Informations générales

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1 PHARMACEUTICAL INSPECTION CONVENTION PHARMACEUTICAL INSPECTION CO-OPERATION SCHEME Informations générales PS/INF 71/ septembre 2012 Le schéma de coopération dans le domaine de l inspection pharmaceutique (pharmaceutical inspection cooperation scheme [PIC/S]) est une structure qui comprend actuellement 41 autorités participantes réparties aux quatre coins du globe. Il s est créé en 1995 sur la base de la convention relative à l inspection pharmaceutique (pharmaceutical inspection convention [PIC]), fondée par l Association européenne de libre échange (AELE) en 1970 (opérationnelle en 1971). Le PIC/S a pour objectifs principaux d être un acteur reconnu sur le plan international en matière d élaboration de recommandations pour les bonnes pratiques de fabrication, d être un lieu de formation pour les inspecteurs (via un séminaire annuel de formation et des cercles d experts dans des domaines comme les principes actifs, la gestion des risques qualité, les systèmes informatisés... permettant plus particulièrement de rédiger des aide-mémoires d inspection), d amener les systèmes d inspection à un haut niveau de management de la qualité (notamment grâce à des audits croisés et réguliers) et enfin d être un lieu d échanges entre inspecteurs mais aussi entre industrie et inspecteurs sur des sujets techniques. De la convention PIC au schéma PIC/S L origine du PIC/S réside dans la fameuse convention PIC fondée en octobre 1970 dans le cadre de l Association européenne de libre échange (AELE) dont le siège est situé à Genève. À l époque, dix pays se sont associés pour créer cette convention. Il s agissait là d un traité international entre états dont les buts principaux étaient l harmonisation des règles concernant les bonnes pratiques de fabrication (BPF), la mise en place de systèmes d inspection harmonisés, la reconnaissance mutuelle des rapports d inspection et la formation des inspecteurs. Le champ d application de cette convention concernait aussi bien les médicaments que les principes actifs à usage pharmaceutique (les fameux API). Ainsi la convention PIC s est développée jusqu à compter 18 membres. Toutefois et sur la base des traités européens en vigueur, un changement profond est intervenu dans le fonctionnement de l Union européenne le 1er janvier En effet et à cette date, c est à la Commission européenne qu est revenu le rôle de négocier des traités internationaux dans le domaine du commerce. Selon l avis de la Commission, il n était plus possible à un état membre ou à un groupe d états membres de négocier seul un accord de reconnaissance mutuelle (comme mentionné dans la PIC) avec un pays tiers à l Union. Très vite, il s est avéré que les états membres de la PIC avaient envie de poursuivre certains buts de la Convention, notamment l harmonisation des BPF et la formation des inspecteurs, alors même que la Commission européenne refusait de les rejoindre au sein de la convention. La situation était bloquée pour PS/INF 71/ de 6 26 septembre 2012

2 la convention PIC mais pouvait rester ouverte pour une autre structure. C est ce qui a amené le Comité des officiels de la PIC à proposer la création du système de coopération en matière d inspection des produits pharmaceutiques (PIC/S). La solution trouvée a été de passer du niveau d un traité international entre états à celui beaucoup plus souple d association d autorités compétentes en matière d inspection des BPF. Le PIC/S aujourd hui Sa composition À l heure actuelle, le PIC/S est une association de 41 autorités compétentes en matière d inspection, originaires de 39 pays différents (dont 28 de l Espace Economique Européen). Les autorités compétentes du Brésil, de la Corée du Sud, de l autorité vétérinaire de Grande- Bretagne, de l Iran, du Japon, de la Nouvelle-Zélande, des Philippines, et de l ile chinoise de Taipei sont en cours d évaluation. Des demandes de pré-adhésion ont été déposées par les autorités compétentes de l Arménie et de l Ouganda. Les autorités d Arabie Saoudite, de la Bulgarie, de la Chine, de la Croatie, de Hong-Kong SAR, du Mexique, du Nigéria, de la Russie, de la Serbie et de la Turquie ont manifesté leur intérêt auprès du secrétariat permanent. Sa gouvernance Elle reste identique à celle de la PIC, partagée entre le Comité des officiels où siègent les représentants des autorités compétentes, le bureau exécutif et le secrétariat permanent. Légalement, le PIC/S est une association de droit suisse dont les bureaux sont à Genève. Son budget est basé essentiellement sur les cotisations des autorités compétentes (8100 francs suisses par an et par autorité) et des redevances issues de l organisation des séminaires annuels. Le Comité des officiels fonctionne sur la base du consensus, notamment grâce aux bonnes relations établies entre ses membres, ainsi que sur leur engagement fort. Un site Internet assure une partie de la communication en direction du public et des adhérents : Les buts du PIC/S Ils restent très proches de ceux de la PIC et sont : l harmonisation internationale des BPF ; la création d un réseau international d inspecteurs ; l échange d information et d expérience en matière de BPF ; la formation des inspecteurs ; la mise en place de systèmes de gestion de la qualité dans les inspections. Le processus d adhésion L adhésion au PIC/S se fait selon la procédure suivante : l autorité compétente souhaitant son intégration doit d abord manifester son intérêt, notamment via la participation de ses inspecteurs à des réunions de formation organisées par le PIC/S. Ensuite, il lui est nécessaire d adresser une demande d adhésion auprès du secrétariat du PIC/S qui comporte le renseignement d un questionnaire. Un droit fixe de 8100 francs suisses est demandé pour PS/INF 71/ de 6 26 septembre 2012

