L influence d un progiciel de gestion sur le système d information d une organisation

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1 Chapitre 8 L influence d un progiciel de gestion sur le système d information d une organisation Notions Processus : nature et présentation Progiciels de gestion dans les métiers de l organisation : approche fonctionnelle, gestion de processus et flux de travail (workflow) Finalités Identifier les différentes étapes d un processus de gestion et en schématiser l enchaînement Repérer les effets de l automatisation des activités de gestion sur la circulation de l information, l organisation du travail et le rôle des acteurs Découvrir la situation 1 L organisation d un système d information est-elle toujours efficace? 2 Comment la mise en place d un progiciel de gestion intégrée (PGI) permet-elle d améliorer la coordination dans l organisation? 3 En quoi un PGI redéfinit-il le rôle des salariés et en quoi peut-il devenir contraignant? 58

2 Étape 1 Analyser un système d information p Secrétaire commerciale de Réception à la demande de réapprovisionnement Saisie de la commande Trie les demandes d approvisionnement, puis établit un bon de commande par magasin et par semaine Toujours Bon de commande Bon de commande Livraison des magasins En fonction des commandes de la secrétaire commerciale, le responsable prépare la livraison des magasins. Produits disponibles Produits indisponibles Bon de livraison Commande rédigée par la secrétaire commerciale Lancement de la En fonction des commandes qui n ont pas pu être livrées, un ordre de est établi afin de lancer la fabrication des produits manquants. Si quantité à fabriquer > 50 Si quantité à fabriquer < 50 Ordre de Commande en attente 2 de magasin Secrétaire commerciale administratif Dysfonctionnements Durée d approvisionnement trop longue. Différence entre la facture et les livraisons reçues Erreurs dans la saisie des commandes Pertes de temps dans les travaux administratifs Ne peuvent pas anticiper les ordres de Erreur de saisie au niveau de la facturation Origines Le processus d approvisionnement est trop rigide (magasin, secrétaire commerciale, resp. ) Double saisie des bons de livraison Procédure de saisie des commandes longue et complexe Pas de relation entre les saisies de la secrétaire et celles du responsable Pas de relation entre le responsable de et les magasins Procédure de saisie des factures complexe Manque de relation avec le service Chapitre 8 L influence d un progiciel de gestion sur le système d information d une organisation 59

3 de magasin Secrétaire commerciale administratif Impacts Perte de chiffre d affaires car les magasins manquent des ventes Erreur de livraison Perte de temps Manque de réactivité dans le lancement de la Retard de paiement des factures Étape 2 Mettre en place un progiciel de gestion intégrée (PGI) p Module Magasin Gestion des ventes Saisie d une nouvelle vente Module Commercial Impacts : Mise à jour des commandes magasins Information pour l analyse des ventes Module Logistique Impacts : Mise à jour des stocks 4 La gestion de la facturation des magasins est réalisée par le module commercial (la secrétaire commerciale). Cette tâche peut être rattachée à la secrétaire commerciale plutôt qu au module administratif, puisqu elle à des rapports directs avec les responsables de magasins. 5 La facture mensuelle correspond aux commandes passées et livrées diminuées des éventuels retours de marchandises. Par conséquent, pour établir sa facture, la secrétaire commerciale doit avoir accès aux modules «Commercial» mais aussi «Logistique». 6 Dès qu une vente est saisie dans le module «Magasin», cela a un impact direct sur les stocks mais aussi sur les statistiques liées aux analyses des ventes. Par conséquent, les commandes seront réalisées en fonction d éléments précis provenant du module «Commercial». 7 Oui, la secrétaire pourrait ne plus avoir à saisir les commandes, si après chaque vente le stock par magasin d un produit était automatiquement mis à jour. En fonction du niveau de stock et de l analyse des ventes, une commande pourrait être automatiquement générée. 8 Dès la saisie de la vente, le PGI à l aide de son moteur workflow pourra mettre à jour le chiffre d affaires du vendeur responsable de la vente. Par conséquent, en fin de mois, il sera possible de connaître automatiquement la commission du vendeur. 60

