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1 ACCORD COLLECTIFS D ENTREPRISE (+ NOTIFICATION D AGRÉMENT) BILAN SOCIAL BULLETIN DE PAYE ART. L C.TRAV. CONTRAT DE TRAVAIL DESTINATAIRES Les salariés Le délégué syndical Les autorités de tarification Salarié Salarié Inspection du travail DÉLAIS LÉGAUX Illimité DÉCLARATION D EMBAUCHE Inspection du travail 3 ans DÉCLARATION D EMPLOI DE 3 ans TRAVAILLEURS HANDICAPÉS Le préfet DÉCLARATION PRÉALABLE D EMBAUCHE DÉLÉGATION DE POUVOIRS (ET SUBDÉLÉGATION) DOCUMENTS DE COMPTABILISATION DES HEURES DE TRAVAIL ART. R C.TRAV. Salarié DÉLAIS CONSEILLÉS À conserver pendant la durée de l accord et après 3 ans au moins à compter de la sortie d effectif du salarié 3 ans 1 an à compter de la sortie d effectif du salarié DOCUMENT DE COMPTABILISATION DES JOURNÉES DE TRAVAIL POUR LES CADRES AU FORFAIT 3 ans DOCUMENT RÉCAPITULATIF DES ASTREINTES DOCUMENT UNIQUE D ÉVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS Le médecin du travail Le service de prévention des organismes de sécurité sociale Le médecin inspecteur du travail 1 an réseau Uniopss-Uriopss / Site Guide de l employeur / Zoom sur / Octobre

2 DESTINATAIRES DÉLAIS LÉGAUX DÉLAIS CONSEILLÉS 3 ans (droit du travail, CCN 83, ADMR, UNACSS) DOSSIER DISCIPLINAIRE DOSSIER MÉDICAL DOSSIER DE VÉRIFICATION DES INSTALLATIONS ÉLECTRIQUES FICHE D ENTREPRISE (+ 10 SALARIÉ) FICHES MÉDICALES ART. D C.TRAV. LETTRE DE NOTIFICATION DE LICENCIEMENT NOTES DE SERVICES SUR LA PRISE DE CONGÉS ET DES PONTS NOTES DE SERVICES RELATIVES À LA DISCIPLINE, L HYGIÈNE, LA SÉCURITÉ ET LES CONDITIONS DE TRAVAIL PROCÈS VERBAUX DU COMITÉ D ENTREPRISE REÇU POUR SOLDE DE TOUT COMPTE ART. L C. TRAV. Le médecin inspecteur régional Les agents des services de prévention de la sécurité sociale 1 exemplaire remis et conserver par le salarié 1 exemplaire remis et conserver par l employeur et le médecin inspecteur régional Le délégué du personnel 2 ans (pour les conventions TISF, CCN 51, CCN 665, accords CHRS) après le départ du salarié 1 an 1 an Au moins 1 an à compter de l expiration du contrat Illimité à compter de l expiration du contrat. REGISTRE DES ACCIDENTS BÉNINS ART. D C. SÉC. SOC. La victime de l accident 1 an réseau Uniopss-Uriopss / Site Guide de l employeur / Zoom sur / Octobre

3 REGISTRE DES CONTRÔLES TECHNIQUES ET DE SÉCURITÉ ART. D C. TRAV. LE REGISTRE DES DÉLÉGUÉS DU PERSONNEL LE REGISTRE DES EXERCICES D INCENDIE ART. D C. TRAV. LE REGISTRE DES REPOS HEBDOMADAIRE REGISTRE DU CHSCT REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL ART. L C. TRAV. RÈGLEMENT INTÉRIEUR RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ D ENTREPRISE TRANSACTION DESTINATAIRES Les agents de prévention de la sécurité sociale Le médecin du travail Les salariés Les agents de sécurité Les agents de sécurité Le secrétariat greffe du conseil des prud hommes DÉLAIS LÉGAUX DÉLAIS CONSEILLÉS au moins 1 an au moins 1 an au moins 3 ans à compter de la sortie d effectif du salarié à compter de la fin du contrat de travail ou du litige réseau Uniopss-Uriopss / Site Guide de l employeur / Zoom sur / Octobre

