APC.AVOCATS CAHIER DES CHARGES. Intention de Projet de communication globale

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1 APC.AVOCATS CAHIER DES CHARGES Intention de Projet de communication globale Valérie DERAEDT Juin 2011

2 Charte graphique Sommaire Cahier des charges projet Le cabinet...2 Généralités sur le projet...2 Cahier des charges supports de communication Papien en tête...12 Lettre d informtion...12 Carte de visite...13 Plaquette...13 Cahier des charges site internet Ecrans types...14 Contraintes liées au site...14 Conception de l interface design...14 Contenus...15 Arborescence...16 Hébergement...17 Référencement...18 Annexe écrans types...19 Annexe story-board...20

3 Cahier des charges projet 1

4 Cahier des charges projet Le cabinet APC Avocats résulte du regroupement des cabinets de Maîtres Nicolas Pinto et Jean-Philippe Chenard, avocats associés à la Cour d Appel de Paris, qui animent une équipe composée de cinq avocats et une consultante, Professeur de droit, agrégée des Universités de droit. Sa philosophie est simple : si «nul n est censé ignorer la loi», la sécurité juridique des justiciables n aura jamais autant été une affaire de professionnels. A la vitesse à laquelle les institutions Européennes et Françaises légifèrent, il est devenu indispensable de bien s entourer pour avancer sereinement dans son développement. C est pour vous permettre d exercer vos choix en connaissance de cause, que notre équipe met son expertise au service de grands groupes mais également de PME. Les avocats composant notre cabinet disposent d une solide expérience, en matière de conseil et de contentieux, qui nous permet d aborder vos problématiques avec le sens pratique et le recul indispensable à l efficacité que vous recherchez. Généralités sur le projet ANALYSE EXTERNE Ils font partie des avocats de Paris, ils sont donc nombreux dans le domaine. Le droit est un secteur sérieux et neutre. En matière de communication, les avocats peuvent communiquer à condition de rester neutre dans ses propos et faire preuve de délicatesse. Compte tenu de ces facteurs, il est alors très difficile d échapper à une communication dite traditionnelle, pour mettre en confiance le client et rendre l activité exercée crédible. ANALYSE INTERNE APC Avocats se distingue par leur sens du contact. Ils portent une grande importance à se déplacer chez leurs clients dans le but d entamer un échange, mieux cerner les problèmes et de pouvoir y répondre au mieux. Ils sont réactifs, à l écoute et disponibles pour leur clientèle. Ils sont investis dans plusieurs compétences, ce qui leur permet d apporter une réponse globale à leurs clients. Globalité et proximité sont les forces du cabinet. Ils travaillent actuellement avec des clients à l étranger principalement, aux Etats-Unis, Canada et en Allemagne. Ils se projettent pourquoi pas, dans quelques années d ouvrir des cabinets dans ces pays. 2

5 Cahier des charges projet ANALYSE DE LA COMMUNICATION ACTUELLE Logo, Qui est une reprise d un ancien logo créé par Nicolas Pinto. Il est mauve et ne savent pas eux même ce que recouvre cette couleur. La seule valeur qui est appréciée dans ce logo, c est sa simplicité. Site internet, Sous le nom de domaine : Ce nom n est pas personnalisé, il ne porte pas le nom du cabinet et n est donc pas reconnaissable. Le design du site internet n est pas associé à une identité graphique spécifique à APC Avocats. Le contenu est peu développé et doit être réorganisé selon les arborescences communes au secteur juridique. Il est administré sous «iweb» un outil Mac. Ce qu ils aiment dans cet outil, c est de pouvoir l administrer seul. Des dessins réalisés par Nicolas Pinto illustrent la rubrique blog mais n ont pas d évocation particulière. Blog, Qui a la même adresse que le site internet, c est un lien intégré au menu du site. Cartes de visite, De chaque avocat. Elles ne respectent pas une charte graphique propre au cabinet. Papier à entête, Édité en interne. Il contient simplement le logo. Le nom du cabinet n apparait pas et le logo seul ne suffit pas pour que l on puisse les reconnaitre. Lettres d informations, Éditées par chacun des associés. Elles ont un design différent et ne sont pas éditées de manière régulière. Elles sont actuellement éditées sous le logiciel Page. Malgré la présence actuelle de supports de communication, ils ne sont pas parvenus à trouver une harmonie et une cohérence graphique pertinente entre ces différents supports. La communication doit véhiculer les valeurs de globalité du cabinet, leur sens du contact, le tout à travers une communication neutre et usuelle due à la règlementation stricte du secteur qui induit une communication dite traditionnelle. Elle doit s articuler autour d une diffusion cohérente des médias, le tout sous une identité graphique propre et reconnaissable au cabinet APC.Avocats. 3

