Rapport de suivi relatif à l examen des services d analyse du Laboratoire de recherches sur les grains (LRG)

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1 Rapport de suivi relatif à l examen des services d analyse du Laboratoire de recherches sur les grains (LRG) Commission canadienne des grains Service de la vérification et de l évaluation Rapport final Mai 2011

2 Table des matières Table des matières Résumé...2 Introduction... 2 Objectifs et étendue de la vérification... 2 Conclusion... 2 Énoncé d assurance... 3 Résumé des recommandations de suivi et plans d action de la Direction Rapport de vérification...6 Contexte... 6 Objectifs de la vérification... 6 Étendue de la vérification... 6 Approche et méthodologie Conclusions et recommandations...8 Procédures de divulgation internes... 8 Gestion des ressources humaines Commission canadienne des grains 1 Services d analyse au LRG ( )

3 1.0 Résumé Introduction 1.1 La mission de la fonction de vérification interne du Service de la vérification et de l'évaluation est de fournir des services de certification indépendants et objectifs conçus pour améliorer les activités de la Commission canadienne des grains et y ajouter de la valeur. La vérification interne aide la Commission canadienne des grains à atteindre ces objectifs en adoptant une approche systématique et disciplinée afin d évaluer et d améliorer l'efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Les normes professionnelles et gouvernementales exigent que la vérification interne fasse le suivi des vérifications antérieures afin de déterminer l'état des plans d action de la Direction et de fournir des commentaires ou des recommandations supplémentaires, au besoin. 1.2 Le Plan de vérification axé sur le risque du SVE pour incluait le suivi de l'examen des services d analyse du Laboratoire de recherches sur les grains mené en La Commission a approuvé ce plan à la suite de la recommandation d approbation faite par le Comité ministériel de vérification en mai La vérification de suivi a débuté en août Elle consistait en une vérification de la documentation et en des entrevues avec la Direction et le personnel chargé de l'élaboration et de la mise en œuvre des plans d action de la Direction relatifs à l'examen des services d analyse du Laboratoire de recherches sur les grains mené en D'autres réunions ont eu lieu avec la direction du Laboratoire de recherches sur les grains durant le mois de février 2011 afin de tenir compte de tout changement aux conclusions qui ont pu survenir depuis le début de la vérification en août Le Laboratoire de recherches sur les grains mène des recherches pour comprendre les facteurs de qualité et de salubrité des grains, étudie et élabore des méthodes et des analyses pour mesurer et évaluer la qualité et la salubrité des grains, mène des recherches sur les normes et les caractéristiques des grains, et surveille le grain dans le système canadien de manutention du grain afin d assurer la qualité et la salubrité. Objectifs et étendue de la vérification 1.5 La vérification a pour objet de déterminer l état des quatre recommandations contenues dans les plans d action de la Direction issus de l examen des services d analyse du Laboratoire de recherches sur les grains mené en et de fournir des recommandations utiles, au besoin. 1.6 L étendue de la vérification de suivi est limitée à l'obtention et à la vérification de l'état des plans d action de la Direction issus de l examen mené en Conclusion 1.7 La vérification de suivi a pour but d'évaluer la mesure dans laquelle les plans d action de la Direction de la vérification de ont été mis en œuvre. La Commission canadienne des grains 2 Services d analyse au LRG ( )

4 vérification de suivi a confirmé que l une des quatre recommandations de a été achevée, alors que les trois autres sont en cours. En conséquence, trois recommandations de suivi sont contenues dans le présent rapport Énoncé d assurance 1.8 Dans le jugement professionnel du dirigeant de la vérification, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été réalisées pour appuyer l'exactitude des conclusions contenues dans le présent rapport. En tant que vérification de suivi, l étendue est limitée à la détermination du statut des précédents plans d action de la Direction (se reporter à «l étendue de la vérification» à la section 1.6) en date de la vérification de suivi. La preuve a été recueillie en conformité avec les normes relatives à la vérification interne du gouvernement du Canada, la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor et les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne établies par l'institute of Internal Auditors (IIA) Commission canadienne des grains 3 Services d analyse au LRG ( )

