Système d Information Hospitalier L expérience du Centre Hospitalier Ibn Sina (CHIS)

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1 Séminaire SIM 07 FMP de Fès, le 02 juin 2007 Système d Information Hospitalier L expérience du Centre Hospitalier Ibn Sina (CHIS) Auteurs : Mme Drissia ELACHEJAI Ingénieur en chef Centre Hospitalier Ibn Sina Rabat elachejai@yahoo.com Auteurs : Mme D. ELACHEJAI, Y. ELASRI, S.HAJ KACEM, M. RAIS, S.ACCHATI, A. CHERIF CHEFCHAOUNI Résumé Orientation et objectifs Le Schéma Directeur d Informatique et de Télécommunication (SDIT) du CHIS a pour objectif l amélioration de la prise en charge du Patient en assurant la continuité des soins. L informatisation du Système d Information Hospitalier (SIH) du Centre Hospitalier Ibn Sina (CHIS) nécessite des préalables tel que le dossier patient Papier qui doit être validé et testé au niveau des sites pilotes ainsi que l infrastructure de base à savoir : l interconnexion des différents sites, l acquisition du matériel et des progiciels nécessaires, l aménagement des locaux techniques et la formation des utilisateurs. Elaboration du SDIT : Le SDIT est la première étape fondamentale pour entamer le processus de modernisation du CHIS grâce à l utilisation des NTIC. Cette étude s est réalisée en deux missions : Mission 1 : Elaboration du SDIT (mission achevée); Mission 2 : La mise en œuvre du SDIT (mission en cours). La première mission, comprend quatre phases : Phase 1 : Etude de l'existant et recensement des besoins ; Phase 2 : Elaboration de l'architecture fonctionnelle cible ; Phase 3 : Définition des scénarii de mise en œuvre ; Phase 4 : Elaboration du schéma directeur projeté. Les grands projets retenus dans le cadre du SDIT Le Système d information de pilotage médico-économique (SIP): Le Système d Information de gestion (SIG): Le Système d'information Support et Outils (SISO):

2 Le Système d'information Technologiques (SITECH): Le Système d Information Médical (SIM): - Le SIPAT : Système d information du patient: - Les SIMET : Système d information médico-technique : SIMET 1 : Gestion des consultations ; SIMET 2 : Hospitalisation et unités de soins ; SIMET 3 : Gestion des laboratoires d analyses ; SIMET 4 : Gestion de la radiologie et de l imagerie ; SIMET 5 : Gestion des blocs opératoires ; - Le SAMU. Les chantiers en cours: - Lancement des appels d offres et structuration de l organisation du projet - Maintenance de l implication des utilisateurs qui sont au coeur des projets (implication des médecins (dossier patient papier) et des infirmiers (dossier soins infirmier).); - Préparation de la mise en oeuvre des projets (organisation au niveau des Etablissements Hospitaliers : création d unités informatiques); - Une attention particulière est accordée à la conduite du changement (plusieurs thèmes de formation : Management hospitalier, SIH, conduite de projets, gestion des conflits, démarche qualité ) Mots clés : Informatisation des services hospitaliers; Schéma directeur informatique; Informatisation du dossier patient; 2

3 Sommaire 1- Schéma Directeur Informatique et Télécommunication (SDIT) du CHIS 1-1 Introduction 1-2 Les orientations stratégiques du SDIT 1-3 Déroulement du SDIT 2- Système d information hospitalier (SIH) du CHIS 2-1 Le Système d information de pilotage médico-économique (SIP): 2-2 Le Système d Information de gestion (SIG): 2-3 Le Système d'information Support et Outils (SISO): 2-4 Le Système d'information Technologiques (SITECH): 2-5 Le Système d information médical (SIM): Le SIPAT : système d information du patient: Les SIMET : système d information médico-technique : Le SAMU. 3- Dossier patient Informatisé 3-1 Les préalables pour l informatisation 3-2 Le périmètre fonctionnel du Dossier Patient 4- Conduite du changement 5- Conclusion 3

