Archiver dans une entreprise privée commerciale Fiche 4 : au moins 5 ans

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1 Sécurité Livre de paie (applicable jusqu au 31/07/1998) art. L ). Déclarations préalables à l embauche L. 320). Relevé mensuel des contrats de travail art. R ). Tous documents, en général, concernant la prévention, la sécurité, l hygiène des travailleurs, et soumis au contrôle de l inspection du travail. Registre des observations et des mises en demeure du travail art. L ). Registre de sécurité, attestations, consignes, résultats et rapports de contrôles concernant l hygiène et la sécurité art. L ). Date d embauche. Date du relevé. du registre et date de ces pièces et pièces des deux derniers contrôles (même si cela dépasse les 5 ans). : riginal. FI Bulletins de salaires. c. trav. art. R Numéro de dossier communiqué par l URSSAF et accusé de réception. Lettre d embauche art. R à R ; c. trav. maritime art. 11 à 15). Communication à l ANPE (décret du 1/04/1998). Principe Général L et D ). Communications aux comités d hygiène et de sécurité, aux représentants du personnel et au médecin du travail. c. trav. art. R Documents soumis au contrôle du travail : 5 ans Idem ci-dessus. c. trav. art. L c. trav. art. L bservations Si ce livre de paie reprend les écritures individuelles, voir fiche 14. Le récépissé n est obligatoire que jusqu à la délivrance du premier bulletin de paie. 15

2 Rapport des vérifications périodiques des équipements de travail art. R ). Carnet de maintenance des équipements de travail art. R ). Rapports des vérifications périodiques des équipements de protection individuelle art. R ). Registre des vérifications électriques (décret du 14/11/1988). Registre des vérifications des cuves, bassins et réservoirs R ). Registre des exercices d incendie R ). Date de ces vérifications et pièces des deux derniers contrôles (même si cela dépasse les 5 ans). du carnet. Date de ces vérifications et pièces des deux derniers contrôles (même si cela dépasse 5 ans). du registre. du registre et pièces des deux derniers contrôles (même si cela dépasse 5 ans). du registre. : riginal Registre de sécurité L ). Consignes d utilisation, notices de conduite et d entretien. Registre de sécurité L ). Consignes d utilisation des équipements. Décret , art. 55. Rapports de vérification à annexer au registre de sécurité (art. L ). Consignes d incendie, rapport de visite des matériels, plan des essais et manœuvres à effectuer, liste du personnel ayant participé. Les résultats de ces rapports sont à consigner sur le registre prévu à l article L , donc à conserver sur la même période et à annexer à ce registre. Mêmes dispositions que pour le registre de sécurité. Les résultats de ces rapports sont à consigner sur le registre prévu à l article L , donc à conserver sur la même période et à annexer à ce registre. Pas de dispositions codifiées. n procède par assimilation avec les registres de sécurité. Les résultats de ces rapports sont à consigner sur le registre prévu à l article L , donc à conserver sur la même période et à annexer à ce registre. n procède par assimilation avec les registres de sécurité. bservations Pour la conformité aux normes des équipements à l acquisition, voir fiche 11. Pour la conformité aux normes des équipements à l acquisition, voir fiche 11. n peut avoir un registre indépendant ou tout regrouper sur le registre général de sécurité. Les exercices sont obligatoires tous les six mois. 16

