GUIDE D ORGANISATION POUR LES FÊTES DE RUE ET DE VOISINAGE

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1 GUIDE D ORGANISATION POUR LES FÊTES DE RUE ET DE VOISINAGE 1

2 QU EST-CE QU UNE FÊTE DE RUE? Une fête de rue est un événement familial et communautaire organisé par un groupe de citoyennes et citoyens résidant à proximité les uns des autres et proposant des activités récréatives au bénéfice des gens de leur rue. QU EST-CE QU UNE FÊTE DE VOISINAGE? Une fête de voisinage est un évènement communautaire organisé par un ou des organismes du milieu et proposant des activités récréatives au bénéfice des gens de leur voisinage. Ces activités récréatives et de réjouissances publiques encouragent la participation des gens autour d un projet collectif, favorisent le sentiment d appartenance à leur milieu et peuvent améliorer la qualité de vie dans le voisinage. POURQUOI UNE FÊTE DE RUE OU VOISINAGE? Pour apprendre à se connaître entre voisins; Pour avoir du plaisir; Pour participer à la vie de son entourage; Pour développer l entraide et la solidarité dans son milieu de vie. CONDITIONS L Arrondissement de Fleurimont tient à encourager les fêtes de rues, dans la mesure où: La fête est destinée à la population d une même rue ou de rues avoisinantes; Elle est sans but lucratif et elle s autofinance; Les organisateurs obtiennent les autorisations et les permis requis; La fête se tient le même jour; elle ne peut débuter avant 7 h et se terminer après 23 h; Les organisateurs s assurent que les citoyens concernés soient adéquatement avisés de la fermeture de rue. COMMENT S Y PRENDRE? 1. Vérifier l intérêt que suscite le projet d une fête communautaire: on en parle donc à sa famille, aux amies et amis, aux voisines et voisins. 2. Former un comité organisateur de quelques personnes (3 à 5) prêtes à s impliquer. 3. Suivre les étapes suivantes: 2

3 TÂCHES À ACCOMPLIR ÉTAPES ACTIVITÉS RESPONSABLES AVANT PENDANT APRÈS Définir le concept de la fête, fixer une date et choisir un lieu. Prévoir une alternative en cas de mauvais temps. Choisir et planifier les activités. Prévoir le matériel nécessaire et s assurer auprès des voisins que ce matériel est disponible. Rencontrer un membre du personnel de la Division loisirs et vie communautaire: Remplir le formulaire de demande d assistance (en annexe). Obtenir des conseils utiles. Vérifier les ressources disponibles de la division. Obtenir les autorisations et permis requis. Informer les résidents des contraintes et des inconvénients dus à la fermeture de rue (fermeture de rue, stationnements limités, etc.). Inviter les voisins à la fête: préparer, imprimer et distribuer l invitation. Informer le conseiller ou conseillère du district de la tenue de la fête. Organiser l accueil et la décoration. Installer le matériel et animer la fête. Organiser le lunch, s il y a lieu. Assurer la sécurité des participants. Conserver un accès pour les véhicules d urgence (police, pompiers, ambulance). Afficher la participation de la Ville. Assurer la propreté des lieux. Retourner les équipements empruntés aux personnes concernées. Évaluer la fête et faire des recommandations pour l année suivante et remettre une copie à la division. SUGGESTIONS Pour faciliter l organisation de l événement et éviter bien des démarches, il est suggéré de simplifier et de s organiser entre voisines et voisins. Ainsi, chacun peut apporter son pique-nique ou un plat à partager, ses boissons, croustilles et chaises de parterre. L un ou l autre fournira son système de son. Enfin, un bac roulant servira de poubelle. NOTE Pour formuler une demande, veuillez compléter le formulaire joint et le retourner au technicien en loisirs de la Division loisirs et vie communautaire de votre arrondissement. Si vous désirez rencontrer un membre du personnel, veuillez vous adresser au (819)

