ACADEMIE D'AMIENS. BEP Métiers de la Comptabilité BEP Métiers du Secrétariat

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1 ACADEMIE D'AMIENS BEP Métiers de la Comptabilité BEP Métiers du Secrétariat

2 PRÉFACE Destiné à tous les enseignants de lycée professionnel nouvellement confrontés à l organisation des stages en entreprise, ce dossier, considéré comme un guide d accompagnement, donnera aux utilisateurs quelques éléments qui leur permettront de se situer dans le contexte de l alternance en milieu scolaire. Il introduit la réflexion et servira de référent aux équipes pédagogiques pour construire leur dossier personnel, en fonction du contexte de l'établissement. Le travail a été mené conformément aux exigences des BEP du tertiaire administratif ; le document comprend un guide méthodologique, qui retrace les étapes de l organisation des stages en entreprise, et des supports pédagogiques, qui apporteront aux enseignants une aide pour exploiter les situations professionnelles. L organisation des périodes de formation en entreprise, et plus particulièrement, la phase de négociation avec les professionnels, sont un gage de qualité et de réussite de la pédagogie de l alternance. Ce dossier a été réalisé grâce au dévouement et à l enthousiasme d une équipe de collègues, professeurs de lycée professionnel : qu ils trouvent ici l expression de mes remerciements et de ma gratitude. Nadine BIF-DUSSART IEN Economie-Gestion

3 SOMMAIRE Guide méthodologique... 1 Fiches d'aide 1. Préparation de l'élève à l'oral Préparation de l'élève à l'écrit Réinvestissement du stage à l'oral Réinvestissement du stage à l'écrit Didactisation de situations d'entreprise Comment fidéliser les entreprises?... 8 Annexe pédagogique... 9 Compte rendu de la visite de régulation Evaluation du stagiaire... 11

4 GUIDE METHODOLOGIQUE QUAND? OBJECTIFS COMMENT? REMARQUES Organiser les temps de formation en entreprise - Déterminer le calendrier des stages (entre 3 et 5 semaines) - Consulter le dossier de prérentrée (accueil) - Se rapprocher du professeur coordonnateur - Souvent les dates ont été déterminées l année précédente par les équipes pédagogiques - Sensibiliser l équipe pédagogique - Réunir l équipe pédagogique et répartir les tâches, présenter les objectifs et les activités - Les professeurs d enseignement général s associent à la gestion des stages Rechercher un stage Voir fiches - Présenter aux élèves les objectifs généraux du stage - Présenter le livret de stage (les activités, le dossier) N 1 N 2 A V A N T - Initier les élèves aux techniques de recherche d emploi - Consulter le fichier entreprises et le mettre à jour - Négocier l accueil des élèves dans les entreprises - En cours - Possibilité d envoyer une lettre aux parents (afin de rappeler le caractère obligatoire du stage) - La lettre doit être signée par l autorité administrative Etablir les documents supports de l alternance - la convention de stage - le livret de formation - Se mettre en relation avec l autorité administrative - Consulter le document officiel (Convention type BO oct. 1996) PHASE INCONTOURNABLE Il peut comporter : la fiche d identité de l établissement scolaire la composition de l équipe pédagogique l identité de l entreprise et du tuteur de l élève les objectifs généraux du stage un modèle de la grille d évaluation l attestation de stage - La fiche d'identité doit permettre à l entreprise de pouvoir contacter l établissement - L'attestation est obligatoire pour l obtention du BEP Négocier les objectifs de la formation avec l entreprise - Les professeurs de spécialité rencontrent le tuteur et complètent l annexe pédagogique

5 QUAND? OBJECTIFS COMMENT? REMARQUES P E N D A N T Assurer le suivi et l évaluation des élèves - Etablir le planning des rendezvous des visites de stages - Assurer le suivi : c'est la visite de régulation : * l annexe pédagogique est le support de la discussion * la fiche de suivi est mise à jour - L ensemble de l équipe pédagogique est associé à ce suivi - Voir l imprimé "compte rendu de la visite de régulation" - Procéder à l évaluation - L évaluation se fait conjointement (professeur-tuteur) à partir d une grille d évaluation - Le professeur conserve la grille d évaluation et collecte les attestations de stage QUAND? OBJECTIFS COMMENT? REMARQUES Exploiter les expériences en entreprise Voir fiches A P R E S - Evaluer et tirer des conclusions des expériences vécues - Restitution orale : * devant le groupe * individuelle - Restitution écrite : Compte rendu N 3 N 4 - Didactiser les situations professionnelles - Adapter les situations rencontrées en entreprises et les intégrer à la formation scolaire (TP, TPS) N 5 - Fidéliser les entreprises - Informer l entreprise et remercier N 6

