Will Be Group. Performance et Gouvernance des Systèmes d Information.

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1 1 Mars 2012 Will Be Group Performance et Gouvernance des Systèmes d Information Will Be Group aide les dirigeants à développer et à transformer leurs entreprises en actionnant tous les leviers de la stratégie opérationnelle. Alternative reconnue aux acteurs traditionnels du business consulting, nous intervenons auprès de grands groupes ou de PME innovantes qui apprécient notre positionnement original autour de la performance globale, la qualité de nos équipes et notre culture de l engagement. 63, rue de Ponthieu Paris Tel : Fax :

2 Vos contacts chez Will Be Group Jilani Djellalil Associé +33 (0) jilani.djellalil@willbegroup.fr Bertrand Mingaud Senior Manager +33 (0) bertrand.mingaud@willbegroup.fr 63 Rue de Ponthieu Paris Tél : fax : Rue de Ponthieu Paris Tél : fax :

3 La performance globale du Système d Information est au cœur des préoccupations de l Entreprise Le contexte socio-économique se durcit, l intensité concurrentielle s accroît, mais le rythme des transformations des Systèmes d Information ne ralentit pas. Malgré des budgets informatiques à la baisse (-1,8% en 2011 en Europe - source Gartner), les entreprises se doivent d intégrer dans leurs Systèmes d Information toujours plus de contraintes et d opportunités. Jilani Djellalil Associé Ces dernières années ont ainsi vu s affirmer de nouvelles tendances et technologies qui peuvent constituer autant de ruptures technologiques majeures sur lesquelles les managers doivent se positionner : Cloud computing, Green IT, réseaux sociaux dans l entreprise, mobilité, convergence des réseaux L intégration de ces ruptures technologiques ne constitue qu un des aspects de la Performance Globale du Système d Information. En effet, l intégration de ces nouvelles technologies ajoute à l entropie naturelle du Système d Information au gré des changements d organisation ou de stratégie, des fusions et acquisitions Bertrand Mingaud Senior Manager La maturité croissante des parties prenantes a fait émerger de nouveaux critères d appréciation : Enjeux liés à l alignement stratégique du Système d Information et recherche du bon niveau de réponse aux enjeux de métiers dont la maturité face au Système d Information reste variable Volonté de mesurer et de benchmarker l efficacité et l efficience du Système d Information Justification du coût et de la valeur ajoutée du Système d Information 3

4 Maîtriser l ensemble des leviers du Système d Information pour transformer l entreprise et consolider les succès Will Be Group accompagne ses clients dans le renforcement de l ensemble des leviers de la Performance Globale du Système d Information Réponse aux enjeux métier majeurs Constitution d un socle technique et applicatif robuste Positionnement par rapport aux innovations technologiques (saisir les opportunités) Mise en pace des meilleures pratiques (ITIL, CMMI, Prince2 ) Créer l adhésion à la démarche de transformation Accompagnement des hommes clés sur leur montée en compétences Ressources, compétences, organisation Stratégie Système d Information Performance Globale Gouvernance Mise en place d un cadre de gouvernance (performance opérationnelle, budgets, sécurité CobIT, 27001, CIGREF ) Nouveaux processus de gestion budgétaire et de gestion du portefeuille de projets Asseoir la légitimité sur l ensemble du périmètre Architectures techniques et applicatives Partenaires et Fournisseurs Définir et faire vivre des principes d urbanisation applicative Renforcer l intégration entre systèmes Maintenir et faire évoluer les systèmes Legacy Stratégie de partenariat Contract Management Revue du portefeuille fournisseur et du portefeuille de contrats 4

5 Nos expertises couvrent la définition de la cible Système d Information, sa mise en œuvre et la mise en place de la Gouvernance associée Garantir l alignement du Système d Information sur les besoins de l entreprise Définir la Stratégie et aligner le Système d Information Structurer et animer la Gouvernance Audit du Système d Information Schéma Directeur Plan d urbanisme Etudes d opportunité / de faisabilité Diagnostic d organisation Coaching du DSI ou de ses équipes Management de transition de DSI Maîtriser les transformations du Système d Information Conduire des programmes complexes Maîtriser les risques Pilotage de grands projets ou programmes Cadrage amont Redressement de projet Maîtrise des risques projets Maîtrise des risques opérationnels Mesurer et optimiser la performance opérationnelle Piloter et mesurer la performance Transformer l organisation et assister le management Audits de performance globale de la DSI Audits et refonte de budgets Système d Information IT Scorecards & Benchmarks Audits d organisation et stratégie de transformation Mise en œuvre de la transformation Externalisation Achats Système d Information et relations fournisseurs 5

