DESTINATION FRANCE Du 23 au 27 février 2015 Montréal Toronto Calgary Vancouver. Dossier technique

Transcription

1 DESTINATION FRANCE Du 23 au 27 février 2015 Montréal Toronto Calgary Vancouver Dossier technique PREAMBULE Le dossier technique traite des conditions techniques et d'organisation de la tournée pan-canadienne Destination France 2015 qui s'imposent à tout Exposant souhaitant y participer. Pour tous les points non traités dans le présent Dossier Technique, l'exposant doit se référer aux Conditions Générales de Services joint à ce document. Tous les points relatifs aux conditions techniques et d'organisation non traités dans le Dossier Technique et/ou dans les Conditions Générales de Services sont à la charge exclusive de l'exposant et devront faire l'objet d'un accord préalable d Atout France. ORGANISATION Annabelle SIMON Coordonnatrice de promotion Tél : 00 1 (514) , poste 226 Fax : 00 1 (514) annabelle.simon@atout-france.fr Atout France Agence de développement touristique de la France France Tourism Development Agency 1800, av McGill College, bureau 1010 Montréal (Qc), Canada H3A 3J6

2 RENSEIGNEMENTS PRATIQUES DATES ET LIEUX DE LA MANIFESTATION : Mardi 24 février : Montréal, Québec Mercredi 25 février : Toronto, Ontario Jeudi 26 février : Calgary, Alberta Vendredi 27 février : Vancouver, Colombie-Britannique FRÉQUENTATION ATTENDUE : Montréal : 160 agents de voyages et tour-opérateurs + 40 journalistes Toronto : 160 agents de voyages et tour-opérateurs + 30 journalistes Calgary : 50 agents de voyages et quelques journalistes Vancouver : 90 agents de voyages et tour-opérateurs + 10 journalistes PROFIL DES VISITEURS: % agents de voyage, 20.5% tour-opérateurs et 6% MICE - 84% des visiteurs ont déjà participé au salon contre 16% de nouveaux clients - Pour 91% des visiteurs l objectif prioritaire a été atteint : o 40% à la recherche de nouveaux produits o 28% découvrir l offre touristique française o 23% trouver de nouveaux contacts o 9% renforcer les relations avec les fournisseurs

3 FORFAIT DE PARTICIPATION 2015 Votre forfait comprend l hébergement, les transferts et les vols intérieurs (Montréal-Toronto, Toronto-Calgary, Calgary-Vancouver). *Le CRT Paris Ile-de-France prendra en charge une partie de ces coûts à hauteur de 700 CAD HT pour une participation 4 villes et 300 CAD HT pour une participation 3 villes. Forfaits (pour le premier représentant de l organisme): 2 villes (Montréal- Toronto) : CAD (TTC) Inclus : Cocktail de bienvenue, petit-déjeuner de présentation du marché, participation workshops, 2 cocktails dînatoires ou diners assis selon formule retenue, hébergement 2 nuits à Montréal + 1 nuit à Toronto, vol intérieur Montréal/Toronto 3 villes (Montréal-Toronto-Calgary) : CAD (TTC) CAD (TTC)* Inclus : Cocktail de bienvenue, petit-déjeuner de présentation du marché, participation workshops, 2 cocktails dînatoires ou diners assis selon formule retenue + 1 petit-déjeuner/workshop à Calgary, hébergement 2 nuits à Montréal + 1 nuit à Toronto + 1 nuit à Calgary, vols intérieurs Montréal/Toronto et Toronto /Calgary. 4 villes (Québec- Montréal-Toronto-Calgary-Vancouver) : CAD (TTC) CAD (TTC)* Inclus : Cocktail de bienvenue, petit-déjeuner de présentation du marché, participation workshops, 3 cocktails dînatoires ou diners assis selon formule retenue + 1 petit-déjeuner/workshop à Calgary, hébergement 2 nuits à Montréal + 1 nuit à Toronto + 1 nuit à Calgary + 1 nuit à Vancouver. Vols intérieurs Montréal/Toronto, Toronto /Calgary et Calgary/Vancouver Personne supplémentaire (même organisme seulement) : 2 villes (Montréal - Toronto) : CAD (TTC) Inclus : Cocktail de bienvenue, petit-déjeuner de présentation du marché, participation workshop,, 2 cocktails dînatoires ou diners assis selon formule retenue, hébergement 2 nuits à Montréal + 1 nuit à Toronto, vol intérieur Montréal/Toronto. 3 villes (Montréal-Toronto-Calgary-Vancouver) : CAD (TTC) Inclus : Cocktail de bienvenue, petit-déjeuner de présentation du marché, participation workshop, 3 cocktails dînatoires ou diners assis selon formule retenue + un petit déjeuner-rencontre/débat avec les tour-opérateurs à Toronto, hébergement 2 nuits à Montréal + 1 nuit à Toronto + 1 nuit à Calgary, vols intérieurs Montréal /Toronto et Toronto/Calgary. 4 villes (Montréal-Toronto-Calgary - Vancouver) : CAD (TTC) Inclus : Cocktail de bienvenue, petit-déjeuner de présentation du marché, participation workshop, 3 cocktails dînatoires ou diners assis selon formule retenue + 1 petit-déjeuner/workshop à Calgary, hébergement 2 nuits à Montréal + 1 nuit à Toronto + 1 nuit à Calgary + 1 nuit à Vancouver, vols intérieurs Montréal/Toronto, Toronto/Calgary et Calgary/Vancouver. IMPORTANT - Un seul organisme par table sera autorisé. Pour vous inscrire nous vous remercions de nous faire parvenir avant le 10 décembre 2014 par télécopie ( ) ou par à annabelle.simon@atout-france.fr le bulletin de commande ci-joint accompagné d une copie du chèque ou d ordre de virement bancaire en dollars canadiens

