La comptabilisation de la dépense a lieu à des moments différents dans les deux comptabilités :

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5 Aide à l animateur La comptabilisation de la dépense a lieu à des moments différents dans les deux comptabilités : Comptabilité générale (3 étapes) : la charge est comptabilisée lors de la certification du SF. La dette est comptabilisée lors de la prise en charge de la DP par le comptable. Le décaissement donne lieu à une écriture de trésorerie. Comptabilité budgétaire (2 étapes) : les AE sont consommées lors de l engagement de la dépense (EJ). Les CP lors du rapprochement entre le paiement et la facture. Les écritures comptables sont générées sur la base des informations renseignées dans les objets de gestion (engagement juridique et demande de paiement). Exemple : en fonction de la nature d'achat mentionnée dans l'engagement juridique (exemple : «chaises»), l' imputation en comptabilité générale peut être déduite (exemple : «compte Fournitures de bureau»). 5

6 Aide à l animateur Les deux impacts en comptabilité budgétaire : Les autorisations d engagement (AE) constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées pendant l exercice. Elles sont consommées lors de l engagement juridique (EJ). Exemple : signature d un marché (hors marché à bons de commande) ; bons de commande (dans le cadre d un marché à bons de commande) ; etc. Les crédits de paiement (CP) constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être payées pendant l exercice. Les CP sont consommés lors du paiement. 6

7 Aide à l animateur Les trois impacts en comptabilité générale : Certification du service fait(sf): la charge est comptabilisée(débit 6). La procédure de service fait se déroule en deux étapes : constatation puis certification ou constatation et certification concomitamment : - La constatation est effectuée par le service métier lors de la réception de la commande : elle consiste à réceptionner les biens ou prestations et à vérifier leur conformité à la commande. Elle ne donne lieu à aucune comptabilisation, mais permet de déterminer généralement la date d effet du service fait, date contractuelle de la réception effective. - La certification du service fait, par un acteur habilité (ayant qualité d ordonnateur, y compris par délégation), donne lieu à une écriture en comptabilité générale (écriture valorisée sur un compte général correspondant à la nature de la dépense, charge ou immobilisation). Prise en charge de la demande de paiement (DP) : la dette est comptabilisée (compte 401). La demande de paiement est la matérialisation de l ordre donné par l ordonnateur à l agent comptable de prendre en charge un paiement. Elle porte les imputations de comptabilité budgétaire et générale et se rapporte à des opérations aboutissant à un flux financier avec écritures budgétaires. La demande de paiement est émise par les services de l ordonnateur (hors service facturier) dans le cadre de la procédure d ordonnancement des dépenses. La DP est prise en charge par l agent comptable (contrôles et validation, portant comptabilisation de la demande de paiement). Dans le cadre d un SFACT, elle est traitée intégralement par les agents du SFACT. Paiement: la trésorerie est impactée. En comptabilité générale, une écriture de décaissement est générée permettant de solder le compte fournisseur. Afin de mieux maîtriser la trésorerie et les CP et de respecter les délais de paiement, il doit être possible de procéder au paiement à échéance et pour ce faire de définir pour chaque DP la date d échéance du paiement (celle-ci peut être calculée à partir des règles habituelles : date de réception de la facture ou date du service fait si celui-ci est constaté après la réception de la facture, à laquelle est ajouté le délai de paiement). 7

8 Aide à l animateur L'imputation est l'ensemble des critères comptables, budgétaires et analytiques rattachés à un objet de gestion (engagement juridique, service fait ou demande de paiement) qui permettent une comptabilisation en comptabilité générale, budgétaire, analytique (si celle-ci est mise en œuvre) et un suivi de gestion à travers des restitutions et tableaux de bord. L imputation est composée des critères budgétaro-comptables suivants : nature, opérations, organisation budgétaire, Lors de la création de l'engagement juridique, les critères de la nature budgétaire et de la destination sont obligatoires ; les autres critères (les opérations, les entités organisationnelles budgétaires.. etc.) destinés au suivi budgétaire sont facultatifs, sauf s ils sont nécessaires pour le contrôle du disponible tel que mis en place dans l organisme. 8

