NOTATION ENTRETIEN PROFESSIONNEL DES AGENTS PUBLICS TERRITORIAUX

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1 CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE LE Circulaire n du 26 septembre source : CDG CARRIÈRE NOTATION ENTRETIEN PROFESSIONNEL DES AGENTS PUBLICS TERRITORIAUX Références : - Loi n du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations de fonctionnaires, article 17 ; - Loi n du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale, articles 30 et 76 et 76-1 ; - Décret n modifié du 14 mars 1986 relatif aux conditions générales de notation des fonctionnaires territoriaux ; - Décret n du 30 décembre 1987 modifié portant organisation des carrières des fonctionnaires territoriaux de catégorie C, article 8 ; - Décret n du 22 mars 2010 portant dispositions statutaires communes à divers cadres d'emplois de fonctionnaires de la catégorie B de la fonction publique territoriale ; - Décret n du 29 juin 2010 portant application de l article 76-1 de la loi n du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale ; - Décrets portant statuts particuliers des cadres d'emplois des catégories A et B ; - Circulaire du ministre de l intérieur, de l outre-mer et des collectivités territoriales n NOR : IOCB C du 6 août 2010 relative à la mise en œuvre de l expérimentation de l entretien professionnel au sein des collectivités territoriales ; - Circulaire du ministre de l intérieur et du ministre de la réforme de l Etat, de la décentralisation et de la fonction publique n NOR : RDFB C du 4 mars 2013 relative à la poursuite de la mise en œuvre de l expérimentation de l entretien professionnel dans la fonction publique territoriale. Page 1 sur 33

2 - SOMMAIRE - I LA NOTATION... 3 A Les acteurs de la notation... 3 B - La procédure de la notation... 5 II L ENTRETIEN PROFESSIONNEL... 9 A Les acteurs de l entretien professionnel B La procédure d entretien professionnel C Le bilan de l expérimentation III - ANNEXES NOTATION FICHE DE VŒUX GRILLE D'ÉVALUATION PAR ENTRETIEN INDIVIDUEL IV - ANNEXES ENTRETIEN PROFESSIONNEL Annexe n 1 Délibération portant expérimentation de l entretien professionnel annuel Annexe n 2 Fiche entretien professionnel...24 Annexe n 3 Modèle fiche de poste Annexe n 4 Schéma - Déroulement de l entretien professionnel Page 2 sur 33

3 - INTRODUCTION - L évaluation professionnelle vise à apprécier la valeur professionnelle des agents publics territoriaux, cette appréciation ayant une incidence sur le déroulement de carrière et/ou la situation des agents publics (promotion interne, avancement d échelon et de grade, détermination du régime indemnitaire notamment). L évaluation professionnelle est en principe menée à travers la procédure de la notation. Néanmoins, à titre d expérimentation, est institué un second outil d évaluation professionnelle, l entretien professionnel. L expérimentation initiée en 2010 et prévue jusqu en 2012, est prolongée pour les années 2013 et L entretien professionnel sera généralisé à compter de Dès cette date, la notation sera définitivement abandonnée. La présente circulaire a pour objet de présenter les principes généraux attachés à chacun de ces dispositifs. I LA NOTATION Le principe de la notation est affirmé par l'article 17 de la loi n du 13 juillet 1983 et décliné pour la fonction publique territoriale par l'article 76 de la loi n du 26 janvier 1984 modifiée. La procédure est détaillée dans le décret n du 14 mars A Les acteurs de la notation 1 ) L'autorité territoriale L'autorité territoriale (maire ou président) détient seule le pouvoir de notation. Pour exercer cette compétence, elle dispose du concours du directeur général des services ou du directeur des services qui s'appuie lui-même sur le supérieur hiérarchique lorsqu'il existe au sein de la collectivité. Les cas particuliers : - Dans le cas du détachement de courte durée (6 mois) ou d'un détachement auprès d'un organisme extérieur à l'administration, ainsi que dans les cas de mise à disposition, l'autorité territoriale conserve sa compétence de notation, mais l'exerce avec le concours du chef de service de l'administration ou de l'entreprise d'accueil qui doit produire une fiche d'appréciation. - Dans le cas du détachement de longue durée, cette compétence est exercée par le chef de service de l'administration d'accueil qui transmet la notation à l'administration d'origine. Page 3 sur 33

4 - Le fonctionnaire territorial qui occupe le même emploi à temps non complet dans plusieurs collectivités ou établissements est noté, après avis des autres autorités territoriales, par l'autorité de la collectivité ou de l'établissement auquel il consacre le plus d'heures, en cas de durée égale il est noté par l'autorité territoriale qui l'a recruté en premier. - Le fonctionnaire à temps non complet qui occupe deux grades différents dans des collectivités différentes ou dans la même collectivité fait l'objet de deux notations distinctes. 2 ) Le directeur général des services ou le directeur des services le supérieur hiérarchique Les supérieurs hiérarchiques peuvent émettre des propositions portant sur la valeur professionnelle de l'agent, sur son aptitude à exercer d'autres fonctions ou à accéder à un autre grade supérieur. Ils peuvent également proposer une note. 3 ) Les agents Sont concernés par la notation : - les fonctionnaires territoriaux titulaires ; - les agents non titulaires ; - les agents qui ne rentrent pas dans le champ d'application des statuts particuliers. Ne sont pas concernés par la notation : Art. 22 et 114 de la loi n Art. 1 er alinéa 2 du décret n les fonctionnaires stagiaires : l'évaluation de leur valeur professionnelle est d'une autre nature. Ces derniers peuvent toutefois être notés dans la mesure où les dispositions statutaires applicables aux fonctionnaires titulaires relatives à la notation sont réputées compatibles avec la situation particulière de fonctionnaire stagiaire. CAA Marseille n 00MA00340 du 6 avril les médecins, psychologues, biologistes, vétérinaires et pharmaciens. 4 ) La commission administrative paritaire La commission administrative paritaire connaît des questions d'ordre individuel résultant de l'application de l'article 76 de la loi n du 26 janvier 1984 précité, relatif à la notation. Elle peut proposer à l'autorité territoriale de réviser la notation lorsqu'elle est saisie de cette demande par l'agent concerné. Art. 30 de la loi n Page 4 sur 33

