INTRODUCTION AUX BONNES PRATIQUES DE LABORATOIRE POUR LES FORMATIONS DE RECHERCHE DE L INSERM

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1 INTRODUCTION AUX BONNES PRATIQUES DE LABORATOIRE POUR LES FORMATIONS DE RECHERCHE DE L INSERM 1

2 SOMMAIRE Avant propos... page 3 Introduction... page Objet... page Définitions des termes... page 4 Principes de bonnes pratiques... page 6 I - Fonctionnement du laboratoire... page 6 I Organisation du laboratoire... page 6 I Personnel... page 7 I Installation... page 7 I Appareillage... page 7 I Réactifs, solutions et produits... page 8 I Elimination des déchets... page 8 II - Conduite de la recherche... page 9 II Projet de recherche... page 9 II Protocole... page 9 II Conduite d une recherche... page 10 II Rapport final de la recherche... page 11 III - Archivage... page 12 III Conservation de documents concernant la recherche... page 12 III Conservation des produits après étude... page 13 IV - Cessation d activité d un laboratoire... page 13 2

3 AVANT PROPOS Une démarche de sensibilisation des formations de recherche de l INSERM à la mise en œuvre des bonnes pratiques de laboratoire a été retenue comme un des six objectifs de travail de l intercommission n 2 de l INSERM Utilisation thérapeutique de produits humains et de produits de substitution. En effet, l application des bonnes pratiques de laboratoire apparaît de plus en plus indispensable aux activités des formations de recherche de l INSERM. Elle doit permettre d une part la valorisation des résultats obtenus par leurs personnels vis à vis de la communauté scientifique internationale et d éventuels partenaires d origine publique ou privée. D autre part, elle doit assurer un transfert fiable et rapide des produits issus de la recherche vers des applications à visée thérapeutique ou diagnostique. A cet effet, ce fascicule regroupe les notions essentielles des bonnes pratiques de laboratoire pouvant être suivies au sein des formations de recherche de l INSERM. Il a été rédigé à partir de documents internationaux 1 largement utilisés par les industriels, dans un souci d adaptation au contexte particulier de la recherche publique. Il n a pas comme finalité d entraver la liberté créative des chercheurs mais plutôt de leur permettre d exploiter au mieux le fruit de leur travail. Les recommandations contenues dans ce document constituent le plus souvent un rappel de tout ce qu il convient d organiser, de respecter, d étudier, de conserver et de vérifier afin de réaliser une recherche de qualité. Ainsi, la traçabilité des produits et des résultats, la rédaction de procédures opératoires standard et la tenue rigoureuse d un cahier de laboratoire sont des pratiques qui devraient devenir routinières dans les laboratoires de notre Institut. Ce document ne prétend pas se substituer aux réglementations existantes. Ainsi, les laboratoires de recherche impliqués dans la préparation de produits faisant l objet d études précliniques ou cliniques ont à suivre des règles de bonne exécution pour lesquelles des documents existent déjà (bonnes pratiques de fabrication 2 ) ou sont en cours de rédaction 3. De même, les bonnes pratiques de l expérimentation animale 9ont l objet d un décret 4. 1 Les principes de l O.C.D.E. de bonnes pratiques de laboratoire, monographie de l environnement n 45, 1992, révisée 1997 disponible sur le site ; Code of federal regulations - Vol. 21 Part 58 - Revised April 1997 : GLP for conducting nonclinical laboratory studies. 2 Bonnes pratiques de fabrication : La réglementation des médicaments dans l Union Européenne, Vol. IV ; Bonnes pratiques en thérapie cellulaire, Agence française du sang - 20 novembre Bonnes pratiques de laboratoire : Arrêté du 14 mars 2000 relatif aux bonnes pratiques de laboratoire (J.O. n 70 du 23 mars 2000 page 4465) 4 Décret n du 19 octobre 1987 modifié par le Décret n du 29 mai 2001 modifiant le décret n du 19 octobre 1987 pris pour l application de l article 454 du code pénal et du troisième alinéa de l article 276 du code rural et relatif aux expériences pratiquées sur les animaux 3