5 Résumé des recommandations de suivi et plans d action de la Direction 1.9 Voici un résumé des recommandations de suivi contenues dans le présent rapport. Il comprend les plans d action de la Direction pour répondre aux sujets cernés Numéros de référence de la recommandation Recommandations 3.19 Nous recommandons que l équipe de gestion du Laboratoire de recherches sur les grains examine le Guide des politiques mis en place pour s'assurer que les exigences relatives au système de gestion de la qualité ISO sont en place comme prévu pour l'examen par un consultant externe qui est ciblé pour le 1 er mai Nous recommandons que des solutions pour combler les lacunes cernées au moyen des vérifications et visites ISO par le gestionnaire de la qualité/ coordonnateur ISO soient mises en place avant l'examen du consultant externe pour s'assurer que l'examen fournit des avantages optimaux au Laboratoire de recherches sur les grains, à la fois du point de vue des coûts et de la Plans d action de la Direction L'équipe de gestion et le gestionnaire de la qualité/coordonnateur ISO ont convenu d'un calendrier pour l'achèvement du manuel qualité du Laboratoire de recherches sur les grains. Le document complété sera prêt pour l'examen du consultant externe au début du mois de mai Voici le calendrier. 1 er avril 2011 : Le gestionnaire de la qualité/coordonnateur ISO fournit le manuel qualité à l équipe de gestion du Laboratoire de recherches sur les grains aux fins de l'examen final. Mi-juin 2011 : Le manuel qualité et les documents connexes doivent être complets. Début juillet 2011 : Vérification préalable avec une tierce partie externe. 1 er août 2011 : Le gestionnaire de la qualité/coordonnateur ISO transmet la demande d'accréditation au Conseil canadien des normes. Mi-septembre 2011 : Une réponse est attendue du Conseil canadien des normes sur le statut de la demande et l'examen des documents. Automne 2011 : Visite d accréditation anticipée de la part du Conseil canadien des normes. Automne 2011 : Accréditation ISO anticipée des quatre méthodes du Laboratoire de recherches sur les grains. Le gestionnaire de la qualité/coordonnateur ISO a réalisé des vérifications et des visites ISO, et le coordonnateur ISO a fourni des rapports sur les conclusions aux laboratoires afin que ces derniers soient accrédités aux fins de la norme ISO. Le coordonnateur ISO a discuté des lacunes cernées avec les laboratoires concernés et des solutions seront mises en place d ici le 31 mars Commission canadienne des grains 4 Services d analyse au LRG ( )

6 pertinence Nous recommandons que le gestionnaire de la qualité/coordonnateur ISO et les gestionnaires de programme considèrent l'importance d adopter une documentation normalisée comme pratique exemplaire dans tous les laboratoires du Laboratoire de recherches sur les grains (lorsque cela est possible), indépendamment du fait que ces laboratoires obtiennent la certification ISO dans l'avenir. L équipe de gestion du Laboratoire de recherches sur les grains continue de soutenir la documentation normalisée pour le Laboratoire de recherches sur les grains, indépendamment de l'accréditation ISO des laboratoires. Plusieurs laboratoires ont rédigé des procédures normalisées d'exploitation en utilisant les mêmes modèles utilisés pour les méthodes relatives à la certification ISO. Cette pratique n'a pas encore été officiellement approuvée par l'équipe de gestion du Laboratoire de recherches sur les grains. Les procédures normalisées pour la gestion des documents et de l information continueront à l échelle de la Commission canadienne des grains avec un accent continu sur le Laboratoire de recherches sur les grains. Dans la poursuite de la mise en place de documents normalisés, l équipe de gestion du Laboratoire de recherches sur les grains favorisera le calendrier suivant : Juin 2011 : L équipe de gestion du Laboratoire de recherches sur les grains doit promouvoir l'utilisation de modèles ISO pour toutes les procédures normalisées d exploitation du Laboratoire de recherches sur les grains. Octobre 2011 : Formation relative à la gestion normalisée des documents et de l'information au sein du Laboratoire de recherches sur les grains. 1 er novembre 2011 : Promotion de la documentation normalisée par le coordonnateur ISO une fois l accréditation initiale en place. Avril 2012 : Mise en œuvre de la gestion normalisée des documents et de l'information au sein du Laboratoire de recherches sur les grains. Commission canadienne des grains 5 Services d analyse au LRG ( )