5 B - La procédure de la notation La notation est établie chaque année, au cours du dernier trimestre, après que l'intéressé ait fait connaître ses vœux relatifs aux fonctions et affectations qui lui paraîtraient les plus conformes à ses aptitudes et après avis, le cas échéant, de ses supérieurs hiérarchiques. Il s agit d une procédure écrite. L agent formule ses vœux par écrit. Art. 2 du décret n Les textes relatifs à la notation ne prévoient pas d'entretien préalable, cependant celui-ci offre à l'agent l'occasion de s'exprimer et peut permettre : - de clarifier sa mission, ses compétences, et les moyens mis à sa disposition ; - d'harmoniser les objectifs de l'organisation et les objectifs de carrière de l'agent ; - de faciliter la communication interne. 1 ) La fiche de notation a) Eléments constitutifs - une appréciation d'ordre général exprimant la valeur professionnelle de l'agent et indiquant, le cas échéant, ses aptitudes à exercer d'autres fonctions dans le même grade ou un grade supérieur (il ne peut être fait état des convictions personnelles et politiques de l agent) ; - une note chiffrée allant de 0 à 20 ; - les observations de l'autorité territoriale sur les vœux exprimés par l'intéressé. Remarque : Les notes chiffrées ne sont pas au nombre des décisions administratives dont la loi n du 11 juillet 1979 relative à la motivation des actes administratifs et à l'amélioration des relations entre l'administration et le public impose la motivation. Il doit néanmoins exister une certaine cohérence entre la note chiffrée et l'appréciation générale, ainsi qu'entre la notation et les autres décisions relatives à la situation de l agent ou à sa carrière : sanctions disciplinaires, avancements d échelon et de grade, promotion interne etc Une bonne notation implique pour l'autorité territoriale d octroyer l'avancement d'échelon à l'ancienneté minimale. CE n du 11 mars 1992 La notation annuelle est subordonnée à la présence effective de l'agent pendant une durée suffisante pour apprécier sa valeur professionnelle. CE n du 3 septembre 2007 Un agent absent durant la totalité de l'année ne donc peut être noté. CAA n 02NC01270 du 24 mars 2005 Page 5 sur 33

6 b) Transmission à la commission administrative paritaire La fiche individuelle est ensuite transmise par l'autorité territoriale à la commission administrative paritaire. Celle-ci se réunie, au cours du 1 er trimestre de l'année, pour l'examen des fiches individuelles de notation. c) Révision de la note L'agent doit avoir communication de sa fiche individuelle de notation trois semaines au moins avant la réunion de la commission administrative paritaire. Il atteste en avoir pris connaissance. L'absence de communication est de nature à vicier la procédure de notation. L'agent doit attester avoir pris connaissance de la notation, généralement par une signature qui constate l'accomplissement d'une formalité mais n emporte pas pour autant adhésion au contenu de la fiche. Conformément au deuxième alinéa de l'article 4 du décret du 14 mars 1986, l'agent peut demander la révision de l'appréciation et de la note à l'autorité territoriale. Cette demande doit parvenir à l'autorité territoriale huit jours au moins avant la réunion de la commission administrative paritaire. Le fonctionnaire ne peut demander la révision de l'appréciation portée sur sa fiche de notation sans demander en même temps la modification de sa note chiffrée. CE n du 12 mai 1995 CAA Douai n 96DA00934 du 27 avril 2000 La commission administrative paritaire peut proposer une révision de la note. d) Information de l'agent L'autorité territoriale informe le fonctionnaire de l'appréciation et de la note définitives. Art. 5 du décret n Cette information a lieu après que les commissions administratives paritaires aient examiné les fiches individuelles de notation. Ainsi, qu'il en ait demandé ou non la révision, l'agent a connaissance de sa notation : - trois semaines au moins avant la réunion de la C.A.P, notation provisoire ; - après la réunion de la C.A.P, notation définitive. Il doit dans les deux cas attester par écrit que la fiche de notation, indiquant l'appréciation et la note, lui a été communiquée et qu'une copie lui a été remise. En effet, c'est à compter de la date de notification de la notation définitive que s'ouvrent les délais de recours gracieux et contentieux : Page 6 sur 33

7 - recours gracieux adressé à l'autorité territoriale dans les deux mois de la notification ; - recours contentieux dans les deux mois suivant la notification ou dans les deux mois du rejet du recours gracieux. Très signalé! Recours contentieux Seul l'agent peut introduire un recours contentieux qui doit porter sur l'ensemble de la notation (note et appréciation). Le juge administratif exerce un contrôle sur : - la forme ; - l exactitude matérielle des faits ; - l absence d'erreur de droit ; - l'absence de discordance entre la note chiffrée et l'appréciation littérale ; - l'absence d'erreur manifeste dans l'appréciation de la manière de servir. e) Conservation de la fiche La fiche de notation figure au dossier individuel de l agent. Une copie est communiquée au centre de gestion, lorsque la collectivité en relève. Elle ne peut être communiquée aux tiers. Art. 6 du décret n Remarque : Communication de la fiche de notation Seul l'intéressé peut accéder à sa note annuelle et aux appréciations formulées par le maire ou le président. Seul le notateur final, peut avoir accès aux dossiers de notation de tous les agents relevant de son autorité. 2 ) Les critères d'appréciation Ils sont répertoriés, soit dans chaque statut particulier, soit dans le décret n du 30 décembre 1987 modifié relatif à la carrière des agents de catégorie C. Ces critères diffèrent selon la catégorie hiérarchique d appartenance. a) Catégories A et B Critères généraux - les aptitudes générales ; - l'efficacité ; - les qualités d'encadrement ; Page 7 sur 33

