Note de cadrage V3.60

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1 - DOSSIER - APOGEE Auteur : Département Edition Intégration Date de création : 18 décembre 2006 Dernière modification : 19 décembre 2006 Nombre de pages : 13 Destinataires : Les établissements Apogée Pour information : Mots Clés : Accessibilité : Sujet : LIBRE Note de cadrage de la version 3.60 d'apogée NOTE_CADRAGE.DOC

2 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 2/13 LISTE DES MODIFICATIONS Modification Version Emetteur Validé par Date Création du document 0.1 Département Edition Intégration 18-déc

3 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 3/13 TABLE DES MATIERES 1. PREMIERE PARTIE : EVOLUTIONS DE LA VERSION EVOLUTIONS DES CONTROLES DE COHERENCE DES INSCRIPTIONS PEDAGOGIQUES DIVERSES EVOLUTIONS LMD PRISE EN COMPTE DE LA SESSION 2 ANTICIPEE DANS LES CALCULS DE SESSION PRISE EN COMPTE DE LA MEILLEURE NOTE DANS LE CAS DE NOTES MULTIPLES GESTION D UNE NOTE INDIVIDUALISEE POUR LES VALIDATIONS D ACQUIS SAISIE EN MASSE DES VALIDATIONS D ACQUIS AMELIORATION DE L AVANCEMENT DES DELIBERATIONS DIVERSES EVOLUTIONS DU DOMAINE RESULTATS DIVERSES EVOLUTIONS DES PARCHEMINS ET DES EDITIONS DIVERSES EVOLUTIONS DU DOMAINE DOSSIER ETUDIANT DIVERSES EVOLUTIONS TRANSVERSES AUTRES EVOLUTIONS EVOLUTIONS TECHNOLOGIQUES 8 2. DEUXIEME PARTIE : MAINTENANCE CORRECTIVE 9 3. TROISIEME PARTIE : DOCUMENTATION DE LA V CONTENU DE LA DOCUMENTATION DE VERSION LIVREE AVEC LA VERSION V CALENDRIER ET MODALITES DE MISE A DISPOSITION DOCUMENTATION ET BASE DE FORMATION MISE EN OEUVRE TECHNIQUE 12

4 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 4/13 INTRODUCTION Cette note a pour objet d aider un établissement utilisateur d Apogée (Version V minimum) dans l installation et l exploitation de la nouvelle version d Apogée (Version 3.60). La version 3.60 intègre plusieurs évolutions (listées ci-dessous) ainsi que la prise en compte de fiches correctives. Les évolutions sont les suivantes : Evolutions des contrôles de cohérence IP, Diverses évolutions LMD : calculs des notes et des résultats avec une session 2 anticipée, calculs des notes et des résultats avec prise en compte de la meilleure note, gestion d une note individualisée de VAC 1, saisie en masse de VAC, amélioration de l avancement de délibération etc.., Diverses évolutions du domaine Résultats : ajustement de notes en masse, saisie de mention sans note, persistance de la session etc.., Diverses évolutions des parchemins et des éditions : définition des diplômes intermédiaires, mise en place de la signature digitalisée dans les parchemins et les éditions etc, Diverses évolutions du domaine Dossier Etudiant : refonte du dossier de l étudiant, amélioration de l ergonomie des écrans du dossier étudiant etc.., Evolutions transverses : mémento étudiant, traitement automatisé du changement d année universitaire, Migration technique du domaine Pilotage et Microsoft Office.. Ces évolutions sont décrites et détaillées dans les documents qui sont diffusés par l Agence avec la livraison de la présente version. La première partie de cette note se propose de vous expliquer le contexte ou la problématique de chaque évolution ainsi que la solution générale choisie par les représentants des établissements au cours des phases de conception de la version. NB : la note de cadrage n a pas pour vocation d inclure une description exhaustive des évolutions. Il est donc nécessaire de se reporter aux documents «Guide des Evolutions» qui en apportent la description très détaillée et expliquent, écran par écran, les nouvelles fonctionnalités (voir partie 3 de cette note : La documentation de la mise à jour). Les guides des évolutions présentent les évolutions entre les traitements Apogée en version et en version VAC : validation d acquis

