DIAPORAMA avec PowerPoint 2007

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1 Communauté d Agglomération de l Aéroport du Bourget Drancy - Le Bourget - Dugny Les ateliers informatiques DIAPORAMA avec PowerPoint 007 Edition 00

2 Diaporama I. Présentation 3 A. Démarrer PowerPoint 3 B. Description de l interface 3. Les onglets, rubans et menus 4. Le bouton Office 4 3. Barre d'outils d'accès rapide 5 4. Affichage Mode Diapositives/Mode Plan 5 II. Enregistrement du document 5 III. Création d un diaporama 7 A. Mettre en place le diaporama avec un arrière-plan 7 B. Créer une diapo 0. Insérer une image. Insérer du texte 3 IV. Régler et terminer le diaporama 5 V. Mettre du son (facultatif) 6 Memo 8 Extensions de fichiers 8 Antivirus 8 Raccourcis clavier 8 Les fondamentaux 8 Autres 9 Nom de fichier 9 Les règles préconisées 9 Pourquoi? 9 Changer un nom de fichier 9 Atelier DIAPORAMA Edition 00

3 I. Présentation PowerPoint est un logiciel de la suite Microsoft Office qui permet de créer une présentation pour écran et vidéo projecteur (un diaporama). Il est surtout utilisé pour les présentations professionnelles lors de réunions mais aussi pour un usage personnel (ex : diaporama des photos de ses dernières vacances). Il existe également Open Office.org Impress. C est un logiciel libre qui peut être téléchargé gratuitement sur internet ( Ses fonctionnalités sont très proches de PowerPoint. A. Démarrer PowerPoint A partir d un raccourci du bureau Soit Démarrer > Tous les programmes > Microsoft Office > Microsoft Office PowerPoint 007 B. Description de l interface A l'ouverture de PowerPoint 007, nous avons cet écran... Bouton Office Barre d outils d accès rapide Barre de titre Onglet Ruban Menus ou options contenus les rubans regroupés par catégories Mode d affichage Diapositives Mode d affichage Plan Pla Diapositive Numéro de la diapositive Permet d ajouter des commentaires qui ne s affichent pas à l écran, mais qui peuvent être imprimés. Atelier DIAPORAMA 3 Edition 00

4 . Les onglets, rubans et menus Chaque onglet contient un ruban où les menus et options sont regroupés par thème au sein de catégories (ex : Police, Paragraphe ). Ils remplacent les menus des versions précédentes de PowerPoint. Par défaut, PowerPoint s ouvre sur l onglet «accueil». Le ruban de l onglet accueil comprend les options de base pour réaliser le diaporama. Si l on clique sur les onglets «Insertion», «création», «animation» etc d autres rubans d options apparaitront. Insertion : permet d'ajouter des éléments supplémentaires. Création : permet d améliorer la présentation d un document (mise en page, thèmes ) Animations : pour insérer des effets de transition entre les diapositives Diaporama : permet de personnaliser la configuration du diaporama Révision : pour finaliser votre document (correcteur orthographique, suivit des modifications ) Affichage : permet de définir les options d affichage dans PowerPoint (zoom, affichage de grille ). Le bouton Office Il regroupe toutes les fonctions habituelles du menu "Fichier" et c'est là que nous pourrons, entre autres, "ouvrir" "créer" "enregistrer" nos diaporamas. Nouveau : ouvrir un nouveau document Ouvrir : pour accéder à un document existant Enregistrer : pour sauvegarder le document en cours Enregistrer sous : pour sauvegarder le document en cours et lui donner un nom Imprimer : pour imprimer Fermer : pour fermer le document en cours sans quitter PowerPoint Atelier DIAPORAMA 4 Edition 00

5 3. Barre d'outils d'accès rapide Microsoft rend disponible les commandes que vous utilisez le plus souvent dans une barre d'accès rapide située au dessus du ruban des commandes de PowerPoint. Dans l onglet déroulant, on trouve toutes les commandes utilisables dans la barre d outils accès rapide. Celles qui sont cochées, sont celles qui figurent dans la barre d outils accès rapide. On peut ajouter et retirer rapidement des commandes en cliquant dessus. 4. Affichage Mode Diapositives/Mode Plan Le mode Diapositives affiche vos diapositives les unes à la suite des autres. Chaque diapositive est numérotée. Le Mode Plan permet d afficher le contenu texte de chaque diapositive sous forme de résumé. Pour passer d un mode à l autre il suffit de cliquer sur l onglet II. Enregistrement du document Cliquer dans le bouton Office. Deux choix se présentent : Enregistrer sous permet d enregistrer le document sous un nouveau nom ou dans un autre emplacement. Enregistrer sauvegarde les modifications apportées au document en recopiant sur l ancienne version de ce même document. L ancienne version n existe donc plus. Il y a un raccourci dans la barre d outils d accès rapide Atelier DIAPORAMA 5 Edition 00