4 Documents comptables LIVRES OBLIGATOIRES : JOURNAL, GRAND LIVRE ET LIVRE D INVENTAIRE JOURNAUX AUXILIAIRES PIÈCES JUSTIFICATIVES : CAS GÉNÉRAL PIÈCES JUSTIFICATIVES : CAS DES IMMOBILISATIONS AMORTISSABLES PIÈCES JUSTIFICATIVES : CAS DES PROVISIONS DOUBLE DES BULLETINS DE SALAIRE CONTRATS DOCUMENT PRÉCISANT LES PROCÉDURES ET L ORGANISATION COMPTABLE DOCUMENTATION RELATIVE AUX ANALYSES, À LA PROGRAMMATION ET À L EXÉCUTION DES TRAITEMENTS INFORMATIQUES DOCUMENTS ÉTABLIS OU REÇUS SUR SUPPORT INFORMATIQUE DÉLAI COMPTABLE CODE DE COMMERCE ART. L ans à partir de la date de la dernière inscription sur le livre 10 ans à partir de la date de la dernière inscription sur le livre 10 ans 10 ans 10 ans DÉLAI FISCAL CGI, LPF ART. L.102 B 6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée 6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée 6 ans à compter de la date à laquelle la pièce a été établie 3 ans après l achèvement de la période d amortissement Jusqu à l expiration du délai de vérification de l exercice de la reprise 10 ans 6 ans (taxe sur les salaires) Aussi longtemps qu ils sont en vigueur ans si le contrat est une pièce justificative Plan Comptable Général Aussi longtemps qu'est exigée la présentation des documents comptables auxquels elle se rapporte Plan Comptable Général Aussi longtemps que les systèmes sont en vigueur Aussi longtemps qu ils sont en vigueur. + 6 ans si le contrat est une pièce justificative Aussi longtemps qu'est exigée la présentation des documents comptables auxquels elle se rapporte Jusqu à l expiration de la 3ème année suivant celle à laquelle elle se rapporte Conservation sous cette forme pendant au moins 3 ans puis sur tout support au choix de l entreprise pendant au moins 3 ans réseau Uniopss-Uriopss / Site Guide de l employeur / Zoom sur / Octobre

5 Documents relatifs à la vie de l association DÉLAIS LÉGAUX DÉLAIS CONSEILLÉS STATUTS RÈGLEMENT INTÉRIEUR REGISTRE DES PROCÈS VERBAUX REGISTRE SPÉCIAL FEUILLES DE PRÉSENCE Documents relatifs aux droits des usagers suivant sa dissolution Pendant toute la durée de l association suivant sa dissolution suivant sa dissolution suivant sa dissolution DÉLAIS LÉGAUX DÉLAIS CONSEILLÉS CONTRAT DE SÉJOUR DOCUMENT INDIVIDUEL DE PRISE EN CHARGE LIVRET D ACCUEIL CHARTE DES DROITS DE LA PERSONNE ACCUEILLIE DÉLIBÉRATIONS DU CONSEIL DE LA VIE SOCIALE LE RÈGLEMENT DE FONCTIONNEMENT PROJET D ÉTABLISSEMENT Commentaires : Ces outils sont porteurs des valeurs, des options politiques et des missions de l association. Il est donc conseillé notamment lors des démarches d évaluation de conserver un exemplaire de chaque document pour retracer l historique de la vie associative de chaque établissement ou service. réseau Uniopss-Uriopss / Site Guide de l employeur / Zoom sur / Octobre

6 Dossier médical des usagers La conservation du dossier médical est nécessaire pour : - Préserver les preuves de défense en cas de litiges ; - Garantir l accès des patients aux informations médicales. La responsabilité de la conservation du dossier médical et de la préservation de la confidentialité des informations contenues incombe au directeur de l établissement. Les ayants droits ont également accès au dossier, sauf volonté contraire du de cujus 1 pour : - Connaître la cause du décès ; - Défendre la mémoire du défunt ; - Faire valoir leurs droits. DÉLAIS LÉGAUX DÉLAIS CONSEILLÉS ÉTABLISSEMENTS DE SANTE (PRIVES ET PUBLICS) 20 ans à compter de la date du dernier séjour de son titulaire dans l'établissement ou de la dernière consultation externe en son sein. Si la durée de conservation d'un dossier s'achève avant le 28 anniversaire de son titulaire, la conservation du dossier est prorogée jusqu'à cette date. Dans tous les cas, si la personne titulaire du dossier décède moins de 10 ans après son dernier passage dans l'établissement, le dossier est conservé pendant une durée de 10 ans à compter de la date du décès. A L ISSU DU DÉLAI DE CONSERVATION A l'issue du délai de conservation et après, le cas échéant, restitution à l'établissement de santé des données ayant fait l'objet d'un hébergement par un organisme habilité, le dossier médical peut être éliminé. La décision d'élimination est prise par le directeur de l'établissement après avis du médecin responsable de l'information médicale. Dans les établissements publics de santé et les établissements de santé privés participant à l'exécution du service public hospitalier (remplacés par le statut d établissement de santé privés d intérêt collectif par la loi du 21 juillet 2009 portant réforme de l hôpital et relative aux patients, à la santé et aux territoires), cette élimination est en outre subordonnée au visa de l'administration des archives, qui détermine ceux de ces dossiers dont elle entend assurer la conservation indéfinie pour des raisons d'intérêt scientifique, statistique ou historique. 1 Futur défunt réseau Uniopss-Uriopss / Site Guide de l employeur / Zoom sur / Octobre

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