4 9 Métiers Secrétaire commerciale de magasin administratif Dysfonctionnements «En effet, il m arrive parfois de faire des erreurs dans la saisie des commandes.» «Tous les mois il y des différences entre la facture mensuelle et les livraisons reçues. Nous passons beaucoup de temps à pointer cette facture.» «La réalisation de la facture mensuelle est compliquée Par conséquent, les responsables des magasins profitent de ces dysfonctionnements pour retarder le paiement de la facture.» «Si nous avions une visibilité des stocks et des ventes de chaque magasin, nous pourrions peut-être anticiper notre avant que les magasins soient en rupture de stock.» «Je passe beaucoup de temps à renvoyer aux magasins des bons de livraison qu ils ont égarés pour vérifier leur facture mensuelle.» Comment le PGI peut-il répondre à ces dysfonctionnements? Les commandes seront générées automatiquement. Les factures sont réalisées directement en fonction des éléments des modules «Logistique» et «Commercial». Les factures sont réalisées directement en fonction des éléments des modules «Logistique» et «Commercial». Dès qu une vente est saisie, cela a un impact sur le module «Logistique» au niveau de la gestion des stocks. Il est alors possible d anticiper la. Les magasins pourront avoir un accès au module «Logistique» et, de fait, à la gestion des livraisons. Étape 3 Repérer l influence du PGI sur le travail des salariés p Salariés Modification du travail Contraintes d utilisation Secrétaire commerciale Comptables s magasins Vendeurs de Le travail de saisie a diminué. Il a été remplacé par des missions de contrôle et d analyse. Le travail de la secrétaire commerciale s est enrichi et est plus diversifié. Beaucoup de tâches administratives sont désormais automatisées. Le métier a évolué vers des missions de contrôle et de validation des opérations comptables qui sont-elles totalement automatisées. Certaines tâches sont maintenant automatisées (demande de réapprovisionnement). Le PGI a permis aux responsables de magasins d être beaucoup plus réactifs. La saisie dans un PGI impacte différentes fonctions de l entreprise. Les vendeurs ont donc maintenant l obligation d être beaucoup plus rigoureux dans l enregistrement des ventes. Puisque le PGI permet à ses utilisateurs de travailler sur une base de données commune, les tâches administratives (redondantes) du responsable ont été supprimées. Celui-ci peut consacrer plus de temps aux taches d analyses. Le PGI étant une base de données commune, il permet au responsable de une vue globale sur les besoins des magasins. Le PGI permet dont au responsable de d être plus réactif et plus cohérent dans le lancement des ordres de. Le PGI demande beaucoup de rigueur. Il exige parfois la saisie d informations qui pourraient être considérées comme accessoires par son utilisateur. Le PGI par son automatisation diminue l autonomie des responsables magasins concernant le contenu des demandes de réapprovisionnement. Le PGI a diminué l autonomie des vendeurs dans la gestion d une vente. La rigidité du PGI oblige les vendeurs à respecter son paramétrage pour accorder un geste commercial. Le PGI ne permet pas au responsable de créer ses propres analyses. Encore une fois, la rigidité du paramétrage du PGI diminue l autonomie de son utilisateur. Toute la société travaillant maintenant sur une même application informatique, une défaillance du PGI génère des dysfonctionnements à tous les niveaux de l entreprise. Chapitre 8 L influence d un progiciel de gestion sur le système d information d une organisation 61

5 Schématiser p. 119 Le progiciel de gestion intégré (PGI) Logiciel qui permet de gérer l ensemble des processus de l entreprise Fonctionnalités principales Base de données unique Moteur workflow Modules indépendants Caractéristiques Unicité des informations Mise à jour des données instantanée Identification des traitements Impacts du PGI sur l organisation du travail Respect d un processus précis et souvent contraignant Accès rapide à l information et autonomie des utilisateurs Augmente la responsabilité des utilisateurs du PGI Les avantages du PGI Évite la répétition d informations (double saisie) entre les services Permet de diminuer le coût de traitement de la gestion d un processus Optimise la réactivité d une entreprise Réduction des «coûts cachés» Les contraintes du PGI Utilisation très complexe et rigide Trop de fonctionnalités par rapport aux besoins de l entreprise Gère très mal les événements exceptionnels L entreprise devient dépendante de l éditeur du PGI S entraîner p. 120 Testez vos connaissances! 1. a, c, d. 2. a, b. 3. a, c. 62

