrétaire Général et au Président, au Co- Président et au Secrétaire de la Commission de Travail ou de la Commission Spéciale dans les délais fixés par le Bureau. Règle 15 - Membres et Fonctions des Commissions 15.1 Les membres du Bureau sont membres d'office de toutes les Commissions de Travail et des Commissions Spéciales de l'association. COMMISSION DES PROGRAMMES 15.2 La Commission des Programmes est constituée de son Président et de quatre à onze membres, plus le Rapporteur Général ou un des Suppléants des Rapporteurs Généraux. La Commission se choisit un Vice- Président, et peut choisir un Secrétaire parmi ses membres. La durée du mandat du Président et de chacun des membres est normalement comprise entre le jour suivant la réunion du Comité Exécutif à laquelle ils sont élus et le jour qui suit la dernière séance du Comité Exécutif à laquelle des élections ont lieu et se tenant au cours de la seconde année qui suit leur élection. Chaque membre est rééligible, mais ne doit pas pouvoir siéger à la Commission plus de trois mandats entiers consécutifs, à l exception du Président, qui ne peut pas être élu pour plus de trois mandats entiers consécutifs de Président à la suite de ses mandats de membre. Un membre auquel aucun successeur n est élu peut rester membre jusqu à ce qu un successeur soit élu. 6/18

7 15.3 La composition de la Commission des Programmes donne préférence aux diversités professionnelle, géographique, de sexe et d âge La Commission des Programmes est l organe de recherche de l Association et: a) sollicite des propositions de questions auprès de l Association, et en particulier des Groupes nationaux et régionaux; b) s informe des questions d actualité se rapportant à la propriété intellectuelle et reçoit de la Commission des Communications les rapports sur les informations intéressant la propriété intellectuelle et l AIPPI; c) s informe des activités se rapportant à l harmonisation des droits de propriété intellectuelle, en ce y compris les développements d accords bilatéraux ou multilatéraux en cours dans le monde; d) présente au Comité Exécutif, après consultation du Bureau, les Questions pour le travail scientifique à venir de l Association, et indique l intérêt et l importance de ces Question pour l Association; e) participe à la préparation du Programme de formation, tels que la définition des sujets des Ateliers du Congrès et du Forum; f) exécute d autres missions telles que définies par les Statuts ou le Règlement, ou qui lui ont été assignées par le Comité Exécutif ou le Bureau; g) s assure de l accomplissement du travail scientifique de l Association, et en rapporte au Bureau régulièrement, et au Comité Exécutif au moins une fois par an; h) se réunit au moins deux fois à l occasion de chaque réunion du Comité Exécutif, et au moins une fois entre les réunions du Comité Exécutif. COMMISSION DES NOMINATIONS 15.5 La Commission des Nominations est composée d un Président et de six à quinze autres membres et est élue par le Conseil des Présidents parmi les candidats proposés par le Bureau, la Commission des Nominations, ou par les Groupes nationaux ou régionaux. La durée du mandat du Président et de chacun des membres est normalement comprise entre le jour suivant la réunion du Conseil des Présidents à laquelle ils sont élus et le jour qui suit la dernière séance du Conseil des Présidents à laquelle des élections ont lieu et se tenant au cours de la seconde année qui suit leur élection. Chaque membre est rééligible, mais ne doit pas pouvoir siéger à la Commission plus de deux mandats entiers consécutifs, à l exception du Président, qui ne peut pas être élu pour plus de deux mandats entiers consécutifs de Président à la suite de ses mandats de membre. Les membres de la Commission des Nominations sont inéligibles à toute autre poste électif La Commission des Nominations s informe des membres de l Association ayant les qualifications adéquates pour être candidats à des postes soumis à élection. Outre sa fonction première, elle transmet au Bureau les noms des membres ayant les qualifications adéquates aux postes non soumis à élection, auxquels pourvoit le Bureau. Elle entreprend d autres tâches sous la direction du Bureau La Commission des Nominations désigne un Vice-Président, et peut choisir un Secrétaire, parmi ses membres; 15.8 En cas de vacance d un poste de la Commission des Nominations entre deux réunions du Conseil des Présidents, le Bureau désigne un membre de