4 INTRODUCTION 1 - Objet Le présent fascicule de bonnes pratiques de laboratoire s adresse à toutes les personnes travaillant au sein des laboratoires de l INSERM, quelle que soit leur qualification. Le respect des recommandations a pour but d'assurer la qualité, la traçabilité et l'intégrité des données produites au cours de la recherche. Lorsqu'un laboratoire de l INSERM utilise les services d'un laboratoire sous-traitant, pour effectuer une analyse ou une autre prestation, il doit notifier au laboratoire de sous-traitance que cette prestation fait partie d un projet de recherche qui doit être effectué en conformité avec les bonnes pratiques de laboratoire. Les dispositions relatives aux études cliniques chez l homme 5 et à l utilisation des animaux de laboratoire 4 et des organismes génétiquement modifiés (OGM) 6, font l objet d une réglementation particulière et ne seront pas abordées dans le présent fascicule. 2 - Définitions des termes Les termes suivants, utilisés dans ce fascicule ont la signification indiquée ci-dessous : a - bonnes pratiques de laboratoire : ensemble des mesures permettant d'assurer au cours de la recherche, la qualité, la traçabilité et l'intégrité des données. Elles définissent les modes 5 Voir notamment à ce propos : Article L et suivant du Code de la Santé Publique relatifs aux Recherches biomédicales, Article R.5118 du Code de la Santé Publique pour les médicaments et produits soumis à autorisation, Arrêté du 9 décembre 1996 fixant les normes et protocole applicables aux essais analytiques, aux essais toxicologiques et pharmacologiques ainsi qu à la documentation clinique auxquels sont soumis les médicaments ou produits mentionnés à l article L.601 du Code de la Santé Publique (J.O.n 303 du 29 décembre 1996 page 19401) modifiée par l Arrêté du 3 mars 2000 (J.O n 58 du 9 mars 2000 page 3682) et par l Arrêté du 14 mars 2000 (J.O. n 65 du 17 mars 2000 page 4153), Avis aux expérimentateurs qui dirigent et surveille la réalisation d essais de sécurité sur les médicaments à usage humain ( J.O. n du 14 juin 2000 page, Bulletin Officiel solidarité Santé ). 6 Voir l article L531-1 et suivants du Code de l Environnement. 4

5 d organisation des recherches et les conditions dans lesquelles elles sont planifiées, réalisées, contrôlées, enregistrées et diffusées ; b - cahier de laboratoire : document source, quel que soit le support : papier (l utilisation d encre indélébile étant alors impérative) ou informatique, permettant le recueil des données brutes d une façon infalsifiable ; c - directeur du projet de recherche : responsable de la conduite complète d'une recherche. Si le directeur du projet de recherche n est pas le directeur de la formation de recherche, ce dernier est également responsable du projet de recherche ; d - données brutes : ensemble des comptes rendus : cahiers de laboratoire, rapports, mémorandums, notes ou leur copie conforme (quel que soit le support : papier ou informatique) qui sont le résultat des observations originales et des activités développées au cours de la recherche. Si des copies conformes des données brutes ont été effectuées, la copie conforme ou la transcription exacte peut remplacer les documents originaux comme donnée brute. Les données brutes peuvent inclure des photographies, des copies, des microfilms ou microfiches, des imprimés provenant d'enregistrements d'ordinateur, de supports magnétiques et données enregistrées à partir d'instruments automatisés ; e - échantillon : toute partie du produit prélevée au cours de la recherche pour examen ou analyse ; f - procédures opératoires standard : modes opératoires écrits qui décrivent la façon de réaliser certains protocoles ou travaux routiniers de laboratoire dont le détail ne figure normalement pas dans le projet de recherche ; g - produit : tout élément faisant l objet de la recherche ou servant de référence, de témoin ou de contrôle au cours de la recherche (médicament, produit chimique, produit biologique, produit électronique, matériel médical pour usage humain...) ; h - projet de recherche : document décrivant la justification, les objectifs, les protocoles et les méthodes statistiques de la recherche ; i - protocole : document décrivant les méthodologies utilisées au cours du développement du projet de recherche. 5

6 PRINCIPES DE BONNES PRATIQUES I - FONCTIONNEMENT DU LABORATOIRE I Organisation du laboratoire a- chaque laboratoire doit élaborer des procédures opératoires standard rédigées par l ensemble du personnel du laboratoire et propres à assurer la qualité des résultats générés au cours des études menées dans le laboratoire ; b- les procédures opératoires standard doivent décrire précisément toutes les tâches et manipulations de routine effectuées dans le laboratoire ; c- les procédures opératoires standard doivent être constamment accessibles ; d- les procédures opératoires standard sont régulièrement révisées ; e- un dossier historique des procédures opératoires standard et de toutes leurs révisions datées doit être conservé (cf Archivage, chap. III-2). Pour exemple, les procédures opératoires standard organisent (liste non exhaustive) : 1. l attribution des tâches et responsabilités aux personnels du laboratoire de recherche 2. la réception, l identification, la conservation, la manipulation, le mélange et la méthode d'échantillonnage des produits à tester et de référence 3. la collecte et l identification des échantillons 4. le traitement, la conservation et la récupération des résultats 5. l entretien, le calibrage et la maintenance des appareillages 6. l élimination des déchets 7. le nettoyage et la stérilisation des matériels 6

