PLAN DE TRANSITION ESR Passage de la version 2 à la version 3

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1 PLAN DE TRANSITION ESR Passage de la version 2 à la version 3 A partir du 15 Juin 2013 les audits ESR se feront selon la nouvelle version du référentiel ESR. Les clients déjà attestés à cette date bénéficient d un plan de transition pour passer de l ancienne à la nouvelle version du référentiel. Trois aménagements sont prévus afin de permettre une mise en œuvre progressive des nouveaux critères : - Délais accordés pour les nouveaux critères bloquants ; - Souplesse accordée pour le % minimum de conformité à atteindre ; - Modalités spécifiques pour la modification des étiquetages / des supports de communication. 1. Nouveaux critères bloquants On entend par nouveau critère bloquant : - les critères majeurs (orange), - les critères KO (rouge), - les critères mineurs en année 1, majeurs à partir de l année 2 (jaune), qui n existaient pas dans la version 2 du référentiel, ou qui existaient sous une autre forme. Les tableaux ci-dessous donnent la date à laquelle les nouveaux critères bloquants prendront leur statut de critère majeur / KO. Avant cette date, ils seront traités comme des critères mineurs. Les critères sont donnés par type d opérateur : - Tous opérateurs - Tous Groupes de production - Groupements de transformateurs - Acheteurs-Transformateurs - Acheteurs-Transformateurs des pays en voie développement - Acheteurs-Transformateurs des pays développés

2 Tableau 1 : Nouveaux critères bloquants tous opérateurs DATE A LAQUELLE LE CRITERE DEVIENDRA EXPLICATION DU DELAI Qual-04 L opérateur doit se soumettre, avant l audit, à une autoévaluation sur la base des critères du référentiel. Cette nouvelle exigence permettra à l opérateur de mieux se préparer à l audit selon la nouvelle version. Qual-06 L opérateur engagé doit faire en sorte que ses opérateurs non engagés s engagent sur un certain nombre de points (respect des exigences ESR, acceptation des audits, respect des règles de communication ) Opérateur non engagé : opérateur pour lequel l opérateur engagé a payé les coûts d attestation. Il s agit de la transcription en critère de contrôle de l une des clauses des conditions générales de vente ECOCERT. Qual-18 Qual-22 L'opérateur a tous les enregistrements nécessaires pour suivre la traçabilité des produits livrés par ses fournisseurs et sous-traitants enregistrés, et ces éléments sont cohérents avec les données disponibles chez l'opérateur. Opérateur enregistré : opérateur qui n est pas dans l obligation d être attesté (tel que sous-traitant / façonnier représentant un risque faible). Il est soumis à des audits documentaires annuels. Il transmet à ECOCERT les éléments nécessaires au suivi de sa traçabilité. Ces éléments seront revus lors de l audit de ses donneurs d ordre. Pour s assurer de la conformité des ingrédients équitables, une confirmation d enregistrement peut être fournie en lieu et place d une attestation de conformité. Il s agit d une adaptation du critère sur la traçabilité prenant en compte la nouvelle modalité d enregistrement, plus souple. Il s agit de la transcription en critère de la nouvelle modalité d enregistrement, qui apporte plus de flexibilité au sein des filières équitables. Les seuils minimum à atteindre pour les produits cosmétiques et alimentaires ont été modifiés. ALIMENTAIRE : 20% du total des ingrédients agricoles, sans autre restriction particulière Qual-24 Version 2 : 25% représenté par un seul ingrédient COSMETIQUES : «leave-on» : 5% sur le total des ingrédients. «rinse-off» = 1% si plus de 25% des ingrédients végétaux sont équitables Les nouveaux seuils pour les produits sont moins contraignants que les seuils précédents. Gov-01 Version 2 : 5% sur le total des ingrédients quels que soient les cas L opérateur doit définir une politique de Responsabilité sociétale qui décrit ses engagements en matière de développement durable, de sourcing responsable etc. Il s agit de la transcription par écrit des principaux objectifs de l entreprise / organisation en matière de «RSE».