5 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 5/13 1. PREMIERE PARTIE : EVOLUTIONS DE LA VERSION EVOLUTIONS DES CONTROLES DE COHERENCE DES INSCRIPTIONS PEDAGOGIQUES L évolution majeure sur les contrôles de cohérence consiste à mettre à disposition des établissements deux nouveaux traitements qui leur permettront d une part de contrôler les inscriptions pédagogiques aux éléments pour lesquels une validation d acquis a été saisie à l étudiant en décision de commission, et d autre part de supprimer en masse ces inscriptions pédagogiques en anomalie. Par ailleurs, des améliorations ont été apportées dans les traitements de contrôles de cohérence existants (IA sans IP, IP sans IA et contrôle des interdits) sur la sélection des critères d exécution de ces traitements. Il est dorénavant possible de sélectionner soit un (ou des) CGE(s), soit un (ou des) CIP(s), selon le domaine d accès aux traitements et une ou plusieurs versions d étape DIVERSES EVOLUTIONS LMD PRISE EN COMPTE DE LA SESSION 2 ANTICIPEE DANS LES CALCULS DE SESSION 1 L objectif de l évolution est de permettre : la prise en compte des notes et résultats d une session 2 anticipée dans les calculs réalisés en session 1, comme par exemple les calculs de session 1 au niveau VET ou VDI avec prise en compte des notes/résultats des sessions 2 anticipées sur les semestres impairs, la restitution dans les procès-verbaux, les relevés de notes et l attestation de réussite des notes/résultats de session 2 anticipée lors du lancement des éditions en session PRISE EN COMPTE DE LA MEILLEURE NOTE DANS LE CAS DE NOTES MULTIPLES Cette évolution répond à la réglementation des IUT (arrêté du 03 Août 2005). Elle permet, pour un étudiant redoublant : la prise en compte, lors du calcul de résultat d un élément capitalisable identifié «meilleure note», du couple «Note/Résultat» le plus favorable à l étudiant, et la prise en compte de ce couple le plus favorable dans les calculs des objets supérieurs, la mise en évidence dans les différentes restitutions (écrans, éditions, extractions) des notes et résultats issus d un calcul de «meilleure note» GESTION D UNE NOTE INDIVIDUALISEE POUR LES VALIDATIONS D ACQUIS Cette évolution permet : la saisie d une note individualisée dans l écran de validation d acquis (saisie directe et saisie assistée) la prise en compte automatique de la note individualisée de validation d acquis dans les calculs

6 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 6/13 la restitution de la note individualisée de validation d acquis dans les écrans, éditions et extractions SAISIE EN MASSE DES VALIDATIONS D ACQUIS Pour répondre à l augmentation des validations d acquis générées par le LMD, un nouvel outil de saisie en masse des validations d acquis est créé. Il est composé de : un écran principal de saisie directe permettant de créer, modifier et consulter des validations d acquis pour des étudiants à partir d un élément pédagogique cible, un écran de saisie assistée permettant de sélectionner les étudiants bénéficiant d une validation d acquis (affichage d une population à partir des inscriptions administratives ou à partir des inscriptions pédagogiques à l élément supérieur) AMELIORATION DE L AVANCEMENT DES DELIBERATIONS La refonte de l écran d avancement des délibérations consiste en : la dissociation des blocs VDI, VET et Eléments permettant de gérer l avancement ou le recul sur la descendance du niveau choisi, indépendamment des objets supérieurs, la restitution des éléments pédagogiques dans l ordre défini de la structure des enseignements avec une indentation selon les niveaux de descendance, l amélioration de la visibilité des semestres (affichage en gras), la possibilité de gérer un recul (T=>E, E=>A, T=>A) sur l objet uniquement ou sur l objet et sa descendance DIVERSES EVOLUTIONS DU DOMAINE RESULTATS Les évolutions concernent essentiellement des améliorations de la collecte des notes et résultats : La possibilité d ajuster des notes d épreuves et/ou d éléments pédagogiques en masse, Le choix du barème des modalités de contrôle des connaissances lors de la saisie individuelle, La possibilité de saisir des mentions sans note, L amélioration des contrôles sur les étapes en dette/crédit, La persistance de la session choisie dans les navigations entre différents écrans. L outil de situation des crédits est également impacté par deux évolutions essentielles : amélioration de la lisibilité des cumuls de crédits grâce à l ajout du résultat sur les objets, prise en compte dans l outil de situation des crédits de la règle de gestion BA02 livrée en version 3.50 pour SISE, permettant de choisir le mode de calcul du cumul des crédits avec compensation ou sans compensation. Enfin, quelques améliorations concernent également l aide à la délibération des jurys, la délivrance des diplômes et certaines éditions :

