DOMAINES RESULTATS. Nb : il ne doit pas y avoir d interdit et que les droits d inscription aient été réglés.

Transcription

1 DOMAINES RESULTATS MATERIEL INDISPENSABLE POUR LA FORMATION : - être muni de son mot de passe et login apogée - être muni de ses codes VDI VET - élément pédagogique - être muni de son login pour l ENT. VOCABULAIRE VDI : code pour le diplôme - version diplôme VET : code pour l année version étape I.P. inscription pédagogique I.A. : inscription administrative P.V : procès verbal R.N. : relevé de notes ABI : absence injustifiée DEF : défaillance (aucune note) U.E. : Unité d enseignement (regroupe plusieurs éléments) PRC : prise en compte du résultat 1 Rappel sur l organisation de l année universitaire 1 - L étudiant doit être inscrit administrativement I.A. Nb : il ne doit pas y avoir d interdit et que les droits d inscription aient été réglés. 2 - Tous les étudiants qui se sont inscrits «pédagogiques» doivent avoir été informatisés dans APOGEE. Nb : avant toute IP, il est impératif que les actions suivantes aient été vérifiées et réalisées : - saisie des dettes : Inscription pédagogique Décision commission saisie d une dette L élément en dette n appartient pas à l étape d inscription et n intervient pas dans les calculs. A l issue d une commission de validation, un étudiant peut se retrouver inscrit en L2 avec obligation de suivre une unité d enseignement en L1 : cette unité est considérée comme un ELP en dette. Une dette peut également porter sur une étape. Elle concerne généralement l année de niveau le plus bas, celle sur laquelle les étudiants ont eu le statut AJAC l année antérieure, lorsque l étudiant est inscrit sur deux années sur la nouvelle année en cours. - saisie des crédits : Inscription pédagogique Décision commission saisie d un crédits 1

2 C est une autorisation d inscription par anticipation à des enseignements d une étape sans y être inscrit administrativement. A l issue d un jury, un étudiant peut-être autorisé à suivre une unité en année supérieure en plus de l année sur laquelle il est inscrit : cette unité est considérée comme un ELP en crédit. - saisie des VACs/ VAEs: On parle d une VAC/ VAE lorsqu une commission ad hoc a décidé que l étudiant (e) a déjà acquis les compétences requises pour obtenir une «matière» ou une «UE». Lors de l IP il faudra «inscrire» les étudiants dans cette «matière» ou «UE» : la case Prc va apparaître cochée. Lors du calcul des moyennes, Apogée ne tiendra pas compte de l absence de note et résultat à cette «matière» ou «UE». Une VAC/ VAE comporte une note et un résultat positif capitalisables et valables pour tous les diplômes de Paris1 (il est conseillé de donner de VAC/ VAE seulement aux éléments pédagogiques gérés par votre composante/ UFR). Nb : si une VAC/ VAE est donnée à tous les elp s MATI composant une liste obligatoire, il faut aussi donner la VAC/ VAE à l elp «père» (généralement l UE) Ces opérations permettront à l étudiant de choisir, lors de son IP, les notes et résultats antérieurs capitalisés et/ ou conservés. Les Prc sont utilisés automatiquement sur des éléments obligatoires où l étudiant a eu un résultat positif. Pour les éléments obligatoires à choix, les Prc doivent être choisies. Si les IP ont été faites et que l on est amené à faire ces opérations après coup, on peut y remédier en reprenant l IP de chaque étudiant concerné!!!!, de lui annuler l IP aux matières et UE s concernées et de refaire l IP à ces mêmes éléments avec la Prc qui, entretemps est apparue RAPPEL : - si l étudiant est un primo entrant en licence 2 vous devez saisir l équivalence année de licence 1. - si l étudiant est un primo entrant en licence 3 vous devez saisir l équivalence année de licence 1 et licence 2. - si l étudiant est un primo entrant en licence 1 vous devez saisir l équivalence des matières qu il a obtenu par équivalence. 2