3 Trade-02 Si l'opérateur retire des avantages commerciaux liés à l'utilisation de la biodiversité ou du savoir-faire traditionnel, ces avantages doivent être partagés de manière juste avec les communautés indigènes, sur la base de conditions convenues d'un commun accord. Cette exigence concerne toutes les filières d approvisionnement d un acheteur (qu elles soient Equitables ou non) Les opérateurs doivent : - identifier s ils sont dans ce cas (cartographie de leurs fournisseurs) - entamer un processus de négociation avec les fournisseurs concernés

4 Tableau 2 : Nouveaux critères bloquants Groupes de production Qual-12 Il est clairement précisé qu une liste des producteurs doit être tenue à jour, avec des éléments précis. Cette liste sert de base à la mise en place d un Système de contrôle Interne adapté à l Equitable. Version 2 : Le référentiel précisait simplement que les producteurs devaient être «identifiés et enregistrés» DATE A LAQUELLE LE CRITERE DEVIENDRA EXPLICATION DU DELAI Les éléments demandés sont similaires à ceux demandés pour le Bio. Gov-07 et 10 Une politique de Commerce Equitable est définie, qui identifie les bénéficiaires du projet, les modes de décision du fonds de développement et les engagements en matière de Commerce Equitable. Version 2 : Le référentiel précisait qu un programme d action, basé sur un diagnostic des besoins de la filière, devait être défini par le Porteur de projet. Gov-08 et 09 La politique de Commerce Equitable est basée sur un diagnostic initial, qui identifie les bénéficiaires potentiels et leurs besoins. Notamment, le diagnostic permet de déterminer qui sera bénéficiaire du fonds de développement. Version 2 : Le référentiel précisait qu un programme d action, basé sur un diagnostic des besoins de la filière, devait être défini par le Porteur de projet. Ces exigences viennent remplacer et préciser celle qui existait dans l ancienne version et qui concernait le programme d action équitable. Gov-11 La politique de Commerce Equitable est déclinée en un plan de développement d au minimum 3 ans. Version 2 : Le référentiel précisait qu un programme d action, basé sur un diagnostic des besoins de la filière, devait être défini par le Porteur de projet. Gov-30 Gov-36 (Entreprises à Contrat de Production) L'entreprise met en œuvre les moyens financiers, techniques et humains adéquats pour mettre en place des instances participatives. (Entreprises à Contrat de Production) De la même manière, si les producteurs souhaitent s organiser en organisations de producteurs autonomes, l entreprise met en œuvre les moyens financiers, techniques et humains adéquats pour que cela soit fait. Ces exigences viennent préciser que l entreprise à contrat de production a une obligation de moyens pour mettre en œuvre le plan de renforcement organisationnel. Trade-01 Le Groupe de production traite de manière responsable les conflits qu il aurait pu avoir avec les populations locales lors de son installation en matière de droits fonciers. Le Groupe de production doit être proactif et traiter, au travers d une négociation transparente, les éventuelles réclamations. Trade-15 (Entreprises à Contrat de production) Les clauses qui doivent être contenues dans les contrats avec les producteurs sont précisées. Les contrats existants doivent être adaptés. Trade-21 Les règles de fixation des prix aux producteurs sont formalisées. Les pratiques existantes sont mises par écrit.

5 Trade-24 et 29 Trade-46 Trade-53 Il est clairement précisé que ce sont les Groupes de production qui doivent effectuer une étude sur les coûts de production permettant de déterminer le prix minimum Groupe. Version 2 : Le référentiel faisait porter cette exigence par le Premier Acheteur. Les Groupes de production doivent transmettre à ECOCERT et au Premier Acheteur un descriptif de projet équitable, résumé public du plan de développement équitable et du rapport détaillé sur le fonds. Le rapport détaillé sur l utilisation du fonds de développement peut être transmis, sur demande, au Premier Acheteur. Version 2 : Le référentiel précisait que les éléments du bilan devaient être transmis à ECOCERT uniquement. Dans les faits, ce sont bien les Groupes de production qui ont accès aux informations sur les coûts. Cette information sera ensuite utilisée pour la communication publique vis-à-vis du consommateur. Dans un souci de transparence, l acheteur a des informations sur l usage réel du fonds de développement. Trade-57 et 60 (Entreprises à Contrat de Production / Plantation) Les modalités de gestion financière du fonds sont précisées : - Compte bancaire séparé - Co-signature d un représentant des bénéficiaires Version 2 : Le référentiel précisait simplement que la comptabilité du fonds devait être séparée. Une souplesse est prévue si une telle gestion n est pas possible (ONG, entreprise seule signataire ). Trade-56, 59 et 62 Sont précisés les utilisations possibles du fonds : - Pas pour des investissements appartenant à l entreprise privée - Pas pour assurer la marche normale de l activité ou se conformer à la législation locale - Prime individuelle aux bénéficiaires possible mais sous conditions Ces dispositions étaient déjà appliquées dans les faits. Hum-10 Hum-13 à Hum-17 Version 2 : Le référentiel précisait qu il ne devait pas y avoir de risques d appropriation du fonds par des individus ou des groupes d intérêt. Horaires de travail des jeunes travailleurs aménagés (études + travail + transport = 10 heures maximum) Exigences modifiées Au niveau des producteurs membres du groupement : ENFANTS DE MOINS DE 12 ANS : - Ne peuvent pas être embauchés; - Peuvent aider jusqu à 2 heures par jour en dehors des heures d école. ENFANTS ENTRE 12 ET 15 ANS : - Ne peuvent être embauchés que pour moins de 2 heures par jour en dehors des heures d école; - Peuvent aider jusqu à 3 heures par jour en dehors des heures d école. JEUNES TRAVAILLEURS AYANT ENTRE 15 ET 18 ANS : - Ne peuvent aider ou être embauchés que pour moins de 8 heures par jour. Les études, le travail et le déplacement ne leur prend pas plus de 10 heures. Il s agit d une précision / d un assouplissement par rapport à la règle plus générale qui était définie auparavant. Version 2 : Le référentiel précisait que l embauche des enfants était proscrite, en dehors de l aide familiale. Work-58 GROSSES UNITES : Accidents et maladies liés au travail enregistrés et suivis

