Gestion du traitement personnel des patients : Enquête et audit régional

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1 Gestion du traitement personnel des patients : Enquête et audit régional Marion Alpy Jean-Marie Kinowski Journée OMEDIT 3 avril 2014

2 Contexte La prise en charge du traitement personnel du patient peut être, en cas de défaillance, à l origine d iatrogénie médicamenteuse évitable 2 Exigences réglementaires : Arrêté du 6 avril 2011 article 13 Certification V2010 Critère 20.a Management de la prise en charge médicamenteuse du patient Programme d inspection : «Qualité de la prise en charge médicamenteuse dans les établissements de santé»

3 Objectif Réaliser un état des lieux des pratiques dans les établissements sanitaires de la région en ciblant le risque patient (Enquête + Audit) Proposition d une bonne pratique régionale de la gestion du traitement personnel du patient 3

4 Enquête - Méthodologie Questionnaire en ligne (janvier 2014) : Logiciel Survey Monkey 17 questions Restitution des résultats au groupe «présidents de COMEDIMS» (18 février 2014) 4

5 Enquête Résultats Echantillonnage : 71 établissements sanitaires (50 soumis au CBU) Taux de réponse : 50 établissements ont répondu 70.4% 5 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% 70,4% ETB totaux 85,7% public 73,3% privé 80% 58,3% 50% 0% Ex HL SSR PSY Dialyse public : 12 privé : 22 ESPIC : 3 Ex Hôpitaux locaux : 2 SSR : 7 PSY : 4 Dialyse : 0

6 Résultats Anamnèse du traitement personnel Question 1 : Il existe une procédure décrivant le processus de gestion du traitement personnel des patients dans l établissement? 2% 120,00% 100,00% 80,00% 60,00% 40,00% %non %oui 98% 20,00% Oui (si une procédure existe) 0,00% public privé SSR Psy ESPIC ex HL 6 Non (absence de document)

7 Résultats Anamnèse du traitement personnel Question 2 : Existe-t-il un document incitant le patient à fournir des informations sur son traitement personnel à l admission 100,0% 90,0% 80,0% 28% 70,0% 60,0% 73% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% %non %oui 10,0% 7 Oui (si une procédure existe ou si la démarche est mentionnée dans le livret d accueil de l établissement) Non (absence de document) 0,0% public privé SSR Psy ESPIC ex HL

8 Résultats Anamnèse du traitement personnel Question 3 : Existe-t-il un document incitant le patient à venir avec son traitement personnel 120,0% 39% 100,0% 61% 80,0% 60,0% 40,0% %non %oui Oui (si une procédure existe ou si la démarche est mentionnée dans le livret d accueil de l établissement) Non (absence de document) 20,0% 0,0% public privé SSR Psy ESPIC ex HL 8

9 Résultats Anamnèse du traitement personnel Question 4 : En chirurgie, les informations sur le traitement personnel sont recueillies lors de la consultation pré-anesthésique et sont tracées dans le dossier du patient 120,0% 35% 100,0% 80,0% 2% 63% 60,0% 40,0% %na %oui % non Oui (si informations recueillies et tracées) 20,0% 9 Non Non Adapté : pas d activité chirurgicale 0,0% public privé SSR Psy ESPIC ex HL

10 Résultats Anamnèse du traitement personnel Question 5 : En médecine, les informations sur le traitement personnel sont recueillies via un BMO et sont tracées dans le dossier du patient 120,0% 100,0% 23% 80,0% 53% 60,0% %oui %non 24% 40,0% %NA 20,0% Oui (si informations recueillies et tracées) Non Non adapté : pas d activité de médecine 0,0% public privé SSR Psy ESPIC ex HL 10

11 Résultats Anamnèse du traitement personnel Médecin (de l unité, présent à l admission du patient, généraliste, gériatre, responsable du service SSR) Interne en médecine Qui réalise le BMO Pas d information disponible pour le pharmacien Infirmière 11

12 Résultats Anamnèse du traitement personnel Question 6 : Le traitement personnel du patient est systématiquement prescrit à l'entrée du patient 120,0% 100,0% 34% 80,0% 62% 60,0% 40,0% %oui %non %p 4% 20,0% Oui (si effectif dans tous les services) Non 0,0% public privé SSR Psy ESPIC ex HL 12 partiellement (si effectif dans certains services uniquement)