6 Fiche n 1 PREPARATION DE L'ELEVE A L'ORAL OBJECTIFS : Aider l'élève à : se présenter rechercher un lieu de stage en adéquation avec la formation Qui? Un ou plusieurs membres de l'équipe pédagogique (professeur de communication, de français, de spécialité...) Où? En modules En cours Quand? Dès que possible Comment? Présenter les objectifs, les activités et les modalités de stage aux élèves Apprendre au stagiaire à : - Présenter son établissement - Argumenter le choix de sa section - Utiliser une démarche technique de recherche d'emploi (registre du langage, comportement adapté à la situation) - Préparer un appel téléphonique pour prendre un rendez-vous - Se présenter dans une situation de face à face - Adapter son comportement à la situation - Situer l'entreprise dans l'environnement géographique et économique Outils Vidéo Cédérom de présentation Téléphone Internet Cassette audiovisuelle Livret d'accueil du lycée Remarques

7 Fiche n 2 PREPARATION DE L'ELEVE A L'ECRIT OBJECTIFS : Rédiger les documents à utiliser lors de la recherche du stage Recenser les informations et les idées essentielles à transmettre Utiliser un style et un ton adapté à la situation et au destinataire Qui? Le professeur de communication et/ou Le professeur de français et/ou Le professeur de V.S.P. Où? En modules En cours Quand? Dès que possible après la présentation des objectifs, des activités et des modalités de stage Comment? Rédiger une lettre de motivation Préparer le C.V. de chaque élève Répertorier les possibilités permettant de trouver une entreprise d'accueil Elaborer un tableau individuel de suivi des réponses Envisager les relances Outils Outils informatiques Fichier "Entreprises" de l'établissement Annuaires ou minitel Relations Remarques

8 Fiche n 3 REINVESTISSEMENT DU STAGE A L ORAL OBJECTIFS : Exploiter l expérience professionnelle de l élève Présenter de façon cohérente une situation professionnelle Utiliser un langage adapté Qui? L équipe pédagogique Eventuellement une personne de l équipe éducative Où? En cours En modules Quand? Au retour des élèves Tout au long de l année scolaire Comment? Restituer individuellement ou collectivement : L'élève peut présenter : l entreprise et son activité, la situation du service dont il faisait partie, la ou les activité(s) réalisée(s). Enrichir les cours par les situations professionnelles vécues en stage. Concevoir des fiches "guide" pour résoudre des difficultés rencontrées (lors de l accueil d un visiteur, lors d une communication téléphonique par exemple). Outils Camescope Magnétophone Micro-ordinateur Remarques

9 Fiche n 4 REINVESTISSEMENT DU STAGE A L ECRIT OBJECTIFS : Exploiter l expérience professionnelle de l élève Produire et présenter des documents écrits Qui? L équipe pédagogique Où? En cours En modules Quand? Au retour des élèves Tout au long de l année scolaire Eventuellement pendant le stage Comment? Rédiger une lettre de remerciements destinée à l entreprise d accueil. Réaliser un compte rendu de stage : description de l entreprise : identité et activité, historique succint, horaires, organisation (organigramme simplifié), description de l environnement de travail, aménagement des bureaux, ergonomie. description de l'activité du stagiaire : d'une ou plusieurs tâche(s) réalisée(s), des outils bureautiques utilisés, des difficultés rencontrées et des solutions apportées. Collecter et exploiter des documents originaux avec l autorisation de l entreprise. Outils Photocopieur Scanner Rétroprojecteur Micro-ordinateur Remarques Le compte rendu de stage ne présente pas de caractère obligatoire mais il est vivement recommandé.