6 Définir la Stratégie Système d Information et aligner le Système d Information Les démarches d alignement stratégique visent assurent un lien étroit entre les priorités business et la stratégie Système d Information, afin de garantir la création de valeur. Notre expérience nous a démontré que les démarches d alignement stratégique permettent de garantir conjointement l agilité du Système d Information et la maîtrise de ses coûts. Nos interventions en matière de stratégie Système d Information s appuient sur une méthodologie visant à aligner Système d Information et enjeux métiers, en s appuyant sur : Une relation maîtrise d ouvrage / maîtrise d œuvre optimisée au travers de la maîtrise des processus de planification et de décision de l entreprise Les techniques d urbanisme pour cadrer les principes d évolution du SI Les méthodologies de business case et de benchmark, pour quantifier les bénéfices attendus et inscrire les actions dans une démarche d amélioration continue La gestion d un portefeuille de projets pour prioriser et ordonnancer les projets vis-à-vis des impératifs business Evaluer les enjeux et la performance actuelle Définir la stratégie SI cible et les business cases associés Définir la trajectoire et le plan de transformation Mobiliser sur la mise en œuvre Elaborer une stratégie de convergence technologique Diagnostic ou Audit de SI : fournir une photographie du SI suivant le prisme pertinent : couverture métier, management de la fonction informatique, performance économique, qualité des environnements applicatifs et techniques, maturité des utilisateurs ONG internationale (Référence Confidentielle) Stratégie d alignement des SI sur les processus Piloter la définition de la roadmap IT Stratégie d environnement de travail 2.0 Schéma Directeur Système d Information : acquérir à court et moyen terme une vision portefeuille projets IT&IS s articulant autour des processus Business et des architectures existantes Plan d urbanisme : bâtir le SI sur des fondamentaux métiers en facilitant la mise en œuvre des orientations stratégiques et l intégration des nouvelles technologies Etudes d opportunité / de faisabilité 6

7 Structurer et animer la Gouvernance du Système d Information Nos prestations visent à actionner les leviers organisationnels et humains libérant la performance individuelle et collective : Alignement de l organisation sur les objectifs stratégiques et les processus Collaboration entre la DSI et les métiers, visant à aligner en temps réel le Système d Information sur les besoins des métiers, dans le cadre d'une amélioration durable de la qualité de service Développement du leadership et gestion de la performance : définition des rôles et responsabilités, définition des critères de performance, compréhension des attentes et des règles du jeu, valorisation des compétences et du savoir être Gestion du portefeuille de compétences, adéquation des postes et des profils, des besoins de compétences et des ressources humaines Entreprise Mode de Management Culture Compétences Processus Systèmes AMBITION COLLECTIVE "Penser, décider et faire ensemble" Analyser Communiquer Collaborer ONG internationale (Référence Confidentielle) Favoriser l émergence de nouvelles pratiques de gestion de projet Management par intérim de la DSI Enrichir la communication vers les utilisateurs du système d information Diagnostic d organisation : analyser l organisation face à l ensemble des paramètres qui impactent le Système d Information : stratégie - structure - ressources - système de gestion culture Coaching du DSI ou de ses équipes : définir et mettre en œuvre un accompagnement individualisé répondant à des besoins particuliers de développement et d'amélioration des compétences Management de transition de DSI 7

8 Organisation et lancement du projet Conduire des programmes complexes La conduite de projets informatiques est d autant plus difficile qu elle porte en elle deux facteurs de déstabilisation : La taille du projet, d une part, qui introduit des problèmes d organisation, de communication et d interface entre les acteurs La complexité du projet, d autre part, qui introduit des problèmes de complétude, de cohérence fonctionnelle et de maîtrise de l intégration Nos prestations de direction ou conduite de projets complexes, souvent en situation de reconfiguration ou en difficulté, visent à actionner les leviers suivants : Anticiper et maîtriser les impacts organisationnels des projets de changement Sécuriser les projets et en maîtriser la complexité (qualité des solutions, planning, respect des engagements ) Mettre en place les instances de pilotage et coordonner les projets dans un cadre architectural cohérent Analyse qualifiée de l existant Pilotage du projet Définition de la cible Evaluation des scénarios Stratégie et conduite du changement Business Case Mise en œuvre Caisse de Retraite (Référence Confidentielle) Conduire la mise en œuvre conjointe de deux ERP Transformer l entreprise, refondre les processus et aligner le SI Accompagner le projet ERP de la vision initiale à sa mise en œuvre Redressement de projet en difficulté : enjeux techniques, organisationnels et contractuels Pilotage de grands projets ou programmes : mettre en œuvre une démarche opérationnelle visant à instrumenter et structurer le pilotage de projets autour des processus majeurs en mobilisant l ensemble de nos expertises (PMO, gestion des risques, contract management, architecture ) Cadrage amont de projets SI : analyser les besoins en matière de SI, sélectionner des solutions et les évaluer (RFI / RFP) Redressement de projet : redresser opérationnellement un projet (rupture managériale, méthodologique et/ou technologique), gestion des aspects contractuels 8