7 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 7/13 Ajout de critères permettant de filtrer la population d étudiants sur les trois écrans de mise à jour jury, Modification du contrôle concernant la délivrance des diplômes pour les étudiants non concernés, Ajout, dans la liste des diplômés, de la date de validation pour les diplômes de santé, et de la date de soutenance pour les diplômes de troisième cycle (T/H/D), Possibilité d éditer la date de délibération sur les relevés de notes DIVERSES EVOLUTIONS DES PARCHEMINS ET DES EDITIONS Les évolutions concernent trois principales thématiques : La mise en œuvre des diplômes intermédiaires : DEUG (modèle I1) et Maîtrise (modèle I2), L intégration de la signature digitalisée du président de l Université et de celle du recteur d académie dans les éditions des certificats (C2I et CLES), des diplômes nationaux et universitaires, L intégration de la signature digitalisée du signataire dans l édition d une attestation de réussite, d un relevé de notes ou d un certificat de scolarité DIVERSES EVOLUTIONS DU DOMAINE DOSSIER ETUDIANT L évolution majeure de cette version concerne la refonte complète des deux formats d édition du dossier de l étudiant en mode paysage: rubrique et CV. D autre part, un enrichissement de l écran de la synthèse administrative de l étudiant par les informations nationalité et lieu de naissance ainsi que des améliorations d ergonomie des écrans de ce domaine ont été réalisés DIVERSES EVOLUTIONS TRANSVERSES Une première évolution concerne plus particulièrement la mise à disposition d une zone de texte libre «mémento étudiant» pour mémoriser des informations spécifiques à l étudiant. Ce mémento est accessible dans plusieurs domaines d Apogée et à partir de nombreux écrans. La mise à jour du mémento nécessite une habilitation spéciale. La seconde évolution consiste à fournir un outil d aide à l initialisation de la nouvelle année universitaire. Plusieurs traitements sont regroupés dans un nouvel écran de lancement du domaine Exploitation : réinitialisation des séquences Oracle, réinitialisation des numéros gérés dans le référentiel, sélection des traitements de purge AUTRES EVOLUTIONS Possibilité de dupliquer un utilisateur avec tous ses droits associés,

