LE MINISTRE DE L'ENSEIGNEMENT SECONDAIRE, DE LA FORMATION TECHNIQUE ET PROFESSIONNELLE, DE LA RECONVERSION ET DE L'INSERTION DES JEUNES

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1 REPUBLIQUE DU BENIN MINISTERE DE L'ENSEIGNEMENT SECONDAIRE, DE LA FORMATION TECHNIQUE ET PROFESSIONNELLE, DE LA RECONVERSION ET DE L'INSERTION DES JEUNES CABINET DU MINISTRE ARRETE ANNEE2013w336 IMESFT~StDI%A PORTANT ATTRIBUTIONS, ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE LA DIRECTION DE L'INFORMATIQUE ET DU PRE-ARCHIVAGE LE MINISTRE DE L'ENSEIGNEMENT SECONDAIRE, DE LA FORMATION TECHNIQUE ET PROFESSIONNELLE, DE LA RECONVERSION ET DE L'INSERTION DES JEUNES Vu la loi n du 11 décembre 1990 portant Constitution de la Républiquedu Bénin; Vu la proclamation, le 29 mars 2011 par la Cour Constitutionnelle, des résultats définitifs de l'élection présidentielle du 13 mars 2011 ; Vu le décret n du 05 février 2013 portant composition du gouvernement; Vu le décret n du 03 juillet 2012 fixant la structure-type des Ministères; Vu le décret n du 06 novembre 2012 portant attributions, organisation et fonctionnement du Ministère de l'enseignement Secondaire, de la Formation Technique et Professionnelle, de la Reconversion et de l'insertion des Jeunes; Sur proposition du Directeur de l'informatique et du Pré-archivage; ARRETE CHAPITRE 1 : ATTRIBUTIONS Article l er._ La Direction de l'informatique et du Pré-archivage du Ministère de l'enseignement Secondaire, de la Formation Technique et Professionnelle, de la Reconversionet de l'insertion des Jeunes a pour mission la conception, la mise en ----

2 œuvre, la coordination et le suivi-évaluation de la politique du Ministère en matière d'informatique, de pré-archivage, de gestion des savoirs et de relation avec les usagers. A ce titre elle est chargée de : - concevoir, mettre en œuvre, coordonner et suivre les actions entrants dans le cadre de la gestion de l'informatique, du Pré-Archivage et des relations avec les usagers ; - contribuer à l'implication de la fonction archives dans la gestion administrative du Ministère; - garantir la sécurisation formelle, l'authentification et la sauvegarde des documents administratifs et autres productions intellectuelles; - assurer la fluidité et l'accessibilité de l'information; - faciliter les relations entre les directions techniques et les usagers/clients pour un service public efficace et efficient. CHAPITRE II : DE L'ORGANISATION ET DU FONCTIONNEMENT Article 2.- La Direction de l'informatique et du Pré-archivage comprend quatre (04) Services: - le Secrétariat; - le Service des Relations avec les Usagers (SRU) ; - le Service de Pré-archivage et de Gestion des Savoirs (SPGS) ; - le Service Informatique (SI). SECTION 1 : DU SECRETARIAT Article 3.- Le Secrétariat est chargé de : - coordonner les travaux de secrétariat de tous les services de la Direction; - enregistrer, ventiler et traiter le courrier ordinaire; - classer et tenir les archives de la Direction; 2

3 - rédiger et traiter les dossiers de nature confidentielle à lui confiés par le Directeur; - assurer les relations de la Direction avec les usagers; - assurer la gestion administrative du personnel de la Direction; - assurer la gestion du matériel; - exécuter toute autre tâche à lui confiée par le Directeur. Article 4.- Le Secrétariat comprend : la Division Accueil et Courrier (DAC) ; la Division Gestion Administrative et du Personnel (DGAP) ; la Division du Matériel (DM). Le Chef du Secrétariat a rang de Chef Service. SECTION 2: DU SERVICE DES RELATIONS AVEC LES USAGERS Article 5.- Le Service des Relations avec les Usagers (SRU) est chargé de : - accueillir, renseigner et orienter les usagers/clients ; - mettre à la disposition des usagers/clients, les documents et les formulaires utiles à leurs requêtes; - contribuer à l'amélioration des processus de prestation des services fournis par l'administration publique; - contribuer à l'organisation, au besoin, de campagnes de prestation de service mobile; - tenir une statistique permanente des usagers/clients et des services fournis; - émettre des avis ou faire des recommandations sur toute question relevant de sa compétence, dans le cadre de l'amélioration continue de la qualité des prestations aux usagers/clients et autres contribuables; - enregistrer les requêtes des usagers/clients contre la délivrance d'un récépissé dont les différents éléments seront fixés par une note de service du DIP. 3