6 Cahier des charges projet OBJECTIFS DE COMMUNICATION Cognitif, Faire connaitre le cabinet et ses valeurs de spécialisation dans chaque domaine du droit des affaires auprès des prospects et clients, autour d un concept graphique. Affectif, Faire apprécier l efficacité de la globalité du cabinet aux prospects et clients. Conatif, Inciter les personnes en litige ayant besoin d un recours à un avocat à choisir APC Avocat plutôt qu un autre. PUBLICS VISÉS Cible principale, Elle s étend des particuliers jusqu aux professionnels de TPE, EURL, PME et grands groupes, rencontrant des litiges. Cœur de cible, Dans un domaine où le bouche à oreille prime, les clients sont le cœur de la cible car cela fait d eux d excellents prescripteurs. PROMESSE DE BÉNÉFICE Le secteur du droit rigoureux, veut que les communications des avocats soient efficaces et discrètes. La différence se fait par les valeurs véhiculées et mises en avant. APC.Avocats se positionne comme un cabinet actuel, qui met tous les moyens en œuvre pour intervenir de la manière la plus complète dans tous les champs du droit des affaires. Leur mobilité face aux clients fait d eux des avocats à l écoute et réactifs. TRACE APC avocats est un jeune cabinet qui se développe grâce à un investissement spécialisé dans chaque domaine du droit des affaires et qui se différencie par sa proximité et sa réactivité face aux clients. 4

7 Cahier des charges projet CONTEXTE ORGANISATIONNEL - ACTEURS CONCERNÉS Conception de l intention de projet Remise de l intention de projet Intégration du site internet Intégration du site internet Intégration du site internet Impressions des cartes de visites et plaquettes Réception des impressions Mise en page de la lettre info Impression en internet de la lettre info Envoi des invitations du cocktail Cocktail interne pour le lancement du site Formation du personnel sur le CMS Avril Juin Juillet Août Septembre Phases de conceptions Phases de finalisations Prestation : Valérie Deraedt Prestation : développeur Prestation : imprimerie Prestation : interne 5