8 - le sens des relations humaines. Ils sont communs à la plupart des cadres d'emplois des catégories A et B sauf exceptions précisées ci-après. Critères particuliers fixés par chaque statut particulier des cadres d'emplois suivants : - Directeurs d'établissements territoriaux d'enseignement artistique, catégorie A - aptitudes pédagogiques et artistiques ; - efficacité ; - qualités d'encadrement ; - sens des relations humaines. - Professeurs territoriaux d'enseignement artistique, catégorie A - aptitudes pédagogiques et artistiques ; - efficacité ; - sens des relations humaines. - Assistants territoriaux d'enseignement artistique, catégorie B - aptitudes générales ; - efficacité ; - qualités pédagogiques ; - sens des relations humaines. - Assistants territoriaux spécialisés d'enseignement artistique, catégorie B - aptitudes générales ; - efficacité ; - qualités pédagogiques ; - sens des relations humaines. - Sages-femmes, catégorie A - aptitudes générales ; - qualités d'encadrement ; - sens des relations humaines.. - Emplois fonctionnels En l'absence de critère de notation, il convient de se reporter à ceux du cadre d'emplois et du grade d'origine. Réforme statutaire de la catégorie B La réforme statutaire s'appliquant de manière progressive à tous les cadres d'emplois de catégorie B ne prévoit plus de critères obligatoires. S'agissant des cadres d'emplois inscrits progressivement en annexe du décret-cadre n du 22 mars 2010, il revient à la collectivité ou l'établissement public territorial de déterminer les critères à prendre en compte pour la notation. Page 8 sur 33

9 A cet égard, il est conseillé de s'inspirer des critères existants précédemment évoqués : - les aptitudes générales ; - l'efficacité ; - les qualités d'encadrement ; - le sens des relations humaines. Pour les cadres d'emplois n'ayant pas encore fait l'objet de la réforme statutaire, il convient impérativement de se référer aux critères inscrits dans les statuts particuliers. b) Catégories C Pour la catégorie C, les critères d'appréciation sont les suivants : - connaissances professionnelles ; - initiative, exécution, rapidité, finition ; - sens du travail en commun et relation avec le public ; - ponctualité et assiduité. Remarque : La notation peut, le cas échéant, évoquer des faits extérieurs au service dans la mesure où ces faits traduisent soit un manquement au devoir de réserve, soit un comportement susceptible d'entraver le fonctionnement normal du service. L'existence de sanctions disciplinaires peut être prise en compte dans l'appréciation de la manière de servir. CAA Marseille n 02MA02320 du 20 juin 2006 CE n du 23 février 2000 II L ENTRETIEN PROFESSIONNEL L entretien professionnel ou entretien individuel, constitue la seconde procédure d évaluation professionnelle, dont l expérimentation a débuté en 2010 et est prolongée jusqu en 2014 avant une généralisation à partir de Il se distingue essentiellement de la notation en ce qu il est conduit par le supérieur hiérarchique direct et qu il supprime la note chiffrée. A compter de 2015, la notation sera définitivement abandonnée au profit de l entretien professionnel annuel. Circulaire ministérielle du 6 août 2010 Circulaire ministérielle du 4 mars 2013 Page 9 sur 33

10 Très signalé : S'agissant de la mise en place du dispositif expérimental de l'entretien professionnel, des outils pratiques d'accompagnement dans la démarche, issus du groupe de travail "Entretien professionnel d'évaluation" (émanant du comité technique départemental placé auprès du Centre de gestion de la fonction publique territoriale du Morbihan), sont disponibles sur le site Internet A Les acteurs de l entretien professionnel 1 ) L évaluateur L entretien professionnel est mené par le supérieur hiérarchique direct du fonctionnaire sous peine d irrégularité de la procédure. Art. 2 du décret n Circulaire ministérielle du 6 août 2010 CE n du 6 décembre 2006 Le choix du supérieur hiérarchique direct comme évaluateur permet de garantir un échange et un dialogue fondés sur une parfaite connaissance de l agent évalué, de sa manière de servir et des conditions dans lesquelles il exerce ses missions. Remarque : La notion de supérieur hiérarchique direct Cette notion n implique pas que l évaluateur appartienne à une catégorie particulière et/ou détienne un grade particulier, elle désigne seulement le lien fonctionnel unissant le fonctionnaire évaluateur au fonctionnaire évalué. Le supérieur hiérarchique direct est celui qui organise et contrôle le travail de l agent. L identification du supérieur hiérarchique direct peut être facilitée par l organigramme de la collectivité et les fiches de postes. 2 ) Les agents concernés par le dispositif L entretien professionnel concerne exclusivement les fonctionnaires titulaires. Sont exclus par conséquent du dispositif : - les fonctionnaires stagiaires ; - les agents non titulaires de droit public ; - les agents de droit privé ; Page 10 sur 33