3 l instruction de la demande. Le secrétariat transmet le dossier au Comité des officiels qui désigne un (ou des) rapporteur(s), selon la taille de l autorité compétente concernée. Des échanges s instaurent entre le rapporteur et la personne désignée comme contact au niveau de l autorité compétente qui a déposé la demande, pour clarifier les points qui le nécessitent. À l issue de cette étude, le rapporteur rédige un premier rapport (après échange avec l autorité compétente concernée pour trouver un consensus sur le contenu du rapport) qui est transmis au Comité des officiels pour avis. Si ce dernier est favorable, une visite sur place est alors organisée dont le pilote est normalement le rapporteur. La visite sur place consiste, d une part, à vérifier l existence de la mise en œuvre des éléments fournis dans la documentation de la demande d adhésion et, d autre part, des observations d inspection. Pour la première partie, il s agit principalement d étudier la mise en place effective du système documentaire. Pour la seconde partie, il s agit d observer des inspecteurs au cours d une inspection d un site de fabrication, sur l ensemble du processus, c est-à-dire de la préparation de l inspection à la rédaction du rapport. Il s agit là d une étape très difficile mais cruciale pour déterminer le niveau des inspecteurs et ce en situation réelle. À l issue de cette visite, un nouveau rapport est rédigé, en appui du premier, toujours de façon contradictoire. Ce rapport est à nouveau envoyé au Comité des officiels qui prend alors une décision vis-à-vis de la demande. Ce comité a décidé que le cycle d une demande d adhésion ne pouvait pas excéder six années, sauf cas exceptionnel et justifié. Depuis 2011, le PIC/S offre la possibilité aux autorités compétentes qui le souhaitent de déposer une demande de pré-adhésion. L'avantage de la procédure de pré-adhésion consiste en la réalisation d un audit de l autorié candidate permettant d identifier les lacunes de cette dernière par rapport aux exigences du PIC/S. Suite à cet audit, une recommandation concernant l'état de préparation de l autorité candidate est rendue. Le système documentaire du PIC/S Le PIC/S est doté d un système documentaire étoffé qui doit être utilisé par les autorités compétentes qui le composent. Il est important de rappeler que le PIC/S n émet que des recommandations et il appartient à ses membres de les intégrer dans leur propre législation. Il n y a pas d obligations sauf que vous ne pouvez pas être membre d un club sans en respecter les règles. Toutefois, lors des évaluations et des réévaluations des autorités compétentes, la mise en œuvre de ces recommandations est particulièrement étudiée. Ce système documentaire comprend : le texte fondateur du PIC/S ; la procédure d adhésion au PIC/S ; la feuille de route (ou blueprint) du PIC/S pour la période ; un guide des BPF qui est quasi identique à celui de l Union européenne ; des documents relatifs à l organisation des systèmes d inspection ; des guides d inspection, par exemple concernant les systèmes de traitement d air ou d eau, les isolateurs, les laboratoires de contrôles de la qualité, etc. ; des guides relatifs à l organisation des séminaires ou des cercles d experts, les inspections conjointes ; l ensemble des documents utilisés dans le cadre du programme de réévaluation des autorités compétentes du PICS (joint reassessment programme [JRP]). Des informations complémentaires peuvent être trouvées sur le site Internet du PIC/S ( PS/INF 71/ de 6 26 septembre 2012

4 La formation des inspecteurs Une des vocations principales du PIC/S est d assurer la formation des inspecteurs. Pour cela, il dispose de quatre outils principaux qui sont : Les séminaires Ce sont des manifestations qui se déroulent une fois par an, autour d un thème donné, choisi par le groupe de travail chargé de la formation. En 2012, le séminaire a lieu à Kiev (Ukraine) sur le sujet de la qualification et la validation. En 2011, le séminaire s est tenu au Cap (Afrique du Sud) et avait pour thème les techniques d inspection. En 2010 il a eu lieu à Kuala Lumpur (Malaisie) et portait sur la fabrication des médicaments traditionnels (notamment à base de plantes). En 2009, le séminaire s est tenu en Suède et a eu pour thème la fabrication des formes stériles (au regard de la nouvelle annexe 1 du guide BPF). Les cercles d experts Ces réunions ont deux buts principaux : l amélioration des BPF existantes et la formation des inspecteurs. Différents cercles d experts se réunissent sur une base annuelle ou bisannuelle comme sur les principes actifs à usage pharmaceutique, la gestion du risque, le sang, les organes-tissus-cellules, les systèmes informatisés et les bonnes pratiques de distribution. Les inspections conjointes Ce sont des inspections réalisées dans le cadre d un groupe de trois inspecteurs qui réalisent, une fois par an et en rotation géographique, une inspection ensemble. Le but est d assurer l interprétation consistante des BPF ainsi que de découvrir des besoins en termes d harmonisation ou de formation. Les inspections de formation (coached inspection) Ce sont des inspections réelles qui ont aussi un but de formation. L accord préalable de lastructure inspectée est demandé. Deux types existent : l un dans lequel un inspecteur confirmé mène l inspection et est observé par au plus des inspecteurs juniors et l autre dans lequel un inspecteur junior est observé par un inspecteur expérimenté. Dans les deux cas et en dehors de la présence de la structure inspectée, des échanges ont lieu afin de faire comprendre les principes et outils d une bonne inspection. L échange d information Le PIC/S souhaite aussi se développer dans l échange d information, notamment les rapports d inspection. Il faut rappeler que le PIC/S n impose pas la reconnaissance mutuelle de ces rapports mais il ne l empêche pas non plus. Il appartient donc à chacune de ses composantes de se déterminer sur ce point. C est ainsi que l appartenance au PIC/S peut être la base d un système de reconnaissance mutuelle des rapports d inspection comme c est le cas pour les dix pays membres de l Association des nations de l Asie du Sud-Est (ASEAN), parmi lesquels l Indonésie, la Malaisieet Singapour sont déjà membres. Il apparaît de plus en plus que les rapports émis par une autorité compétente du PIC/S sont utilisés dans la planification des inspections basée sur un système de gestion des risques. PS/INF 71/ de 6 26 septembre 2012