l Association qui manifesté sa volonté d occuper le poste vacant. Ce membre siège jusqu à la fin de la réunion suivante du Conseil des Présidents. S il n est pas élu à la Commission des Nominations par le Conseil des Présidents lors de cette réunion, le membre en question doit quitter son poste à l issue de la dernière session Lors de la sélection des candidats proposés pour l élection, préférence est donnée aux membres ayant une large connaissance des membres de l AIPPI; une bonne connaissance de l AIPPI en tant qu institution; une expérience de participation aux Commissions de l AIPPI, et ayant des aptitudes à contribuer à la diversité géographique et de sexe de la Commission. COMITÉ FINANCIER CONSULTATIF Le Comité Financier Consultatif est composé de trois à cinq membres en plus d un Président. Chaque membre est rééligible, mais ne doit pouvoir siéger à la Commission plus de deux mandats entiers 7/18

8 consécutifs, à l exception du Président, qui ne peut être élu pour plus de deux mandats entiers consécutifs de Président à la suite de ses mandats de membre. La durée du mandat du Président et de chacun des membres du Comité Financier Consultatif est normalement comprise entre le jour suivant la réunion du Comité Exécutif à laquelle ils sont élus et le jour qui suit la dernière séance du Comité exécutif à laquelle des élections ont lieu et se tenant au cours de la seconde année qui suit leur élection. COMMISSION DES ADHÉRENTS La Commission des Adhérents est composée d un Président et de quinze membres au plus, outre le Secrétaire Général ou le Suppléant du Secrétaire Général. La Commission choisit un Vice-Président et peut designer un Secrétaire parmi ses membres. La durée du mandat du Président et de chacun des membres est normalement comprise entre le jour suivant la réunion du Comité Exécutif à laquelle ils sont élus et le jour qui suit la dernière séance du Comité Exécutif à laquelle des élections ont lieu et se tenant au cours de la seconde année qui suit leur élection. Chaque membre est rééligible, mais ne doit pas pouvoir siéger à la Commission plus de deux mandats entiers consécutifs, à l exception du Président, qui ne peut pas être élu pour plus de deux mandats entiers consécutifs de Président à la suite de ses mandats de membre. Un membre auquel aucun successeur n est élu peut rester membre jusqu à ce qu un successeur soit élu La Commission des Adhérents sert de passerelle entre les membres dans leur ensemble et le Bureau. Elle recueille et explore les suggestions et interrogations des membres, et fait des propositions au Bureau. La Commission des Adhérents: a) fait des propositions sur la manière d améliorer les services que l AIPPI peut offrir à ses membres, de sorte à augmenter l attrait de l AIPPI pour ses membres, et en particulier, à attirer de nouveaux membres; b) de sa propre initiative et/ou à la suggestion des membres, fait des recommandations au Bureau et développe des moyens pour augmenter les adhésions dans diverses parties du monde, et spécifiquement dans les secteurs d activité mal représentés à l AIPPI; c) mène des enquêtes sur les intérêts et les besoins des membres; d) développe et propose au Bureau des initiatives pour soutenir les nouveaux membres; e) fait un rapport d activités aux membres; f) en cas de nécessité, contacte les Groupes nationaux our régionaux afin que les missions de la Commission soient remplies, tout en conservant à l esprit que le Secrétaire Générale est responsable des relations entre le Bureau et les Groupes nationaux ou régionaux.; La composition de la Commission des Adhérents donne la préférence à la diversité professionnelle, géographique, de sexe et d âge. COMMISSION DES COMMUNICATIONS La Commission des Communications est composée d un Président et de douze membres, et en tant que membres de droit, d au moins un membre de la Commission des Programmes, le Rapporteur Général et le Secrétaire Général. La Commission choisit un Vice-Président et peut choisir un secrétaire parmi ses membres. La durée du mandat du Président et de chacun des membres est normalement comprise entre le jour suivant la réunion du Comité Exécutif à laquelle ils sont élus et le jour qui suit la dernière séance du Comité Exécutif à laquelle des élections ont lieu et se tenant au cours de la seconde année qui suit leur élection. Chaque membre est rééligible, mais ne doit pas pouvoir siéger à la Commission plus de deux mandats entiers consécutifs, à l exception