11 - les fonctionnaires titulaires appartenant à des cadres d emplois dont les statuts particuliers ne prévoient pas de système de notation (médecins, biologistes, pharmaciens, vétérinaires et psychologues). Dès lors qu un fonctionnaire titulaire est soumis à l entretien professionnel, les dispositions relatives à la notation cessent de lui être appliquées. Art. 1 er du décret n Circulaire ministérielle du 6 août 2010 B La procédure d entretien professionnel 1 ) Décision de l organe délibérant La mise en place de l expérimentation de l entretien professionnel dans une collectivité ou un établissement territorial nécessite une décision de l organe délibérant. La délibération doit désigner expressément les personnels concernés par l expérimentation. Il peut s agir : - de l ensemble des fonctionnaires titulaires de la collectivité ; - d une partie des fonctionnaires titulaires en désignant le ou les cadres d emplois et/ou emplois et grades concernés. Dans le second cas, les systèmes de notation et d entretien professionnel coexistent. Très signalé! Prolongation de l expérimentation jusqu en 2014 Art. 1 er du décret n Les collectivités ou établissements publics territoriaux entrés dans le dispositif initial d expérimentation et ayant indiqué dans la délibération la durée de l expérimentation sur la période 2010 à 2012, doivent prendre une nouvelle délibération prévoyant la prolongation du dispositif sur 2013 et ) Périodicité de l entretien professionnel Le fonctionnaire bénéficie chaque année de l entretien individuel. Le calendrier n est pas déterminé par la réglementation mais elle précise que celui-ci doit être compatible avec les dates prévisibles des commissions administratives paritaires (CAP) au cours desquelles seront examinées les notations et, s agissant de l entretien professionnel, les demandes de révision. Art. 2 du décret n Circulaire ministérielle du 6 août 2010 Page 11 sur 33

12 Remarque : Calendrier des CAP placées auprès du centre de gestion de la fonction publique territoriale du Morbihan Les CAP au cours desquelles sont examinées les demandes de révision des notations se tiennent au cours du premier trimestre de chaque année. Dès lors, le calendrier des entretiens professionnels doit prévoir la tenue de ces derniers au plus tard le dernier trimestre de chaque année, pour permettre l étude des demandes de révision lors des CAP du premier trimestre de l année N+1. 3 ) Préparation de l entretien professionnel a) La préparation des fiches de poste L entretien individuel est notamment réalisé à partir de la fiche de poste de l agent évalué. Aussi, préalablement à la mise en œuvre du processus d entretien professionnel, les collectivités doivent dresser une fiche de poste pour chaque fonctionnaire titulaire participant à l expérimentation. b) Les critères d évaluation de la valeur professionnelle L entretien professionnel donne lieu à une appréciation de la valeur professionnelle de l agent, celle-ci étant évaluée au regard de critères établis par l organe délibérant après avis du comité technique (CT) compétent. Aussi, ces critères doivent-ils être déterminés préalablement à la mise en œuvre du dispositif de l entretien professionnel dans la collectivité. La détermination des critères peut varier selon la catégorie et/ou le grade et/ou le cadre d emplois des agents évalués. Ils sont fonction de la nature des tâches confiées aux agents et du niveau de responsabilité assumé. Ils portent notamment sur : - l efficacité dans l emploi et la réalisation des objectifs ; - les compétences professionnelles et techniques ; - les qualités relationnelles ; - la capacité d encadrement ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d un niveau supérieur. Art. 2 du décret n Page 12 sur 33

13 Remarque : Détermination des critères L organe délibérant doit préalablement à la mise en place effective du dispositif de l entretien individuel, arrêter une liste de critères d appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires, incluant nécessairement les critères prévus par la réglementation, et les soumettre au comité technique. L évaluateur apprécie la valeur professionnelle du fonctionnaire à partir des critères figurant sur la liste, en fonction de la nature des tâches qui sont confiées à l agent évalué et du niveau de ses responsabilités. 4 ) Organisation de l entretien professionnel a) La convocation Le fonctionnaire est convoqué huit jours au moins avant la date de l entretien par le supérieur hiérarchique direct. La convocation est accompagnée de la fiche de poste de l agent et d un exemplaire de la fiche d entretien individuel, document support servant de base à la conduite de l entretien et à la réalisation du compte rendu. Art. 6 du décret n Circulaire ministérielle du 6 août 2010 b) Le déroulement de l entretien professionnel L entretien professionnel est conduit par le supérieur hiérarchique direct à partir d un document support servant de base à la rédaction du compte-rendu. L entretien porte principalement sur : - la détermination des objectifs assignés au fonctionnaire pour l'année à venir et les perspectives d'amélioration de ses résultats professionnels, compte tenu, le cas échéant, des évolutions prévisibles en matière d'organisation et de fractionnement du service ; - la manière de servir ; - les acquis de son expérience professionnelle ; - le cas échéant, les capacités d encadrement ; - les besoins de formation du fonctionnaire eu égard, notamment aux missions qui lui sont imparties, aux compétences qu il doit acquérir et aux formations dont il a bénéficié ; - les perspectives d évolution professionnelle du fonctionnaire en terme de carrière et de mobilité. Page 13 sur 33