5 Les relations extérieures du PIC/S Pendant de nombreuses années, les relations entre le PIC/S d une part et les instances de l Union européenne d autre part, notamment la Commission européenne et l EMA, ont été empreintes de prudence mutuelle. Lorsque le PICS a définitivement mis le cap sur l international, il lui est apparu important de renforcer ses relations avec la Commission et l EMA. Il a pu convaincre ces deux structures qu il est un formidable vecteur de dissémination de la pensée européenne en matière de BPF et qu il voulait agir en synergie et non en compétition. À l issue de quoi, des échanges formels ont été établis avec l EMA (qui participe désormais au Comité des officiels) et d autres sont en cours avec la Commission européenne. Le PIC/S a aussi conclu un accord de coopération avec le département européen pour la qualité des médicaments (DEQM) situé à Strasbourg et placé sous le contrôle du Conseil de l Europe. Des relations étroites existent aussi depuis très longtemps avec deux départements de l Organisation mondiale de la santé qui participent régulièrement aux réunions du Comité des officiels. Le premier département est celui en charge de la qualité des médicaments et plus particulièrement de l évaluation des fabricants de médicaments utilisés contre le paludisme, le sida et la tuberculose. Le second est celui en charge de la qualité des vaccins. De nouvelles relations viennent de s établir avec les pays de l ASEAN via leur secrétariat permanent dans l idée de conclure, là aussi, à un partenariat en matière de coopération. Il faut aussi noter que depuis janvier 2006, le fond des Nations Unis pour l enfance (Unicef) dispose d un statut d observateur au Comité des officiels. Dans tous ces cas, il s agit de bâtir des synergies dans les domaines de compétence du PIC/S afin d éviter la redondance des actions et les déperditions de ressources. Le futur du PIC/S Le futur du PIC/S est théoriquement décrit au début de ce document. Plusieurs objectifs ont été assignés : la croissance du nombre d autorités compétentes; une meilleure visibilité du PIC/S et de ses actions ; le développement des synergies d actions avec les autres acteurs de son champ de compétence ; la mise en place de formations à haute valeur ajoutée (par exemple dans le domaine de l inspection des API) ; la reconnaissance du PIC/S en tant qu expert international dans le domaine des BPF ; l élargissement des activités du PIC/S dans des domaines comme les bonnes pratiques de distribution, les bonnes pratiques cliniques, la pharmacovigilance, la biosécurité, des offres de formation spécifique ; le développement de coopération avec les structures internationales de professionnels du médicament comme ISPE ou PDA en vue d une harmonisation de la compréhension de l évolution des BPF. Il s agit là d objectifs ambitieux qui se heurtent aux ressources limitées des autorités compétentes qui peuvent constituer un frein. La vitalité du PIC/S repose aujourd hui et notamment sur celle de son secrétariat animé par une très forte personnalité et sur un petit nombre de membres du Comité des officiels. C est un challenge important qui peut se PS/INF 71/ de 6 26 septembre 2012

6 résoudre avec l arrivée de nouveaux membres venant d Afrique, d Amérique du Sud et surtout d Asie. Nous sommes face à des difficultés croissantes en matière de sécurisation des chaînes de fabrication de médicaments et de leur distribution et le PIC/S doit être un acteur dans ce domaine. Remerciements : Le Secrétariat du PIC/S tient à remercier très chaleureusement Monsieur Jacques Morénas qui est l auteur de cet article et qui l a gracieusement mis à disposition du PIC/S. Monsieur Morénas est Directeur Adjoint à l Agence nationale de sécurité du médicament et des produits de santé (ANSM). Il est également le représentant de l ANSM et de la France au sein du Comité Permanent du PIC/S dont il a été le Président entre 2006 et PS/INF 71/ de 6 26 septembre 2012