4 Article 6.- Le Service des Relations avec les Usagers comprend deux (02) divisions: la Division Accueil, Renseignements et Prestations de Service en Ligne (DARPSL) ; la Division des Relations avec les Structures Techniques du Ministère (DRST). Article 7.- Le Chef du Service des Relations avec les Usagers est un spécialiste du domaine. SECTION 3: DU SERVICE DE PRE-ARCHIVAGE ET DE GESTION DES SAVOIRS Article 8.- Le Service du Pré-archivage et de la Gestion des Savoirs est chargé de : - définir et mettre en œuvre la politique globale de gestion des archives, de la documentation et des productions intellectuelles du Ministère; - assurer la sécurisation formelle, l'authentification, la sauvegarde, la conservation et la communication des documents administratifs; - élaborer, mettre à jour et veiller à l'application des outils de gestion des archives du Ministère; - coordonner et superviser les activités des correspondants archives dans les directions centrales, techniques, départementales et des structures sous tutelle du Ministère; - œuvrer à la prise en compte effective de la fonction archives dans les activités administratives par la sensibilisation et la formation des producteurs de documents; procéder à la numérisation et à l'archivage électronique des documents essentiels du Ministère; - assurer au travers de la veille informationnelle la collecte, le traitement et la conservation des documents publiés par le Ministère, les rapports d'étude ainsi que tous autres documents (quel qu'en soit le support) porteurs de 4

5 connaissances et issus des ateliers de formation, séminaires, colloques, etc. organisés dans le cadre des activités du Ministère; - assurer avec l'appui du Service Informatique, la diffusion et le partage des savoirs au moyen des technologies de l'information et de la communication disponibles au niveau du Ministère; - procéder au traitement, à la conservation et à la diffusion des actes du Ministère aux structures ayant effectué le transfert au SPGS ; - proposer et veiller à la mise en œuvre, avec le Directeur des Ressources Humaines, du plan de formation et de recyclage des agents affectés à la gestion des archives compte tenu de l'évolution observée dans le domaine; - concevoir et alimenter avec le Service Informatique, la base de données de gestion des dossiers du personnel du Ministère; - assurer la restauration des documents dégradés; - gérer les dossiers sortis du classement courant et la documentation du Ministère. Article 9.- Le Service du Pré-archivage et de Gestion des Savoirs comporte deux (02) Divisions: la Division du Pré-archivage (DP) ; la Division de la Gestion des Savoirs (DGS). Article 10.- Le Chef du Service du Pré-archivage et de la Gestion des Savoirs est un spécialiste du domaine. SECTION 4: DU SERVICE INFORMATIQUE Article 11.- Le Service Informatique (SI) est chargé de : - piloter la mise en œuvre du schéma directeur informatique du Ministère; - planifier, concevoir et implanter les systèmes informatiques au sein du Ministère; appuyer toutes les structures du Ministère dans la mise en place d'un système Informatique sécurisé et fiable;