4 1- Schéma Directeur Informatique et Télécommunications (SDIT) 1-1 Introduction Le SDIT du Centre Hospitalier Ibn Sina (CHIS) a été initié comme première étape fondamentale pour entamer le processus d'informatisation, de maîtrise de gestion, de prise de décision et de rationalisation des activités du CHIS en NTIC. Une démarche participative, impliquant l ensemble des acteurs, a été adoptée. Elle s est traduite par : La désignation des Correspondants Informatiques, La désignation des représentations des Etablissements hospitaliers ; La participation effective des utilisateurs (représentant métier). L objectif majeur du SDIT est l amélioration des conditions de prise en charge, de sécurité et de confort du PATIENT ainsi que la réduction des coûts, le déploiement multi sites, la formation, la création d'indicateurs de pilotage, la modernisation du CHIS, l utilisation au mieux du temps pour faciliter les conditions d exercice des soins, le travail en réseau et la coopération entre les EH du CHIS, la valorisation de l enseignement et de recherche. Remarque : Le SDIT du CHIS couvre la période Les orientations stratégiques du SDIT sont : Amélioration de la communication : Assurer efficacement la coordination au CHIS. Amélioration de la gestion des données de base : partage et diffusion d info Développement des outils d aide à la décision ; Continuité de l opération : l adoption d une méthodologie de conduite du changement, 1-3 Déroulement du SDIT Cette étude a été déclinée en deux missions : Mission 1: Elaboration du SDIT ; Mission 2: La mise en œuvre du SDIT. La première mission, comprend les quatre phases suivantes: Phase 1 : Etude de l'existant et recensement des besoins, les activités, la situation de l informatique, les besoins des professionnels ainsi que l évaluation globale de l organisation générale des structures, les procédures de travail, les moyens humains, les qualifications, les moyens matériels, l information et l informatique. Phase 2 : Elaboration de l'architecture fonctionnelle cible : C est la définition du futur système d information, l élaboration de l architecture fonctionnelle du système d information, l identification et la description des domaines et de leurs priorités. Phase 3 : Définition des scénarii de mise en œuvre : découpage des domaines identifiés au niveau de la phase 2, en projets informatiques et la proposition des scénarii, afin de dégager le scénario le plus adéquat et le plus avantageux pour le CHIS, selon ses contraintes, ses orientations et ses besoins. Phase 4 : Elaboration du schéma directeur projeté c est l élaboration des Plans prévisionnel des applications et bases de données à informatiser, des acquisitions des 4

5 équipements et logiciels de base, du réseau global et des télécoms, de recrutement ou reconversion du personnel, du logement du matériel, des dépenses budgétaires 2- Système d information hospitalier (SIH) du CHIS Le SIH du CHIS est destiné à faciliter la gestion administratives et médicale. Il a été découpé en plusieurs systèmes ou sous systèmes et ensuite en domaines informationnels. 2-1 Le Système d information de pilotage médico-économique (SIP): C est un Système d aide à la décision constitué d outils qui permettent aux décideurs de gérer et piloter toutes les activités du CHIS. La définition au préalable des indicateurs est un pré requis système d information statistique (SIS) : Ce domaine regroupe toutes les activités de collecte de données statistiques en relation avec l acte médical ou médicotechnique système d information statistique infirmier (SISI) : Une solution adaptée aux besoins des infirmiers permettra de gérer et planifier la prise en charge des patients, la gestion des supports, la gestion administrative, etc système d information d aide à la décision (SISI) : Ce système devra permettre aux décideurs de piloter les différentes activités et de disposer de données et tableaux de bords adaptés aux activités des entités hospitalières gestion de projets (SISI) : C est un outil de gestion des projets qui permettra d assurer la mise en place des plans d actions, la planification et le suivi des travaux, la prise en charge des délais et l atteinte des objectifs escomptés. 2-2 Le Système d Information de gestion (SIG): (activités de gestion) Gestion des ressources financières : gestion de la comptabilité générale, la gestion du budget et la gestion de la trésorerie Gestion des ressources humaines et de la paie : Gestion du personnel ainsi qu un module d interfaçage pour le rapprochement avec les services de paierie du ministère des finances Gestion des ressources matérielles et patrimoniales: Pharmacie, stocks, approvisionnements, maintenance des équipements biomédicaux (GMAO), gestion des marchés et de la sous-traitance. 5