7 2.0 Rapport de vérification Contexte 2.1 Au sein de la Commission canadienne des grains, le Laboratoire de recherches sur les grains fournit un soutien scientifique et technique au système d assurance de la qualité du grain canadien. La division se compose de deux sections de recherche, les cultures et les technologies, ainsi que d un groupe d'administration Au Laboratoire de recherches sur les grains, on compte 18 programmes qui fournissent des services directement ou indirectement à des clients externes tels que la Commission canadienne du blé, les vendeurs de grain, les acheteurs de grain et les utilisateurs de grain. Les services offerts vont de la composition variétale d'échantillons aux analyses chimiques et biologiques et aux analyses visant les contaminants biologiques Le Laboratoire de recherches sur les grains mène des recherches pour comprendre les facteurs de qualité et de salubrité des grains, étudie et élabore des méthodes et des analyses pour mesurer et évaluer la qualité et la salubrité des grains, mène des recherches sur les normes et les caractéristiques des grains, et surveille le grain dans le système canadien de manutention du grain afin d assurer la qualité et la salubrité. Objectifs de la vérification 2.4. La vérification a pour objet de déterminer l état des quatre recommandations contenues dans les plans d action de la Direction issus de l examen des services d analyse du Laboratoire de recherches sur les grains mené en (par l'ancienne unité de vérification interne de la Commission des grains) et de fournir des recommandations utiles, au besoin. Étendue de la vérification 2.5. L étendue de la vérification de suivi est limitée à l'obtention et à la vérification de l'état des plans d action de la Direction issus de l examen mené en L étendue de la vérification ne comportait pas la réévaluation des méthodes d analyse du Laboratoire de recherches sur les grains, couvertes par l examen mené en , ni aucun autre processus, contrôle ou système. Approche et méthodologie 2.6. La vérification comprenait des entrevues avec la Direction et le personnel chargé de l'élaboration et de la mise en œuvre des plans d action de la Direction liés à l examen des services d analyses du Laboratoire de recherches sur les grains mené en ainsi que l'examen des rapports, des dossiers et autres documents. Commission canadienne des grains 6 Services d analyse au LRG ( )

8 2.7. Le corps du rapport qui suit contient un résumé des conclusions et des plans d'action de la Direction issus de la vérification précédente, une description de nos observations au moment de la vérification de suivi, des recommandations de suivi et les plans d'action de la Direction correspondants, le cas échéant. Commission canadienne des grains 7 Services d analyse au LRG ( )

9 3.0 Conclusions et recommandations Procédures de divulgation internes Conclusions Le Laboratoire de recherches sur les grains n utilise pas un système commun de gestion de la qualité en ce moment. Les laboratoires qui font partie du Laboratoire de recherches sur les grains ont chacun leur propre système de gestion de la qualité qui n est pas uniforme ou normalisé dans l ensemble des laboratoires. 3.2 Chaque laboratoire a son propre manuel de méthodes; toutefois, ces manuels ne sont pas normalisés et ne respectent pas un format particulier. Bien que ni la norme ISO 17025:2005, ni les bonnes pratiques de laboratoire ne prescrivent un format particulier pour les manuels de méthodes, les laboratoires qui font partie du Laboratoire de recherches sur les grains doivent posséder une façon commune de formater et maintenir les manuels de méthodes. Recommandations Il est recommandé que le Laboratoire de recherches sur les grains élabore et mette en œuvre un système de gestion de la qualité officiel 3.4 Il est recommandé que le Laboratoire de recherches sur les grains élabore et mette en œuvre un format de document normalisé pour ses manuels de méthodes. Voici les éléments du format recommandé : Date de création Date de mise à jour Nom et signature de la personne qui a créé ou mis à jour la méthode Nom et signature de la personne qui a validé ou approuvé la méthode pour le compte du Laboratoire de recherches sur les grains 3.5 Il est recommandé que le Laboratoire de recherches sur les grains mette à jour tous les manuels de méthodes actuellement en usage en fonction du nouveau format ci-dessus. Plans d action de la Direction Le chef de section du Laboratoire de recherches sur les grains doit mettre en œuvre un système de gestion de la qualité officiel avant le 31 décembre Le chef de section du Laboratoire de recherches sur les grains doit fournir un format de document normalisé à l intérieur du système de gestion de la qualité avant le 31 décembre Le gestionnaire de programme doit examiner et mettre à jour les documents sur les méthodes annuellement en utilisant le format normalisé. Conclusions de suivi Commission canadienne des grains 8 Services d analyse au LRG ( )