4 correspondant à 100% des coûts de participation. Les originaux devront nous parvenir par courrier dans les meilleurs délais. PROGRAMME Dimanche 22 février 10h45 : Départ du vol AF 342 Paris-Montréal (arrivée à Montréal à 12h25) 13h55: Départ du vol AF 346 Paris-Montréal (arrivée à Montréal à 15h50) Réservation individuelle via le plateau Air France d Orsay ou par vos propres moyens 18h00 : Cocktail d accueil pour les exposants. Hôtel à confirmer Lundi 23 février (programme définitif à confirmer) 08h00 09h30 : 09h30 16h00 : 16h00 : 16h30 18h30 : 17h30 18h30 : 18h30 19h00 : 19h00 21h00 : Petit déjeuner de présentation du marché canadien Temps libre Mise en place des stands Workshop pour les agents de voyages Quoi de neuf? Présentation TO sponsorisée par 2 régions Conférence agents de voyages par Air France Cocktail dînatoire ou diner assis et remise des trophées Hôtel à confirmer Mardi 24 février (programme définitif à confirmer) 09h45 : 12h00 : 16h00 : 16h30 18h30 : 17h30 18h30 : 18h30 19h00 : 19h00 21h00 : Départ de l hôtel Vol Air canada (Arrivée 13h32 à Toronto) Mise en place des stands Workshop pour les agents de voyages Quoi de neuf? Présentation TO sponsorisée par 2 régions Conférence agents de voyages by Air France Cocktail dînatoire ou diner assis et remise des trophées Hôtel à confirmer Mercredi 25 février (programme définitif à confirmer) Pour les exposants participant à 2 villes Journée libre 18h25 : Départ du vol AF351 Toronto-Paris (arrivée 08h05 le lendemain) Réservation individuelle via le plateau Air France d Orsay ou par vos propres moyens

5 Pour les exposants participant à 3 villes Matinée et Déjeuner libre Départ à 12h00 pour l aéroport de Toronto. 14h10 : Vol pour Calgary (Westjet ou Air Canada) 16h31 : Arrivée Calgary et Transfert vers l hôtel et installation des stands Nuitée à Calgary hôtel à confirmer Jeudi 26 février 08h00 : 09h00 : 10h30 : Petit déjeuner/ présentation Agents de voyages Workshop Fin du workshop Pour les exposants participant à 3 villes Après-midi libre 15h35 : Départ du vol KLM Calgary / Amsterdam (arrivée 8h25 le lendemain) Réservation individuelle via le plateau Air France d Orsay ou par vos propres moyens Pour les exposants participant à 4 villes 11h00 : Départ pour l aéroport de Calgary - Déjeuner Libre à l aéroport 13h15 ou 13h30 : Vol pour Vancouver Arrivée 13h54 ou 14h03 Transfert à l hôtel Mise en place des stands avant 16h30 17h00 17h30 : Présentation Partenaires 17h30 18h45 : Workshop 19h00 21h00 : Cocktail dînatoire ou diner assis Nuitée à Vancouver hôtel à confirmer Vendredi 27 février ou samedi/dimanche 28 février et 1 er mars. Réservation individuelle via le plateau d Orsay 10h30 : Départ du vol AF6565 (opéré par Delta) Vancouver-Seattle puis AF Seattle/Paris (arrivée à 8h35 le lendemain) OU 16h15 : Départ du vol KLM682 Vancouver-Amsterdam (arrivée à Paris à 13h35 le lendemain) * Des activités pour les 27 et 28 février à Vancouver et Whistler seront proposées à ceux qui souhaiteraient rester.