6 2-2-4 La gestion de ressources informationnelles. : La gestion documentaire (archivage numériques, moteurs de recherches); une BD juridiques et la gestion du courrier. 2-3 Le Système d'information Support et Outils (SISO): Il s agit de mettre à la disposition des acteurs des outils nécessaires pour améliorer l environnement professionnel et optimiser la qualité du service rendu au patient Gestion de la communication : Ceci permettra aux personnels du CHIS de disposer des informations recherchées en ayant recours aux NTIC tels l'intranet, l'internet, Gestion de la coopération : Solution de gestion des activités liées à la coopération pour le suivi des mécanismes de coopération: formation, stages, séminaires, conventions Gestion des activités d entretien et d hygiène : Il s agit d un logiciel de suivi et de contrôle de la gestion des activités d entretien et d hygiène Gestion de la promotion de la recherche : Logiciel de gestion des activités de la recherche qui permettra aux chercheurs de conduire les projets et d assurer la coordination avec les institutions et organisations impliquées Gestion de la restauration et de la biberonnerie : L acquisition de logiciel de gestion des repas en milieu hospitalier qui doit tenir compte des spécificités de chaque EH. 2-4 Le Système d'information Technologiques (SITECH) Les équipements informatiques: PC standards, Postes Mobiles, tablettes, Imprimantes, lecteurs de code à barre, lecteur de carte professionnel de la santé Les équipements réseaux et télécommunications : Le pré câblage (en cours) permettra d assurer la communication entre les EH du CHIS Les portails et sites web : connexion Internet / Intranet et l hébergement du portail du CHIS 2-5 Le Système d information médical (SIM): Le SIM regroupe tous les domaines d information attachés aux activités métier des hôpitaux. L ensemble du système d information médical s appuie sur la nomenclature : des actes, des pathologies, des produits, des équipements, etc. 6

7 2-5-1 Le Système d Information du Patient (SIPAT): Le SIPAT doit prendre en charge le patient depuis son admission jusqu à sa sortie en assurant la prise en charge de la facturation des prestations qui lui ont été prodiguées quelque soit son point d accès : service médico-technique, bureau d admission, urgences. A- Admission des patients : Ce module doit permettre l attribution d identifiant unique au patient qui le suivra au niveau de tous les services médico-techniques, et à chaque fois qu il revient à l hôpital. Les principales fonctionnalités sont : Fonctions d identification du patient à l admission ; Fonctions de gestion des mouvements des patients ; Bureautique médicale ; Archivage des données patient ; B- Facturation des prestations aux patients : C est la comptabilisation des actes et des prestations médicales, en vue de facturation et de recouvrement des prestations. Les principales fonctionnalités sont : Gestion de la facturation ; Edition des factures type et globale Gestion des états de rapprochement Gestion et Contrôle du recouvrement ; Suivi du contentieux : Le système d information médico-technique (SIMET): Ce système regroupe les activités liées aux aspects médico-techniques telles que le domaine des laboratoires, de la radiologie et de l imagerie, de l hospitalisation, des blocs opératoires, les services de réanimation, les services de soins intensifs, etc. A- Gestion des consultations : ce domaine doit permettre de cerner tous les aspects liés aux consultations tel que la gestion des rendez-vous, des prescriptions, des demandes de consultation, l édition de bulletins de liaison et d assurer une gestion optimale du travail des médecins. Les principales fonctionnalités sont : Assurer le lien avec l'index patient et l'admission Gestion du Dossier Médical du Patient ; Gestion des Prescriptions ; Fonction de gestion de Demande d actes Fonction de gestion des comptes-rendus de consultation B- Gestion des rendez-vous : L'objectif de ce module est de fixer les rendez-vous de la des patiente pour les hospitalisations ; les consultations cliniques externes et pour les examens en imagerie et aux laboratoires, dans les meilleurs délais, selon la disponibilité de l'intervenant consulté. Ce module permet aux différents services de mieux contrôler et d'organiser l'utilisation les services, d'éviter les conflits d'horaires, de faciliter les confirmations et le suivi. 7