10 3.9 Dans le cadre des initiatives stratégiques de la Commission canadienne des grains, le Laboratoire de recherches sur les grains continue de se concentrer sur le processus d accréditation ISO/CEI 17025, particulièrement pour certaines méthodes utilisées dans son environnement d analyse en laboratoire, en vue de se conformer aux normes reconnues mondialement et de renforcer la confiance des clients Bien que l on ait continué de tenir le Comité de direction au courant de l'état de l accréditation ISO du Laboratoire de recherches sur les grains sur une base trimestrielle, la mise en œuvre d'un système de gestion de la qualité officiel (tel que requis par les normes ISO) au sein du Laboratoire de recherches sur les grains n'a pas été réalisée avant la date limite initiale du 31 décembre Les discussions avec la Direction ont indiqué que les échéances prévues dans les plans d'action liés à l'iso/au SGQ étaient irréalistes puisque le temps requis pour la mise en œuvre était inconnu et donc sous-estimé. Cependant, un certain nombre d'activités orientées vers la mise en œuvre d'un système de gestion de la qualité ont eu lieu Un gestionnaire de la qualité/coordonnateur ISO a été embauché pour prendre en charge l'initiative d'accréditation ISO en septembre Le gestionnaire de la qualité/coordonnateur ISO a obtenu la certification pour la conception d'un système de gestion de la qualité en fonction de la norme ISO en octobre De plus, en juin 2009, le gestionnaire de la qualité/coordonnateur ISO a suivi la formation pour devenir vérificateur principal pour la norme ISO Une évaluation de l'applicabilité de la norme ISO et des exigences en matière de bonnes pratiques de laboratoire aux fins des activités du Laboratoire de recherches sur les grains a été entreprise. Le Laboratoire de recherches sur les grains a choisi la norme ISO 17025:2005, puisque c est une norme très exhaustive et qu un certain nombre d États membres de l'union européenne demandent à ce que des analyses soient effectuées par des laboratoires accrédités selon la norme ISO Il convient de noter que la norme ISO contient toutes les exigences que les laboratoires d'essai et d'étalonnage doivent respecter afin de démontrer qu'ils opèrent un système de gestion de la qualité, sont techniquement compétents et sont capables de produire des résultats techniquement valables L équipe de gestion du Laboratoire de recherches sur les grains a décidé d'inclure trois programmes dans la portée de l'accréditation ISO : l analyse de substances organiques à l état de trace, les éléments traces et la biotechnologie des grains. Les méthodes visées aux fins de la norme ISO comprennent les suivantes : GS-41 DON, GS-43 OTA, TE-1 Cd et BIO-1 GMO Selon les discussions avec la Direction, il y a eu des retards dans la mise en œuvre intégrale du système de gestion de la qualité, car il y a eu des problèmes dans l'acquisition des logiciels nécessaires pour s'assurer que la documentation est sécurisée et peut être traçable. Le Laboratoire de recherches sur les grains a maintenant obtenu deux licences Hummingbird qui seront utilisées pour contrôler tous les documents associés à la norme ISO. Le Laboratoire de recherches sur les grains a créé un disque partagé ISO afin que les documents ISO en lecture seule puissent être mis à la disposition des personnes qui en ont besoin L ébauche du document normalisé sur les méthodes conforme à la norme ISO a été achevée en novembre 2008 et a été approuvée par le groupe de travail sur la norme ISO. Sous la direction du gestionnaire du SGQ/coordonnateur ISO et des gestionnaires de programme, les manuels de méthodes pour les laboratoires visés par le processus d'accréditation sont en train d'être mis à jour afin de se conformer au document Commission canadienne des grains 9 Services d analyse au LRG ( )