8 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 8/13 Ajout de variantes dans les habilitations de l écran «utilisateur» permettant de gérer des restrictions d accès (possibilité de n autoriser que la mise à jour du mot de passe). Amélioration de l édition du dénombrement des étudiants dans les groupes pour le problème de performance et afin quelle soit en cohérence avec l édition de la liste des étudiants par ELP et groupe (si critère ELP) et avec la liste des étudiants par VET et groupe (si critère VET) Mise en cohérence de la table type de résultat du référentiel et des types de résultat utilisables dans la règle de calcul et dans la saisie Possibilité de rechercher en mode PF7/PF8 sur le témoin AD des tables de référence web. Mise à jour table des actions LOLF pour prise en compte colonne code destination afin de faciliter les requêtes statistiques Amélioration de la liste des inscrits par ELP (possibilité de ne pas prendre en compte les ELPs suspendus 1.8. EVOLUTIONS TECHNOLOGIQUES La version 3.60 comporte deux évolutions technologiques qui sont : la migration des univers et documents BusinessObjects de la version vers la version XiR2 La qualification des versions supérieures de Microsoft Office BusinessObjects XiR2 La version actuelle de BusinessObjects utilisée et qualifiée par Apogée est la version Cette version n est plus, à ce jour, supportée par l éditeur. C est pourquoi une migration du domaine pilotage vers la version la plus récente de BusinessObjects, à savoir la version Enterprise XI R2 SP1, a été réalisée Le périmètre de cette migration comprend les univers et documents apogée maintenus, mais pas le domaine sécurité. En effet, celui-ci est propre à chaque établissement. Une note d aide à la migration de vos propre univers et documents et également disponible dans cette livraison.( cf NOT013MigrationBO512versXiR2v11.pdf) Microsoft Office La saisie externe des résultats peut être réalisée par l intermédiaire d un outil Excel qui existe en deux versions, une pour Office 95 et une pour les versions supérieures. L objet de cette évolution étant de qualifier les versions ci-dessous de Microsoft Office et d abandonner la version 95. Microsoft Office 2000 Microsoft Office XP (appelée également Microsoft Office 2002) Microsoft Office 2003

9 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 9/13 2. DEUXIEME PARTIE : MAINTENANCE CORRECTIVE Les fiches assistance corrigées par la version 3.60 sont les suivantes : Le détail de ces fiches est consultable par le Web Assistance (recherche possible par titre ou par numéro de fiche). Numéro fiche assistance Titre Domaine APOGEE 3012 Domaine référentiel, écran " utilisateur " RE 4033 affichage en saisie individuelle RE 9079 Demande d'évolution domaine SE : SE points de Jury RE Copier/coller MCC Tri de la LOV du résultat. RE Relevé de notes RE Suppression d'ips sur des dettes RE Domaine Santé : Numérotation EPR PV affichage d élément sur différents barèmes RE Domaine Santé : Problème des ex-equao dans le calcul de rang RE Domaine Santé : Edition de la liste des diplômés RE ajout d un bouton édition dans la saisie de l'annexe descriptive SE Présentation et édition du dossier étudiant DE [UP1] Planning d'exploitation : Critère de recherche sur 'Batch' ne fonctionne pas Erreur APO-31086, même problème que la fiche mise à TER (reste SDCL) EXP SE Import/export - problème mise à jour contexte RE Eléments suspendus IP Liste apogee epreuves/surveillants EPR Champ Préposition dans table Préfixe intitulé REF Problème impression de l'add avec schéma en mode portrait RE Ergonomie Export - Import RE Communes médiapost AAD Problème ordre alphabétique RE [L3] fichier OPI EXP

10 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 10/13 Numéro fiche assistance Titre Domaine APOGEE [UP1] Format de page du doc domaine des valeurs incorrect DOC Affichage de messages si session incorrecte RE Modale "type dernier diplôme" sur l'écran RF Anomalie adresse de l étudiant AAD Action LOLF REF Ordre de tri des centres de paiement AAD Erreur dans etape2bis.jsp AAD Type de résultat RE Code utilisateur TR Bug&demandes d évolutions AAD Problème d affichage aide courte de la page fin d inscription AAD Différence affichage récapitulatif web (idem 24357) AAD suppression d une version etape SE suppression d une version DIPLOME SE Edition de l'annexe descriptive RE N0 insee provisoire pour étudiant né en 02A AAD Recherche sur témoin AD dans tables de référence AAD Contrôle de cohérence AAD Paramétrage des groupes en AD AAD Ordre d affichage des messages dans écran de lancement de traitement d exploit EXP Saisie des interdits : étudiant externe => ORA-1403 IA Droits de l utilisateur Admin REF ergonomie écran CGE/VET AAD Informations erronnées lors de l édition du contrat pédagogique IP [L3] Numéro édition C2i RE Contrats pédagogiques par lot IP