8 Les principales fonctionnalités sont : Assurer le lien avec l'index patient et l'admission (SIPAT) ; La prise de rendez-vous simples et multiples ; Assurer l'interrogation multicritère du module des rendez-vous ; Assurer le paramétrage du module ; Assurer le déplacement des rendez-vous pour d'autres heurs ou journées. Fonction d'attribution de rendez-vous; C- Hospitalisation et unités de soins : Ce domaine doit permettre la gestion des activités des unités de soins et d hospitalisation, et faciliter la prise en charge du patient et la gestion de son séjour d hospitalisation. Il doit mettre à la disposition des intervenants les données relatives au type d admission, le dossier patient, le planning d occupation des lits, etc. L'information saisie à la source, une seule fois, est accessible en temps réel par les différents services concernés dans l'hôpital et restituée sous la forme adaptée à chacun d'entre eux. Les principales fonctionnalités sont les suivantes : Gestion du Dossier Médical du Patient ; Gestion des Prescriptions; Fonction de gestion de Demande d actes ; Fonction comptes-rendus de production de soins ; Fonction des soins infirmiers ; Fonction de localisation du patient ; Fonction de Codage et de tarification des Actes ; D- Gestion des laboratoires d analyses : la mise en place d une solution informatique, qui permettra la prise en charge des analyses des patients, la traçabilité des actes, la collecte et le traitement des résultats d analyses, la diffusion et l édition des statistiques, la numérisation et l archivage des historiques. Les principales fonctionnalités sont les suivantes : Identification des patients ; Gestion de la Prescription; Gestion des demandes d examens (Production et lecture des étiquettes) ; Liste de chargement des automates (tri, consultation à l écran, édition.) ; Validation et Diffusion des résultats ; Fonction de la saisie des comptes-rendus ; Intégration des résultats de laboratoire dans le dossier médical ; Connexions d automates ; Nomenclature et Cotation des actes. E- Gestion de la radiologie et de l imagerie : La mise en place d outils informatiques dont l objectif est la prise en charge du patient au niveau des unités concernées, de gérer la traçabilité, les sauvegardes, l interfaçage avec les équipements de radiologie numérisés, la diffusion et l édition des statistiques et tableaux de bords, etc. Les principales fonctionnalités sont les suivantes : Identification des patients ; Fonction demande et Réception d actes de radiologie ; 8

9 Fonction de saisie des comptes-rendus ; Diffusion des résultants (idem labo) ; Intégration des résultats de la radiologie dans le dossier médical ; Nomenclature et Cotation des actes ; Gestion interne des consommables ; F- Gestion des blocs opératoires : Ce domaine doit permettre de cerner tous les aspects liés à la gestion des blocs opératoires, de la prise en charge du patient à l entrée jusqu'à sa sortie en passant par la gestion des protocoles opératoires, la coordination des plannings et l édition des tableaux de bords, etc.. Les principales fonctionnalités sont les suivantes : Identification des patients ; Prise en charge de la phase pré-opératoire du processus opératoire; Prise en charge de la phase per-opératoire du processus opératoire ; Prise en charge de la phase post-opératoire du processus opératoire ; Dossier d'anesthésie ; Gestion matérielle et Gestion interne des consommables ; Gestion de la stérilisation ; Fonction de la saisie des comptes-rendus ; Nomenclature et Cotation des actes ; Remarque : Archivage des données, Edition des historiques et des situations, Générateur d'etats, Interfaces avec les autres Systèmes sont des fonctions qui doivent être présentent dans tous les sous systèmes du SIM (SIPAT et SIMET). Il est impératif que les logiciels médicaux prennent en compte certaines normes techniques portant sur la communication et l échange de données médicales HL7, DICOM Le SAMU. : Le logiciel utilisé (Centaure 15). 3- Dossier patient Informatise: Les informations contenues dans le dossier patient papier sont de plus en plus nombreuses, ce qui rend le dossier patient papier difficile à gérer vue: Le nombre d examens et des tests pratiqués qui augmente rapidement ; Le suivi des malades chroniques ; L allongement de l espérance de vie. L outil informatique contribue à l amélioration de la relation médecin / patient. Il aide le médecin à gagner du temps et à se consacrer à l écoute de son patient. Les informations manipulées sont de différentes natures (sociodémographique, l historique des maladies, les antécédents, les habitudes, les allergies ). Le dossier Patient est composé du Dossier administrative, le dossier médical et le dossier soins infirmiers. Tous les acteurs doivent contribuer à la cohérence du SIH au niveau des unités de soins et des unités médicotechniques. Ces fonctions de réussite s articulent autour de trois axes prioritaires : le renseignement régulier du dossier patient, la planification des soins, la communication 9

