E-Bank Account Management. Dématérialisation de la gestion administrative des comptes bancaires

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1 E-Bank Account Management Dématérialisation de la gestion administrative des comptes bancaires

2 Problématique de gestion des pouvoirs bancaires à EDF

3 Une gestion lourde et pénible jusqu en 2007 Malgré des tentatives de rationalisation antérieures, la gestion des pouvoirs bancaires restait relativement fastidieuse: gestion sous forme papier obligeant à beaucoup de rigueur nombre de comptes important (plusieurs centaines) ouverts dans une quinzaine de banques changements organisationnels assez fréquents entraînant des répercussions sur les pouvoirs et un travail conséquent du coté entreprise comme du coté banques difficultés pour répondre avec des délais minimum aux demandes des instances de contrôle

4 Mi 2007: fin de l implémentation de l application de gestion des pouvoirs bancaires Décision de mise en place d une application de gestion des pouvoirs disposer d un référentiel unique contenant nos comptes et l ensemble des pouvoirs attachés faciliter nos recherches et garantir plus de sécurité dans la gestion des pouvoirs garantir aux auditeurs une traçabilité des modifications successives apportées aux comptes bancaires et aux pouvoirs Difficultés majeures rencontrées nécessite une rationalisation préalable en définissant des grandes catégories de comptes et de pouvoirs l effort de standardisation en interne se heurte à l organisation des pouvoirs propre à chaque banque malgré tout l archivage papier n est pas allégé car c est le document signé qui fait foi

5 L étape suivante: la standardisation et la dématérialisation Pour tenter de résoudre les problèmes restants, l effort doit porter sur: la standardisation pour éviter l épreuve de force entre l entreprise et la banque pour savoir qui imposera son modèle la dématérialisation pour faire disparaître une gestion papier trop lourde et accélérer le processus Cela suppose cependant de mettre en place un système de signatures numériques capable de remplacer les signatures manuscrites dans des conditions de sécurité suffisantes Le Groupe de travail lancé par Swift, à la demande des différents acteurs (entreprises, banques, éditeurs, ) vise à répondre à ces besoins de standardisation, de normalisation et de dématérialisation

6 Gestion administrative des comptes bancaires dans le Groupe TOTAL

7 Gestion administrative des comptes Quelques éléments de contexte : Plus de 1000 filiales >4000 Comptes bancaires externes (sur 500 filiales connectées à notre outil de Payment Factory, yc comptes encaissement de station-service) Près de 150 banques à travers le monde

8 Une gestion exigeante et rébarbative Comptes internes : centralisée à la Holding, mais exigeante et rébarbative. Echanges avec des filiales à l autre bout du monde (décalage horaire, difficultés de communication) Des changements réguliers au périmètre du groupe (nouveau directeur de filiale, nouveau trésorier ) Comptes externes des filiales : réalisé par elles-mêmes Pas de synergie dans le traitement

9 2007 : début d implémentation d une application de gestion des pouvoirs bancaires Scope initial : Comptes bancaires de la Holding Objectifs : Sécurisation du processus Vision d ensemble des pouvoirs Efficacité des modifications lors des changements de postes et d organisation Traçabilité des modifications

10 2007 : début d implémentation d une application de gestion des pouvoirs bancaires Difficultés rencontrés Concept peu vendeur en interne difficulté de trouver un sponsor et de mobiliser les équipes. La signature manuscrite n est pas supprimée, le courrier est envoyé manuellement, la réponse manuelle doit être traitée a la main Le maintien de la version papier est nécessaire à court terme, c est elle qui fait foi le concept perd de son intérêt (un bout d informatique au milieu d un processus manuel)

11 Futur attendu pour aller plus loin Dématérialisation de la communication avec les banques Standardisation des formats d'échange avec nos différentes banques Dématérialisation et sécurisation des échanges par l'utilisation d'une plateforme électronique unique, telle que SWIFTNet Total SA a intégré le groupe de travail BAM et participe à la définition du Business Model et des Use Cases. Etapes ultérieures : Comptes externes des filiales Utilisation de notre outil de Payment Factory comme interface utilisateur (signature et sécurisation par PKI intégrée)

12 Paris, Universwiftnet 8 Avril 2008 Gestion des comptes, mandats bancaires et standardisation Richard Delvaux Solution Manager Marché Entreprises SWIFT 12

13 L aboutissement d une réelle préoccupation Lancement de différentes initiatives, dispersées Evolutions technologiques 2007 Souhait de voir SWIFT jouer un rôle Convergence des efforts sous l impulsion d acteurs majeurs Sujet arrivé à maturité: projets internes planifiés Projet de standardisation SWIFT 13

14 Objectif et ambition Objectif Développement d un standard banque entreprise dans le cadre de: L ouverture de compte: réel potentiel de standardisation La modification de compte: volumes les plus élevés. Priorité à la gestion des mandats bancaires La clôture de compte: ne pas-sous estimer (ex: transfert de solde, cash pooling). Ambition Première version des standards fin

15 Développement de standards Méthodologie Business model Logical model Physical messages 3 étapes Analyse fonctionnelle Définition des besoins Construction des schémas de message Génération des schémas XML Acteurs Banques Entreprises Editeurs ISO 15

16 Un plan ambitieux mais réalisable 2008 Jan Mars Avril Mai Juin Eté Sep Nov Déc Certification ISO Business model Logical model Physical messages Mobilisation éditeurs Tests Pilotes Publication & Documentation Une approche pragmatique 16

17 Principaux acteurs Banques Entreprises ABN Amro, BNP Paribas, CIC, Citi, Deutsche Bank, HSBC, JPMC, Nordea, Société Générale, Standard Chartered, Shell, Total, EDF, HP, GSK, Dow, BAT, P&G Engagés et déterminés 17