7 I Personnel a - toute personne d un laboratoire INSERM impliquée dans la conduite ou responsable d un travail de recherche doit posséder la formation, la pratique et l expérience lui permettant d assurer les fonctions assignées ; b - le directeur de la formation de recherche doit veiller au respect des principes relatifs aux bonnes pratiques de laboratoire dans sa formation ; c - le directeur du projet de recherche, sous la responsabilité du directeur de la formation de recherche, est chargé de la bonne conduite du projet de recherche ainsi que de l'interprétation, de l'analyse et de l'établissement du rapport final de la recherche. I Installation a - chaque laboratoire doit posséder les locaux et les aménagements permettant le déroulement correct de la recherche ; b - par ses dimensions, sa construction et sa localisation, le laboratoire doit répondre aux exigences de la recherche et permettre de réduire au mieux les perturbations qui pourraient altérer le déroulement normal de la recherche. Sa configuration doit permettre un certain degré de séparation afin d'éviter qu'une fonction ou une activité ne nuise au déroulement normal de la recherche. I Appareillage Les appareils utilisés dans le laboratoire doivent être régulièrement nettoyés, entretenus, étalonnés et inspectés conformément aux procédures opératoires standard. Il faut tenir un registre de ces opérations. 7

8 I -5 - Réactifs, solutions et produits a - tous les réactifs et les solutions doivent porter une étiquette indiquant l'identité, le titre, la concentration, les conditions de conservation et la date de péremption et/ou de préparation. On ne doit pas utiliser des réactifs ou des solutions altérées ou périmées ; b - les méthodes de préparation et de conservation d un produit utilisé au cours de l étude doivent être consignées. Dans le cas où des produits commercialisés sont utilisés au cours de l étude, ils doivent être définis par leur étiquetage ; c - des procédures opératoires standard doivent être établies pour la manipulation des produits utilisés au cours de l étude de façon à assurer que : 1. le stockage est adéquat 2. la répartition est effectuée de façon à exclure la possibilité de contamination et de détérioration du produit 3. l'identification exacte est maintenue durant la répartition 4. la réception et la répartition de chaque lot sont consignées. La consignation doit comporter la date et la quantité de chaque lot répartie ou retournée. I Elimination des déchets La manutention et l évacuation des déchets générés au cours de la réalisation du projet de recherche doivent s effectuer de manière conforme à la législation et à la réglementation en vigueur 7. A cet effet, 1. il faut disposer d installations appropriées de collecte, de stockage et d évacuation 2. il faut disposer de méthodes de décontamination et de transport 3. il faut tenir des registres relatifs aux activités de décontamination et de transport. II - CONDUITE DE LA RECHERCHE 7 Décret n du 28 mai 1982 relatif à l hygiène et la sécurité du travail ainsi qu à la prévention médicale dans la fonction publique, modifiée ; Arrêté du 5 décembre dit arrêté ADR - relatif au transport des marchandises dangereuses par route ; 8

9 II Projet de recherche a - pour chaque recherche, l ensemble des participants à la recherche établit un projet de recherche écrit avant le début des expériences ; b - le projet de recherche doit être conservé en tant que donnée brute ; c - tous les changements ou révisions apportés au projet de recherche, y compris leurs justifications, doivent être approuvés par le directeur du projet de recherche et clairement indiqués et conservés. II Protocole a - pour chaque expérience un protocole est écrit et approuvé par le directeur du projet de recherche et éventuellement par le directeur de la formation de recherche ; b - le protocole peut figurer dans le cahier de laboratoire ; c - il indique clairement les objectifs et toutes les méthodes pour son exécution. Le protocole doit contenir les informations suivantes : 1. un titre descriptif et l'énoncé du but de l expérience 2. la mention du projet auquel se rapporte le protocole 3. l'identité des produits utilisés 4. une description détaillée du plan expérimental 5. une description des méthodes statistiques éventuellement proposées d - l expérience doit être conduite en suivant le protocole ; e - tous les changements ou révisions apportés au protocole initial, ainsi que les raisons de les faire, doivent être approuvés par le directeur du projet de recherche, datés et conservés avec le protocole. Déchets d activités de soins et assimilés : voir les articles R et suivants du Code de la Santé Publique. 9