11 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 11/13 3. TROISIEME PARTIE : DOCUMENTATION DE LA V CONTENU DE LA DOCUMENTATION DE VERSION LIVREE AVEC LA VERSION V3.60 Comme pour la précédente version la documentation comporte un niveau 1, documentation de version, qui liste les évolutions propres à la version Version Documentation fonctionnelle Note de cadrage et son annexe Support au paramétrage Guides des évolutions 1.2 Documentation technique Evolution du modèle de données Evolutions apportées aux sources diffusés 3.2. CALENDRIER ET MODALITES DE MISE A DISPOSITION La documentation sera livrée sur le serveur FTP de l Agence à Montpellier avec la livraison de cette nouvelle version. Elle sera accessible également sur le web de l espace des produits. Comme pour les versions précédentes, vous retrouverez sur le web la documentation de version listée cidessus ainsi que l intégralité de la documentation fonctionnelle et technique de référence du produit dans sa version La documentation packagée (pdf et doc) dans son ensemble, vous sera livrée courant janvier avec les outils de formation DOCUMENTATION ET BASE DE FORMATION La documentation et la base de formation seront livrées dans un deuxième temps dans le courant du mois de janvier, afin d optimiser la prise en compte des nombreuses évolutions de cette version. En particulier, vous trouverez dans cette version 3.60 des outils de formation de janvier, de nouveaux exercices et démonstrations comme par exemple sur la meilleure note ou la session 2 anticipée.

12 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 12/13 4. MISE EN OEUVRE TECHNIQUE Pour mettre à jour la base Apogée en version 3.60, il est absolument indispensable d être, au minimum, en version Les sites démarrant en 2007 installeront Apogée à partir de l installation initiale fournie suite au séminaire d installation. Les sites des années antérieures doivent avoir installé au minimum les patchs suivants : Date Livraison Dest V. init V. final Fichier Contenu 14/06/06 Apo340lc Tous sites 19/09/06 Apo350lg Tous sites 04/10/06 Apo350li Tous sites 04/10/06 Apo350lh Tous sites /produits/apogee/commun/livr060613/apo350lc Lot 1 de la version automne 2006 qui comporte: Paramétrage de l'inscription pédagogique par le web. - Amélioration des règles de progression en inscription administrative et en ré-inscription web. Rajout de contrôles de saisie en inscription administrative et en ré-inscription web pour la fiabilisation des données SISE /produits/apogee/commun/livr Ce lot est la seconde étape dans le calendrier de livraison de la version automne Il intègre quatre thèmes d'évolutions (listés ci-dessous) ainsi que la prise en compte de fiches correctives. - Améliorations de la gestion des Crédits européens, - Améliorations du domaine Inscription Pédagogique, - Améliorations du domaine Groupe, - Outils statistiques, de contrôles et de personnalisation du service d'inscription pédagogique à distance /produits/apogee/commun/livr061004/apo350li Ce patch apo350li permet de corriger une erreur sur l'exécution de la DMD1227 de la livraison apo350lg (version ). Il doit être exécuté uniquement si vous rencontrez une erreur sur la DMD1227 lors de l exécution du patch apo350lg. L installation du patch apo350lg doit être finalisée avant d installer le patch apo350li /produits/apogee/commun/livr061004/apo350lh Cette livraison corrige le problème du paramétrage des groupes pour l'ip web dans le cas d'inclusions de groupes. Une reprise de données est faite pour supprimer le paramétrage erroné. Par conséquent, le

13 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 13/13 paramétrage des groupes pour l'ip web doit être refait par chaque établissement pour tous les groupes possédant des liens d'inclusions. Le département Edition Intégration invite les sites qui n ont pas encore fait évoluer leur base avec l ensemble de ces patchs, à se mettre en conformité le plus rapidement possible. La migration vers la version 3.60 d Apogée impose le passage des patchs indiqués ci-dessus (livraisons des patchs toujours disponibles sur le serveur FTP de Montpellier). L assistance à l installation reste à la disposition des sites afin de répondre à toutes interrogations. Vous pouvez la contacter en envoyant un mail à [email protected].