CONVENTION DE CONSTITUTION D UNE ENTENTE POUR L INSTRUCTION DES DEMANDES D AUTORISATIONS DU DROIT DU SOL

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1 Document annexe au rapport n 14/162 Commune de Biscarrosse Commune de Gastes Commune de Luë Commune de Parentis-en-Born Commune de Sanguinet Commune de Sainte-Eulalie-en-Born Commune d Ychoux CONVENTION DE CONSTITUTION D UNE ENTENTE POUR L INSTRUCTION DES DEMANDES D AUTORISATIONS DU DROIT DU SOL

2 Entre La commune de Biscarrosse, représentée par son Maire, Monsieur Alain Dudon, dûment habilité à signer cette convention, par délibération du Conseil Municipal en date du 2014 D une part, Et Ci-après dénommée : «Biscarrosse» ou «la commune de Biscarrosse» La commune de Gastes, représentée par son Maire, Madame..., dûment habilité à signer cette convention, par délibération du Conseil Municipal en date du 2014 Ci-après dénommée : «Gastes» ou «la commune de Gastes», La commune de Luë représentée par son Maire, Madame, dûment habilité à signer cette convention, par délibération du Conseil Municipal en date du 2014 Ci-après dénommée : «Luë» ou «la commune de Luë», La commune de Parentis-en-Born représentée par son Maire, M.., dûment habilité à signer cette convention, par délibération du Conseil Municipal en date du 2014 Ci-après dénommée : «Parentis-en-Born» ou «la commune de Parentis-en-Born», La commune de Sanguinet représentée par son Maire, M, dûment habilité à signer cette convention, par délibération du Conseil Municipal en date du 2014 Ci-après dénommée : «Sanguinet» ou «la commune de Sanguinet», La commune de Sainte-Eulalie-en-Born représentée par son Maire, M, dûment habilité à signer cette convention, par délibération du Conseil Municipal en date du 2014 Ci-après dénommée : «Sainte-Eulalie-en-Born» ou «la commune de Sainte-Eulalie-en-Born», La commune d Ychoux représentée par son Maire, M, dûment habilité à signer cette convention, par délibération du Conseil Municipal en date du 2014 D autre part, Ci-après dénommée : «Ychoux» ou «la commune d Ychoux», Ci après dénommées collectivement «les Parties», 2

3 Préambule A partir du 1 er janvier 2015, les services de l Etat ne prendront plus en charge l instruction des demandes d autorisation d urbanisme de toute nature pour les communes membres d une communauté de plus de habitants. Les communes concernées devront désormais gérer ce service avec leurs propres moyens. Cette situation a conduit les communes du territoire des Grands Lacs à rechercher une solution de mutualisation des moyens de cette activité. Il ne paraissait pas envisageable que chacune se dote d un service propre compte tenu de la disparité du nombre de dossiers chaque année, de la diversité des compétences nécessaires et de l organisation technique à déployer (notamment sur le plan informatique) pour gérer tous les types de demande. Le code de l urbanisme a été modifié en ce sens en autorisant les communes à recourir à des tiers pour l instruction des dossiers. Cette démarche a été conduite afin que le maire de chaque commune continue d être le décisionnaire et le seul responsable juridique de la signature de l acte. Il s agit donc d une simple mise en commun de moyens et non d un transfert de compétence ou de pouvoir. La concertation a été conduite sous l égide de la Communauté de Communes des Grands Lacs. Celleci doit élaborer son schéma de mutualisation en 2015, schéma qui prendra en compte l ensemble des opportunités de mutualisation et fera l objet d une concertation approfondie avec les communes. Dans cette attente, et afin de faire face à l urgence de la situation, les communes ont décidé de regrouper les moyens d instruction au sein du service déjà constitué sur le territoire et d utiliser la forme juridique de l Entente prévue par le code général des collectivités territoriales. Il est ainsi proposé que la commune de Biscarrosse, qui disposait déjà d un service instructeur, soit dotée des moyens nécessaires afin d être en mesure d assurer ce service pour l ensemble des communes. Cette mesure apparaît la plus pertinente à ce jour car elle permet d utiliser les compétences existantes et de structurer un service sur la base de l expérience et l expertise de la commune. Une étude sur les cinq dernières années a établi que deux mille demandes annuelles étaient formulées en moyenne sur le territoire des Grands Lacs dont la moitié sur Biscarrosse. Il a donc été convenu que Biscarrosse renforce son service afin d être en mesure de répondre aux demandes des communes. Ainsi, deux agents en poste dans d autres communes qui intervenaient dans les phases de pré-instruction seront transférés par voie de mutation à Biscarrosse. Ces deux agents ne seront pas forcément affectés à l instruction de leur commune d origine. En outre, la commune a prévu de réaliser les investissements nécessaires afin que le service soit en mesure de fonctionner : agrandissement de locaux, équipements informatiques essentiellement. Il convient ici d indiquer que l organisation informatique du système présente un caractère stratégique pour le bon fonctionnement de la procédure pour les communes et l usager. Il s agit notamment de garantir la traçabilité du dossier entre la commune et le service instructeur et faciliter l archivage. 3