8 Cahier des charges projet ORIENTATIONS - RÉFÉRENCES LOGO 6

9 Cahier des charges projet ORIENTATIONS - RÉFÉRENCES SITE INTERNET 7

10 Cahier des charges projet 8

11 Cahier des charges projet STRATÉGIE DE COMMUNICATION Actions de communications Description Cibles Justifications Identité visuelle Refonte du logo actuel en y intégrant le nom du cabinet. Cible principale et cœur de cible Il doit renforcer l idée d union et de globalité, mettre en avant le droit des affaires. Le tout articulé autour d un concept graphique actuel. Papier entête Nouvelle version incluant le nom du cabinet, les mentions légales et le nouveau logo. Cible principale et cœur de cible Tous les courriers du cabinet seront dotés de l identité visuelle, ce qui sera apprécié en interne, par les clients et les prospects qui ne connaissent pas encore le cabinet et y associeront tout de suite une image unique. Plaquette Elle présentera le cabinet, les compétences, les contacts. Elle sera accessible depuis le site, en support print et envoyé dès sa sortie par mail et publipostage aux clients avec une explication sur la nouvelle identité du cabinet. Cible principale et cœur de cible Les clients actuels seront ainsi informés de la volonté du cabinet à communiquer, à prendre au sérieux son image. Ainsi ils pourront relayer l information auprès de leur entourage et parleront du cabinet autour d eux. Cartes de visites Des cartes de visites propres à chaque avocat seront éditées sous la nouvelle identité graphique. Cible principale et cœur de cible Elles seront envoyées ( en plusieurs exemplaires ) par courriers en accompagnant la plaquette auprès des clients actuels. De plus c est un support que les avocats laissent après eux. C est une trace incontournable auprès des clients actuels mais aussi des prospects. Lettre information Mise en page de la nouvelle lettre d information commune.mise en place d un réseau de distribution ( via le CMS mis en place pour le site internet ) tous les trimestres, aux prospects et aux clients clients. Cœur de cible C est un document administratif, conforme, qui doit être lu avec sérieux et attention. Son administration doit être organisée. Elle véhicule l image du cabinet s est pour cela qu elle doit être mise en page au respect de la charte graphique mise en place. Site internet Refonte du site internet autour du nouveau concept graphique, Mise en place d un nouveau système d administration du site internet via un CMS, Mise en avant des rubriques : actu, compétences et philosophie, Proposition d un nouveau nom de domaine, Refonte du blog autour du nouveau concept graphique, Refonte de la rubrique équipe, Mise en place d e-annuaire. Cible principale et cœur de cible Le site sera la vitrine du cabinet auprès des concurrents, clients et prospects. C est le support qui va permettre de faire accroitre la notoriété du cabinet. Evènements Organisation d un évènement qui réunira les clients actuels et les anciens ainsi que le personnel du cabinet pour le lancement de la nouvelle image du cabinet. Se sera l occasion de découvrir les nouveaux supports de communication du cabinet. Cœur de cible Les rencontres renforcent la proximité et la transparence. Un cocktail conviant les clients et l équipe va instaurer une convivialité. C est un tournant important qui justifie la crédibilité et l avancement du cabinet dans le temps. Les clients et le personnel doivent se sentir impliqués. Formations L arrivée du nouveau site internet inclue des nouveaux outils utilisables par le personnel. Cela demande un temps de formation afin de pouvoir en faire bon usage. Cœur de cible Le temps de formation est un moment d échange et d apprentissage. Lors de l arrivée de nouvelles méthodes de travail et de nouveaux moyens au sein d une équipe, cela donne de la transparence, favorise la proximité et crédibilise les nouveautés. 9

12 Cahier des charges projet ORIENTATIONS DE COMMUNICATION Concept de communication, «APC Avocats prend les problèmes à leurs niveaux pour les résoudre par ses compétences». Concept graphique, La balance, l équilibre en référence à l équilibre de la balance juridique face aux décisions à prendre. CONTRAINTES DE COMMUNICATION Les démarchages publicitaires sont interdits. L avocat peut communiquer à condition de rester neutre dans ses propos et faire preuve de mesure et de délicatesse. Il est autorisé de mentionner sur les supports de communication les domaines de compétences et les décisions rendues mais pas le nom des clients. C est un secteur d activité extrêmement confidentiel. Sur les papiers entêtes, les mentions légales doivent apparaitre en bas ainsi que les signatures des deux associés. 10

13 Cahier des charges supports de communication print 11

14 Cahier des charges supports de communication print Papier en tête CONTENU Fichier fourni au format pdf,.indd, word. Carte de visite CONTENU Fichier fourni au format pdf et.indd. IMPRESSION Numérique en interne, Quadrichromie, Format A4, Recto, Papier 80 gr. MISE À JOUR En interne sous le logiciel Word. IMPRESSION Numérique, Quadrichromie, Format 95,5 cm, Recto-verso, Papier couché 320gr, Vernie sélectif. Lettre d information CONTENU Fichier fourni au format pdf,.indd, word. Plaquette CONTENU Fichier fourni au format pdf et.indd. IMPRESSION Numérique en interne, Quadrichromie, Format A4, Recto, Papier 80 gr. MISE À JOUR En interne sous le logiciel Publisher. IMPRESSION Numérique, Quadrichromie, Format 1520cm, Recto-verso, Papier couché 320gr, Vernie sélectif, Plis accordéons. 12

15 Cahier des charges site internet 13

16 Cahier des charges site internet Écrans types Cf annexe «écrans types». Contraintes liées au site internet Le site internet sera administré sous un CMS de type Wordpress, Spip ou Joomla. Ils permettent l utilisation de CSS et l auto administration du site par le client. Le cabinet doit pouvoir administrer le site de manière totalement autonome et le mettre à jour régulièrement sans avoir recourt à un prestataire. Taille du site : 1024px de large, la hauteur s adapte au contenu. La lettre d information sera disponible au format PDF, et envoyé automatiquement tous les trimestres à toutes personnes ayant laissé son adresse mail. Chaque avocat doit disposer d une adresse mail unique, type : nom@apcavocatsassocies.fr. Le cabinet doit disposer d une adresse mail : contact@apcavocatsassocies.fr. Conception de l interface design interactive Cf annexe «storyboard». 14