du Président, qui ne peut pas être élu pour plus de deux mandats entiers consécutifs de Président à la suite de ses mandats de membre. Un membre auquel aucun successeur n est élu peut rester membre jusqu à ce qu un successeur soit élu Ses membres sont choisis en donnant préférence à la diversité professionnelle, géographique, de sexe et d âge La Commission des Communications est une Commission Consultative du Bureau, et met en œuvre les décisions du Bureau La responsabilité première de la Commission des Communication est de rassembler des informations en provenance du monde entier, et d analyser leur pertinence pour la propriété intellectuelle et l AIPPI et, ce faisant, de préparer des rapports périodiques ou spéciaux pour la Commission des Programmes et le Rapporteur Général. 8/18

9 15.18 La seconde responsabilité, d importance égale, est la diffusion de l information, à savoir notamment: a) la publication périodique de nouvelles importantes à destination des membres; b) la proposition de mises à jour régulières et d amélioration du contenu du site internet, et la collecte d articles de propriété intellectuelle approuvés émanant des membres ou d autres sources; c) La diffusion de l information produite par l AIPPI, et en particulier par le Rapporteur Général, à destination des milieux culturels, du milieu des affaires, et du grand public La Commission des Communications joue le rôle de dépositaire de l historique de l Association. D. QUESTIONS ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES Règle 16 - Questions administratives et financières 16.1 Les questions administratives et financières sont portées à l'ordre du jour d'une réunion par le Comité Exécutif, sur proposition du Bureau Le Secrétaire Général est responsable de la préparation des questions administratives, y compris des Evènements et des Communications, et pour ces derniers en coopération avec le Rapporteur Général. Le Secrétaire Général est également responsable des relations avec les Groupes nationaux ou régionaux, ainsi qu avec les membres indépendants, en ce y compris la surveillance du respect des Statuts et du Règlement de l Association Le Trésorier général est responsable de la préparation des questions financières L ordre du jour des séances du Congrès doit être communiqué aux membres au moins un mois avant l ouverture du Congrès Le Congrès est présidé par le Président, ou à défaut par le Vice-Président L Assemblée générale est convoquée au plus tard quatre mois avant sa réunion L ordre du jour de l Assemblée générale est fixé par le Comité Exécutif. L ordre du jour doit être adressé aux membres au moins six semaines avant la tenue de l Assemblée générale. Si possible, toute proposition de Résolution doit être adressée avec l ordre du jour. Le Bureau peut ajouter à l ordre du jour toute question urgente A la demande d au moins 100 membres appartenant à au moins cinq Groupes nationaux et régionaux, le Bureau doit inscrire un sujet à l ordre du jour. Une telle demande doit être présentée au Bureau au moins trois mois avant la tenue de l Assemblée générale Le nombre des délégués de chaque Groupe national est le suivant: Nombre des membres du Groupe Nombre des délégués (en plus du Président du Groupe) membres 1 délégué membres 2 délégués membres 3 délégués membres 4 délégués membres 5 délégués membres 6 délégués membres 7 délégués membres 8 délégués membres 9 délégués membres 10 délégués membres 11 délégués membres 12 délégués membres 13 délégués membres 14 délégués membres 15 délégués membres 16 délégués membres 17 délégués 1400 membres et plus 18 délégués 9/18

10 16.10 Le nombre des délégués de chaque Groupe régional est le suivant: Nombre des membres du Groupe Nombre des délégués (en plus du Président du Groupe) 8-14 membres 1 délégué membres 2 délégués membres 3 délégués 100 membres et plus même nombre de délégués que pour les Groupes nationaux Le Bureau peut désigner jusqu à six Délégués pour représenter les membres indépendants. La désignation de ces Délégués est réalisée en prenant en considération les désignations faites par les membres indépendants et en tenant compte d une répartition géographique équitable, après avoir entendu les Présidents des Groupes nationaux et régionaux au sujet des nominations proposées En cas de vote par correspondance du Comité Exécutif, les Groupes nationaux ou régionaux sont représentés par leur Président et les Délégués désignés le plus récemment pour le Comité Exécutif