4 La concertation entre les communes a permis de déterminer le fonctionnement de la procédure d instruction et le rôle de chacun, selon un mode opératoire décrit au sein de la présente convention. Enfin, les conditions de financement du service ont été élaborées afin que chaque commune contribue en fonction du nombre de dossier traité annuellement par le service pour son compte. Un bilan annuel établi par la ville de Biscarrosse et visé par la trésorerie de Parentis-en-Born permettra d assurer la traçabilité des coûts et de garantir la transparence de la facturation. Compte tenu des moyens engagés pour constituer ce service, le dispositif contractuel ne permet pas à une commune de se retirer de l entente si toutes les communes ne l ont pas décidé ensemble. Un retrait partiel des communes déséquilibrerait en effet le fonctionnement financier de l activité. Il a donc été décidé ce qui suit. 4

5 Vu l article L du code général des collectivités territoriales, Vu les articles L422-1 à L422-8 et R à R du code de l urbanisme, ARTICLE 1 : OBJET Les sept communes signataires de la présente convention constituent une Entente, telle que définie à l article L du code général des collectivités territoriales. L Entente a pour objet d organiser un service mutualisé d instruction des demandes d autorisation du droit du sol (ci-après dénommé service mutualisé ADS). L Entente a pour objet de constituer un service mutualisé qui sera utilisé par les Parties pour toutes les demandes formulées auprès des communes en ce qui concerne les actes suivants : - permis de construire, - permis d aménager, - permis de démolir, - déclaration préalable, - certificat d urbanisme (a et b), - transferts, prorogations, modificatifs, annulation. Le service mutualisé ADS est dimensionné pour traiter l ensemble des actes objet de la présente convention ; afin d assurer l équilibre de ce service (financier et ressources humaines) les Parties s engagent à solliciter le service mutualisé ADS pour la totalité de ces actes et à ne pas les confier à ses propres services communaux ou à d autres tiers. ARTICLE 2 : FONCTIONNEMENT DE L ENTENTE Le service mutualisé ADS est formé par la commune de Biscarrosse et placé, pour la gestion de ses moyens, sous la responsabilité hiérarchique du maire de Biscarrosse. Le service mutualisé ADS est placé sous l'autorité fonctionnelle du maire de la commune concernée par l instruction du dossier. Ce service est doté des ressources humaines et moyens nécessaires pour assurer l instruction de dossiers annuels en moyenne. Le service ADS constitue ainsi l interlocuteur unique des communes. Dans le souci de favoriser une réponse rapide au pétitionnaire, les échanges et envois par voie électronique seront privilégiés entre la commune, le service mutualisé ADS et les personnes publiques, services ou commissions consultés dans le cadre de l instruction. Les Parties s équipent d un logiciel unique permettant : - d enregistrer les demandes d autorisation du droit du sol, 5

6 - de délivrer les récépissés de dépôt de la demande d autorisation d occupation du sol précisant le délai de base de l instruction de l autorisation, - de suivre l évolution de ces demandes. ARTICLE 3 ATTRIBUTIONS DU SERVICE MUTUALISE ADS Le service mutualisé ADS s engage à procéder à l instruction réglementaire des demandes, conformément aux dispositions du code de l urbanisme, depuis sa transmission par le Maire jusqu à la préparation et l envoi au Maire du projet de décision. Il procédera en tant que de besoin, dans les conditions et délais réglementaires aux tâches suivantes : A/ Phases de l instruction : - examen de la recevabilité du dossier, - examen du caractère complet du dossier, - détermination du délai d instruction, - préparation et notification (en cas de délégation de signature) des courriers à adresser au demandeur l informant, le cas échéant, de la majoration du délai d instruction de son dossier ou lui demandant des pièces complémentaires, ou les deux, - examen technique du projet, notamment au regard des règles d urbanisme applicables au projet, - consultations des personnes publiques, services ou commissions intéressés par le projet. Le service mutualisé ADS agit sous l autorité fonctionnelle du Maire de la commune concernée et en concertation avec lui sur les suites à donner aux avis recueillis. Ainsi, il l informe, en cours d instruction, de tout élément de nature à entraîner un refus d autorisation, une opposition ou à allonger les délais. Il transmet à la commune, à chaque étape de l instruction, copie de tous les courriers et documents relatifs à l instruction des dossiers par courrier, télécopie ou courriel. B/ Phases de la décision : - rédaction d un projet de décision tenant compte du projet déposé, de l ensemble des règles applicables et des avis recueillis, - transmission de cette proposition au maire au plus tard dix (10) jours avant la date d expiration du délai d instruction. C/ Phases postérieures à la décision : Une aide ponctuelle pourra être apportée par le service mutualisé ADS aux communes sur la gestion des contentieux (analyse des recours) et gestion des recours gracieux. 6