14 L ensemble de ces thèmes doit être abordé au cours de l entretien et faire l objet d un échange entre l évaluateur et le fonctionnaire évalué. Art.3 et 6 du décret n Circulaire ministérielle du 6 août 2010 Remarque : L agent évalué et l évaluateur doivent préparer l entretien : - l évalué remplit au préalable les rubriques relatives à l état civil, la situation familiale, la description du poste occupé, les formations suivies et éventuellement les perspectives d évolution (carrière et mobilité) ; - l évaluateur engage au préalable une réflexion sur les résultats professionnels, la manière de servir, et les capacités d encadrement le cas échant. c) L établissement du compte rendu Le supérieur hiérarchique direct établit et signe le compte rendu à l issue de l entretien individuel. Le document support (fiche d'entretien), complété des échanges lors de l entretien et des appréciations de l évaluateur, constitue le compte rendu. Art. 6 du décret n Circulaire ministérielle du 6 août 2010 Il évoque l ensemble des thèmes précités prévus par la réglementation ainsi que l ensemble des autres thèmes ayant pu être abordés. Il comporte également une appréciation générale littérale traduisant la valeur professionnelle du fonctionnaire au regard des critères d évaluation évoqués plus haut. L autorité territoriale vise le compte rendu, c est à-dire le signe, et le complète le cas échéant de ses observations. Art. 5 et 6 du décret n Circulaire ministérielle du 6 août 2010 d) La notification du compte rendu Dans un délai maximum de dix jours suivant la date de l entretien professionnel, le compte rendu est notifié au fonctionnaire. Celui-ci dispose d un délai de dix jours à compter de la notification du compte rendu pour le compléter, le cas échéant, par ses observations sur la conduite de l entretien ou les différents sujets sur lesquels il a porté, le signer pour attester qu il en a pris connaissance et le renvoyer au supérieur hiérarchique direct. Art. 6 du décret n Circulaire ministérielle du 6 août 2010 Page 14 sur 33

15 Très signalé! Signature du compte rendu par l agent Elle atteste uniquement que l agent a pris connaissance du compte rendu et n emporte pas un accord avec son contenu ; elle ne fait donc pas obstacle à ce que l agent formule une demande de révision ou un recours contentieux. La notification doit expressément faire mention des voies et délais de recours contentieux. La procédure de révision peut également être évoquée. Circulaire ministérielle du 6 août 2010 e) Le classement et la communication du compte rendu Le compte rendu est versé au dossier individuel du fonctionnaire par l autorité territoriale. Lorsque la collectivité est affiliée au centre de gestion, une copie du compte rendu doit lui être communiqué dans les délais compatibles avec l organisation des commissions administratives paritaires placées auprès de lui. Art. 6 du décret n ) Les voies de recours Quel que soit le mode de recours (révision ou recours administratif et contentieux de droit commun), la révision ou l annulation du compte rendu de l entretien individuel conduit soit à reprendre les parties non modifiées faisant apparaître les nouvelles formulations, soit, s il s agit d une annulation totale, à établir un nouveau compte rendu pouvant, si cela est nécessaire, être précédé d un nouvel entretien. Très signalé! La procédure de révision interrompt le délai de recours contentieux. a) La procédure de révision Saisine préalable de l autorité territoriale L agent peut saisir l autorité territoriale d une demande de révision du compte rendu de l entretien professionnel dans un délai de quinze jours francs suivant la notification du compte rendu. Page 15 sur 33

16 Exemple : Calcul du délai franc Le calcul du délai franc consiste à ajouter une unité (soit un jour) au point de départ du délai (le jour de la notification), puis de décompter le nombre de jours prévus par le délai (15 jours en l espèce). Soit un compte rendu notifié le 10 janvier, le délai commence à courir le 11 janvier (une unité ajoutée au point de départ du délai), à partir de cette date sont décomptés les 15 jours de délai. La demande révision devra donc être déposée le 26 janvier avant minuit. A compter de la date de dépôt de la demande de révision, l autorité territoriale dispose d un délai de quinze jours pour répondre à l agent, l absence de réponse dans les délais vaut décision implicite de rejet de la demande de révision. Très signalé! La demande révision auprès de l autorité territoriale est le préalable nécessaire à la demande de révision devant la commission administrative paritaire compétente. Saisine de la commission administrative paritaire L'agent ne peut saisir la CAP que s'il a fait une demande préalable de révision de compte rendu d'entretien professionnel à l'autorité territoriale. Dès lors que le fonctionnaire a effectué la demande de révision préalable auprès de l autorité territoriale et en cas de décision de refus de celle-ci (explicite ou implicite en l absence de réponse), il peut saisir la CAP. Il dispose d un délai de quinze jours francs à compter de la décision de refus pour effectuer cette saisine. La saisine s effectue dans les mêmes conditions que celles prévues dans le cadre de la procédure de la notation. Le fonctionnaire doit communiquer tous les éléments utiles d information. La CAP ne possède pas le pouvoir de procéder elle-même à la modification du compte rendu ; elle peut seulement proposer à l autorité territoriale d effectuer cette modification. L autorité territoriale doit communiquer au fonctionnaire le compte rendu définitif de l entretien professionnel. Très signalé! L avis de la CAP ne constitue qu un avis simple, l autorité territoriale n est pas tenue de le suivre. Cet avis ne constitue pas une décision administrative faisant grief susceptible de recours administratif et contentieux. Art. 7 du décret n Circulaire ministérielle du 6 août 2010 b) Les recours de droit commun La demande de révision n est pas un préalable obligatoire aux recours de droit commun. Ces recours peuvent être engagés dès la notification initiale du compte rendu de l entretien individuel au fonctionnaire. Page 16 sur 33