10 II Conduite d une recherche a - La recherche est conduite sous la responsabilité du directeur du projet de recherche. Celui-ci doit s assurer que : 1. toutes les personnes prenant part à la réalisation de la recherche sont informées du contenu du projet de recherche 2. les protocoles sont respectés et toute modification est enregistrée 3. toutes les données expérimentales, y compris les observations inattendues, sont correctement enregistrées et vérifiées 4. tout événement imprévu pouvant affecter la qualité et l'intégrité de la recherche est enregistré et si une correction a été apportée, elle est documentée et enregistrée 5. toutes les mesures propres à assurer la confidentialité des résultats nominatifs sont prises en conformité avec la réglementation en vigueur 8 6. tous les principes de bonnes pratiques de laboratoire du présent document sont pris en compte ; b- toutes les données générées au cours d'une recherche, sauf celles produites par des systèmes automatiques, doivent être enregistrées directement dans le cahier de laboratoire ; 1. le cahier de laboratoire tenu sous la responsabilité du directeur du projet de recherche est la propriété de l INSERM. Il pourra être mise à disposition de toutes personnes dûment mandatées par le Directeur général de l INSERM. Le cahier de laboratoire ne doit pas sortir du laboratoire de recherche lorsque le personnel impliqué dans le projet de recherche quitte le laboratoire. Seules des copies du cahier de laboratoire peuvent sortir du laboratoire. 2. toutes les entrées de données doivent être datées à la date d'entrée et signées ou paraphées par la personne qui les effectue 8 Loi n du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée. 10

11 3. tout changement d'entrée doit être effectué de façon à ne pas masquer l'entrée d'origine, doit indiquer la raison du changement et doit être daté et signé au moment du changement 4. toute correction d'entrée provenant de systèmes automatisés doit être effectuée de façon à ne pas masquer l'entrée d'origine, doit indiquer la raison du changement, doit être datée et la personne responsable du fonctionnement du système automatisé doit être identifiée. II Rapport final de la recherche a - Un rapport final doit être rédigé pour chaque recherche et doit inclure (liste non limitative) : 1. les coordonnées du laboratoire qui a effectué la recherche et les dates de début et de fin de recherche 2. le nom du directeur du projet de recherche, les noms des autres scientifiques et professionnels impliqués dans l'étude 3. le plan d étude, les protocoles ainsi que tous les changements apportés 4. l identification des produits utilisés au cours de la recherche 5. la description des matériels et méthodes utilisés y compris les méthodes statistiques 6. la description de tous les événements ayant pu affecter la qualité ou l'intégrité des données 7. le lieu où tous les échantillons, les données brutes et le rapport final doivent être conservés b - le rapport final doit être signé et daté par le directeur du projet de recherche et par le directeur de la formation de recherche ; c - les corrections ou additifs au rapport final doivent être apportés sous forme d'amendement par le directeur du projet de recherche. L'amendement doit identifier clairement la partie du rapport final qui a été modifiée et indiquer les raisons de la correction ou de l'additif et 11

12 doit être signé et daté par le directeur du projet de recherche et par le directeur de la formation de recherche. III - ARCHIVAGE III - 1 Conservation de documents concernant la recherche a - Toutes les données brutes, la documentation, les protocoles, les rapports finaux générés par la recherche doivent être conservés ; b - Selon les prescriptions du présent fascicule, il faudra conserver : 1. un exemplaire des procédures opératoires standard et leurs modifications comportant la date de leur mise en oeuvre 2. les documents relatifs aux instruments et à leur entretien 3. les cahiers de laboratoire c - les archives doivent être entreposées dans un local adapté à cet usage, permettant la conservation des documents sans altération (température, état hygrométrique en particulier) ; d - au cas où des documents sont conservés sous forme informatique, la procédure de stockage doit être établie pour éviter toute perte accidentelle des informations. Les informations archivées doivent être dupliquées sur deux supports distincts : le premier servant à la consultation habituelle et le second étant gardé en réserve. Les informations archivées doivent pouvoir être facilement accessibles et consultées pendant toute la durée de leur conservation ; e - l organisation et le classement doivent permettre une consultation rapide et facile. Les documents archivés ou se référant aux archives doivent être numérotés pour permettre un recouvrement aisé ; f - les documents écrits (protocoles, procédures opératoires standard et résultats nominatifs) ne doivent pas sortir du laboratoire lorsque le personnel impliqué dans la recherche concernée quitte l INSERM. Seules des copies des documents écrits peuvent sortir du laboratoire ; 12

13 g - les enregistrements exigés peuvent être archivés soit sous forme originale, soit sous forme de copies conformes telles que photocopies, microfilms, microfiches ou toute autre reproduction exacte des originaux. III - 2 Conservation des produits après l étude a - les produits devant être conservés sont à répertorier de manière à faciliter un stockage ordonné et une localisation rapide ; b - les prélèvements liquides, les échantillons et les produits préparés spécialement, qui sont relativement fragiles et dont la stabilité et la qualité s'altèrent notablement pendant la conservation, ne doivent être conservés qu'aussi longtemps que la qualité de la préparation permettra leur évaluation. IV - CESSATION D ACTIVITE D UN LABORATOIRE Si un laboratoire cesse son activité, la direction de l INSERM doit être avertie du lieu où sont entreposés les produits et les documents générés au cours des recherches. 13