6 - créer et gérer le site web du ministère en relation avec la cellule de communication; - participer au dépouillement des Dossiers d'appels d'offres (DAO) pour la réalisation des infrastructures et réseaux, l'acquisition des équipements et prestations informatiques pour le compte du Ministère; - participer à la réception des infrastructures, réseaux, équipements et services informatiques; - définir les normes des équipements informatiques à utiliser dans les structures du Ministère; - assurer le renforcement des capacités des cadres des différentes structures du Ministère dans le domaine des Technologies de l'information et de la Communication; coordonner et suivre la mise en place de bases de données au sein des structures du Ministère; - définir les normes d'entretien et de maintenance de l'outil informatique en collaboration avec les structures compétentes; - assurer le développement d'applications utiles pour les structures du Ministère; - assurer la veille technologique. Article 12.- Le Service Informatique (SI) comprend deux (02) divisions: la Division Génie Logiciel et Formation (DGLF) ; la Division Réseaux et Maintenance Informatique (DRMI). Article 13.- Le Chef du Service Informatique ainsi que les Chefs de Division sont des spécialistes du domaine. CHAPITRES III : DES DISPOSITIONS DIVERSES Article 14.- Le Directeur de l'informatique et du Pré-Archivage est nommé sur proposition du Ministre de l'enseignement Secondaire, de la Formation Technique et Professionnelle, de la Reconversion et de l'insertion des Jeunes, suivant le

7 processus de dotation des Hauts Emplois Techniques, par décret pris en Conseil des Ministres, parmi les cadres de la catégorie Al ayant au moins dix (10) ans d'ancienneté, possédant les compétences et aptitudes requises et ayant une bonne connaissance du sous-secteur de l'enseignement Technique et de la Formation Professionnelle Le Directeur de l'informatique et du Pré-Archivage est un spécialiste en informatique ou en sciences et techniques de l'information documentaire. Articles 15.- Les Chefs de Services sont nommés par Arrêté du Ministre de l'enseignement Secondaire, de la Formation Technique et Professionnelle, de la Reconversion et de l'insertion des Jeunes, sur proposition du Directeur de l'informatique et du Pré-Archivage. Articles 16.- Les Chefs de Division sont nommés par note de service du Directeur de l'informatique et du Pré-Archivage, sur proposition des Chefs de Service. Le nombre de divisions n'est pas limitatif. En cas de nécessité, le Directeur de. l'informatique et du Pré-Archivage peut en supprimer ou en créer. Article 17.- II est institué, sous la présidence du Directeur de l'informatique et du Pré-archivage, un Comité de Direction à caractère consultatif, comprenant: - le Directeur de l'informatique et du Pré-archivage; - les Chefs de Service ; - un Représentant du Personnel. Ce comité se réunit sur convocation du Directeur de l'informatique et du Préarchivage en session ordinaire une fois par mois et en session extraordinaire en cas de nécessité. Les sessions du Comité de Direction sont consacrées à : - l'examen périodique du point de mise en œuvre du plan de travail annuel; - l'analyse des insuffisances et des écarts par rapport aux objectifs fixés; - l'appréciation des conditions et du climat de travail à l'interne; - la définition et au suivi de la mise en œuvre des mesures correctives

8 Le secrétariat des réunions du Comité est assuré par le Chef du Secrétariat de la direction qui élabore le relevé des tâches arrêtées et est chargé du suivi de leur exécution. Article 18.- Le Directeur de l'informatique et du Pré-Archivage est chargé de l'application du présent arrêté qui abroge toutes dispositions antérieures contraires. Article 19.- Le présent arrêté prend effet pour compter de la date de sa signature et sera publié partout où besoin sera. Fait à Cotonou, le,2;2> JO ~ /~ 8

9 REPUBLIQUE DU BENIN MINISTERE DE L'ENSEIGNEMENT SECONDAIRE, DE LA FORMATION TECHNIQUE ET PROFESSIONNELLE, DE LA RECONVERSION ET DE L'INSERTION DES JEUNES ORGANIGRAMME DE LA DIRECTION DE L'INFORMATIQUE ET DU PRE-ARCHIVAGE DIP SECRETARIAT SRU SPGS SI

10 LEGENDE DAC DARPSL DGAP DGLF DGS DM DIP OP DRMI DRST SI SPGS SRU Division Accueil et Courrier Division Arcueil, Renseignement et Prestations de Service en Ligne Division Gestion Administrative et du Personnel Division du Génie Logiciel et Formation Division de la Gestion des Savoirs Division du Matériel Directeur de l'informatique et du Pré-archivage Division du Pré-archivage Division Réseau et Maintenance Informatique Division des Relations avec les Structures Techniques du Ministère Service Informatique Service du Pré-archivage et de Gestion des Savoirs Service des Relations avec les Usagers 10