3 Saisie de l équivalence, entrer l étape puis le code élément. - Saisir une inscription pédagogique Inscription pédagogique modification d une IP L IP se fait en 4 étapes 3

4 1-Saisie du code étudiant, puis faire entrer 2-Cliquer dans IAE 4-Puis faire suivant 3-L étape apparait - Vous passez sur la 2 ème page APOGEE - saisie des éléments pédagogiques (E.P.) choisis par l étudiant 4

5 Si matière imposée tout est sur l écran. Si cursus avec choixaller dans saisie assistée. Si l inscription pédagogique n est pas faite correctement, les résultats ne remonteront pas. 2 SAISIE DES NOTES Saisie des notes Élément Saisie des notes par élément ou par épreuve (si les épreuves ont été créées). - saisir le code de l élément correspondant à la matière, faire entrée puis cliquer sur afficher, la liste des étudiants s affiche. - saisir les notes. En général, les notes ont un barème sur 20.Après avoir saisie toutes les notes sur l élément, pour les étudiants n ayant aucune note vous saisirez un ABI. Cette procédure sera à refaire pour chaque élément. 5

6 1-Saisir le code élément faire entrer 2- afficher 3- saisie des notes avec le clavier numérique 3 - LANCER LE CALCUL Saisie des notes Élément 1- U.E. (lancer sur élément) Le calcul se lance sur l U.E. à condition que sur l élément tous les notes ou DEF ou ABI ait été saisies. Pour tous les étudiants n ayant pas de notes, vous devez saisir DEF ou ABI. U.E. LANCER LE CALCUL EN «NON CALCUL» et «NON CALCUL» Si un étudiant apparaît en haut de la liste sans notes ou résultats, vous devez vérifier la raison. -Il est possible qu il lui manque 1 matière dans l U.E, allez dans son IP vérifier. -Il est possible que les ABI n aient pas été saisis. 2- SEMESTRE AVANT BONUS (lancer sur élément) SEMESTRE 1 AVANT BONUS : 1031AB05 LANCER LE CALCUL EN «NON CALCUL» et «NON CALCUL» (voir copie écran) 6

7 Si un étudiant apparaît en haut de la liste sans notes ou résultats, vous devez vérifier la raison. -Il est possible qu il lui manque 1 matière dans l U.E, allez dans son IP vérifier. -Il est possible que les ABI n aient pas été saisis. - il est possible que l équivalence n ait pas été saisie, que la prc d une année antérieur 1-Saisir le code élément de l UE- ANNEE SEMESTRE 2-AFFICHER 3-LANCER LE CALCUL 4-la fenêtre grise apparaît. Lancer le calcul 3- SEMESTRE (lancer sur élément) LISTE SEMESTRE 1 : 1031S505 LANCER AU PLUS HAUT (Le résultat non disponible est considéré comme négatif et la note non dispo prend la valeur 0) 4- ANNEE (uniquement en juin et septembre)(lancer sur élément) LISTE ANNEE 1031A305 LANCER AU PLUS HAUT 5-VET(uniquement en juin et septembre)(lancer sur VET) La VET se lance uniquement si l année inférieure a été lancé : On doit s assurer que les calculs de L1 soient lancés jusqu à la Vet pour lancer la Licence 2 On doit s assurer que les calculs de L2 soient lancés jusqu à la Vet pour lancer la Licence 3 On doit s assurer que les calculs de L3 soient lancés jusqu à la Vet pour lancer la master 1 7