17 Cahier des charges site internet Contenus CONTENUS FOURNIS textes, images : 5 pictogrammes quadri pour le menu compétences, ( psd, 72dpi ), 5 bulles quadri pour le menu compétences, ( psd, 72dpi ), 1 logo quadri, ( psd, 72dpi ), 1 bandeau quadri, ( psd, 72dpi ). CONTENUS À CRÉER ET À FOURNIR 5 photos quadri pour le menu compétences ( jpg, 72dpi ), 5 photos noir et blanc pour le menu compétences ( jpg, 72dpi ), 5 photos quadri pour la présentation de l équipe ( jpg, 72dpi ). VOLUMES Le site compte 19 pages types pour 38 pages en y incluant le pied de page. Le nombre de page est variable selon le contenu. 15

18 Cahier des charges site internet Arborescence Page d accueil Arborescence nouveau site internet APC Avocats Actu à la une Compétences Menu Pied de page Le cabinet Philosophie L équipe Associés Blogosphère Articles Le guide pratique du droit Lexique Infos pratiques Coordonnées Accès Recherche accueil Plan du site Mentions légales Decription Présentations individuelles Articles et commentaires e-annuaire Téléchargement de la plaquette Collaborateurs Décisions Compétences Présentations individuelles Décisions et commentaires Consultants Actu interne Présentation du professeur de droit Actualité interne Recrutement Lettre information Formulaire Téléchargement de la lettre info 16

19 Cahier des charges site internet Hébergement, incluant le nom de domaine ( dans le cas ou le prestataire ne propose pas de pack incluant le nom de domaine ou l hébergement ) Le nom de domaine actuel est ACTIONS SUR LE NOM DE DOMAINE Transfert de se nom de domaine vers Dépôt du nom de domaine auprès d OVH. Achat du pack business, 9,99 /mois, espace de stockage du disque de 250 GO, le trafic mensuel est illimité, gestion d un compte mails GO, Base de données SQL Perso ( 3100MO ), SQL Pro ( 11000MO ). DESCRIPTIF DU PACK Prêt pour IPv6 Internet évolue, et nous avons désormais besoin de plus d adresses et de plus de sécurité. OVH est précurseur dans ce domaine, et vous offre la possibilité d activer dès maintenant IPv6 pour votre site sans remettre en cause le fonctionnement existant. Compatibilité Cloud Votre hébergement Cloud Ready vous permet de migrer d une offre mutualisée à une autre sans interruption de service, ni perte de configuration. De plus vous pouvez utiliser les Cloud Computing OVH en complément de votre hébergement mutualisé en toute simplicité. Espace disque 250Go Nom de domaine renouvelable tous les ans, Domaines inclus (com, net, org, mobi, name, info, biz, fr, be, eu, es, nl, us, de, pl, uk, ch, li, cz, at, cn, pt, lt, lv, tv) Comptes s = 1000 Stockage par compte 2 Go Listes de diffusion 100 Taille maximum par 10 Mo Envois d s via votre site en utilisant la fonction mail() de PHP / Perl / Python... Nombre maximum de mails générés avec la fonction mail = 1500 /jour 3 SQL Perso, 100MO, 10 connexions simultanées 1SQL Pro, 1000MO, 10 connexions simultanées Language de programmation : php 4,5, 5.3, 6, Perl 5.8, C, Python, MySQL 5.1 Recevez et envoyez vos fax depuis votre numéro de fax fourni gratuitement avec tout nom de domaine enregistré chez OVH. Statistiques détaillées Interface de gestion (Manager) Géolocalisation IP 17

20 Cahier des charges site internet Référencement MOTS CLÉS DU SITE Affaires, contentieux, civiles, commerciales, communication, propriété intellectuelle, droit social, droit de la concurrence, Pinto, Chenard, Avocats, Associés, Avocats au Barreau, compétence, globalité. DESCRIPTIF DU SITE APC Avocats est un cabinet d avocats parisien investit dans le droit des affaires à l initiative de deux avocats au barreau de Paris associés : Maîtres Nicolas Pinto et Jean- Philippe Chenard. ANNUAIRES OÙ LE SITE DOIT APPARAITRE =>rubrique annuaire des avocats au barreau = > annuaire des professionnels du droit des affaires LIENS EXTÉRIEURS

21 Cahier des charges annexe écrans types 19

22 Cahier des charges annexe story-board 20