11 normalisé sur les méthodes. Conformément au gestionnaire du SGQ/coordonnateur ISO, environ 80 % des méthodes ont été converties, mais sont encore à l état d ébauche Un énoncé de la politique qualité sur la salubrité a été élaboré, tel que requis par les normes ISO. Cependant, le Guide des politiques sur le système de gestion de la qualité est toujours en cours d élaboration. Le guide se composera de 18 sections distinctes correspondant chacune à une clause de la norme ISO On compte 11 articles sur les impératifs de gestion et 7 articles sur les exigences techniques devant être documentés dans le cadre du Guide. Selon le gestionnaire du SGQ/coordonnateur ISO, environ 9 des 18 sections ont été terminées. Parmi celles-ci, la plupart sont axées sur des processus déjà mis en place par les Services à l'industrie. Il est à noter que les sections du Guide des politiques qui ont été achevées sont à l état d ébauche et n'ont pas été présentées à l'équipe de gestion du Laboratoire de recherches sur les grains aux fins d examen Voici les plans d avenir pour le projet ISO/SGQ : Réalisation par un consultant d une vérification externe du système de gestion de la qualité pour cerner toute lacune qui n est actuellement pas prise en compte. La date limite est le 1 er mai Réalisation par le Conseil canadien des normes d une vérification sur place, au plus tard en septembre Le calendrier des travaux de la vérification sur place par le Conseil canadien des normes dépend des conclusions de la vérification externe mentionnée ci-dessus. Achèvement des sections du Guide des politiques du système de gestion de la qualité pour assurer la conformité globale aux exigences d'accréditation selon la norme ISO La Direction est actuellement en train de régler certaines lacunes cernées lors des vérifications internes et visites relatives à la norme ISO récemment effectuées par le gestionnaire du SGQ/coordonnateur ISO dans les laboratoires visés aux fins des normes ISO. Certaines des lacunes qui sont actuellement abordées incluent ce qui suit, sans toutefois s y restreindre : Incohérences dans les politiques et les procédures relatives aux analyses ou aux travaux d'étalonnage non conformes entre les trois laboratoires visés aux fins de la norme ISO. Exigence quant à la revalidation des méthodes d analyse par les gestionnaires de programme pour les laboratoires visés aux fins de la norme ISO. Examen et évaluation du plan d'échantillonnage actuel par un consultant afin de garantir un échantillonnage représentatif. Recommandations de suivi 3.19 Nous recommandons que l équipe de gestion du Laboratoire de recherches sur les grains examine le Guide des politiques mis en place pour s'assurer que les exigences relatives au système de gestion de la qualité ISO sont en place comme prévu pour l'examen par un consultant externe prévu pour le 1er mai Nous recommandons que des solutions pour combler les lacunes cernées au moyen des vérifications et visites ISO par le gestionnaire de la qualité/coordonnateur ISO soient mises en place avant l'examen du consultant externe pour s'assurer que l'examen fournit Commission canadienne des grains 10 Services d analyse au LRG ( )