8 5 - DIPLOME(uniquement en juin et septembre, si)(lancer sur VDI) La VDI se lance uniquement si l année inférieure a été lancé : Pour lancer la VDI de L1-L2, il faut avoir lancé les calculs en L1-L2 On doit s assurer que les calculs VDI de DEUG soient lancés pour lancer VDI de licence 3 On doit s assurer que les calculs VDI de L3 soient lancés pour lancer VDI de Master 1 Li2shh1.106 LANCER AU PLUS HAUT EXEMPLE DE CALCUL : Vérification à faire en cas de VET à ajourné. 1- vérifier que l étudiant ait obtenu son année inférieur. 2- Aller sur l année d avant et vérifier s il a obtenu sa VET 3- Vérifier si équivalence saisie 4- Si vous vérifiez et apportez les corrections sur l étudiant, en relançant son calcul sur la VET et la VDI, les ADM s afficheront. Etudiant ayant une moyenne de , il est ADM sur l élément année 0931 Etudiant ayant une moyenne de , il est AJ sur la VET. Raison :- il n a pas sa L1, donc vous devez entreprendre des vérifications. Vous ne changez pas l AJ en ADM Faire vérif et relancer calculs Etudiant ayant une moyenne de , il est AJ sur la VDI. Raison :Il est AJ sur sa VET donc cela remonte sur la VDI.Vous ne changez pas l AJ en ADM. Faire vérif et relancer calculs Cette procédure sera à renouveler pour chaque semestre et chaque VET Pour le calcul du 1 er semestre, vous devez vous arrêter au calcul du semestre. Si vous souhaitez que les résultats soient clôturés afin qu ils apparaissent sur internet, mettre le semestre à E dans délibération. (voir chapitre délibération) En juin et septembre la clôture se fait avec un T. 8

9 RELANCER UN CALCUL INDIVIDUELLEMENT AU SEMESTRE Relancer un calcul individuellement sur un étudiant en raison d un changement de note Délibération mise à jour du jury RELANCER UN CALCUL INDIVIDUELLEMENT A L ANNEE Relancer un calcul individuellement sur un étudiant en raison d un changement de note Étudiant Saisie individuelle 3 - DELIBERATION DELIBERATION AVANCEMENT DELIBERATION Vérifier année univ. 1-SAISIR CODE VDI VET Fermeture de la session 1. Mettre un Tou E Pour fermer UNE SESSION mettre E ou T. Attention les résultats seront visibles sur internet. E, permet de modifier les résultats et changer les calculs.(si habilitation suffisante) 9

10 T, ne permet plus les modifs, il faut ouvrir à A. (si habilitation suffisante), permet aux étudiants en fin de session (juin/septembre) de se réinscrire administrativement sur internet. E ou T, certains utilisateurs apogée n ont pas les droits, seul les RA peuvent mettre à E ou T A la fin du 1 semestre, vous fermez en mettant un E, si vous souhaitez que les résultats figurent sur internet et que les agents ne puissent plus modifier les notes. Si les résultats restent à A, tous les utilisateurs de votre service pourront changer les notes à n importe quel moment. 4 - RELEVE DE NOTE MAQUETTE DE RELEVE DE NOTES ATTENTION LES CREDITS SONT SUR LES MACRES, il est donc conseillé de saisir les macres plutôt que les éléments Relevé de notes du 1 semestre : Documentation Maquette de relevé de notes Élément pédagogique Saisir le code de l élément semestre, Saisir un n de relevé de notes, 1 si c est le prem ier Saisir le signataire Dans la colonne objet, le numéro de la 1 ère ligne apparaît Dans la colonne dec., possibilités de mettre du gras ou un retrait Dec : 0 écriture en gras 1 écriture normale 2 écriture normale en retrait par rapport à la 1 3 écriture normale en retrait par rapport à la 2 1 ère ligne saisir le code de l U.E 2 ème ligne saisir le code de la macre ou l élément (la macre est porteuse de crédits) Etc.. 4 Dernières lignes du relevé de notes Saisir le code de l élément sans bonus 0911AB05 Saisir le code du bonus sport puis activités culturelles ou langues etc Dernière ligne, saisir le code du semestre 0911S105. Vous avez la possibilité de modifier le libellé sur chaque ligne s il est nécessaire. Vous avez la possibilité de fermer un relevé de notes si vous en utilisez un nouveau. Si vous cliquer sur test, apparaîtra les lignes que vous avez saisies. Le mieux est d aller sur apotest, mettre des notes sur un étudiant inscrit pédagogique est lancé le calcul puis sortir le relevé de notes. 10