précédent ou à venir En cas de vote par correspondance du Comité Exécutif, le Secrétaire général fixe une date à laquelle tous les votes doivent être reçus par le Secrétaire Général. Il n est pas tenu compte des votes reçus après cette date Les Délégués des membres indépendants et les autres membres faisant partie du Comité Exécutif à titre personnel auront chacun une voix. E. ÉLECTIONS Règle 17 -Élections et Période de Service des membres du Bureau 17.1 Le Conseil des Présidents prépare comme suit les élections auxquelles le Comité exécutif doit procéder selon l'article 6.7 des Statuts: Le Conseil des Présidents examine les candidats proposés par la Commission des Nominations conformément à l'article 7.5 des Statuts et après avoir pris en compte les recommandations de la Commission des Nominations, fait ses recommandations au Comité Exécutif. Le Conseil des Présidents et la Commission des Nominations recommanderont normalement un candidat pour un poste donné mais peuvent exceptionnellement proposer plus d'un candidat. Le Bureau tient informés les candidats des recommandations du Conseil des Présidents Des candidats peuvent être proposés à la Commission des Nominations: par le Bureau; par la Commission des Nominations; par tout Groupe national ou régional; ou par au moins 50 membres de l Association Dans les deux derniers cas, les noms des candidats devront être adressés au Bureau pour être transmis à la Commission des Nominations au moins trois mois avant la réunion considérée Le Bureau devra: en temps voulu, inviter les Groupes Nationaux et Régionaux par l intermédiaire de leurs Présidents à présenter leurs nominations et transmettre toutes les propositions reçues conjointement avec ses propres propositions et tout commentaire à la Commission des Nominations au moins trois mois avant la réunion concernée La Commission des Nominations devra transmettre ses propositions au Conseil des Présidents au moins un mois avant la réunion concernée Le Comité Exécutif ne devra considérer que les candidats qui lui ont été soumis par le Conseil des Présidents. 10/18

11 17.7 Les membres autres que le Président, le Vice-Président et le Représentant du Congrès peuvent être autorisés à se représenter, mais aucun membre du Bureau ne pourra conserver le même poste au Bureau plus de deux mandats complets consécutifs Si aucun successeur n est élu, le membre élu peut conserver son poste jusqu'à ce qu un successeur soit élu Le Président et le Vice-Président ne sont pas autorisés à se représenter, et ne peuvent conserver le même poste pendant plus d un mandat complet Un représentant du Congrès est membre du Groupe invitant et est membre du Bureau. Le Représentant du Congrès est en fonction pendant un mandat complet à compter du jour suivant le Congrès précédent immédiatement celui pour lequel il/elle est représentant(e) jusqu à la fin de ce Congrès En cas de vacance d un poste tel que défini à l Article 8.3 des Statuts, la procédure suivante est mise en œuvre: a) En cas de vacance du poste de Président, Rapporteur Général, Secrétaire Général, le Bureau nomme en remplacement respectivement le Vice-Président actuel, un des Suppléants des Rapporteurs Généraux, le Suppléant du Secrétaire Général. b) En cas de vacance du poste de Vice-Président, de Trésorier Général, de Suppléant du Rapporteur Général ou de Suppléant du Secrétaire Général, le Bureau, en consultation avec le Président de la Commission des Nominations, peut nommer un remplaçant parmi l ensemble des membres. Le mandat du membre remplaçant prend fin à la dernière séance de la réunion suivante du Comité Exécutif. c) Dans le cas où le Vice-Président ou le suppléant respectif ne prend pas la charge du poste vacant conformément à la section, le Bureau, en consultation avec le Président de la Commission des Nominations, peut nommer un remplaçant parmi l ensemble des membres. Le mandat du membre remplaçant prend fin à la dernière séance de la réunion suivante du Comité Exécutif. d) En cas de vacance du poste de Représentant du Congrès, la Commission des Nominations, en coopération avec le Groupe invitant, choisit un nouveau Représentant du Congrès pour le reste de la durée du mandat qui prend fin à l issue du Congrès. e) En cas de vacance du poste d Assistants du Rapporteur Général et du Secrétaire Général, le Bureau peut nommer un remplaçant parmi l ensemble des membres. Le mandat du membre remplaçant prend fin à la dernière séance de la réunion suivante