JOURNEE PORTES OUVERTES 18 juin 2011

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1 JOURNEE PORTES OUVERTES 18 juin 2011 Ce document a été réalisé par Autodistribution. Il s agit d une trame que vous pouvez adapter aux besoins de votre enseigne. Les images qui illustrent ce document ne peuvent être utilisées.

2 SOMMAIRE Pourquoi organiser une journée Portes Ouvertes Comment générer du trafic à une journée Portes Ouvertes Comment organiser une journée Portes Ouvertes Le déroulement de la Journée

3 1 Pourquoi organiser une journée Portes Ouvertes

4 Une opportunité relationnelle Offrez à votre clientèle un moment chaleureux et convivial en vous plaçant comme un acteur de confiance du quotidien. FIDELISER VOTRE CLIENTELE GENERER DU TRAFIC DANS VOTRE ATELIER Initiez un relationnel avec des prospects ou des prescripteurs professionnels influents sur votre zone de chalandise. Mettez en avant l ensemble de vos activités et de vos offres spéciales «anniversaire». Utiliser cet évènement comme un moment privilégié pour la vente de VO/VN GENERER DU CHIFFRE D AFFAIRE

5 2 Comment générer du trafic à une Journée Portes Ouvertes

6 Aller au-delà des idées reçues Attention aux réticences de vos invités Il n est pas forcément fréquent d être invité à titre personnel aux journées Portes Ouvertes d un garage. Il se peut aussi que les clients ne se sentent pas très impliqués ou pas très intéressés par l invitation. Par ailleurs, l invitation peut paraître de prime abord «suspecte» sur le plan commercial. Le client peut avoir le sentiment d être «manipulé» à des fins commerciales.

7 Aller au-delà des idées reçues Pour toutes ces raisons, l invitation doit être sincère et le contenu de votre événement doit d abord être sympathique, amical, distrayant. Il ne doit pas être question de business, de pièces, de réparation Sauf si c est le client qui initie la conversation!

8 Comment booster votre invitation? Il n est pas évident de donner envie à votre clientèle de se déplacer pour votre journée Portes Ouvertes, voici quelques idées pour susciter l intérêt de vos futurs convives : Mettez en avant votre offre de vente de VO/VN L activité de vente de VO/VN est génératrice de trafic surtout lors d une journée Portes Ouvertes. Soyez original Capitaliser sur vos offres que ce soit dans l invitation ou pendant la journée en elle-même.

9 Comment booster votre invitation? Mettez en avant les possibles gains du jeu concours Proposez à vos convives de participer au jeu concours 25 ans AD, ou à une loterie Soyez original Remettez des cadeaux aux premiers arrivés, etc.

10 Comment booster votre invitation? Initiez vos invités à votre activité Un mécanicien peut faire des démonstrations d opérations courantes sur une voiture test, peut montrer le fonctionnement d un outil de diagnostic, Soyez etc. original Vos invités chercheront à mieux connaitre votre métier, n hésitez pas à leur parler de vous, de votre expérience, de votre activité

11 Créer un vrai moment de convivialité L idée est plus de recréer une sorte de «fête de quartier», un moment simple et authentique où les gens qui se côtoient sans souvent se connaître, vont enfin pouvoir se rencontrer et passer un bon moment grâce à vous. C est parce que la rencontre aura été plaisante et sincère, que le relationnel entre votre équipe et les clients sera renforcé, et que votre point de vente en tirera rapidement parti pour son business.

12 3 Comment organiser une Journée Portes Ouvertes

13 Horaires, dates et durée... Une journée nationale commune à tous les garages AD : Le samedi 18 juin 2011 Commencez votre préparation au moins 1 mois 1/2 avant l événement. C est le délai qu il vous faudra pour le préparer correctement. Pour les horaires, vous pouvez démarrer vers 10 h. Comptez un événement sur 6 heures environ, avec un pic autour de 13 h en terme d affluence.

14 Le lieu Le lieu : c est votre garage! Pour l occasion, n hésitez pas à l embellir ou à l agrandir avec un dais, une tente ou un «parvis» provisoire. Il est important que l espace ait été nettoyé et qu il soit propre et accueillant pour vos visiteurs. L espace à aménager est à déterminer en fonction de votre nombre d invités, de la taille de votre garage, du nombre de vos intervenants et de votre budget!

15 La publicité Communiquez sur votre événement! Elle s'effectue au travers d'une campagne publicitaire (prospectus, affiches...) ou d une communication dans la presse locale. Pour cela, vous trouverez dans le kit, des annonces presses quadri et noir et blanc. C'est aussi de la communication directe qui consiste à adresser une invitation à un fichier de personnes présélectionnées parmi vos fichiers propres (clients, fournisseurs...).

16 Qui inviter? Vos base de données L ensemble de vos fichiers clients L ensemble de vos fichiers de prospects Vos relations professionnelles Vos principaux fournisseurs Votre distributeur Votre banquier, vos relations professionnelles Des relations publiques Le maire, les personnalités de votre commune Les commerçants de la rue ou de votre quartier La presse locale, les radios locales, votre TV locale La famille, les amis pour créer du trafic dès l ouverture des portes ouvertes Penser à dire à chacun qu ils peuvent venir accompagnés d une personne de leur choix. L objectif est de drainer le plus de monde possible dans votre point de vente.