11 Pour ajouter une ligne au relevé de notes, vous vous mettez sur la ligne et vous cliquer en haut à gauche sur feuille. Relevé de notes annuel : Relevé de notes ANNUEL : Documentation Maquette de relevé de notes vet Saisir le code de la vet, (reprendre la procédure du semestre) Documentation Édition du RN SORTIR UN RELEVE DE NOTES Attention si RN pour le semestre choisir ELP puis mettre le code du 1 er semestre, si RN annuel choisir vet mettre le code vet 0931 puis la version. 1- vérifier année univ. 2- vérifier session 3- choisir le type elp ou vet Possibilité de faire figurer l adresse sur le RN. 4-choisir le code vet ou code élément 5-la version -Faire immédiat, -puis imprimante visualisions - accepter 6-Faire quelques si 1 étudiant, puis cocher devant son nom 11

12 MAQUETTE DE PROCES-VERBAL Je vous rappelle qu au 1 er semestre, vous devez lancer les calculs uniquement sur l élément pédagogique du 1 er semestre (1031S505). Si vous lancez le calcul sur saisie individuelle de l étudiant, il prendra en compte le 2 ème semestre qui n a pas de notes et divisera la note en 2, donc si l étudiant à 10/20 à la fin du S1, il se retrouvera avec un 5/20 sur l année. Pour cela, il suffit de créer une maquette de P.V. Délibération Maquette de relevé de notes Elément pédagogique Même procédure qu un relevé de notes sauf qu il est plus judicieux de saisir le code élément sans bonus du semestre sur la première ligne.(0911ab05) Ne pas entrer les macres mais les éléments Pour lancer le calcul, allez sur RESULTAT Délibération MISE A JOUR DU JURY Fin de la 1 ère session (juin): TRAVAUX DE FIN DE SESSION LICENCE 1 : Cloturer vos résultats à Mettre les résultats sur la vet à T, afin que l étudiant puisse s inscrire dans l année supérieure sur internet.(début juillet) A la mi-juillet, quand vous pensez avoir reçu et saisi tous les rectificatifs de notes, vous reporter les notes. Vous allez reporter les notes pour la 2 ème session RESULTAT Administration report des notes Les VDI doivent être à A et les VET à T pour que le report se fasse. 12

13 1- vérifier année 3- saisir code en vet 2-clic dans report d admission 4-faire immédiat et accepter Une liste va s imprimer en vous indiquant tous les reports qui ont été effectués par apogée.(plus de 10mn).cette liste confirmera que la procédure a été effectuée. LICENCE 2 : Mettre les résultats sur la vet à T, afin que l étudiant puisse s inscrire dans l année supérieure sur internet.(début juillet) Afin que la Licence 3, lance sa VET, veuillez faire la copie année de licence 2 après la délibération. Puis vous renouvellerez à chaque fois que vous ferez une modification de note. Vous envoyez un courriel à la L3 pour les informer que vous avez procéder à de nouvelles modifications A la mi-juillet, quand vous pensez avoir reçu et saisi tous les rectificatifs de notes, refaite une copie année puis vous reportez les notes. LICENCE 3 : Mettre les résultats sur la vet à T, afin que l étudiant puisse s inscrire dans l année supérieure sur internet.(début juillet) Attention, si vous délibérez avant la Licence 2, vos résultats de licence 3 ne seront pas définitifs sur la VET, il est conseillé d afficher un PV provisoire sur l élément pédag car la copie année n aura pas été lancée. Veuillez informer le master 1 quand vous avez lancé les calculs. A la mi-juillet, quand vous pensez avoir reçu et saisi tous les rectificatifs de notes, refaite une copie année puis faire «report des notes «. Maintenant vous pouvez préparer les examens pour septembre (voir formation préparation examens) 13