du Comité Exécutif. f) Les remplaçants, à l exception du Représentant du Congrès, peuvent se présenter à l élection de la réunion suivante du Comité Exécutif. Le temps passé en tant que remplaçant n a aucune incidence sur le nombre maximal de mandats à la nouvelle fonction. F. SEANCES DES CONGRÉS ET RÉUNIONS Règle 18 - Interventions et règles de discussion 18.1 Les séances des Congrès et réunions du Comité Exécutif sont dirigées par un Président de séance désigné selon l articles 6.4 des Statuts. Si cela s'avère judicieux, celui-ci est assisté par le Rapporteur général ou par l'un de ses suppléants, ainsi que par un porte-parole, par exemple le Président ou un membre d'une Commission de Travail. Pour toute séance des Congrès et des réunions du Comité Exécutif traitant de questions spécifiques de propriété intellectuelle, le Bureau peut désigner un Président de séance ayant l expérience et la compétence nécessaires L'introduction d'une question soumise à l'étude ne doit pas généralement dépasser dix minutes. La durée des interventions des orateurs suivants est limitée à trois minutes. Le Président de séance a toute latitude pour modifier ces restrictions L'introduction doit mentionner les points de la question dont on sait qu'ils sont controversés et présenter les avis opposés. Dans la mesure du possible, les Groupes nationaux et régionaux doivent désigner une personne (par exemple le Délégué national ou régional auprès de la Commission de Travail concernée) qui 11/18

12 représente l'avis du Groupe au cours de la séance, sans restreindre le droit d'un quelconque participant à intervenir en son nom personnel. (d) (e) Avant leur intervention, tous les orateurs doivent indiquer s'ils parlent au nom du Groupe ou en leur nom personnel. En général, une deuxième intervention sur un point particulier en cours de discussion n'est autorisée par le Président de séance que lorsque la liste des orateurs sur ce point est épuisée. Le Président peut à sa discrétion inviter les observateurs à s exprimer, après que les orateurs parmi les membres habilités à voter dans une session se sont pleinement exprimés Projet de Résolutions Les Résolutions doivent être établies sous forme d'une série de paragraphes et sous-paragraphes individuellement numérotés, de manière qu'à tout moment, la partie de la résolution en cours de discussion soit clairement identifiée. Le préambule et/ou le texte d'explication doit être clairement identifié et ne doit pas normalement être discuté Intervenants Après la présentation de chaque paragraphe du projet de Résolution, le Président de séance invite les orateurs à intervenir. Les orateurs désirant intervenir se font connaître normalement par écrit au Président de séance en indiquant: (d) leur nom; leur Groupe; s'ils souhaitent parler en leur nom personnel ou au nom de leur Groupe; et s'ils proposent des amendements et, si oui, lesquels, au paragraphe en cause du projet de Résolution. Tout amendement proposé doit être soumis par écrit avant le vote, sauf si le Président en décide autrement (si nécessaire après avoir ajourné la discussion sur l'amendement) Ordre des interventions Bien que le Président appelle normalement les orateurs dans l'ordre dans lequel ils se sont présentés conformément à la règle 18.5, tout autre ordre peut être adopté par le Président dans l'exercice de son pouvoir discrétionnaire si cela lui semble plus logique et/ou souhaitable dans toutes les circonstances Nombre d'orateurs Le Président peut limiter le nombre d'orateurs une fois qu'il apparaît clairement qu'un vote doit être pris sur la question. Dans ce cas, la question discutée doit être soumise au vote des participants Amendements Un amendement doit se référer au texte soumis à la discussion et doit consister à: supprimer des mots; ou supprimer des mots et en insérer ou ajouter d'autres; ou insérer ou ajouter des mots; mais une telle suppression, insertion ou adjonction de mots ne doit pas avoir pour effet d'annuler la motion présentée avant la séance Limitation des interventions Un orateur qui a pris la parole sur une motion quelconque ne doit plus intervenir à nouveau dans la discussion sauf: pour intervenir une fois sur un amendement proposé par un autre orateur; 12/18