9 Maîtriser les risques Les projets de Système d Information, notamment ERP, génèrent des modifications significatives de processus qui impactent un nombre important de parties prenantes, ce qui tend à multiplier les risques et à renchérir les coûts de mise en œuvre. Les taux d échecs des projets informatiques sont manifestement très largement supérieurs au seuil d acceptabilité pour l entreprise : environ 1/3 des projets connaissent des échecs, sans parler des projets qui ont rencontré des difficultés mais sont quand même allés jusqu au bout, souvent au prix d un dépassement des budgets d au moins 20%. Nous avons développé un savoir-faire spécifique et très différenciant de la gestion des risques projets, fondé sur : Une approche des risques très opérationnelle et assise sur une importante expérience de gestion de projets Des méthodologies outillées de gestion des risques, permettant un déploiement rapide au niveau d un projet ou d une structure de pilotage transverse Une expertise des risques spécifiques au Système d Information, notamment sur le volet contractuel (outsourcing, sous-traitance) et sur la sécurité informatique Processus de maîtrise des risques SI Mesure du coût d endiguement des risques et de leurs impacts sur le planning Identification et catégorisation des risques, et proposition de plan d action Suivi des processus d identification et de traitement des risques, et de l avancement du plan d actions ONG internationale (Référence Confidentielle) Assurer la gestion des risques et mettre en place la gouvernance d un programme de transformation Sécuriser le déploiement d un ERP multi filiales et multi pays Sécuriser contractuellement l exécution d un programme SI majeur Maîtrise des risques projet : établir et faire vivre un dispositif d identification, d analyse et de traitement des risques des projets Système d Information, qui influencent le ROI et le «time-to-market» des projets Maîtrise des risques opérationnels : garantir l exploitabilité et la qualité de service du Système d Information et préparer ses évolutions : Maîtriser les enjeux de sécurité informatique Mesurer la qualité de service à travers la remontée et l interprétation d indicateurs Anticiper et gérer les situations de crise Mettre en place les plans de continuité d activité (PCA) 9

10 Piloter et mesurer la performance du Système d Information Pertinence et Performance du Système d Information sont des thèmes au centre des relations entre MOA & MOE et des préoccupations de la Direction Générale : Les DSI gèrent un périmètre d activité en évolution constante, impacté par les restructurations, les innovations technologiques, les impératifs d alignement du SI Les DSI doivent prouver aux métiers leur efficacité et leur valeur ajoutée en s appuyant sur l évaluation des actifs et des dépenses et sur des benchmarks (internes/externes) Nos interventions en matière de pilotage et mesure de la performance du Système d Information ont plusieurs objectifs : Mesurer l alignement avec la stratégie, optimiser la performance des processus et la rentabilité des investissements, adapter les ressources consommées Mettre en œuvre un système de gestion et de pilotage capable de mesurer les éléments clés de la performance Compétences et ressources Efficacité opérationnelle Pilotage et mesure de la performance SI Pilotage et benchmarking Orientation Client ONG internationale (Référence Confidentielle) Dispositif de suivi de la performance SI Mesurer la qualité des services IT rendus aux utilisateurs dans un contexte d infogérance globale Mise en place d un nouveau modèle analytique pour le budget IT et de outils de suivi ad hoc Audits de performance globale de la DSI, notamment au regard de référentiels majeurs (COBIT, ITIL, CMMI, Lean 6- Sigma ) Audits et refonte de budgets SI au travers de démarches ABC permettant d étudier les coûts SI par activité de la DSI et par service fourni au client interne Construction d IT Scorecards et de Benchmarks (outils de suivi de la performance SI alignés sur les processus) et définition des plans d actions associés 10

11 Transformer l organisation et assister le management Plusieurs facteurs façonnent l organisation autour du Système d Information: Facteurs externes : contraintes de l entreprise, flux d information et ownership des données, niveau de transversalité des processus Facteurs internes à la DSI : stratégie Système d Information, hétérogénéité des métiers, degré d autonomie des entité Facteurs externes Facteurs technologiques : évolution technologique et patrimoine applicatif (legacy systems) Histoire et culture Histoire et culture Organisation et gouvernance Facteurs internes Nos interventions visent à définir les principes d organisation optimaux dans un contexte donné et à accompagner le management pour leur mise en œuvre (en interne et vis-à-vis des partenaires). Facteurs technologiques Nous nous appuyons notamment sur la mise en œuvre de référentiels d excellence (ITIL, PRINCE2 ) et de processus de gouvernance éprouvés (portefeuilles de projets, portefeuilles de risques) et sur une expertise sur la négociation et la mise en œuvre de l outsourcing SI. Benchmarker des modèles possibles d organisation informatique Créer une DSI groupe Construire le référentiels des processus SI en cohérence avec le framework ITIL Externaliser la fonction informatique et négocier le contrat d infogérance Audits d organisation et stratégie de transformation : Diagnostic et benchmark d organisation IT, études d opportunité, cadrage de projets de refonte d organisation IT Mise en œuvre de la transformation : Optimisation et pilotage par les processus, mise en œuvre des bonnes pratiques, gestion des compétences Externalisation : mise en œuvre de contrats d infogérance globale ou de sous-traitance (projets, fonctions, expertises ) Achats Système d Information et relations fournisseurs : Stratégie d externalisation («make or buy»), mise en œuvre de contrats de prestation 11