6 NB : Lorsque l on travaille sur un document une sauvegarde automatique intervient toutes les 0 minutes. Néanmoins, lorsque l on fait des modifications importantes il est conseillé d enregistrer régulièrement. IMPORTANT : afin d'éviter des soucis de volume trop lourd et de compatibilité entre les différentes versions de Powerpoint en fin de diaporama je recommande de procéder dès le départ à un enregistrement du projet sous "présentation Powerpoint " - voir modèle ci-dessous : Atelier DIAPORAMA 6 Edition 00

7 III. Création d un diaporama Voici les principales étapes de création d'un diaporama (ou PPS) simple et nous verrons également comment ajouter des sons ou agrémenter ce diaporama à votre convenance. Veuillez noter que : - le mot diaporama ou PPS désigne l ensemble de la création - le mot diapo désigne une diapositive : une seule image, une seule page de votre diaporama A. Mettre en place le diaporama avec un arrière-plan Pour cet exemple j'ai choisi de faire un diaporama composé de 3 diapositives avec textes et effets de transition, je vais donc créer autres diapos dans la partie gauche de l'écran. Je vais dans l'onglet Accueil > nouvelle diapositive > vide ( fois). Ou clic droit sous la première diapo à gauche et cliquer sur «nouvelle diapositive» ( fois de suite). Je souhaite présenter mon diaporama avec des diapos vides que je complèterai moi-même, pour cela je fais un clic droit sur la diapo de gauche et je cherche "disposition" "vide" Atelier DIAPORAMA 7 Edition 00

8 Nous allons maintenant mettre une image de fond (un arrière-plan) à nos diapos. J'ouvre l'onglet "création"() et je clique soit sur : "Style d'arrière plan"() pour choisir un arrière plan déjà existant dans la bibliothèque de PowerPoint 007, "Arrière plan"(3) pour ouvrir une boite dialogue regroupant des options de mise en forme de supplémentaires (4). Remplissage uni : pour choisir une couleur de fond unie. Remplissage dégradé : pour choisir toutes formes de dégradés avec une multitude de couleurs. Remplissage avec image ou texture : pour choisir de mettre une texture ou une image déjà présente sur mon ordinateur. 3 4 Atelier DIAPORAMA 8 Edition 00

9 J ai choisi de mettre une texture ou une image pour cela je coche "remplissage avec image ou texture". Je clique sur "fichier"() et je recherche sur mon ordinateur () le dossier contenant mon image que je sélectionne ensuite (3) 3 Je sélectionne mon image de fond, je clique sur "insérer" et ensuite sur "appliquer partout", mes diapos se sont remplies de ce fond. Avant de passer à la seconde partie je vous propose de faire un enregistrement de ce travail (je le fais régulièrement au cours de la création d'un diaporama afin de ne pas perdre des heures de travail). Je vais donc cliquer, comme vu plus haut, sur le bouton office en haut à gauche "enregistrer sous" afin de l'enregistrer dans le dossier de mon choix en format "Présentation Powerpoint". (Un conseil : rassemblez sous un même dossier les différents documents dont vous avez besoin pour réaliser votre diaporama.) Atelier DIAPORAMA 9 Edition 00

10 B. Créer une diapo Dans le chapitre précédent nous avons créé le fond (ou arrière plan) de notre diaporama. Vous pouvez aussi choisir un thème (dans l onglet création) qui appliquera en plus des choix de couleurs pour la police. Vous pouvez faire défiler les différents types de thèmes (), et opter pour celui qui vous convient (). Le thème s applique à toutes les diapositives du diaporama alors que l arrière plan peut être différent sur chaque diapo. Pour cela il suffit de ne pas cliquer sur "appliquer partout". Il est possible de combiner un thème avec un arrière plan. Atelier DIAPORAMA 0 Edition 00

