Scanner sur les imprimantes de la HETS-FR (Multifonctions RICOH)

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1 Scanner sur les imprimantes de la HETS-FR (Multifonctions RICOH) Version Date Description Création du document et finalisation PDF (Roubaty D.) Tables des matières 1 But du document Généralités Scanner un document puis l envoyer par Accéder à l écran du scanner de l imprimante en appuyant sur le bouton adéquat Rechercher le ou les destinataires Récupérer le document scanné Enregistrer votre nom pour une utilisation fréquente Options du scanner définies par défaut... 7 Service Informatique HEFR Page 1 sur 7

2 1 But du document Guide d utilisation pour scanner des documents sur les imprimantes multifonctions de la marque «RICOH» disponibles la HETS-FR. 2 Généralités Jusqu au mois de juin 2015, uniquement la fonction «Scanner vers un dossier» était disponible pour tout le personnel de la HETS-FR. Dans le but d ouvrir le scannage aux étudiant-e-s de la HETS-FR, nous avons décidé de mettre en place également la fonction «Scanner vers un ». Cette dernière vous fera bénéficier d une meilleure confidentialité des documents scannés puisqu ils seront directement envoyés sur la boite aux lettres électronique de l utilisateur au lieu d être stockés sur le lecteur «T» prévu pour le transfert de documents et accessible par tous les utilisateurs-trices de la HETS-FR. 3 Scanner un document puis l envoyer par Les captures d écrans dans l explicatif ci-dessous peuvent sensiblement varier selon le modèle d imprimante. 3.1 Accéder à l écran du scanner de l imprimante en appuyant sur le bouton adéquat. Modèles MFC Noir/Blanc Modèles MFC Couleur Ou Service Informatique HEFR Page 2 sur 7

3 3.2 Rechercher le ou les destinataires Sur l écran ci-dessous, certain-e-s destinataires sont déjà enregistrés pour une utilisation fréquente. Pour ces personnes, il suffit de sélectionner son nom, il sera alors désigné comme destinataire et il ne reste alors qu à démarrer le scan. Pour les personnes qui ne sont pas enregistrés, appuyez sur le bouton «Recher.Dest» : Appuyez sur le bouton «Nom» : Service Informatique HEFR Page 3 sur 7

4 A l aide du clavier virtuel, entrez votre nom de famille, ce n est pas obligatoire de l écrire en entier. Puis appuyez sur «OK». Par défaut, la recherche va être effectuée en premier sur le carnet d adresses intitulé «HEF Fribourg». Lancez la recherche en appuyant sur le bouton «Débuter recherche» (1) Une fois le ou les personnes trouvées, appuyez sur votre choix (2) Pour terminer appuyez sur le bouton «OK» (3) 3 1 Service Informatique HEFR Page 4 sur 7

5 Le destinataire est maintenant défini : (Si le destinataire défini n est pas le bon, vous pouvez le supprimer en appuyant sur le bouton «C» disponible sur le pavé numérique de l imprimante) Si tout est OK, lancez le scan en appuyant sur le bouton «START» : Ou 3.3 Récupérer le document scanné Vous pouvez maintenant récupérer votre document scanné directement dans votre messagerie (@hefr.ch Ce dernier sera attaché au format PDF dans un envoyé par une adresse comportant le nom de l imprimante : Service Informatique HEFR Page 5 sur 7

6 4 Enregistrer votre nom pour une utilisation fréquente Pour une utilisation fréquente et ne pas avoir besoin de répéter les opérations de recherche de destinataires (Point 3.2), il est possible d enregistrer votre nom comme «Utilisateur fréquent». Une fois votre nom défini dans les destinataires, appuyez sur le bouton «Prg. Dest.» : Laissez les informations d adresse comme proposé puis appuyez sur la touche «OK» : Votre nom est maintenant enregistré et disponible sous la forme d un bouton : Service Informatique HEFR Page 6 sur 7

7 5 Options du scanner définies par défaut Les principales options de scannage par défaut sont définies ci-dessous. Vous pouvez malgré tout personnaliser ces options pour le scannage courant directement sur l écran du scanner : Modifier la qualité de la résolution Recto-verso Modifier le format de fichier de sortie (PDF-JPG etc.) Options par défaut : Format : les fichiers scannés sont au format PDF. Résolution : la qualité du scan est définie sur 200 dpi. Vous pouvez augmenter la résolution pour un scan de meilleure qualité mais l attachement sera plus volumineux. Recto-verso : par défaut le scannage est établi sur «Recto» uniquement. Couleur : défini sur «couleur automatique». Si le document est en couleur, le scan sera en couleur. S il est noir/blanc, le scan sera en noir/blanc. Chargement des documents : 1. Variante document sur la vitre : si vous posez un document sur la vitre du scanner, après le scan vous avez 30 secondes pour en poser un ou des autres. Le scanner va alors assembler les fichiers scannés dans un seul fichier PDF. Dépassé les 30 secondes, il fera un document PDF par scan. 2. Variante sur chargeur de document ADF : si vous déposez dans le chargeur une pile de feuilles à scanner, le scanner assemble toutes les feuilles de la pile dans un seul fichier PDF. Attention alors au poids du document. Nous autorisons jusqu à 10 MB d attachements par . Si la taille dépasse ces 10 MB, vous devrez utiliser la fonction «Scanner vers un dossier» disponible sur l onglet d à côté. Vous pourrez retrouver votre document sous : T:\TSFR\Scanner Service Informatique HEFR Page 7 sur 7