17 L invitation Quand envoyer vos invitations? Envoyez-la 3 semaines avant votre journée Portes Ouvertes Comment rendre l invitation la plus attractive possible? Vous pouvez accompagner votre invitation d une lettre personnalisée détaillant le programme de la journée, les avantages de la journée (jeux concours, animations prévues, etc.), le nom d un traiteur ou d un pâtissier peut être une très bonne caution en mettant en avant l aspect convivial, chaleureux de l évènement. Vous pouvez éventuellement illustrer avec une photo de votre enseigne. Prévoyez un coupon réponse qui pourra faire office également de coupon pour tirage au sort. Pour cela, vous trouverez dans ce kit, un carton d invitation à imprimer et à envoyer à vos invités

18 La relance des invités Elle est indispensable. Essayez de relancer les personnes 2 fois : - 3 jours après la réception de l invitation pour prendre la température ; - De 2 à 4 jours avant la journée Portes Ouvertes pour confirmer. Détaillez le déroulement de la journée au téléphone, pour donner envie, et donner de bonnes raisons de venir. Comptez qu avec un programme de journée très attractif et une bonne action de relance, vous aurez 40 à 50% de retours positifs.

19 Impliquez vos équipes Sachez associer votre équipe : c est aussi SON évènement. Préparez votre événement avec vos équipes : Quel que soit le nombre de personnes qui travaillent dans votre entreprise il est essentiel que vous leur exposiez le projet de Journées Portes Ouvertes, de les informer régulièrement sur l'avancée du projet, et de leur proposer de participer activement au projet, par exemple : Chaque collaborateur doit avoir la liste des personnes invitées. Les collaborateurs peuvent aider à relancer les invités : cela permet de les valoriser et de créer une émulation autour de l évènement N oubliez pas d inviter les conjoints de vos collaborateurs, cela renforcera l aspect convivial de votre journée et valorisera votre équipe.

20 4 Le déroulement de la Journée Portes Ouvertes

21 Le déroulement de votre journée Respectez les horaires inscrits sur le carton d invitation. Accueillez chaque invité dés son arrivée. Il doit être irréprochable ; la plupart des professionnels considèrent que l'accueil est la " clé de voûte " de la visite d'entreprise et donc du succès de votre événement.vos collaborateurs doivent également participer à l accueil (munissez-les de la liste des invités) Si vous le souhaitez, pour bien identifier vos invités, remettez leur un badge à l accueil. Cela vous permettra de les appeler par leur nom sans hésiter. Vous pouvez prétexter un tirage au sort à l aide des badges en fin de soirée pour que chacun accepte de bon gré le port du badge.

22 Le déroulement de votre journée Ponctuez votre journée de différentes animations qui vous permettront de drainer l afflux des invités tout au long de la journée. Pensez à prendre ou faire prendre des photos. Faite éventuellement une vidéo souvenir. Il est important que le visiteur garde un bon souvenir de votre entreprise et de sa visite. Vous pouvez leur offrir un souvenir ou leur faire une offre préférentielle sur vos produits ou prestations. Pour cela, vous trouverez dans le kit, des goodies à remettre à vos clients (tee-shirts, porte-clés, frisbee)

23 Le déroulement de votre journée Comment conserver vos invités toute la journée? Construisez votre journée autour d un véritable programme et d un fil rouge propre à votre métier, à votre ville, à votre quartier, à votre environnement. Le programme de votre journée peut intercaler des épisodes «buffet» et des épisodes «animations» pour maintenir l attention et fixer les invités. Pensez à faire quelque chose de spécial pour les très bons clients.

24 Le déroulement de votre journée Attention à la disposition du buffet. Pour éviter les pique-assiette, éclatez les buffets en plusieurs points si possible. Ne les concentrez pas dans un endroit qui risque de faire «entonnoir». Pour la musique, attention de bien faire votre déclaration auprès de la Sacem. Pensez à la décoration extérieure et intérieure. Il faut que ce soit festif et accueillant. Un tapis rouge et des plantes à l extérieur sont du meilleur effet.

25 Quelques idées d animations Présenter un véhicule du type «Rallye» ou «Tuning», ou contacter des clubs de voitures anciennes pour qu ils viennent présenter leur véhicule Faire venir une célébrité locale pour une séance de dédicaces Organiser une tombola, une loterie, un jeu concours Inviter des peintres, des magiciens, des prestidigitateurs, des caricaturistes. Organiser un petit concert en live : jazz, quatuor Organiser un concours de pétanque inter-villes Organiser un concours de dessin pour les enfants

26 Exemple de Déroulement d une journée 11h00-11h30 Accueil des invités Buffet «apéritif» en parallèle de l accueil 11h30 12h00 Discours du dirigeant 12h00 13h00 Visite des lieux quand le maximum d invités sont arrivés 13h00 14h00 : Buffet «déjeuner» En parallèle «Animation 1» (par exemple, dédicaces d un célébrité locale) 14h - 16h00 Rencontre avec les fournisseurs En parallèle «Animation 2» (par exemple, démonstrations) 15h00 16h00 Questions/Réponses avec les équipes de l entreprise En parallèle Buffet «goûter» (boissons + petits fours) «Animation 3» (par exemple, tirage au sort de cadeaux)

27 L après-évènement Envoyez un mot de remerciement. Vous pouvez vous servir du modèle joint dans le kit Envoyez des photos de la journée. Envoyez un mot à ceux qui n ont pas pu venir

28 Votre événement, au-delà de la journée Votre journée Portes Ouvertes doit aussi être un événement sur lequel vous capitalisez dans votre zone de chalandise. N hésitez pas à utiliser tous les outils que nous mettons à votre disposition dans le cadre des 25 ans pour : - théâtraliser votre vitrine, votre point de vente (guirlande fanions, affiches ). - communiquer sur «les 25 ans du réseau AD» dans la presse locale. - éditer un mailing toutes boites spécial Portes Ouvertes (avec une offre dédiée pour l occasion ) - poser une banderole sur votre façade annonçant l événement.

29 Nous vous souhaitons un très bon événement