6 TRANSPORT TRANSPORT AERIEN INTERNATIONAL AVEC AIR FRANCE : (à la charge des participants) Plateau Orsay Affaires 2, rue Robert Esnault Pelterie, Paris Tél. : mail.firm.orsay3.fr@airfrance.fr Horaires d ouverture : du lundi au vendredi de 09h00 à 18h00 sans interruption. Air France accorde à Atout France les tarifs spéciaux suivants (à titre indicatif et selon disponibilité) : Paris / Montréal / Toronto/Paris A partir de euros TTC Aller Retour en classe économique (tarif du 30 octobre 2014) + Frais de service (60 Euros par personne) Paris / Montréal Vancouver / Paris A partir de eur TTC Aller Retour en classe économique (tarif du 30 octobre 2014) + Frais de service (60 Euros par personne) Tarifs donnés à titre indicatif, sous réserve de modification, et en fonction des disponibilités dans la classe de réservation désignée, au moment de la réservation et sous réserve d augmentations. Une fois émis, ces billets sont modifiables avec des frais de 120. Un pré et post-acheminement de et vers la province française est possible : interroger le Plateau Orsay Affaires. Si vous souhaitez bénéficier de ces tarifs sur Air France, nous vous demandons de bien vouloir : - Effectuer vous-même et sans tarder vos réservations (pas de places préalablement bloquées) au Plateau Orsay Affaires par mail : mail.firm.orsay3.fr@airfrance.fr - tél. : Ce plateau est le seul habilité à réserver et à émettre les billets à tarifs spéciaux Atout France, via la fiche de transport que vous devez leur faire parvenir, copie Atout France par mail ou fax dans les meilleurs délais. Atout France donnera l accord à Air France pour les changements de noms : aucun changement ne sera accepté à moins de huit jours avant le départ. - Effectuer le règlement de votre titre de transport, par carte bancaire de préférence ou par chèque. Depuis le 01 décembre 2008, lorsque vous appellerez le plateau d'affaires Orsay pour réserver votre voyage, une date limite d'émission du billet vous sera donnée simultanément et un récapitulatif reprenant ces informations vous sera adressé par . Le tarif communiqué sera valable jusqu'à cette limite (la facturation pro forma est donc abandonnée). En conséquence, les billets devront donc être émis et réglés avant la date annoncée.

7 HÉBERGEMENT Inclus dans le forfait, réservations effectuées par Atout France Montréal QC: Toronto ON: Calgary AB : à confirmer à confirmer à confirmer Vancouver CB: Pan Pacific Hotel Vancouver (à confirmer) 999 Canada Pl #300 Vancouver, BC Canada V6C 3B5 Tél : FAX : INFORMATIONS TECHNIQUES POUR LE SITE INTERNET Lancement du site Internet: fin décembre 2014 Matériel requis : Texte en français et en anglais de maximum 300 mots de présentation de votre société ou de votre produit pour le site Internet 2-3 photos orientées horizontalement (haute définition 100 dpi), une photo orientée verticalement et un logo en format JPG Le matériel requis doit être envoyé à annabelle.simon@atout-france.fr avant le 10 janvier 2015, après cette date les éléments pourraient ne pas être pris en compte. **MERCI DE SAISIR LES INFORMATIONS SOUS FORMAT WORD** INFORMATIONS TECHNIQUES POUR LE PANNEAU D IDENTIFICATION Chaque exposant disposera d un panneau d'identification en français et en anglais. À cet effet, vous devrez transmettre votre logo (en format EPS ou Illustrator seulement) ainsi que l intitulé de l enseigne de votre stand avant le 10 janvier 2015 par à : Annabelle.simon@atout-france.fr

