Bureau virtuel étudiant

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1 Bureau virtuel étudiant Initiative analysée (monographie) dans le cadre du projet IRIS; Rédigée par BREUIL Pierre-Adrien publié le 21 décembre 2006 Description du projet : La Région Rhône-Alpes met un Bureau Virtuel à la disposition de tous les étudiants des académies de Lyon et Grenoble, soit environ personnes. Cet espace de travail comporte plusieurs fonctionnalités parmi lesquelles : une messagerie, un espace de stockage de données personnelles, la possibilité de créer un ou plusieurs sites personnels et d y inscrire les gens de son choix, un agenda personnel, et tout cela accessible de n importe quelle machine connectée à l Internet. Le Bureau Virtuel est un outil en ligne de communication et de travail qui permet de faciliter les échanges et les partages entre les étudiants, enseignants et personnels administratifs au sein des établissements d enseignement supérieurs mais également entre ces établissements. Type d initiative : Espace Numérqiue de Travail Territoire de projet : Région Rhône-Alpes Porteur(s) du projet : Région Rhône-Alpes Date de lancement : Rentrée 2005 Avancement (à la date de recueil) : 6 Universités et 5 grandes écoles l utilisent à ce jour. Cible : Etudiants, enseignants et personnels des établissements d enseignement supérieur de la Région Rhône-Alpes. Date de recueil de l information : Novembre 2005 Thèmes, domaines d action : Education formation recherche Niveau de territoire de projet : Régional Mots-clés "transversaux" : travail collaboratif Départements : Ain (01), Ardèche (07), Drôme (26), Isère (38), Loire (42), Rhône (69), Savoie (73), Haute-Savoie (74) Régions : Rhône-Alpes 1- Contexte et objectifs du projet 1.1 Contexte et origine du projet Ce projet résulte initialement d un partenariat avec la CURA, qui dans le cadre d un projet plus global de mise en œuvre d un Environnement Numérique de Travail (ENT) nommé ENCORA, avait identifié le besoin d un outil de bureau virtuel regroupant les services de communication et de travail collaboratif nécessaires à la communauté universitaire. En effet, en 2002, le projet ENCORA (Environnement Numérique du Campus Ouvert Rhône-Alpes), porté par le GIP CURA (Conférence Universitaire Rhône-Alpes qui regroupe 13 établissements de la région) a été retenu par le FRT (Fonds de Recherche Technologique) dans le cadre de son appel à projets sur les Espaces Numériques de Travail (E.N.T.). La Région décide, en accord avec la CURA, d assurer la maîtrise d ouvrage du projet bureau virtuel, elle a été assistée par un cabinet jusqu à fin A partir de la prise de décision par l exécutif régional (délibération de l Assemblée Plénière des juillet 2002), une collaboration étroite s est établie entre la Région et la CURA sur les modalités de mise en œuvre du projet, ainsi que sur la définition de son périmètre (fonctionnel, technique, ergonomique ). Le travail engagé, sur la base du cahier des charges du projet ENCORA, a abouti à la définition des spécifications fonctionnelles et techniques du projet bureau virtuel. Ce document, validé par la CURA mais non soumis aux établissements, a servi de base au lancement de la consultation.

2 Le choix de la Région s est porté sur le Bureau Virtuel pour des raisons, entre autres, de neutralité pédagogique du projet et d équité (comment mettre à disposition de l ensemble de la communauté éducative, quel que soit l établissement, une même brique de services de communication et de travail collaboratif). 1.2 Objectifs et enjeux L objectif final est de raccorder 40 établissements de la région Rhône-Alpes. Mieux exploiter les potentialités (présentes et à venir) offertes par les nouvelles technologies de l information et de la communication afin de répondre aux besoins de formation initiale et continue dans un contexte international et de mobilité. Rendre accessible un environnement numérique de qualité, par une offre logicielle cohérente, à tous les étudiants et personnels des établissements rhônalpins. Renforcer la coopération entre les établissements sur le plan de leur fonctionnement et du service aux usagers. Faire évoluer les systèmes d information existants en cohérence avec la structure régionale. Garantir l évolutivité et la pérennité de chaque environnement numérique en assurant l installation de nouveaux services intégrant l existant. Sensibiliser et former les personnels des établissements à l environnement numérique ainsi créé. Il s agit donc de mutualiser les moyens à l échelle de la région pour mettre gratuitement à disposition des établissements un outil partagé. 2- Description et organisation du projet 2.1 Les acteurs du projet Les acteurs du projet sont les services concernés du Conseil Régional Rhône-Alpes, les Etablissements universitaires et la CURA (Conférence Universitaire Rhône-Alpes). Un contrat de 3 ans a été signé entre la Région et les établissements partenaires. Les pôles universitaires sont également associés à cette démarche afin de mutualiser les réflexions et les actions. 2.2 Les services proposés Le Bureau Virtuel se présente sous la forme d un ensemble d applications accessibles par un navigateur web. L utilisateur, une fois authentifié, accède à son environnement de travail personnel, composé de diverses fonctionnalités. Les besoins fonctionnels peuvent être groupés en 6 catégories : Messagerie Les fonctionnalités attendues sont toutes celles rencontrées dans les webmails courants. (50Mo pour les étudiants jusqu en master et 100Mo pour les doctorants et les personnels) Carnet d adresses Gestion des contacts personnels avec des fiches descriptives, intégration complète avec la messagerie, possibilité de synchroniser le carnet d adresses dans les deux sens avec les PDA et des applications (Microsoft Outlook). Possibilité également de partager des contacts avec un groupe d utilisateurs du Bureau Virtuel. Agendas Gestion de l agenda privé et de celui d un groupe d utilisateur du Bureau Virtuel. Possibilité de consulter un agenda pédagogique et de synchroniser l agenda privé. Stockage et gestion de documents. Le Bureau Virtuel offre aux utilisateurs un espace de stockage de fichiers qu ils pourront organiser à leur gré dans la limite d un volume maximum. Les utilisateurs seront notifiés par lorsqu ils dépassent 80% du quota qui leur est alloué. (150Mo pour les étudiants jusqu en master et 300Mo pour les doctorants et les personnels). Annuaire et pages blanches Outils de communication de groupe