10 Fiche n 5 DIDACTISATION DE SITUATIONS D'ENTREPRISE OBJECTIFS : Transformer des situations d'entreprise en situations d'enseignement Faire entrer dans la classe les réalités de l'entreprise Qui? L' équipe pédagogique du tertiaire administratif (et plus particulièrement le binôme) Où? En modules En cours En T.P.S. Quand? Pendant les stages Après les stages et les compte rendus des élèves Comment? Définir les situations recevables (professionnelles et de synthèse ou de simple formation) Collecter les documents d'entreprise Adapter certains documents et/ou fichiers à la situation d'apprentissage Intégrer, dans l'activité, l'organisation du travail, l'obligation de la réflexion avant l'action, les contraintes, l'obligation de rendre compte Graduer les difficultés des situations d'apprentissage Préparer à la professionnalité en élaborant des projets Outils Logiciels professionnels ou bureautiques Minitel, télécopie... Camescope... Tout autre outil professionnel Remarques Une autorisation préalable de l'entreprise est indispensable avant d'utiliser les documents professionnels en raison des problèmes de confidentialité Sources : "Fenêtres ouvertes sur les enseignements professionnels du tertiaire administratif"

11 Fiche n 6 COMMENT FIDELISER LES ENTREPRISES? OBJECTIFS : Faire évoluer le fichier des entreprises Améliorer les relations avec les entreprises Qui? L'équipe pédagogique Où? En modules En cours Lors des visites en entreprise Quand? Le plus tôt possible Toute l année Comment? Présenter l établissement au moyen d une plaquette Remercier au moyen de : - lettre - compte rendu de stage - carte de voeux Informer l entreprise des résultats des stagiaires aux examens Participer à des réunions professionnelles : - forum - foire / exposition Inviter les responsables d entreprise aux diverses manifestations de l établissement : - portes ouvertes - festival culturel - cocktail (ex : celui de fin d année) Réunir les tuteurs professionnels et l équipe pédagogique avant et/ou après les stages Réaliser des objets confectionnés : - logo - sondage / étude de marché - messagerie internet - vente (ex : dans le cadre du téléthon Etablir et signer une convention de jumelage entre l entreprise et l établissement Outils Tout type Remarques

12 BEP Métiers du Secrétariat BEP Métiers de la Comptabilité ANNEXE PEDAGOGIQUE NOM :... Prénom :... Classe :... NOM DE L ENTREPRISE :... Objectifs généraux : Découvrir l environnement professionnel S intégrer dans une équipe Travailler en situation réelle Période du... au... ACTIVITES PROPOSEES N R Accueillir et informer un interlocuteur Rechercher et transmettre des informations utiles au traitement d une demande Utiliser les moyens de communication Prendre en note un message et le transmettre Présenter tout document à l aide d outils informatiques Tenir et mettre à jour des dossiers et des fichiers Etablir et/ou contrôler les : bons de commande bons de livraison factures avoirs relevés de factures pièces de caisse chèques Mettre à jour les stocks Participer à la comptabilisation des opérations courantes : d achat de vente de trésorerie Participer aux opérations de paye ACTIVITES SPECIFIQUES A L'ENTREPRISE Date : Signature du tuteur : Signature du professeur : N = Négociées R = Réalisées

13 BEP Métiers du Secrétariat BEP Métiers de la Comptabilité COMPTE RENDU DE LA VISITE DE REGULATION Stage en Milieu Professionnel Document à remettre au professeur responsable Stagiaire... Classe... Professeur... Date... Etablissement d'accueil Raison sociale... Ville... Activité(s)... Renseignements complémentaires... Tuteur professionnel... Fonction... Reçu(e) par... Fonction... Stagiaire Service(s) d'affectation... Travaux réalisés... Autres travaux prévus... Comportement général Points forts... Points à améliorer... Attitudes professionnelles Points forts... Points à améliorer... Observations complémentaires (Tuteur et/ou Professeur)

14 BEP Métiers du Secrétariat BEP Métiers de la Comptabilité EVALUATION DU STAGIAIRE NOM Prénom... Période du... au... (A la fin de la période de formation, l évaluation sera réalisée par le tuteur entreprise et le tuteur pédagogique en présence de l élève) COMPORTEMENT GENERAL Insuffisant Passable Satisfaisant Très bien Veiller à sa présentation Etre assidu Respecter les horaires S intéresser à la vie de l entreprise S intégrer dans une équipe de travail Être sociable Se montrer disponible ATTITUDES PROFESSIONNELLES Insuffisant Passable Satisfaisant Très bien Faire preuve d adaptabilité Faire preuve de persévérance S impliquer dans son travail Comprendre et appliquer les consignes de travail Solliciter des informations complémentaires pour réaliser une tâche Organiser avec rigueur le travail donné S exprimer de façon claire et correcte Fournir un travail fiable et de qualité Pratiquer l auto-contrôle Exécuter le travail avec rapidité Rendre compte des activités réalisées APPRECIATION GENERALE DU TUTEUR Points à améliorer : NOM et fonction du tuteur le : Cachet de l entreprise et signature