10 Plusieurs intervenants auront accès au dossier patient d où la nécessité de gérer les droits d accès. 3-1 Les préalables pour l informatisation Les préalables comportent une série de projets : Le dossier papier doit être bien défini; La plate forme matériel et logiciels nécessaire; Les règles de sécurité et de confidentialité des données; Les Nomenclatures de cotations, d imagerie, des médicaments, les résultats d analyse 3-2 Le périmètre fonctionnel du Dossier Patient Informatisé : Le périmètre fonctionnel concerne le processus de prise en charge du patient aux laboratoires, aux urgences, aux blocs opératoires, en hospitalisation, en ambulatoire, en consultation externe en maîtrisant le Circuit du recueil des données. Les fonctions à satisfaire sont les suivantes: Consulter, Renseigner le dossier patient Prescrire / valider /tracer la prescription (médicaments, chimio, ) Aider à la prescription Traçabilité : des examens réalisés, d affectation matériel/équipements à un patient Gérer les comptes-rendus, Rédiger/éditer les courriers médicaux Planifier / valider / tracer les soins Enregistrer les patients aux urgences / tracer le circuit (registre chronologique) Emettre des éléments de facturation (actes) Gérer les mouvements et les lits en temps réel) Circuit du recueil des données : Bureau d Admission et de Facturation Saisie, Identification, rendez-vous, Facturation.. Médecin responsable : Actes médicaux Protocoles des soins Autres informations Soins infirmiers : diagnostics Planification des soins, Evaluation résultats Services médicaux Bases de données Résultats Interprétation Autres informations Plateaux techniques 10

11 4- Conduite du changement L évolution rapide des NTIC implique des adaptations permanentes en termes de compétences, de métiers, de méthodes de travail, ou encore de pratiques professionnelles. Les professionnels de la santé, doivent avoir les capacités et les moyens de s'approprier les nouveaux outils. C est pourquoi la conduite du changement a été intégrée dés le départ grâce à l ensemble des actions de communications, de formations, de documents et de supports ayant pour objectif d aider les utilisateurs à s adapter aux changements. Formation du personnel: Plusieurs actions de formations ont été programmées selon les catégories professionnelles tel que: Le management de l équipe ; Les tableaux de bord ; La gestion des projets ; La communication institutionnelle; Management du changement ; Management et politique hospitalière ; Démarche qualité, La bureautique.. Communication : La communication au sein du CHIS est un outil de management et de développement. Elle est soutenue aussi bien auprès du personnel du CHIS qu auprès des différents partenaires Parmi les supports de communication utilisés on trouve : le courrier, le bulletin d information trimestriel intitulé chisinfo, le site web ( les dépliants, les manifestations. 5- Conclusion Le SIH, notamment le dossier patient informatisé ouvre une ère nouvelle en matière d utilisation des NTIC dans le secteur de la santé. Il suscite un très fort intérêt et très grande implication des professionnelles de la santé. Les conditions de réussite du SIH du CHIS sont : Une connaissance approfondie de la circulation de l'information ; Une stratégie matérielle et logicielle adaptée ; Une estimation juste des ressources nécessaires (Ressources humaines, matériel); Les NTIC doivent s inscrire dans les orientations stratégiques de la santé pour l optimisation de l offre de soins et de la maîtrise des coûts ; Les NTIC peuvent être utilisées afin d améliorer et d optimiser l offre de soins. Ne pas se contenter de traiter les informations, s assurer de la qualité de ces informations ; Références : - SDIT du CHIS ; - GMSIH (groupement pour la modernisation du système hospitalier) 11