7 Pour le cas particulier, des autorisations et actes délivrés par le Préfet, cités aux articles L422-2 et R422-2 du Code de l Urbanisme, la mission consistera en la rédaction d une proposition d avis sur le projet. ARTICLE 4 : ATTRIBUTIONS DE LA COMMUNE Pour tous les actes et autorisations d occupation du sol relevant de sa compétence et entrant dans le cadre de la présente convention, la commune assure les tâches suivantes : A/ Information et réception des usagers B/ Phases du dépôt de la demande : - enregistrement dans le logiciel commun d instruction des ADS, - affectation d un numéro d enregistrement et délivrance du récépissé de dépôt au demandeur, - si nécessaire, transmission d un exemplaire du dossier à l Architecte des Bâtiments de France, au plus tard dans les huit jours qui suivent le dépôt, - affichage en mairie d un avis de dépôt dans les quinze jours et pour toute la durée de l instruction, - transmission, dans la semaine qui suit le dépôt, d un exemplaire de la demande au Préfet. C/ Phases de l instruction : - transmission des dossiers au service instructeur dans huit (8) jours qui suivent leur dépôt en mairie, - rédaction et transmission avec le dossier (sous délai prévu à l alinéa précédent) d un avis sur le projet faisant part au service instructeur de tous les éléments nécessaires à l instruction du dossier (avis de principe sur le projet, équipements desservant le terrain, desserte en voirie, sécurité incendie, insertion dans l environnement, actes antérieurs ), - notification au demandeur, sauf dans le cas de délégation de signature au service instructeur, avant la fin du premier mois suivant le dépôt de la demande, en recommandé avec accusé de réception, de la liste des pièces manquantes et/ou de la majoration du délai d instruction, - réception, enregistrement dans le logiciel commun d instruction des ADS, des pièces complémentaires et transmission dans les huit (8) jours qui suivent au service instructeur et à l Architecte des Bâtiments de France. D/ Phases de la décision : - signature par le maire ou son adjoint délégué de la décision, visa de l ensemble du dossier et notification au demandeur par lettre recommandée avec accusé de réception, avant la fin du délai d instruction, - enregistrement de la décision dans le logiciel d instruction des ADS, - transmission de la décision accompagnée du dossier, au Préfet, - transmission de la décision accompagnée du dossier au cadastre et aux autres organismes éventuellement concernés (SIVOM, SIAEP, concessionnaires ), - affichage de la décision dans les conditions réglementaires. 7

8 D/ Après la décision - Enregistrement dans le logiciel commun d instruction des ADS des Déclarations d Ouverture de Chantier (DOC) et Déclaration Attestant de l Achèvement et de la Conformité des Travaux (DAACT) et transmission au Préfet La commune s engage à fournir gratuitement au service mutualisé ADS, l ensemble des documents d urbanisme approuvés, modification, révision, applicables sur son territoire. Elle communique également tout document ou information ayant une incidence sur le droit des sols (taxes, périmètres particuliers ). Les contrôles de conformité de l exécution des actes relèvent de la compétence de la commune. ARTICLE 6 COMMUNICATION RELATIONS AVEC LES USAGERS Les dossiers sont consultables par le public uniquement en mairie de la commune concernée. A la demande de la commune, le service mutualisé ADS pourra l assister lors de rendez-vous avec des particuliers ou des professionnels. Le service instructeur s engage à rencontrer les élus des communes, s ils le souhaitent, soit de façon régulière pour évoquer les dossiers en cours, soit ponctuellement sur un dossier particulier. Chaque commune pourra consulter directement les informations relatives à l état d avancement de ses dossiers dans le logiciel commun d instruction des ADS. ARTICLE 7 RESPONSABILITES Chaque commune conserve la responsabilité de la signature de tous les actes. Le Maire de la commune ou son représentant est seul habilité à signer les décisions et divers actes administratifs en matière d autorisation du droit des sols. En application des dispositions de l article L423-1 du Code de l Urbanisme, le Maire peut déléguer la signature des courriers et documents préparatoires (demande de pièces complémentaires, notification de délais, consultations de services ) aux agents du service mutualisé ADS chargés de l instruction et désignés par la commune de Biscarrosse. Les copies des lettres et actes de procédure, signés par délégation du maire, sont systématiquement adressés au Maire pour information. L arrêté de délégation de chaque commune est annexé à la présente convention dans le mois suivant sa signature. 8