11 . Insérer une image Je vais maintenant insérer une image sur ma première diapo Cliquer sur Insertion () > Image () puis chercher le fichier sur votre disque dur (3), choisir l'image (4) et cliquer sur Insérer (5). A ce stade notre image apparait sur le fond, suivant son format d'origine que nous allons adapter à notre goût, soit conserver l'image de ce format et à cet endroit, soit la disposer avec tous les outils présents dans «Outils image». Ce nouveau ruban est apparu lorsque nous avons inséré l image. Pour le faire apparaître s il n est pas présent, il suffit de cliquer sur une image de la diapositive. Atelier DIAPORAMA Edition 00

12 4 5 3 Nous pouvons ainsi agir à notre guise sur l image : la redimensionner (), l'aligner (), lui donner une forme (3), modifier l'aspect (4) ou tout simplement l agrandir en glissant les bords jusqu'à recouvrir la totalité du fond (5). Attention la redimension peut diminuer la qualité de l'image à la diffusion. J'ai choisi de la réduire un peu et de lui appliquer une forme : Atelier DIAPORAMA Edition 00

13 Ensuite nous allons donner un effet à cette image (soit effet d'ouverture, fermeture, etc...) en cliquant sur l onglet Animation et en choisissant un type d animation : Vous pouvez maintenant ajouter des images sur les autres diapos à votre guise. Il est bien évidemment possible de mettre plusieurs images (animées ou non) sur une même diapo. Avant de passer à la suite pensez à faire un enregistrement de ce travail (je le fais régulièrement au cours de la création d'un diaporama afin de ne pas perdre des heures de travail).. Insérer du texte Si nous avons bien travaillé, notre diaporama est maintenant composé de 3 diapos (par la suite vous en mettrez autant que vous le voudrez). Nous allons à présent insérer du texte sur une diapo : Il peut s'agir de la présentation, d'un commentaire, d'un texte (poème), de votre signature finale. Voir l'image ci-dessous pour insérer la zone de texte. Atelier DIAPORAMA 3 Edition 00

14 Cliquer sur l'onglet Insertion - Zone de Texte () et avec le curseur tracer une zone sur la diapo (3), la zone pourra être redisposée ensuite en coulissant les carrés blancs qui entourent la zone. 3 Nous avons à disposition les outils texte (police ) positionnement () et dessin (3) Taper le texte dans la zone (4) et redimensionner ou déplacer la zone si nécessaire à l'aide des carrés blancs (faire coulisser). 4 3 Pour donner de l'effet au texte (ouverture, fermeture, etc...) vous pouvez procéder comme pour les effets sur images (chapitre précédent). Atelier DIAPORAMA 4 Edition 00

15 IV. Régler et terminer le diaporama Nous en avons presque terminé!!!!! Vous pouvez dans l onglet Animation choisir l option Passer à la diapositive suivante > Manuellement / Automatiquement, en réglant le minutage. Il ne nous reste plus qu'à vérifier le bon fonctionnement du diaporama. Onglet "Diaporama" "à partir du début" Ainsi nous visualisons le diaporama et nous pouvons l'arrêter (touche ECHAP du clavier) pour apporter des modifications si nécessaires. Une fois la visualisation terminée si tout est OK il ne reste plus qu'à l'enregistrer. Enregistrer sous (voir chapitre II) Nommer le diaporama Changer le type de fichier (diaporama Powerpoint ) ou tout simplement Diaporama Powerpoint. A l'usage il a été constaté des incompatibilités de lecture avec les versions précédentes il est donc conseillé parfois d'utiliser l'option "diaporama Powerpoint " avec le risque de ne pas pouvoir lire certains effets ou animations de la version 007 Atelier DIAPORAMA 5 Edition 00

16 V. Mettre du son (facultatif) Si vous souhaitez intégrer du son à votre diaporama pour une utilisation plus ludique que professionnelle, vous pouvez suivre la leçon suivante. Personnellement je déconseille l utilisation du son. Généralement les extraits musicaux que vous pouvez trouver sur le net gratuitement sont de pauvre qualité, et les images se suffisent à elles-mêmes. De plus cela complexifie la création de votre diaporama. Il y a des sons déjà présents sur Powerpoint (Onglet animation et son de transition) et il y a la musique : extraits musicaux que nous souhaitons incorporer ou musique trouvée sur le net (assez difficile maintenant avec les lois en vigueur.). Tout d'abord il faut savoir que seuls les sons de format Wave sont acceptés par Powerpoint, si vous y mettez d'autres formats (MP3, MIDI, etc...) vous les entendrez mais pas les autres personnes qui visualiserons vos diaporamas. Aussi il vous faudra peut-être télécharger un logiciel vous permettant de convertir les fichiers.mp3 en fichiers.wav (Utilisez telecharger.com) Une fois que le son est converti, vous êtes prêts à l intégrer à votre diaporama. Onglet Animation () - laisser (aucun son) () - minuter au mieux (3) le temps est exprimé ici en secondes. Cliquer la zone AUTOMATIQUEMENT pour le changement de diapo (4) Cliquer sur appliquer partout (5) - ensuite nous pouvons changer le temps de chaque diapo, il est donc intéressant de mettre le minutage qui sera utilisé le plus fréquemment si il y a des minutages différents par diapos. Positionnez vous sur la diapo où vous souhaitez faire démarrer le son (généralement la première). Choisissez un son ou "Autre son" qui vous permet d'aller rechercher votre son Wave dans son dossier. Atelier DIAPORAMA 6 Edition 00