3 Consignes, informations des salariés, formations aux différentes contraintes de sécurité à titre de prévention pour les risques généraux et certains risques spécifiques R et s.). Document unique d évaluation des risques pour la sécurité et la santé des travailleurs R ). Dossier de maintenance des lieux de travail art. R ). Registre des chantiers temporaires (ou listes) art. R ). Date où ces consignes sont périmées. Date de péremption du document. Date des modifications changeant les dispositions des locaux ou date de départ des locaux. À dater de la clôture du registre ou de la fin du chantier s il s agit de listes. : riginal et D Dates d affichage à chaque poste de travail, liste du personnel, contenu de la formation, justification de la surveillance médicale notamment pour les substances dangereuses, les produits chimiques, les produits cancérogènes, les risques biologiques, la manutention des charges, bruit, levage, utilisation d équipements spécifiques de protection, coordination prévention en bâtiment, travaux publics, explosifs, information des représentants du personnel.. ou D EI ou FI Inventaire par unité de travail, communication au CHSCT ou aux délégués du personnel. Contenu du dossier fixé par l article R du code du travail.. et D Adresse des chantiers ou autres lieux de travail temporaire, nombre de salariés. Pas de dispositions spéciales de durée, donc par assimilation aux registres de sécurité pour les consignes. Mais les justificatifs de dispositions pouvant entraîner la responsabilité trentenaire, notamment à l introduction de produits dangereux qui doivent être et vérifiés, doivent être conservés 30 ans. Tenu à la disposition du travail : 5 ans Rien n est indiqué mais il doit être tenu à la disposition de l inspecteur du travail, donc il semble logique de le conserver comme les registres de sécurité. «À tenir à la disposition du travail» R ). Par assimilation, on prévoit 5 ans. bservations Pour les formations préventives, surtout sur les risques spécifiques, les documents et informations sont à verser au dossier individuel ainsi que le justificatif de leur suivi médical le cas échéant. À noter que pour des risques spécifiques (cancérogènes, mutagènes, toxiques pour la reproduction, biologiques, biocides, chimiques, rayonnements ionisants...), des dispositions spéciales de surveillance médicale des salariés peuvent être imposées et les élements sont à conserver au dossier individuel (voir fiches 12 et 14 ; AN 42). Remis à jour annuellement. En fait ce dossier est un document permanent tant que l entreprise travaille dans les locaux sans modification majeure. En cas de modification, un nouveau dossier est établi. 17

4 Bâtiment Génie civil Plan de prévention en cas d intervention d une ou de plusieurs entreprises extérieures pour des travaux (hors chantiers de bâtiment et de génie civil) R et s.). Affichage du repos hebdomadaire collectif hors dimanche en totalité ou en partie R et 11). Registre des salariés soumis à un régime particulier de repos hebdomadaire R et 11). Registres des chambres d allaitement R et 17). Registre des cautionnements art. R ). Registre de sécurité, bâtiment, travaux publics (art. 22, décret du 08/01/1965). Fin de l exécution des travaux (). À dater de la fin de validité. Clôture des registres. Clôture du registre c est-à-dire après la restitution de tous les cautionnements déposés. : riginal. et D Information des salariés des différentes entreprises es. Coordination, surveillance médicale des salariés R ). Justificatif de l envoi avant affichage à l inspecteur de travail. Demande de dérogation au préfet, arrêté préfectoral. Copie des carnets de santé (vaccinations) des enfants, envoi à l inspecteur du travail des coordonnées du médecin chargé de la surveillance, règlement intérieur signé par le médecin et affiché. Dépôt des cautionnements à la Caisse des Dépôts ou à une Caisse d Épargne, livret spécial de la Caisse pour chaque employé. Le plan est à tenir à la disposition de l inspecteur du travail pendant toute la durée de l opération, donc par assimilation au registre de sécurité, on prévoit 5 ans après l opération R ). «Avis à l inspecteur de travail», 5 ans «À présenter lors des contrôles», 5 ans «Information du travail», 5 ans «À tenir à la disposition du travail», 5 ans Registres de sécurité à tenir à la disposition du travail : 5 ans par assimilation. bservations Le registre est émargé par l employeur et l employé. 18

5 Bâtiment Génie civil Mines Registre d observations, bâtiment, travaux publics (art. 24, décret du 08/01/1965). Plan général de coordination en matière de sécurité et de protection du maître de l ouvrage (bâtiment et génie civil) L ). Plan particulier de sécurité et de protection de chacune des entreprises intervenant sur un chantier de bâtiment et génie civil art. L ). Registre journal du coordonnateur (bâtiment et génie civil) art. R ). Registre des P-V de réunion du collège interentreprises de sécurité R ). Registre des travaux d avancement journalier de chaque circonscription dans les mines et plans et registres intéressant l hygiène et la sécurité dans les mines L ). Clôture des registres. Fin de validité des plans. : riginal. Transmissions à l inspecteur du travail, au comité régional de prévention du bâtiment, au service prévention sécurité sociale, sur leur demande R à 25).. et EI Transmission du coordonnateur au maître de l ouvrage R à 36).. et EI À présenter à l inspecteur du travail, au comité régional de prévention du bâtiment, au service de prévention sécurité sociale, au maître d œuvre, sur leur demande. Règlement du collège R ). Copie des P-V aux CHSCT des entreprises. Tous les documents devant être mis à la disposition du délégué mineur de fond aussi bien que du travail ou de l ingénieur des mines. c. trav. art. R c. trav. art. R c. trav. art. R c. trav. art. R dernier alinéa (registre conservé par le coordinateur). 5 ans par assimilation avec les documents d hygiène et de sécurité. bservations Ce document subit des mises à jour au fur et à mesure du chantier. Les diverses versions sont à conserver. 19