6 Tableau 3 : Nouveaux critères bloquants Groupements de transformateurs Le référentiel précise dorénavant des règles spécifiques pour les groupements de transformateurs (ou d artisans), c est-à-dire dans le cas où les producteurs membres du groupement sont des transformateurs (et non pas des agriculteurs / cueilleurs) ou des artisans. Les matières-premières proviennent de sources extérieures. Trade-07 Les origines des matières-premières et leurs procédés de fabrication sont connus DATE A LAQUELLE LE CRITERE DEVIENDRA EXPLICATION DU DELAI Trade-08 Les matières-premières ne sont pas issues d espèces végétales ou animales en danger d extinction Trade-09 Trade-30 Les pratiques sociales et environnementales des fournisseurs clé sont contrôlées (Intégration dans le SCI du groupement, contrôle tierce-partie). Fournisseurs-clé = Entreprises ou organisations livrant plus de 50% de leur production au groupement OU agriculteurs / cueilleurs situés dans une zone proche Un partenariat équitable est établi entre le groupement et ses fournisseurs si ces derniers sont des agriculteurs / cueilleurs situés dans une zone proche : prix justes couvrant les coûts de production, sur la base d une négociation équilibrée. Les groupements concernés s approvisionnent en matièrespremières issues de la cueillette. La situation n est pas aussi complexe que dans le cas de groupements d artisans.

7 Tableau 4 : Nouveaux critères bloquants Acheteurs-transformateurs Env-20 Absence de mise en danger d espèces ou d habitats menacés, absence de dégradation d écosystèmes naturels adjacents DATE A LAQUELLE LE CRITERE DEVIENDRA EXPLICATION DU DELAI Dans la plupart des cas, les transformateurs sont en milieu urbain, et cette exigence ne s appliquera pas. Trade-12 Les contrats commerciaux liant chacun des acheteurs équitables entre eux doivent clarifier les engagements en termes de qualité, de délais de paiement et de prix. Ils doivent préciser l origine de l ingrédient équitable Les contrats existants doivent être adaptés. Trade-14 (Propriétaires de marque) Lorsqu il n est pas lui-même Premier Acheteur, le propriétaire de marque établit un contrat de partenariat sur le long-terme (contrat-cadre) avec le Premier Acheteur, qui permet à ce dernier d avoir une visibilité sur les volumes minimums Les opérateurs clé des filières sont liés entre eux par des contrats cadre. Trade-16 Les délais de paiement précisés dans ces contrats doivent être respectés Dès l instant où les contrats de vente ont été adaptés, ils doivent être respectés. Trade-34 (Premier Acheteur) Chaque année, le Premier Acheteur réévalue le contratcadre établi avec le Groupe de production et réajuste éventuellement les prix / volumes minimums au regard des volumes réellement achetés et de l évolution des coûts de production Version 2 : Le référentiel précisait que le prix minimum devait être régulièrement révisé en fonction de l évolution des coûts de production La révision régulière du contrat porte sur le prix minimum et les volumes minimum. Trade-38 (Premier Acheteur) Le montant du préfinancement est limité à 60%. Version 2 : Le référentiel ne précisait pas de limite. Le Premier Acheteur était donc non conforme s il refusait d accorder un préfinancement de 80% et n accordait que 60%. Les Premiers Acheteurs sont tenus d accorder un préfinancement dont le montant est raisonnable. Trade-44 Trade-49 (Propriétaires de marque) Chaque année, le Propriétaire de marque réévalue le contrat-cadre établi avec le Premier Acheteur, et notamment l engagement sur des volumes minimums, au regard des volumes réellement achetés (Premier Acheteur) Le montant minimum du fonds de développement est désormais indexé sur le prix payé au Groupe de production : - 5% de ce prix pour les produits peu transformés - 3% de ce prix pour les produits fortement transformés Version 2 : Le référentiel indexait le montant à allouer au fonds de développement sur le prix minimum garanti aux producteurs (5%) Les volumes contractualisés les années précédentes seront pris en compte pour décider des volumes minimums établis dans le contrat-cadre L acheteur doit : - Vérifier, avec l aide d ECOCERT, dans quel cas il se situe - Ajuster en fonction les modalités d approvisionnement du fonds