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11 Aide à l animateur Créance: L organisme constate la naissance d une créance. L événement à l origine d une créance peut être : une livraison, la réalisation d une prestation, ou encore une vente ; le résultat d une décision, par exemple une décision d attribution de subvention au profit de l organisme. Titrederecette: Le titre de recette est la pièce matérialisant l ordre donné par l ordonnateur à l agent comptable de prendre en charge un recouvrement. Il est le support du recouvrement. Il a un impact budgétaire au moment de son rattachement à l encaissement afférent. Le titre de recette se rapporte donc à des opérations comptables se traduisant par un flux financier réel avec impact budgétaire. Recouvrement et encaissement : Le comptable conduit les actions de recouvrement et encaisse la créance. Rapprochement avec le titre de recette : La recette est comptabilisée en comptabilité budgétaire lors du rapprochement de l encaissement avec le titre. 11

12 Aide à l animateur Processus standard : Deux impacts en comptabilité générale : Prise en charge du titre de recette par le comptable : la recette est comptabilisée : débit compte de créance (4), crédit compte de produits (7) Encaissement : le compte de trésorerie est débité (5), le compte de créance (4) est crédité. Cas particulier pour lequel la recette est encaissée avant émission du titre de recette : Elle est enregistrée en comptabilité générale sur des comptes d imputation provisoire. L ordonnateur émet un titre de recette. Le rapprochement de l encaissement et du titre de recette permet l écriture en comptabilité budgétaire et l apurement du compte d imputation provisoire en comptabilité générale. Il est indispensable d apurer à intervalle régulier les comptes d imputation provisoire afin d identifier les recettes encaissées et de les enregistrer en comptabilité budgétaire. 12

13 Aide à l animateur L'imputation est l'ensemble des critères comptables, budgétaires et analytiques rattachés à un objet de gestion (engagement juridique, service fait ou demande de paiement) qui permettent une comptabilisation en comptabilité générale, budgétaire, analytique (si celle-ci est mise en œuvre) et un suivi de gestion à travers des restitutions et tableaux de bord. L imputation est composée des critères budgétaro-comptables suivants : nature, opérations, organisation budgétaire, 13

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15 Aide à l animateur Les règles de la comptabilité générale sont différentes des règles de la comptabilité budgétaire. En conséquence, le résultat patrimonial diffère du solde budgétaire. Les différences peuvent provenir : De règles de rattachement à l exercice différentes en comptabilité budgétaire et en comptabilité générale. Cela peut engendrer un décalage d exercice possible entre l enregistrement d une opération en comptabilité budgétaire et en comptabilité générale. Par exemple : un titre de recette de 100 est pris en charge en N mais encaissé en N+1. D opérations enregistrées pour des montants différents entre les deux comptabilités. Par exemple : en recette, un produit pris en charge en N pour 100 aura un impact nécessairement sur le résultat comptable de N pour son montant total (100) alors qu il n aura un impact sur le résultat budgétaire qu à hauteur du montant effectivement encaissé (90 par exemple). D opérations comptabilisées uniquement dans l une des deux comptabilités Par exemple, certaines opérations comme les dotations aux amortissements et les provisions, les charges à payer /constatées d avance n ont d impact que sur la comptabilité générale (résultat patrimonial). Elles sont neutres sur la comptabilité budgétaire (solde budgétaire). Un exercice correspond à l'année civile : 1 ier janvier au 31 décembre. Voir page 12 les règles détaillées d enregistrement des recettes budgétaires 15

16 Aide à l animateur Sur la chaîne de la dépense, la validation de l'engagement juridique entraîne un impact budgétaire (consommation d'ae), mais celui-ci n'a pas d'impact sur le solde budgétaire (qui découle de la différence entre les recettes et la consommation de CP). 16

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