6 Sécurité des Mines Travail à domicile Tissage Bobinage Coupe Blanchiment Registre des observations du délégué mineur de fond R et du délégué mineur de surface c. trav. art. R ). Bulletin ou carnet des travailleurs à domicile (avec numéro d ordre) art. L ). Comptabilité, matières premières et fournitures destinées aux travailleurs à domicile. Livret de l ouvrier à domicile effectuant du tissage art. L ). Fiche de tissage (attachée au métier) destinée à l ouvrier à domicile L ). Livret de l ouvrier à domicile effectuant du bobinage art. L ). Livre de l ouvrier de coupe de velours ou coton art. L ). Date du bulletin ou date de clôture du carnet. de cette comptabilité. du registre aux dates des fiches. Date de péremption de la fiche. du livret. Clôture du livre. : riginal Comporte les indications du délégué, les observations de l exploitant, les constatations de l ingénieur des mines.. ou EI (en 2 exemplaires, 1 à l employeur, 1 à l employé). Contenu du carnet ou du bulletin L ).. Bulletins et carnets indiqués ci-dessus. (livret paginé). et EI (Livret paginé). et EI et EI Les mentions de la fiche sont reportées sur un livret paginé R ) à conserver 6 mois après clôture. (livret paginé). et EI c. trav. art. R Copies des observations du registre sont envoyées au préfet le cas échéant 5 ans par assimilation avec les documents d hygiène et de sécurité. c. trav. art. L , dernier alinéa. Cette comptabilité doit être présentée à l inspecteur du travail R ), 5 ans Ces éléments sont la base des rémunérations des travailleurs à domicile de ce secteur R ) donc prescription en matière de salaires : 5 ans. bservations 20

7 Coupe Blanchiment Propriété intellectuelle Livre de l ouvrier qui teint, blanchit ou apprête une pièce d étoffe art. L ) (travailleurs à domicile). Livre du fabricant intermédiaire ou commissionnaire récapitulatif art. R ). Registre des denrées traitées par ionisation et destinées à l alimentation humaine ou animale. Dessins et modèles déposés après le 1 er octobre 2001 (prorogeables de 5 ans en 5 ans jusqu au terme total de 25 ans). Clôture du registre (jour du dernier traitement de denrées effectué). Date de dépôt. Au terme des 5 ans, si non renouvelé voir fiche 6 «Titre de propriété industrielle arrivant à son terme». Au terme des 5 ans, si renouvelé, voir fiche 6 pour «Titres prorogés une fois». : riginal (Livret paginé.) et EI c. trav. art. R (Livret paginé.) et EI Compte à façon. Livrets L et L ).. Arrêté du 18 février 2002, J du 20. FI ou EI Agrément de l installation (voir fiche 15). Plan de l établissement. Agrément et contrôle des marchandises à ioniser. Auto-contrôles et vérifications des traitements, étiquetages. Justificatifs de formation des personnels, désignation du responsable spécifique. Enregistrements des mesures de dosimétrie : avant lancement d une opération et de routine. Enregistrements permanents des paramètres du procédé. c. propr. intell. art. R à 512-4, R , R , R Arrêté du 18 février 2002, J du 20. Pièces des actions en contrefaçon et en modification de propriété et/ou jouissance. Idem ci-dessus. c. consom. art. L décret , art. 6. arrêté du 8 janvier arrêté du 20 août 2002 (voir AN 36). rdonnance et décret pour l harmonisation européenne du code de la propriété intellectuelle. c. propr. intell. art. L à L , L à L , L à L , L à L , L à L bservations Pour les enregistrements, voir aussi la fiche 11. Voir AN