17 Ces recours prennent la forme d un recours gracieux et/ou d un recours contentieux. Recours gracieux Il est adressé à l autorité territoriale dans un délai de deux mois à compter soit : - de la notification initiale du compte rendu de l'entretien professionnel ; - de la réception de la réponse de l'autorité territoriale à la demande de révision ; - après communication du compte rendu d'entretien éventuellement révisé par l'autorité territoriale, sur proposition de la CAP compétente. L'absence de réponse, notamment dans les deux derniers cas précités, vaut décision implicite de rejet au terme de deux mois suivant le recours de l'agent. Recours contentieux Il est exercé devant le juge administratif dans un délai de deux mois à compter : - de la notification initiale du compte rendu de l'entretien professionnel ; - de la réception de la réponse de l'autorité territoriale à la demande de révision ; - après communication de son compte rendu d'entretien par l'autorité territoriale, sur proposition de la CAP compétente ; - de la réponse (ou de la décision implicite de rejet) au recours gracieux, le cas échéant. Très signalé! Le compte rendu de l entretien professionnel peut être contesté directement devant le juge par recours contentieux même en l absence de procédure de révision et en l absence de recours gracieux. Circulaire ministérielle du 6 août ) Les incidences sur la carrière L entretien professionnel permet d apprécier la valeur professionnelle du fonctionnaire pour être notamment prise en compte dans le cadre de la promotion interne et des procédures d avancement d échelon et de grade. Art de la loi n Circulaire ministérielle du 6 août 2010 Ainsi, l établissement du tableau d avancement tient compte des comptes rendus des entretiens professionnels. Art. 8 du décret n Page 17 sur 33

18 C Le bilan de l expérimentation Les collectivités ou établissements territoriaux expérimentant l entretien professionnel doivent dresser annuellement un bilan de l application du dispositif et le communiquer au CTP compétent. Par ailleurs, ce bilan doit également être transmis au Conseil supérieur de la fonction publique territoriale. Art. 9 et 10 du décret n Cette circulaire annule et remplace la circulaire du C.D.G. n du 21 octobre La dernière version de la circulaire est disponible sur le fonds documentaire du site Internet du C.D.G. 56 ( Pour mémoire, l abonnement en ligne permet de recevoir par voie électronique les circulaires du C.D.G. 56, notamment dans leur version actualisée. Page 18 sur 33

19 III - ANNEXES NOTATION Page 19 sur 33

20 Annexe n 1 Collectivité :.. FICHE DE VŒUX (à remplir par l'agent) Nom Prénom : Grade et fonctions actuels :. Vœux exprimés : Fonctions souhaitées : Affectations souhaitées : Promotions et avancements souhaités :..... Formation souhaitée :.... Observations :..... Feuillet à retourner à., au plus tard le.. Fait à..., le... Signature Partie réservée au service Page 20 sur 33

21 Annexe n 2 GRILLE D'ÉVALUATION PAR ENTRETIEN INDIVIDUEL Collectivité :. Nom et prénom de l'agent : Grade et fonction : Renseigné par... le. Qualité :... CRITÈRES D'ÉVALUATION 1 APPRECIATION DE L EVALUATEUR REMARQUES DE L'AGENT 1 Se référer impérativement aux critères fixés par le statut particulier du cadre d emplois du fonctionnaire concerné (pour l agent non titulaire, raisonner par équivalence de grade). Page 21 sur 33

22 MODÈLE DE FICHES DE VŒUX ET D'ENTRETIEN (à ne pas retourner au centre de gestion) POURQUOI UNE FICHE DE VŒUX ET UNE FICHE D'ENTRETIEN? Le décret n du 14 mars 1986 prévoit, d'une part que l'intéressé doit avoir la possibilité de "faire connaître ses vœux relatifs aux fonctions et affectations qui lui paraîtraient les plus conformes à ses aptitudes" et, d'autre part, que l'autorité territoriale formule des "observations sur les vœux exprimés par l'intéressé". Aussi, serait-il souhaitable de permettre à chaque agent de formuler ses vœux par écrit avant la notation. La fiche de vœux servirait ensuite de base à l'entretien individuel. La notation est, en effet, un élément important de motivation du personnel, il apparaît opportun qu'existe une fois par an un entretien entre l'agent qui fait l'objet d'une évaluation et son supérieur hiérarchique direct. L'entretien pourrait comprendre trois phases : - une phase de préparation attentive et de réflexion de la part du responsable sur les comportements professionnels, sur la mission ou la fonction de l'intéressé, - une phase de dialogue au cours de laquelle l'agent a la possibilité d'exprimer son point de vue sur les objectifs de la direction, sur son activité professionnelle, sur les relations interprofessionnelles et sur les difficultés, - une phase de rédaction de l'entretien et des objectifs fixés pour l'année suivante. L'entretien annuel ainsi conçu constitue donc le moment où sont "recadrées" la plupart des remarques multiples formulées en cours d'année. L'analyse des points forts et faibles est délicate mais doit déboucher sur un contrat moral. Cet entretien permettrait d'assurer à chacun l'orientation la plus favorable à son épanouissement personnel, d'une part, aux intérêts généraux de la collectivité, d'autre part. Page 22 sur 33