4 AUTORISATION ET PERMIS Selon les activités prévues, l organisation d une fête de rue nécessite les autorisations et permis suivants: PERMIS ET OBLIGATIONS TARIF AUTORISATION ÉMISSION Permis pour activités communautaires (autorisation Aucun Arrondissement Arrondissement 2 semaines fête dans une place publique) Fermeture de rue Aucun Arrondissement Arrondissement 2 semaines Permis de réunion: Régie des alcools, des servir de l alcool 43,50 $/jr Arrondissement courses et des jeux vendre de l alcool 86 $/jr 3 semaines Vente de rafraîchissements et d aliments 34 $/jr et 9 $ jr add. Arrondissement Centre québécois d inspection des aliments (2) DÉLAI PRESCRIT 1 semaine Vente d articles promotionnels Aucun Arrondissement Arrondissement 2 semaines Permis de feu (3) Aucun Arrondissement Service des incendies 2 semaines Comité exécutif Sollicitation des fonds dans un Comité exécutif de la endroit public (4) Aucun de la Ville de 4 semaines Ville de Sherbrooke Sherbrooke Ces permis comportent des exigences particulières à chacun: le personnel de la Division loisirs et vie communautaire saura vous fournir tous les détails importants! EXIGENCES PARTICULIÈRES 1 Concernant les boissons alcoolisées: aucune consommation d alcool n est permise dans un endroit public à moins qu un permis de réunion ou de vente soit émis par la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec. Tout individu ou groupe incorporé ou non peut en faire la demande auprès de la Régie après avoir préalablement obtenu l autorisation de l Arrondissement de Fleurimont de tenir la fête dans une rue ou un lieu public. Il faut s y prendre à l avance car des délais s appliquent. Régie des alcools, des courses et des jeux 560, boul. Charest Est Québec (Québec) G1K 3J (réponse à toutes vos questions) 1 Concernant la préparation et la manipulation d aliments : il y a certaines précautions à prendre pour éviter les risques d intoxication. Vous êtes invités à communiquer avec le Centre québécois d inspection des aliments, s il y a vente d aliments lors de l évènement. Centre québécois d inspection des aliments (MAPAQ) 4260, boulevard Bourque Rock Forest (Québec) J1N 2A5 Téléphone : (819)

5 2 Un permis de feu ou de feu d artifices : un permis de feu est obligatoire si vous prévoyez faire un feu de joie ou un feu d artifices. Service de protection contre les incendies Division de la prévention 202, rue Wellington Nord, local SS-1.01 Sherbrooke (Québec) J1H 5C Sollicitation de fonds ou vente : Aucune sollicitation de fonds et de vente n est permise dans un endroit public à moins d avoir obtenu au préalable, l autorisation spéciale du Comité exécutif de la Ville de Sherbrooke. Cette démarche est faite par le biais de l arrondissement. AUTRES EXIGENCES PARTICULIÈRES 4 Lors de la fête, il faut prévoir un système de sécurité et faire en sorte de garder un accès pour les véhicules d urgence (police, pompier et ambulance). 5 Aucun contenant de verre n est permis dans les endroits publics. 6 En tout temps, les responsables s engagent à respecter tous les règlements municipaux, provinciaux et fédéraux en vigueur. QU EST-CE QUE LA DIVISION LOISIRS ET VIE COMMUNAUTAIRE PEUT FAIRE POUR VOUS? Offrir un support financier par l entremise de ressources matérielles ou de la mise en disposition de services municipaux (voir document en annexe dépenses admissibles et non-admissibles); Prodiguer les conseils appropriés pour l organisation de la fête de rue; Émettre certains permis, dont l autorisation de tenir la fête (activité communautaire); Informer les services d urgence de la tenue de la fête (police, incendie et ambulance) et au besoin, voir à faire modifier le parcours des autobus de la Société de transport de Sherbrooke (STS); S assurer qu il n y a pas de travaux prévus dans la rue concernée au moment choisi. RENSEIGNEMENTS Service des sports culture et vie communautaire Division loisirs et vie communautaire 967, rue du Conseil, C.P. 610 Sherbrooke (Québec) J1H 5H9 Tél. : (819) p.j. (formulaire) 5

6 DEMANDE D ASSISTANCE POUR L ORGANISATION D UNE FÊTE DE RUE D UNE FÊTE DE VOISINAGE Nom de la fête, s il y a lieu : Date de la fête: Heure début : Fin : Endroit précis de l événement (no civique, rue et intersection, etc.): But de la fête: Activités au programme: Clientèle visée: Comité organisateur: (organisme s il y a lieu) Nom du répondant : Adresse: Téléphone (domicile) : (819) Téléphone jour de l évènement : (819) Courriel: Signature du répondant : Date : SUPPORT FINANCIER DÉPENSES ADMISSIBLES ET NON-ADMISSIBLES 6

7 La Ville de Sherbrooke, en collaboration avec la Division des loisirs et vie communautaire, offre au comité organisateur de la fête un support financier dans la réalisation de son évènement. Voici quelques exemples de dépenses admissibles : Fermeture de rue; Livraison de matériel (table pique-nique, barrière anti-émeute, bacs roulants, etc.); Frais d impression, honoraire graphisme ou permis divers; Temps de consultation avec ressource en loisirs (Régisseur ou Technicien en loisirs); Location de matériel divers (système de son, jeux gonflables, trousse de jeux, etc.). Le support financier est de 200 $ maximum, afin de permettre à plusieurs comités de déposer une demande de support financier. Le support financier peut varier selon le nombre de demandes reçues. Ce qui n est pas admissible, c est ce qui concerne la nourriture ou les consommations des gens présents sur place ou tout ce qui va à l encontre de la règlementation municipale. 7