8 Tableau 5 : Nouveaux critères bloquants Acheteurs-Transformateurs des pays en voie développement Hum-10 Horaires de travail des jeunes travailleurs aménagés (études + travail + transport = 10 heures maximum) DATE A LAQUELLE LE CRITERE DEVIENDRA EXPLICATION DU DELAI Work-58 GROSSES UNITES : Accidents et maladies liés au travail enregistrés et suivis

9 Tableau 6 : Acheteurs-Transformateurs des pays développés Ces critères étaient déjà inclus dans la Version 2, mais ne s appliquaient qu au niveau des pays en voie de développement. Dorénavant ils s appliquent également aux pays développés. Ils sont donc nouveaux pour les acheteurs-transformateurs du «Nord». DATE A LAQUELLE LE CRITERE DEVIENDRA Hum-01 Absence de discrimination systématique des travailleurs Hum-04 Absence de travail force Hum-05 Absence de traitements cruels ou inhumains Hum-06 Mesures disciplinaires justes Hum-07 Absence de travail des enfants Hum-10 Horaires de travail des jeunes travailleurs aménagés (études + travail + transport = 10 heures maximum) Work-01 Contrats / accords écrits pour tous les travailleurs permanents Work-04 Opérateur ne cherche pas à éviter de procurer un emploi régulier Work-10 Respect des salaires minimum (travailleurs permanents) Work-11 Respect des salaires minimum (travailleurs temporaires) Work-12 Respect de la législation locale en matière d avantages sociaux Work-20 Paiements réguliers des salaires Work-21 Fiches de paye contenant le détail des paiements Work-24 Respect des durées normales de travail et de l OIT (inférieures à 48H hebdomadaires) Work-25 Travail supplémentaire volontaire, payé selon la règlementation Work-26 Respect des durées totales de travail (heures normales + supplémentaires inférieures à 60H hebdomadaires) Work-28 Respect des congés annuels réglementaires Work-39 Respect du droit à la négociation collective Work-40 Absence de discrimination vis-à-vis des travailleurs syndiqués Work-45 Analyse de risques santé-sécurité Work-46 Lieu de travail sûr et sain avec mesures adéquates de prévention et de protection Work-47 Equipements de protection adaptés pour les travailleurs Work-48 Protection des personnes vulnérables (pas de travail dangereux) Work-49 Informations / formations sur les risques santé & sécurité Work-50 Matériel de premier secours adapté Work-51 Stockage séparé des produits chimiques dangereux Work-55 Si hébergement fourni aux travailleurs : est adéquat et convenable Work-56 GROSSES UNITES : Représentant pour les questions santé sécurité Work-58 GROSSES UNITES : Accidents et maladies liés au travail enregistrés et suivis Work-59 GROSSES UNITES : Système de lutte et de protection contre les incendies Work-60 GROSSES UNITES : Sorties de secours non obstruées Work-61 GROSSES UNITES : Procédures d urgence connues et diffusées EXPLICATION DU DELAI Il s agit pour la plupart de critères reposant sur l application : - de la législation - des normes existantes - des accords par secteur en matière de protection et de droits des travailleurs.

10 2. Pourcentages minimums de conformité Les pourcentages de conformité suivants doivent être atteints dans le cadre du plan de transition : - 1 er audit selon la nouvelle version : % minimum = 70%, - 2 ème audit selon la nouvelle version : % minimum = 80%, - A partir du 3ème audit selon la nouvelle version : % minimum = 100%. Explication : Quel que soit le nombre d années pendant lesquelles les clients ont été audités selon l ancienne version, «le compteur est remis à zéro», et le point de départ est abaissé à 70% (au lieu de 80%). 3. Etiquetage et documents de communication Les nouvelles règles d étiquetage et de communication s appliquent immédiatement pour toute nouvelle étiquette ou tout nouveau document de communication. Un délai de deux ans est donné pour écouler les stocks d étiquettes / documents de communication existants (jusqu au 15 Juin 2015).