3 La solution intègre également une aide en ligne. 2.3 Les publics bénéficiaires Le projet de Bureau Virtuel s adresse a priori à l ensemble des établissements d enseignement supérieur de la région Rhône-Alpes. En Novembre 2005, le projet est déployé sur onze des quarante établissements. Les populations concernées sont toutes celles inscrites dans les annuaires des établissements, en particulier : L ensemble des étudiants L ensemble des personnels (inclut le personnel enseignant, le personnel TOS, les vacataires, les intervenants ) Au total, les étudiants et personnels représentent potentiellement utilisateurs répartis ainsi : environ utilisateurs potentiels sur le pôle de Lyon (Rhône/Loire/Ain) (=60%) environ utilisateurs potentiels sur le pôle de Grenoble (Isère/Savoies/Drôme/Ardèche) (=40%) 2.4 La dimension financière L enveloppe budgétaire est de 3 Millions d Euros sur 3 ans. A l heure actuelle (Novembre 2005), 2,4 Millions ont été consommés. 3- La mise en oeuvre du projet 3.1 Les étapes de mise en oeuvre Octobre 2003 : Lancement de la consultation Décembre 2003 : Réponses des candidats Janvier 2004 : Choix du titulaire Février 2004 : Notification Février - Avril 2004 : Déploiement sur un périmètre initial restreint (5 établissements) Avril - Août 2004 : Déploiement généralisé sur l ensemble des établissements (6 établissements de plus) 3.2 Les méthodes Le projet ENCORA définit les orientations et les besoins. La Région Rhône-Alpes pilote et coordonne le projet et valide le cahier des charges. 3.3 Les moyens techniques Tout ce qui concerne l applicatif a été confié à un prestataire. L hébergement des serveurs est effectué à l IN2P3 (pour la plate-forme lyonnaise dont dépendent les établissements de l académie de Lyon) et au CICG (pour la plate-forme grenobloise dont dépendent les établissements de l académie de Grenoble). Ces locaux d hébergement répondent aux normes des salles de colocalisation des hébergeurs professionnels, et permettent une accessibilité 24h/24 et 7j/7 pour les interventions de maintenance du prestataire. La connectivité du Bureau Virtuel est assurée par Amplivia, le réseau haut-débit de la Région Rhône-Alpes (voir fiche IRIS correspondante), dont l IN2P3 et le CICG sont des points de présence. Amplivia assure la connectivité aux établissements d enseignement supérieur de la Région, soit directement, soit via les réseaux métropolitains (LYRES à Lyon, Tigre à Grenoble, R-MESS à St Etienne). De plus, le Bureau Virtuel est directement connecté au réseau Rocad, qui dessert en haut débit l Université Lyon1 ainsi que les établissements de la Doua. Amplivia assure enfin la connectivité à Internet via Renater.

4 3.4 Les moyens humains Il est prévu la formation de formateurs dans chaque établissement. Ceux-ci sont chargés de former les utilisateurs finaux, mais l organisation de ces formations est à la charge des établissements et dépend de leur stratégie d appropriation du Bureau Virtuel (certains peuvent privilégier le présentiel, tandis que d autres préféreront les tutoriaux interactifs, ) De plus, des notices d utilisation sont mises à la disposition des établissements pour être distribuées aux utilisateurs. 3.5 La communication sur le projet La communication a débuté au lancement du projet notamment par l intermédiaire de plaquettes puis les informations ont été relayées par chaque établissement sur leur site. La visibilité du projet est relativement faible sur Internet. 4- Bilan et perspectives 4.1 Les éléments de bilan Objectifs réalisés Il est trop tôt pour le dire mais pour l instant 15% des comptes ont été activés et on peut assister à une augmentation régulière. Les points forts du projet La dimension régionale du projet Une même offre pour des établissements de natures différentes. L interconnexion. Les points faibles Difficulté de mettre en place un support cohérent. Assurer une homogénéité. Une enveloppe budgétaire non extensible. Les perspectives d évolution Maintenance corrective et évolutive. Préparation d un nouveau marché (marchés actuels arrivent à leur terme) 4.2 Appréciation du porteur de projet Il est nécessaire de rechercher des représentants légitimes dans les établissements afin de faciliter la mise en place du système. 5- Critères d évaluation 5.1 Innovation Il s agit de la première tentative de bureau virtuel à l échelle d une région en France. 5.2 Impact

5 Des indicateurs sont en train d être mis en place (concernant l activité). 5.3 Reproductibilité La reproductibilité est conditionnée par une cohérence dans le pilotage. 5.4 Pérennité Dans le cahier des charges sont prévus la maintenance évolutive (évolution des progiciels, évolutions spécifiques au BVE) et la maintenance corrective. Contacts Direction de l Enseignement Supérieur Région Rhône-Alpes 78, route de Paris - B.P Charbonnières-les-Bains Cedex Tel standard : Fax : Sites bureau virtuel

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