8 BROCHURES La documentation est à expédier selon les quantités suivantes, en fonction des villes sans lesquelles vous participerez au workshop: Montréal : 80% français / 20% anglais Toronto : 100% anglais Calgary : 100% anglais Vancouver : 100% anglais Un groupage de matériel est prévu chez : KÜHNE & NAGEL (Voir le document d instruction à venir). Nous vous rappelons que la Convention de New-York régissant les groupages interdit d expédier des objets publicitaires autres que brochures, tels que stylos, tee-shirts, sacs, etc. Si vous souhaitez en disposer sur vos stands, ces articles devront voyager dans vos valises. Date limite de réception en entrepôt : 23 janvier 2015 Passé ce délai, KÜHNE & NAGEL décline toute responsabilité en cas de retard ou perte de livraison. ANNULATION DE SA PARTICIPATION PAR L EXPOSANT Toute demande d'annulation par l'exposant entraîne des frais, calculés en fonction de la date d'annulation, dès lors que la participation a été validée par Atout France. Toute demande d'annulation doit être adressée dans les meilleurs délais par courrier électronique avec accusé de réception à Atout France à l'adresse électronique mentionnée dans le courrier électronique de validation de la participation (cf. article 6.1 des Conditions Particulières de Participation à un Salon). Modalités d'annulation Toute demande d'annulation d'une inscription à un Salon en qualité d'exposant entraîne au minimum la perception des frais suivants en fonction de la date d'annulation, étant entendu que la date d'annulation est celle de réception du courrier électronique informant Atout France de la demande d'annulation d'une inscription à un Salon en qualité d'exposant : - 60 jours avant la manifestation : 50 % du total de la participation - 45 jours avant la manifestation : 70 % du total de la participation - 30 jours avant la manifestation : 100 % du total de la participation Il est précisé que tous les frais annexes, notamment les frais de transport, de transfert, de parking, d'éditions spécifiques ou de promotion, sont à la charge exclusive de l'exposant et ne seront pas pris en charge ou remboursés par Atout France. Pénalités d'annulation Les sommes dues au titre d'une annulation tardive et non payées au jour du début du Salon porteront, de plein droit, intérêts au taux d'intérêt légal en vigueur à la date d'exigibilité augmenté de 1,5% par an, jusqu'à leur paiement intégral, et ce, sans qu'une mise en demeure ne soit nécessaire. Tous les frais engagés par Atout France pour recouvrer les sommes facturées et dues seront à la charge de l'exposant (cf. article des Conditions Particulières de Participation à un Salon).

9 Défaut de paiement Tout Exposant ne respectant pas les échéances et les modalités de paiement précisées aux articles 5.1 et 6 des Conditions Particulières de Participation à un Salon et au Dossier Technique n'est pas considéré comme valablement inscrit au sens des Conditions Particulières de Participation à un Salon. Atout France se réserve le droit de refuser à l'exposant défaillant l'accès au Salon (cf. article des Conditions Particulières de Participation à un Salon). ANNULATION DU SALON PAR ATOUT FRANCE OU L ORGANISATEUR Il est rappelé qu'en cas d'annulation d'un Salon par Atout France, pour tout motif (y compris en cas de survenance d'un événement de force majeure telle que définie dans les Conditions Particulières de Participation à un Salon), Atout France préviendra l'exposant dans les meilleurs délais et remboursera éventuellement les sommes payées au titre des frais d'inscription au Salon (cf. article 6.2 des Conditions Particulières de Participation à un Salon). En cas d'annulation d'un Salon par l'organisateur, pour tout motif (y compris en cas de survenance d'un événement de force majeure telle que définie dans les Conditions Particulières de Participation à un Salon), Atout France préviendra l'exposant dans les meilleurs délais, la demande de participation sera annulée et les sommes disponibles versées, le cas échéant, par l'organisateur à Atout France, seront réparties entre les Exposants, au prorata des sommes versées par chacun d'entre eux au titre de leur inscription au Salon et après paiement des dépenses engagées. En revanche, tous les frais annexes de participation au Salon, notamment les frais de transport, de transfert, de parking, d'éditions spécifiques ou de promotion, seront à la charge exclusive de l'exposant et ne seront pas pris en charge ou remboursés par Atout France. RESPONSABILITÉS Il est rappelé que, conformément aux Conditions Particulières de Participations au Salon (cf. article 10.2 des Conditions Particulières de Participation à un Salon), l'exposant est responsable (i) de la mise en conformité du stand ou de l'espace mis à sa disposition aux modalités pratiques telles que définies dans le Dossier Technique ainsi qu'aux dernières prescriptions de sécurité légales et réglementaires en vigueur et (ii) de la remise en l'état du stand ou de l'espace notamment en cas de détérioration causée par l'exposant ou toute personne agissant pour son compte ou par ses installations, matériels ou marchandises. Recommandation : Atout France n est nullement responsable en cas de vol ou dégradation sur le stand ou de l'espace mis à la disposition de l'exposant par Atout France (cf. article 10.1 des Conditions Particulières de Participation à un Salon). Il est donc conseillé de laisser l'emplacement sous la surveillance d au moins une personne de l'équipe de l'exposant, aussi bien durant l'installation, qu à l ouverture de l exposition au public et lors du démontage. Des prestations de gardiennage peuvent vous être proposées. La souscription d une assurance couvrant tout dommage matériel (perte, vol, détérioration de matériel) ou corporel causé ou subi par l'exposant lors d'un Salon est également recommandée (cf. article des Conditions Particulières de Participation à un Salon). L'Exposant est notamment invité à souscrire une assurance spécifique en cas d'utilisation de matériels et/ou de biens de valeur dans la mesure où la responsabilité de Atout France ne pourra être engagée en cas de vols ou de détérioration