9 ARTICLE 8 - CONTENTIEUX ADMINISTRATIF ET INFRACTIONS PENALES Chaque commune exerce toutes ses prérogatives en cas de contentieux de toute nature. Le service mutualisé ADS ne prêtera pas de concours à la commune lorsque la décision contestée est différente de la proposition faite en tant que service instructeur. La commune assure et prend en charge financièrement les procédures des recours gracieux, précontentieux et contentieux relatifs aux actes et décisions faisant l objet de la présente convention ainsi que les procédures d infraction au droit des sols. ARTICLE 9 CLASSEMENT ARCHIVAGE STATISTIQUES -TAXES Un exemplaire de chaque dossier instruit dans le cadre de la présente convention est conservé de manière numérique par le service mutualisé ADS. Chaque commune transmet aux services compétents de l Etat les éléments statistiques ainsi que les éléments nécessaires au calcul des taxes. Les dossiers relatifs aux autorisations et actes visés sont classés et archivés en Mairie. ARTICLE 10 - DISPOSITIONS FINANCIERES Chaque commune rembourse à la commune de Biscarrosse sa quote-part de charges du service mutualisé ADS. Cette contribution est calculée sur la base du bilan comptable établi par la commune de Biscarrosse et qui suit spécifiquement les coûts du service mutualisé ADS ouvert par la commune de Biscarrosse. Elle est répartie entre les communes en fonction du nombre de dossier traité pour chacune d entre elles par le service mutualisé ADS. Les modalités de versement de cette contribution sont les suivantes. Au 30 juin de l année en cours (N) il est appelé une première part représentant 50% de la charge appelée l année précédente (N-1) ; Au 15 janvier de l année suivante (N+1), le solde est appelé au vu de l arrêt des comptes constatés. La première année de fonctionnement du service mutualisé ADS (soit 2015) la première part est appelée au 30 juin 2015 sur la base du budget prévisionnel et en fonction du nombre moyen de dossiers constatés dans chaque commune au cours de la période Le budget prévisionnel du service commun ADS est adressé aux Parties chaque année et validé en comité de suivi prévu à l article 11 de la présente convention. 9

10 Il détaille les charges directes du service, les charges liées au patrimoine et les charges de structure et d encadrement du service ; le budget fait l objet d une note complémentaire explicative lors de la présentation du budget au comité de suivi. Le budget prévisionnel peut envisager toute modification des moyens consacrés au service si l évolution de l activité le justifie. ARTICLE 11 - COMITE DE SUIVI Un comité de suivi de l Entente composé des maires des communes signataires (ou de leur représentant) se réunit a minima une fois par an et à chaque demande d une commune pour exercer un suivi : - des évolutions à apporter au fonctionnement ou champ d application du service mutualisé ADS dont les moyens nécessaires au fonctionnement de l activité, - du budget prévisionnel du service mutualisé, - des résultats financiers du service mutualisé ADS. Le responsable du service mutualisé ADS participe aux réunions du Comité de Suivi. La réunion annuelle est convoquée par la commune de Biscarrosse. ARTICLE 12 - DUREE La présente convention est conclue pour une durée indéterminée et prend effet à la date de signature par les parties. ARTICLE 13 - RESILIATION L Entente sera dissoute uniquement en cas d accord de toutes les communes qui la constitue. Cette résiliation sera décidée par délibération des Parties et sera effective douze (12) mois après enregistrement de la dernière délibération de résiliation. La décision de dissolution devra décider des modalités de prise en charge et de partage entre les communes des personnels concernés par la résiliation, du sort des biens incorporels, meubles et immeubles liés à l exercice de la mission détaillée ci-avant. L absence de décision relative à ces modalités de partage entraînera la nullité des délibérations de dissolution. 10

11 ARTICLE 14 - JURIDICTION COMPETENTE EN CAS DE LITIGE Tous les litiges concernant l application de la présente convention relèvent de la seule compétence du Tribunal Administratif de Pau. Pour la Commune de Biscarrosse Pour la Communes de Gastes Pour la Commune de Luë Pour la Commune de Parentis-en-Born Pour la Commune de Sanguinet Pour la Commune de Sainte-Eulalie-en-Born Pour la Commune d Ychoux 11