13 (d) (e) si la motion a été amendée après l'intervention du dernier orateur sur proposition d'un autre amendement; si la première intervention de l'orateur a été faite sur un amendement proposé par un autre intervenant, pour parler du point principal, que l'amendement ait ou non été adopté; sur un point de Règlement; lorsqu'il est invité à intervenir par le Président, qui doit apprécier s il est souhaitable de donner à la personne proposant un amendement l'opportunité de répondre pour défendre cet amendement Points de règlement Toute personne peut soulever un point du Règlement et a le droit d'être entendue à ce sujet. Un point de règlement doit seulement se référer à une prétendue violation des Statuts et de ecs règles et l'intervenant doit préciser la règle ou l'article des Statuts et en quoi consiste la prétendue violation. La décision du Président sur un point de Règlement n'est pas ouverte à la discussion Vote sur les amendements Si plusieurs amendements sont proposés sur le même texte en discussion, le Président décide de l'ordre dans lequel ces amendements sont soumis au vote. Le Président doit avoir en considération les principes suivants: (d) Si le second amendement modifie le premier amendement, le second est soumis d'abord au vote. Le premier amendement est ensuite soumis au vote, sans ou avec l'amendement du second amendement, en fonction du résultat du premier vote. Les amendements sont normalement pris dans l'ordre dans lequel ils apparaissent dans le texte en discussion. Il n'est pas besoin qu'ils soient pris dans l'ordre dans lequel ils ont été proposés. Lorsque tous les amendements ont fait l'objet d'un vote, chaque paragraphe présentant l'opinion de l'aippi fait l'objet d'un vote dans sa totalité. Lorsque le vote sur chaque paragraphe a été achevé, chaque résolution fait l'objet d'un vote dans sa totalité Le Comité Exécutif peut établir des règles supplémentaires de discussion. Règle 19 - Décisions 19.1 Les délibérations du Congrès, du Comité Exécutif, et selon le cas, celles du Conseil des Présidents, doivent se terminer par une décision qui doit comprendre, si cela est approprié, les Résolutions et recommandations au nom de l'association aussi bien que des directives pour les actions futures La rédaction des textes des Résolutions et des recommandations est établie par une Commission de Rédaction sous la présidence du Rapporteur général ou d'un des suppléants du Rapporteur général Des procès-verbaux relatifs aux réunions de l'assemblée générale, aux séances du Comité Exécutif et du Conseil des Présidents et aux séances plénières des Congrès sont établis sous la responsabilité du Rapporteur général. Les procès-verbaux contiennent au moins les conclusions et les principaux points de vue exprimés, y compris les opinions minoritaires importantes. Le Bureau est responsable de l'établissement des procès-verbaux, en français, anglais et allemand Lors d'un vote, les voix pour, les voix contre, ainsi que les abstentions exprimées sont normalement comptées séparément. Lorsque les Statuts et le Règlement stipulent que la majorité est déterminée en fonction des membres ayant pris part au vote, les membres qui auront exprimé leur abstention seront considérés comme ayant pris part à ce vote. Pour la détermination du quorum et les votes en cas de vote électronique, une personne participant à ce vote est réputée être présente Les Résolutions, recommandations et autres décisions de l'association sont communiquées par le Secrétaire général aux Groupes nationaux et régionaux. 13/18

14 19.6 En cas de vote par correspondance, le quorum est atteint si des efforts raisonnables ont été faits pour inviter tous les membres de l organe de l Association concerné à participer au vote, si un délai raisonnable a été fixé pour le vote et si à l expiration de ce délai, des réponses émanant d au moins un tiers des membres de l organe de l Association concerné ont été reçues. Tout vote reçu postérieurement au délai sera rejeté En cas de vote pour décider du lieu d une réunion future, la procédure de vote garantit que chaque vote demeure secret. Règle 20 - Réunions et décisions du Bureau 20.1 Le Bureau se réunit sur convocation du Président, du Secrétaire général, ou à la demande de trois de ses membres Le Bureau peut délibérer et voter par tout moyen qu il choisit Chaque membre du Bureau a un vote qui est exercé de manière indépendante dans le meilleur intérêt de l Association Le Bureau garde des archives de ses décisions, préparées normalement par le Secrétaire Général. Les archives des décisions sont transparentes et, ce faisant, sont à la disposition des membres de l Association. Toutefois, des comptes-rendus séparés