6 Exercice 1 La gestion des notes de frais des commerciaux p Avant la mise en place du traitement de la note de frais par le PGI le coût moyen d une note de frais était : commercial : 15 / = 5,75 ; assistant administratif : 10 / = 3,00 ; directeur commercial : 8 / = 4,67 ; responsable financier : 5 / = 3,42. Ce qui faisait un total de 16,84. Après la mise en place du traitement de la note de frais par le PGI commercial : 12 / = 4,60 ; directeur commercial : 3 / = 1,75 ; responsable financier : 2 / = 1,37. Ce qui fait un total de 7, Schéma événements-résultats Commercial Directeur commercial financier Frais professionnels Saisie de la note de frais Saisie directement dans le PGI des frais mensuels en les triant par types de frais (hôtel, restaurant, péage ). Cette saisie se réalise à l aide d un formulaire paramétré (Annexe, p. 164 livre élève). Toujours Note de frais saisie Validation de la note de frais Le directeur commercial accède à la saisie de la note de frais afin de la valider. Toujours Note de frais validée Paiement de la note de frais Le responsable financier accède à la saisie de la note de frais pour lancer le paiement. Ce paiement est directement transmis à la banque du commercial. Durée approximative : 12 mn Durée approximative : 3 mn Durée approximative : 2 mn 3. La saisie de la note de frais est directement effectuée par le commercial. L intervention de l assistant administratif n est plus indispensable. 4. Les intervenants qui ont accès au formulaire sont le commercial, le directeur commercial et le responsable financier. Chapitre 8 L influence d un progiciel de gestion sur le système d information d une organisation 63

7 5. Ce document provient du PGI. Chaque intervenant complète ce document en fonction de ses attributions. En effet, pour éviter des doubles saisies ou des incohérences dans les saisies, il est préférable que tous les intervenants travaillent sur un même document. 6. Le formulaire présente les comptes comptables dans lesquels le commercial va indiquer les différents montants composant sa note de frais. En fonction de la saisie du commercial puis de la validation du directeur commercial, il devient possible de créer directement les écritures comptables associées à cette note de frais. Les informations concernant le commercial (nom, coordonnées, relevé d identité bancaire ) sont enregistrées dans le PGI, elles seront mises en relation avec la note de frais afin de pouvoir réaliser directement le virement du montant de cette note de frais sur le compte bancaire du salarié. 7. Tous les intervenants travaillent sur un document unique, qu ils complètent en fonction de leurs attributions. Par conséquent, une saisie déjà effectuée n a pas à l être une fois de plus dans un nouveau document. Il n y a pas de saisie d informations redondantes. 8. Le coût de traitement de la note de frais est beaucoup moins élevé (16,84 avant la mise en place du PGI contre 7,72 après). Il n y plus de double saisie d informations et certains traitements peuvent être maintenant totalement automatisés (enregistrements comptables et paiement de la note de frais). 1. Exercice 2 Le PGI EBP p. 122 Réalisation des bulletins de paye Calcul des amortissements Création d une fiche article Compte rendu de rendez-vous avec un client Saisie comptable des opérations bancaires Enregistrement d une commande client Arrivée d un nouveau salarié Envoi de la déclaration de TVA au centre des impôts Relance d un client en retard de paiement EBP PAYE EBP IMMOBILISATIONS EBP GESTION COMMERCIALE EBP CRM EBP COMPTABILITÉ EBP GESTION COMMERCIALE EBP PAYE EBP ÉTATS FISCAUX EBP GESTION COMMERCIALE 2. Les informations concernant un client peuvent être utlisées dans les modules suivants : EBP CRM ; EBP GESTION COMMERCIALE ; EBP COMPTABILITÉ. 3. La création d un nouveau client ne sera réalisée que dans un seul module (EBP CRM ou EBP GESTION COMMERCIALE). 4. Oui la fonctionnalité workflow est utile car les informations saisies dans le module de CRM (ou de GESTION COMMERCIALE) seront directement intégrées dans les autres modules qui ont besoin de ces informations : EBP COMPTABILITÉ, EBP GESTION COMMERCIALE (OU EBP CRM). 5. La facture (client ou fournisseur), réalisée en gestion commerciale, permettra de générer directement l écriture comptable dans le module de comptabilité. Le règlement d un client enregistré dans le module de gestion commerciale permettra de générer directement l écriture comptable dans le module de comptabilité. 64