23 IV - ANNEXES ENTRETIEN PROFESSIONNEL Page 23 sur 33

24 Annexe n 1 MODELE DÉLIBÉRATION / ENTRETIEN PROFESSIONNEL ANNUEL/ EXPERIMENTATION DÉLIBÉRATION portant expérimentation de l entretien professionnel annuel M. (Mme) le Maire (ou le (la) Président(e)). rappelle que le décret n du 29 juin 2010 pris en application de l'article 76-1 de la loi n du 26 juin 1984 modifié portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale expose les modalités de mise en œuvre du dispositif d expérimentation de l entretien professionnel annuel. L expérimentation se déroule sur les années 2010, 2011 et Ce dispositif d évaluation professionnelle des fonctionnaires territoriaux destiné à apprécier leur valeur professionnelle permet de substituer un entretien professionnel au système actuel de notation. M. (Mme) le Maire (ou le (la) Président(e)). indique que la mise en place à titre expérimental de l entretien professionnel ne concerne que les fonctionnaires territoriaux titulaires. Sont exclus du dispositif les fonctionnaires stagiaires, les agents non titulaires de droit public et les cadres d emplois dont les statuts particuliers ne prévoient pas de système de notation (notamment les médecins, pharmaciens, biologistes vétérinaires et psychologues). L entretien professionnel peut concerner l ensemble du personnel titulaire de la collectivité ou de l établissement ou se limiter à certains cadres d emplois et ou grades. Dans ce dernier cas, le dispositif de la notation perdure pour les fonctionnaires non inclus dans le dispositif expérimental. Il précise ensuite le cadre général de l entretien professionnel individuel : l entretien professionnel est conduit par le supérieur hiérarchique direct du fonctionnaire et donne lieu à l élaboration d un compte rendu établi et signé par le supérieur hiérarchique direct comportant une appréciation littérale traduisant la valeur professionnelle de l agent ; il porte notamment sur la manière de servir de l agent, les résultats professionnels obtenus au regard des objectifs assignés, la détermination des objectifs assignés pour l année à venir, les perspectives d amélioration des résultats professionnels compte tenu des évolutions prévisibles en matière d organisation et de fonctionnement du service, la manière de servir, les acquis de l expérience professionnelle, les capacités d encadrement le cas échéant, les besoins en formation et les perspectives d évolution professionnelle (carrière, mobilité) ; la valeur professionnelle de l agent est appréciée à partir de critères fixés par l organe délibérant après avis du comité technique paritaire, les critères devant notamment porter sur l efficacité dans l emploi et la réalisation des objectifs, les compétences professionnelles et techniques, les qualités relationnelles, la capacité d encadrement ou à exercer des fonctions d un niveau supérieur ; les modalités d organisation de l entretien professionnel comprennent : - la convocation du fonctionnaire par le supérieur hiérarchique direct huit jours au moins avant la date de l entretien, convocation accompagnée de la fiche de poste de l agent et d un exemplaire de la fiche d entretien professionnel servant de base au compte rendu ; - l établissement d un compte rendu relatant les thèmes obligatoires et les autres thèmes qui ont été abordés pendant l entretien ; le compte rendu est visé et, le cas échéant complété par l autorité territoriale ; - la notification au fonctionnaire pour signature du compte rendu dans un délai de dix jours maximum, celui-ci pouvant le compléter par ses observations sur la conduite de l entretien et les sujets abordés ; Page 24 sur 33

25 - le renvoi du compte rendu signé par l agent au supérieur hiérarchique direct dans un délai maximum de dix jours ; - le versement du compte rendu au dossier de l agent par l autorité territoriale et l expédition d une copie au centre de gestion de la fonction publique territoriale du Morbihan ; - la possibilité pour le fonctionnaire de saisir l autorité territoriale d une demande de révision du compte rendu. (la collectivité ou l établissement) communique un bilan annuel de l expérimentation au comité technique paritaire compétent. M. (Mme) le Maire (ou le (la) Président(e)). propose par conséquent de mettre en place le dispositif expérimental de l entretien professionnel annuel pour les années (2010), 2011 et 2012, tel qu il est prévu par les dispositions légales encadrant sa mise en œuvre et de l appliquer : - à l ensemble des fonctionnaires titulaires de (la collectivité ou l établissement). OU - aux fonctionnaires titulaires des cadres d emplois, emplois et grades suivants, ; le dispositif de la notation perdurant pour les autres agents de (la collectivité ou de l établissement). Le (organe délibérant), après en avoir délibéré, DÉCIDE d expérimenter l entretien professionnel annuel dans les conditions exposées ci-dessus. Page 25 sur 33

26 Annexe n 2 COLLECTIVITE : FICHE D ENTRETIEN SUPPORT ENTRETIEN PROFESSIONNEL / COMPTE RENDU ANNEE.. Agent Nom : Prénom : Date de naissance : Service d'affectation : Grade : Echelon : Depuis le : Fonctions exercées : Evaluateur Nom : Prénom : Qualité : Objectifs de l'année écoulée Formulation des objectifs : Résultats Observations Faits marquants de l'année écoulée Réussites Difficultés rencontrées Capacités développées par l'agent Aptitudes à développer et/ou à améliorer Page 26 sur 33

27 Appréciation sur la manière de servir de l'agent Compétences et aptitudes observées en termes d'encadrement, le cas échéant Perspectives d'évolution professionnelle en termes de carrière et de mobilité dans l'année à venir Carrière - Possibilité d'avancement d'échelon : (préciser l'échelon) - Possibilité d'avancement de grade : (préciser le grade) - Possibilité de promotion interne : (préciser le grade) à l'ancienneté minimale (date): à l'ancienneté maximale (date): Ces éléments sont à renseigner en amont par le responsable hiérarchique et seront présentés lors de l'entretien. Perspectives d'évolution des missions au sein du service ou de la collectivité Projet éventuel de mobilité interne et externe à la collectivité Souhaits de l'agent Page 27 sur 33

28 FORMATION : Formations suivies sur l'année écoulée (intitulés et apports) Formations souhaitées : Intitulés des formation(s) souhaitée(s) : Objectifs poursuivis : Autres points abordés à l'initiative - de l'évaluateur : - de l'agent : Objectifs fixés pour l'année à venir Appréciation de la valeur professionnelle du fonctionnaire : Domaines d'appréciations Critères à préciser (cf. liste CT départemental) Satisfaisant A développer Efficacité dans l'emploi et réalisation des objectifs Compétences professionnelles et techniques Qualités relationnelles Capacités d'encadrement ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d'un niveau Page 28 sur 33