de ses délibérations seront conservés de manière confidentielle par le Bureau Normalement, le Bureau se réunit deux fois par an, une fois durant les Congrès ou les réunions du Comité Exécutif, et une fois lors d une réunion séparée fixée par le Bureau Les décisions du Bureau son prises à la majorité plus une voix des membres prenant part au vote Le Quorum du Bureau est des deux tiers (2/3) des membres ayant le droit de voter Seuls les membres du Bureau ont le droit de vote lors des Réunions du Bureau Élargi. G. PUBLICATIONS Règle 21 - Publications 21.1 L'Association publie par voie électronique ou par d'autres moyens ceux de ses actes qui sont déterminés par le Comité exécutif, y compris: les Rapports des réunions de l'assemblée générale, des séances du Comité Exécutif et du Conseil des Présidents et des séances plénières des Congrès; les Programmes, les Orientations de Travail, les Rapports des Groupes, les Rapports des membres de ces Groupes ou des membres indépendants, les Rapports des Commissions et les Rapports de Synthèse; les Résolutions et recommandations de l'association Le Bureau peut compléter ces publications par d'autres documents, rapports ou observations que le Bureau a décidé de publier Les Rapports de la Commission des Adhérents sont publiés. Règle 22 - Liste des membres et des officiels (Directory) 22.1 Chaque Groupe national et régional doit envoyer sur demande une liste à jour de ses membres au Secrétaire général Une liste des membres de l'association est en règle générale publiée à une fréquence et selon des modalités déterminées par le Comité Exécutif. Le Secrétaire énéral est chargé de la publication des listes. 14/18

15 22.3 La liste des membres ne peut être utilisée que dans l'intérêt de l'association et sous le contrôle du Bureau; elle ne peut être utilisée à d'autres fins que celles de l'association et elle ne peut notamment être utilisée à des fins commerciales Une liste (Directory) de tous les membres ayant des fonctions officielles au sein de l'association est, en règle générale, publiée chaque année. H. MEMBRES Règle 23 - Demande de reconnaissance de Groupes nationaux et régionaux et demande d'admission de membres indépendants 23.1 Les demandes de reconnaissance de Groupes nationaux ou régionaux sont adressées au Secrétaire Général. La demande doit être accompagnée des documents suivants: (d) les Statuts du Groupe avec une traduction en français, anglais ou allemand, si nécessaire; une liste des noms et adresses des membres du Groupe, et également, pour les personnes physiques, leur profession, et pour les personnes morales le nom de leur représentant; une liste des noms des membres qui font partie du Comité Directeur du Groupe, avec indication de leur fonction. Si le Groupe fait partie de toute autre organisation, un Comité Directeur indépendant composé de et élu uniquement par des membres de l AIPPI sera constitué pour les membres de l AIPPI, avec la possibilité de former, si nécessaire, une organisation indépendante, afin d emieux atteindre les objectifs de l AIPPI.. l engagement que les membres du Comité ont des mandats à durée déterminée pour l un quelconque des postes et que ces durées sont raisonnables, de façon à permettre la participation du plus grand nombre de membres du Groupe aux travaux de l AIPPI Les Groupes nationaux et régionaux ne peuvent être reconnus que si: les conditions des Statuts, en particulier celles des articles 4.1 ou 4.2, sont remplies; le Secrétaire Général confirme que les Statuts du nouveau Groupe national ou régional sont en harmonie avec les Statuts et le Règlement de l'association; le Comité Exécutif estime que le nouveau Groupe est viable et est capable de contribuer activement à la promotion de la protection de la propriété intellectuelle dans les pays, territoire ou région dont l'admission est demandée Avant examen par le Comité Exécutif d une demande en reconnaissance d un Groupe national ou régional, les Statuts, Règlement d exécutions et autres règlements proposés pour el Groupe sont soulis au Secrétaire Général afin que le Bureau décide de leur conformité aux Statuts et au Règlement de l Association. Les Groupes nationaux ou régionaux soumettent donc toute proposition de modification de leurs Statuts, Règlements d exécution et autres règlements au Secrétaire Général afin qu il procède au même examen de conformité Les demandes d'admission des membres indépendants sont adressées au Secrétaire Général. La demande doit être accompagnée des documents suivants: un curriculum vitae ainsi que des indications détaillées sur la formation et l'activité professionnelle du candidat; les noms de deux membres de l'association qui parrainent le candidat. Règle 24 - Membres 24.1 L adhésion est ouverte à toute personne qui remplit les conditions de l'article 3.2 des tatuts. 15/18