8 1. Une famille d articles correspond à tous les articles ayant des caractéristiques communes. Par exemple, toutes les raquettes seront regroupée dans la famille «Raquette». Par défaut, les articles ont les caractéristiques de la famille dans laquelle ils ont été affectés (le taux de marge des raquettes est par défaut de 280 %). 2. Ce taux de marge est de 280 %. Il correspond à la marge bénéficiaire par rapport aux prix d achat. Par exemple pour la Raquette PURE DRIVE 300G : 3. Exercice 3 Apprentissage d EBP Open Line module gestion commerciale p. 123 Prix d achat Taux de marge Marge bénéficiaire Prix de vente % 126 (45*280/100) 171 (45+126) Libellé des familles de clients Conditions de facturation Conditions de règlement PARTICULIERS Facture à la livraison Chèque au comptant CLUBS Facture à la livraison Chèque au comptant ACADÉMIES Facture mensuelle Chèque à 30 jours MAGASINS SPÉCIALISÉS Facture mensuelle Chèque à 30 jours 4. Oui un article provient toujours du même fournisseur, car il n y a pour un article qu un seul fournisseur renseigné. 5. Ce taux de remise est lie à la famille d article «CLUB». 6. Le taux de remise dépend de la quantité de raquettes achetée : Quantité achetée Taux de remise Jusqu à 5 0 % De 6 à % De 11 à % Au-delà de % 7. Informations! Stock insuffisant pour l article [AR00001] dans le dépôt [Principal] Quantité totale demandée : 30,00. Quantité en stock : 29,00 Ce bon de livraison ne peut pas être enregistré car la quantité en stock est insuffisante pour livrer ce client. 8. Informations 4 fiches(s) Client modifiées(s) sur 4. Le taux de remise modifié dans la famille Client a directement été affecté aux différents clients de cette famille. C est un exemple de l utilité du workflow dans le PGI. Chapitre 8 L influence d un progiciel de gestion sur le système d information d une organisation 65

9 Exercice 4 Le choix d un PGI pour une PME p Les applications informatiques utilisées par les PME sont développées pour répondre à un besoin précis. Elles sont complètement hétérogènes. Elles ne permettent pas de communication (et encore moins d intégration) entre elles. Par conséquent, elles obligent à ressaisir plusieurs fois les mêmes informations, ce qui engendre des pertes de productivité et des risques d erreur. 2. Un PGI a pour objectif de rationaliser le processus de gestion. Par conséquent il n y a qu un seul outil (principe de la base de données commune) : le PGI. Une information nécessaire pour plusieurs traitements ne sera saisie qu une seule fois puis directement intégrée dans les autres modules qui en auront éventuellement besoin (c est le principe du workflow). Le PGI évite donc la saisie redondante de données, et optimise la cohérence et l intégration des informations. Par conséquent un PGI correctement paramétré doit permettre des gains de productivité. 3. En décidant la mise en place d un PGI, l entreprise est obligée de redéfinir clairement ses processus et donc son organisation. Par conséquent, la mise en place d un PGI permet d optimiser le système d information de l entreprise en améliorant la communication et le transfert d information entre les processus de gestion. 66