12 des avantages optimaux au Laboratoire de recherches sur les grains, à la fois du point de vue des coûts et de la pertinence Nous recommandons que le gestionnaire de la qualité/coordonnateur ISO et les gestionnaires de programme considèrent l'importance d adopter une documentation normalisée comme pratique exemplaire dans tous les laboratoires du Laboratoire de recherches sur les grains (lorsque cela est possible), indépendamment du fait que ces laboratoires obtiennent la certification ISO dans l'avenir. Gestion des ressources humaines Conclusions L'un des risques auquel est confrontée la direction du Laboratoire de recherches sur les grains est le recrutement et la rétention de personnel qualifié pour occuper des postes techniques dans les laboratoires. Par exemple, le laboratoire de biologie des grains ne dispose actuellement que d un seul technicien certifié pour effectuer l'analyse des graines de mauvaises herbes. Advenant que ce salarié quitte son emploi au sein de la Commission canadienne des grains, le laboratoire devra s'appuyer sur les résultats d analyses effectuées par d'autres laboratoires fournissant des services identiques ou semblables D'autres laboratoires à l intérieur du Laboratoire de recherches sur les grains sont confrontés à des risques semblables. L'expérience pratique et l'expertise du personnel technique constituent l un des éléments les plus importants des contrôles au Laboratoire de recherches sur les grains. Recommandations Il est recommandé que le Laboratoire de recherche sur les grains s'assure d avoir suffisamment de ressources humaines pour s'acquitter de ses obligations liées aux services d analyse fournis aux autres et pour perfectionner et former son personnel existant. Plan d action de la Direction Le directeur du Laboratoire de recherches sur les grains doit revoir la dotation en personnel et la formation sur une base annuelle. Conclusions de suivi 3.26 Le directeur du Laboratoire de recherches sur les grains a confirmé qu au cours des trois dernières années, la planification du personnel pour le Laboratoire de recherches sur les grains a été officialisée dans le cadre du processus de planification des ressources humaines de la Commission canadienne des grains. Ce processus est mené par les ressources humaines annuellement. La planification des ressources humaines est un outil utilisé pour identifier les lacunes dans la réalisation des priorités, des initiatives stratégiques et des activités de programme de la Commission canadienne des grains. Le Laboratoire de recherches sur les grains a élaboré un plan de ressources humaines de la division pour s'assurer que le bon nombre de personnes ayant les aptitudes, l'expérience et les compétences requises sont ou seront en place pour aider le Laboratoire de recherches sur les grains à atteindre ses objectifs de division qui sont liés à l'ensemble des activités et de la stratégie de la Commission canadienne des grains. Commission canadienne des grains 11 Services d analyse au LRG ( )

13 3.27 Le plan des ressources humaines du Laboratoire de recherches sur les grains a cerné les besoins suivants en ressources humaines afin de combler les lacunes : Recruter, former et retenir le personnel technique hautement qualifié. Fournir une expertise scientifique et technique pour soutenir une charge de travail accrue en matière de surveillance. Développer et renforcer les aptitudes à la gestion. Améliorer le recrutement et la rétention Les activités énumérées dans le plan des ressources humaines du Laboratoire de recherches sur les grains liées à la planification des ressources, la planification de la relève et l'apprentissage et le perfectionnement afin de répondre aux besoins en ressources humaines pour combler les lacunes cernées. Le plan des ressources humaines est aussi utilisé comme un outil de suivi pour suivre l'état, les réalisations et les mises à jour des stratégies et des solutions en matière de gestion des ressources humaines. Un comité à l intérieur du Laboratoire de recherches sur les grains s'occupe du plan des ressources humaines de la division L'une des principales composantes du plan des ressources humaines est le plan d apprentissage personnel de l'employé qui fait partie de l Entente sur le rendement et l'apprentissage signée par l'employé et le superviseur. L'employé et son superviseur établissent de trois à cinq objectifs clés principaux en matière de rendement et concluent une entente à cet effet. Ces objectifs doivent s harmoniser avec les objectifs de la division et de l'organisme Le Laboratoire de recherches sur les grains continue de surveiller le risque associé au recrutement et à la rétention de personnel. Selon le directeur du Laboratoire de recherches sur les grains, le niveau de dotation est désormais considéré comme suffisant. Recommandation de suivi Non requis. Nous exprimons notre gratitude aux cadres de direction pour l aide apportée au cours de cette vérification. Le présent document de vérification a été examiné avec : Peter Burnett, Ph.D., directeur, Laboratoire de recherches sur les grains Personne-ressource du Service de la vérification et de l évaluation Brian Brown, dirigeant principal de la vérification Jeanine Courteau, vérificatrice interne principale Commission canadienne des grains 12 Services d analyse au LRG ( )