16 24.2 Des personnes résidant ou ayant leur activité professionnelle ou commerciale à titre principal dans le même pays peuvent former un Groupe national de l Association, à condition que l adhésion à un tel Groupe soit ouverte à tous les membres de ce pays antérieurement admis, que ces membres en aient été informés et que la formation d un tel Groupe ait le soutien exprès de la majorité des susdits membres Des personnes résidant ou ayant leur activité professionnelle ou commerciale à titre principal dans une même région composée d au moins deux pays, et dans lesquels il n y a ni Groupe national ni Groupe régional peuvent former un Groupe régional de l Association, à condition que l adhésion à ce Groupe soit ouverte à tous les membres de cette région antérieurement admis, que ces membres en aient été informés, et que la formation d un tel Groupe ait le soutien exprès de la majorité des susdits membres A moins que le Bureau n en décide autrement lors de la reconnaissance d un nouveau Groupe, les membres d un pays antérieurement admis d un pays couvert par le nouveau Groupe peuvent maintenir leur adhésion à l Association, à moins que sur invitation en vue de devenir membres du nouveau Groupe, ils déclinent ou n acceptent pas l adhésion au nouveau Groupe dans le délai d un an Un seul Groupe peut être reconnu pour un pays ou une région en particulier. Aucun membre ne peut être un membre actif de plus d un Groupe de l Association, en même temps 24.6 Des Groupes nationaux ou régionaux ne peuvent admettre, en qualité de Membres actifs, que des personnes ayant leur activité professionnelle ou commerciale à titre principal dans le pays ou la région concernés par le Groupe. Des exceptions à ce principe peuvent être autorisées par le Bureau après consultation du Groupe national ou régional concerné Chaque Groupe doit déterminer s il admet des personnes morales à titre de membre. Tout membre qui n est pas une personne physique ne peut être représenté à un moment donné que par une seule personne physique Les personnes physiques et morales ayant leur résidence ou leur activité professionnelle ou commerciale à titre principal dans un pays dans lequel il n y a ni Groupe national ni Groupe régional peuvent être admises en tant que membres indépendants sur proposition de deux membres de l Association. Règle 25 - Registre des membres 25.1 Le Registre des membres est administré et tenu à jour par le Secrétaire général Chaque Groupe national et régional doit aussitôt que possible notifier au Secrétaire général les noms et renseignements professionnels pertinents concernant les membres nouvellement admis ou supprimés (soit par démission, soit par autre retrait de leur qualité de membre) de leur Groupe au cours de l'année écoulée, et également tout autre changement. Une telle notification doit être reçue avant le 31 janvier. Toute notification reçue, relative à une telle suppression ne devient effective que pour l année suivante Les membres indépendants doivent aussitôt que possible notifier au Secrétaire général les changements d'adresse et d'autres informations qui les concernent professionnellement et leur démission de l'association À partir d'un arriéré de deux ans au moins mais de moins de quatre ans, les membres indépendants peuvent être suspendus de leur qualité de membre ainsi que de tous droits y afférents jusqu'à paiement complet de leur arriéré. À partir d'un arriéré de quatre ans ou plus, les membres indépendants sont radiés du Registre des membres de l'association. Après paiement complet de l'arriéré, ces membres peuvent être admis de nouveau dans l'association, selon la procédure requise pour les nouveaux adhérents de l'association Les Commissions doivent aussitôt que possible notifier au Secrétaire général leur composition, ainsi que tout changement ultérieur Des personnes physiques peuvent être reconnues comme appartenant aux différentes catégories de membres telles que déterminées de temps en temps par le Comité Exécutif, incluant mais non limitées aux étudiants, juniors, retraités, personnalités de l ordre judiciaire ou Académique. 16/18