KIT METHODOLOGIQUE PREPARATION A L EVALUATION EXTERNE SERVICE D AIDE A DOMICILE AGREE QUALITE NON AUTORISE

Transcription

1 KIT METHODOLOGIQUE PREPARATION A L EVALUATION EXTERNE SERVICE D AIDE A DOMICILE AGREE QUALITE NON AUTORISE CONTENU DU KIT METHODOLOGIQUE (FICHIER EXCEL + DOCUMENTS WORD ) > Un Kit EXCEL comprenant Un référentiel évaluatif comprenant 4 domaines répartis en 14 thèmes et 113 indicateurs Domaine 1 :Le droit et la participation des usagers, la personnalisation des prestations Domaine 2 : L établissement dans son environnement Domaine 3 : Le projet de service et ses modalités de mise en œuvre Domaine 4 : L organisation du service Une synthèse de l évaluation par domaine et par thème Nombre de critères cotés Répartition des cotations par domaine Répartition des cotations par thème Un plan d amélioration de la qualité Les axes d amélioration envisagés Un échéancier > Des modèles de documents : Un modèle de manuel organisationnel (44 pages) 90 modèles de documents : Fiche de contact, Livret d accueil usager, Règlement de fonctionnement, Grille d évaluation des besoins, Devis, Contrat de prestation, Affichage obligatoire, Livret d intégration des nouveaux salariés, Test ODIVA-RIFVEL, Fiche de poste auxiliaire de vie, Document unique d évaluation des risques professionnels, Cahier de liaison, Note de service «Gestion des clés», Note de service «Prévention et signalement de la maltraitance», Enquête de satisfaction «Accueil de l usager», Enquête de satisfaction «Déroulement et suivi de la prestation», Plan de formation, 1/7

2 Modèle de CDI temps complet, Modèle de CDI Temps partiel, Entretien d évaluation professionnel,. Les textes et recommandations du secteur CONFIGURATION REQUISE POUR L UTILISATION DU KIT METHODOLOGIQUE : Microsoft EXCEL 2000 ou version supérieure Le kit méthodologique utilise des macros sur EXCEL ; il faut donc : Pour la version EXCEL 2000 cliquer sur le bouton Activer les macros à l ouverture du fichier EXCEL «Kit preparation évaluation» Pour la version EXCEL 2003 avant l ouverture du fichier EXCEL «Kit preparation évaluation», pour régler le niveau de sécurité, il faut : ouvrir le logiciel EXCEL 2003 aller dans le menu Outils, puis cliquer sur Macro et sur Sécurité, onglet Niveau de sécurité, cocher la case Niveau de sécurité bas, puis ouvrir le fichier EXCEL «Kit preparation évaluation», Pour la version EXCEL 2007 : avant l ouverture du fichier «Kit preparation évaluation», pour régler le niveau de sécurité, il faut : ouvrir le logiciel EXCEL 2007 cliquer sur le bouton Microsoft Office, puis sur options Excel 2/7

3 dans la rubrique Standard, sous Meilleures options pour travailler avec Excel, activer la case à cocher Afficher l onglet Développeur dans le ruban, puis cliquer sur OK 3/7

4 sous l onglet Développeur, dans le groupe Code, cliquer sur Sécurité des Macros dans la catégorie Paramètres des macros, sous Paramètres des macros, cliquer sur Activer toutes les macros (non recommandé, risque d exécution de code potentiellement dangereux) et cliquer sur OK puis ouvrir le fichier EXCEL «Kit preparation évaluation», 4/7

5 INSTRUCTIONS D INSTALLATION DES FICHIERS INFORMATIQUES COMPOSANT LE KIT 1. Insérer le CD-ROM dans le lecteur de votre ordinateur ; 2. Ouvrir l explorateur sous Windows ; 3. Double-cliquer sur l'icône représentant votre lecteur ; 4. Sélectionner et copier et coller les dossiers «Kit Méthodologique excel» «Modèles de documents» «Notice d utilisation» sur le disque dur de votre ordinateur, à l'endroit souhaité 5. Ouvrir les fichiers avec l explorateur sous Windows ou à partir de WORD et d'excel. UTILISATION DU KIT METHODOLOGIQUE EXCEL 1. Aller dans la première feuille de saisie EXCEL intitulée «Identification de l utilisateur» et Indiquer : le nom de la structure utilisatrice du kit les dates de début et de fin de l évaluation Sauf exception, l identification de l organisme titulaire de la licence d utilisation du kit est déjà enregistrée au nom de la personne qui a passé commande 2. Aller dans la deuxième feuille de saisie intitulée «Référentiel évaluatif» Le référentiel évaluatif proposé est donné à titre indicatif Libellés des domaines, thèmes et critères Les intitulés des domaines, thèmes et critères ne sont pas modifiables. Dans l hypothèse où un critère n est pas approprié, renseigner la cotation en indiquant NA (non applicable) 5/7

6 Cotations des critères Pour inscrire une cotation, se déplacer dans la feuille de saisie jusqu'à la cellule blanche située à l intersection de la colonne «Cotation» et de la ligne du critère à coter, puis sélectionner dans la liste déroulante, «A, B, C ou D» selon le niveau de satisfaction estimé : A : la structure satisfait totalement aux exigences du critère, B : la structure satisfait en grande partie aux exigences du critère, C : la structure satisfait partiellement aux exigences du critère, D : la structure ne satisfait pas aux exigences du critère NA : critère non applicable à la structure Dès la saisie effectuée, la cellule change de couleur selon la cotation : A ou B Couleur verte C ou D Couleur rouge NA Couleur blanche Pour modifier une cotation, procéder de manière identique. Pour supprimer une cotation, se positionner sur la cellule concernée et appuyer simplement sur la touche du clavier marquée «Suppr» pour suppression Points forts, Points faibles, Commentaires, Axes d amélioration Pour intégrer le texte correspondant à chaque colonne, se déplacer dans la feuille de saisie jusqu'à la cellule blanche située à l intersection de la colonne concernée et de la ligne du critère à compléter. 3. Aller dans la troisième feuille de saisie intitulée «Points forts» pour prendre connaissance des critères considérés comme Points forts 4. Aller dans la quatrième feuille de saisie intitulée «Points faibles» pour prendre connaissance des critères considérés comme Points faibles 6/7

7 5. Aller dans la cinquième feuille de saisie intitulée «Axes d améliorations» pour prendre connaissance des axes d amélioration à mettre en œuvre et renseigner l échéancier 6. Aller dans la sixième feuille de saisie intitulée «Synthèse» pour prendre connaissance de la répartition des cotations par domaine et thème UTILISATION DES MODELES DE DOCUMENTS L ensemble des documents sont donnés à titre indicatif, ils doivent être adaptés aux spécificités de la structure. Ici le cas d une structure sous forme SARL L ensemble des documents sont sous format WORD et d'excel. Ils peuvent être modifiés. 1. Dossier «Manuel organisationnel» : présentation de l organisation interne de la structure 2. Dossier «Enregistrements» : modèles de documents internes pouvant être intégrés dans la structure. La liste complète des documents est enregistrée sous le document EXCEL «ENR/90 Liste de documents du système organisationnel» 3. Dossier «Documents externes» : textes et recommandations du secteur 7/7