17 Ensuite prenez l'option "en boucle jusqu'au son suivant" au cas où votre son est trop court par rapport au temps du diaporama, ainsi le son reprendra jusqu'à la fin. Ne pas faire "appliquer partout" après avoir mis le son parce que le son partira à chaque diapo. (Il est préférable, si vous voulez changer, de revenir à la première diapo et refaire "aucun son" > "appliquer partout" et ensuite remettre le son sur la première diapo pour faire les modifications.) Enregistrez votre travail. Atelier DIAPORAMA 7 Edition 00

18 Memo Extensions de fichiers L extension du fichier est la partie finale du nom du fichier : «.doc», «.xls», «.jpg» On ne peut pas écrire n importe quoi après le point. Par exemple, ne pas mettre d extension perso comme «.exemple», «.denise.xls», «.xls.xls» Car l extension indique au système le format des données contenues par le fichier, c est-à-dire la manière dont elles sont écrites. Ces formats dont normalisés. Extensions de pièces jointes signifiant qu il s agit d images (donc peu risqué):.jpg.bmp.png.jpeg.gif Extensions dont on doit se méfier :.exe.zip.rar Antivirus Bons antivirus gratuits (généralement suffisants pour le particulier!) Antivir Avast Que vous pourrez trouver sur Telecharger.com Raccourcis clavier Les fondamentaux CTRL + Z Annule l action précédente CTRL + Y CTRL + A CTRL + C CTRL + V Rétablit l action annulée, ou répète l action précédente Sélectionne tout le contenu de la plage où se trouve le curseur Copie le contenu sélectionné (enregistrement dans le presse-papier) Colle le contenu actuellement enregistré dans le presse-papier, à l endroit où se trouve le curseur Atelier DIAPORAMA 8 Edition 00

19 Autres CTRL + X Coupe le contenu sélectionné (enregistrement dans le presse-papier et disparition du contenu de sa place d origine). ATTENTION : cette manipulation est risquée : si un plantage survient, le contenu coupé est perdu. Mieux vaut effectuer un copier-coller, puis supprimer le contenu de sa place originale. CTRL + F Ouvre la fenêtre de recherche (et de remplacement si l on veut l utiliser) CTRL + ALT + Suppr Ouvre le gestionnaire des tâches ATL + F4 Ferme la fenêtre active ALT + Tabulation Change la fenêtre active Nom de fichier Les règles préconisées Remplacer une espace par un «_» Remplacer un tiret «-» par un «_» Remplacer les caractères accentués (é, à, è ) par le même caractère non accentué (e, a, e ) Remplacer les caractères spéciaux (&, %, ç, $ ) par exemple par «et, pc, c, dollar» Pourquoi? Selon les systèmes (MAC, Windows, UNIX), ces signes ont des significations différentes, qui ne sont pas celles des caractères habituels. Le système ne sait pas comment les interpréter dans un nom de fichier, donc il affichera un nom étrange, ou refusera d ouvrir le fichier, ou plantera, etc. Parce que vous devez parfois citer avec exactitude un nom de fichier (par exemple pour insérer dans un article un lien vers ce fichier en citant son adresse). En respectant ces règles simples, vous évitez les problèmes du type : «Cette adresse n existe pas». Changer un nom de fichier - Ouvrir le dossier contenant le fichier, puis cliquer une fois sur le fichier, - Dans la barre de menu de la fenêtre, cliquer sur Fichier, puis Renommer. - Le nom du document s affiche en bleu, cliquer une fois dessus. - Effectuez les modifications souhaitées. - Taper sur «entrée» une fois pour valider Atelier DIAPORAMA 9 Edition 00