29 supérieur Autre(s) critère(s) (à préciser) Appréciation générale de la valeur professionnelle du fonctionnaire Entretien professionnel conduit par M.. (fonction de l'évaluateur) Visa et, le cas échéant, observation(s) de l'autorité territoriale Compte rendu visé le : Observations : Nom- prénom- qualité Signature, Le, Signature Notification du compte-rendu de l'entretien professionnel : L'agent atteste avoir pris connaissance du présent compte-rendu et de la possibilité de le compléter par ses observations sur la conduite de l'entretien ou les différents sujets sur lesquels il a porté. Observations éventuelles de l'agent : Le, Nom - Prénom et signature de l'agent, Ce compte-rendu, signé par l'agent, doit être impérativement remis à l'évaluateur dans un délai maximal de 10 jours à partir de la date de la notification. Retour le.../../... Page 29 sur 33

30 Voies de recours 1 Procédure de révision Le fonctionnaire peut demander la révision du compte rendu de l'entretien professionnel à son autorité territoriale dans un délai de quinze jours francs suivant la notification de ce compte-rendu. L'autorité territoriale notifie sa réponse dans un délai de quinze jours après la demande de révision de l'entretien professionnel. L'absence de réponse dans le délai fixé est considérée comme un rejet de la demande de révision. La commission administrative paritaire peut, à la demande de l'intéressé et sous réserve qu'il ait au préalable exercé la demande de révision décrite ci-dessus, proposer à l'autorité territoriale la modification du compte rendu de l'entretien professionnel. La demande doit lui parvenir dans un délai de quinze jours francs suivant la notification explicite ou implicite - de la réponse formulée par l'autorité territoriale dans le cadre de la demande de révision. 2 Recours de droit commun 2-1 Le recours gracieux : Il doit être adressé à l'autorité territoriale dans un délai de deux mois à compter soit : - de la notification initiale du compte rendu de l'entretien professionnel ; - de la réception de la réponse de l'autorité territoriale à la demande de révision ; - après communication du compte rendu d'entretien éventuellement révisé par l'autorité territoriale, sur proposition de la C.A.P. compétente. L'absence de réponse, notamment dans les deux derniers cas précités, vaut décision implicite de rejet au terme de deux mois suivant le recours de l'agent. 2-2 Le recours contentieux : Le recours contentieux s'exerce dans les mêmes conditions que le recours gracieux à savoir deux mois à compter soit : - de la notification initiale du compte rendu de l'entretien professionnel, - de la réception de la réponse de l'autorité territoriale à la demande de révision, - après communication de son compte rendu d'entretien par l'autorité territoriale, sur proposition de la C.A.P. compétente, - de la réponse (ou de la décision implicite de rejet) au recours gracieux, le cas échéant. Le compte rendu de l'entretien professionnel peut être contesté directement devant le juge sans que le défaut de demande préalable de révision auprès de la C.A.P. et l'absence de recours gracieux y fassent obstacle. Le présent compte rendu peut donc faire l'objet d'un recours contentieux devant le tribunal administratif compétent dans un délai de deux mois à compter de sa notification. Page 30 sur 33

31 Commune de Annexe n 3 FICHE DE POSTE Rédigée le IDENTIFICATION DU POSTE Intitulé : Lieu de travail : Cadre d'emplois : Catégorie : Grade : Statut (stagiaire, titulaire, non titulaire) : Temps de travail (temps complet ou temps non complet) : FONCTIONS PRINCIPALES DU POSTE C'est la raison d'être du poste, sa contribution au service. MISSIONS ET ACTIVITES ACTIVITES PRINICPALES Ce sont toutes les activités réalisées de manière régulière qui constituent l'essentiel du travail. ACTIVITES SECONDAIRES Ce sont les activités moins fréquentes et moins régulières. CONNAISSANCES EXPERIENCES ET APTITUDES REQUISES SAVOIRS / CONNAISSANCES SAVOIRS FAIRE / COMPETENCES TECHNIQUES SAVOIRS ETRE / APTITUDES Page 31 sur 33

32 EXIGENCES DU POSTE NIVEAU DE FORMATION REQUIS NIVEAU D'EXPERIENCE REQUIS Conditions d'accès : formation ou expérience requises, diplômes indispensables ENVIRONNEMENT DU POSTE RELATIONS FONCTIONNELLES Relations internes : Relations externes : Rattachement et position du poste dans la structure MOYENS MIS A DISPOSITION Equipements informatiques, équipements de protection fonctionnelle CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE Conditions de travail particulières : horaires décalés, déplacements fréquents. A..., le... A..., le... Signature de l'agent, Signature de l'autorité territoriale, Page 32 sur 33

33 Annexe n 4 DÉROULEMENT DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL ETAPE n 1 Convocation à l entretien (joindre la fiche de poste et la fiche d entretien, support du compte-rendu) Préparation de l entretien par l évaluateur et l évalué 8 JOURS ETAPE n 2 Entretien - résultats professionnels de l'année passée et à venir - manière de servir - acquis de l'expérience professionnelle - capacités d encadrement - besoins en formation - évolution professionnelle ETAPE n 3 10 JOURS REDACTION COMPTE RENDU Appréciation littérale traduisant la valeur professionnelle de l agent + Visa de l autorité territoriale (observations le cas échéant) ETAPE n 4 Notification du compte rendu à l agent Mention voies et délais recours et procédure de révision 10 JOURS Possibilité de compléter le compte rendu ETAPE n 5 Signature de l agent Renvoi au supérieur hiérarchique direct Demande de révision éventuelle et/ou de recours de droit commun ETAPE n 6 Compte rendu (éventuellement révisé) versé au dossier de l agent Envoi copie du compte rendu au CDG Page 33 sur 33