13 Résultats Anamnèse du traitement personnel Prescripteur dépendant Que pour traitement «urgent» si PEC ambulatoire Prescription que si équivalences disponibles Prescription du traitement Reprise des données par le médecin à l'admission Prescription lors de la consultation pré anesthésique Pour les patients entrant via les urgences, le traitement personnel est prescrit dans le service d'affectation 13

14 Résultats Gestion du traitement personnel en US Question 7 : A l admission, le traitement personnel du patient est remis à l équipe soignante 6% 120,0% 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% %non %oui 20,0% 94% 0,0% public privé SSR Psy ESPIC ex HL 14 Oui Non

15 Résultats Gestion du traitement personnel en US Affiche dans chaque chambre Retrait demandé par l IDE Le traitement n est pas retiré si le patient bénéficie d éducation thérapeutique Retrait du traitement Les traitements sont rendus à la famille ou conservés dans la salle de soins Les préparatrices retirent en salle de soins les stupéfiants et AVK En cas de refus intervention du CDS et du pharmacien et en cas de nouveau refus tracé dans le dossier du patient 15

16 Résultats Gestion du traitement personnel en US Question 8 : Le traitement personnel est identifié (étiquetage spécifique, nom du patient...) étiquetage spécifique quand le préparateur a contrôlé le traitement Etiquette (nom/prénom/service/ipp /épisode) apposée sur le sachet ou le bac nom du patient isolé du reste du TTT rangement bac nominatif 16

17 Résultats Gestion du traitement personnel en US Question 9 : Le traitement personnel est stocké dans un espace dédié 9% 120,0% 100,0% 91% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% %non %oui Oui (centralisé à la PUI) Oui (décentralisé en unité de soins) 0,0% public privé SSR Psy ESPIC ex HL Non (pas de zone de stockage dédiée) 17

18 Résultats Gestion du traitement personnel en US tiroir ttt personnel dans casier patient local distinct de la salle de soins Problèmes de rangement stockage caisse fermant dans unité de soin dans chariot (dans le service) dans armoire sécurisé des traitements personnels 18

19 Résultats Gestion du traitement personnel en US Question 10 : La mise en quarantaine du traitement personnel est tracée 120,0% 30% 100,0% 80,0% 70% 60,0% 40,0% 20,0% %non %oui Oui Non 0,0% public privé SSR Psy ESPIC ex HL 19

20 Résultats Gestion du traitement personnel en US Etiquette sur panneau mural recensant différents soins à effectuer Dans le DPI Noté dans le RSI Traçabilité du retrait Case dans dossier médical Liste actualisée chaque jour des traitements personnels, affichée à l'infirmerie Macrocible d'entrée et de sortie dans certains services bien organisés 20

21 Résultats - Approvisionnement Question 11 : La PUI fournit, sauf exception, l intégralité du traitement prescrit 120,0% 100,0% 2% 19% 80,0% 60,0% 40,0% %oui %p %non 79% <Oui (si la PUI fournit tous les traitements sauf exception*) 20,0% dnon (si les traitements personnels sont systématiquement utilisés tout au long du séjour du patient) 0,0% public privé QAutre (utilisation du traitement personnel selon DMS, type de prise en charge...) SSR Psy ESPIC ex HL 21

22 Résultats - Approvisionnement Si le patient ne vient pas avec son ttt, le pharmacien s'approvisionne auprès de la pharmacie de ville Sauf HDJ Uniquement pendant les heures d'ouverture de la PUI Approvisionnement par la PUI Sauf si les médicaments ne peuvent pas être rapidement fournis par la pharmacie ou trop coûteux Sauf pour les médicaments non agréés aux collectivités Sauf pour les patients qui refusent les médicaments référencés 22 Si DMS = 1 ou 2 jours, recours au traitement personnel Sauf hospitalisation d'urgence ou médicament indisponible par le fournisseur

23 Résultats - Approvisionnement Question 12 : Quand le traitement personnel du patient est utilisé, les médicaments sont intégrés dans un casier nominatif 11% 120,0% 100,0% 80,0% 89% 60,0% 40,0% %non %oui 20,0% ZOui (si des médicaments du traitement personnel sont intégrés dans le pilulier du patient) Non 0,0% public privé SSR Psy ESPIC ex HL 23

24 Résultats - Approvisionnement Le TTT reste auprès du patient Tiroir du charriot du patient Pas de pilulier Gestion du traitement un casier contenant la cueillette pour 24h du TT en cours casier nominatif du patient Non autonome : administration IDE Semi-autonome : dans le pilulier Autonome : patient gère son traitement 24

25 Résultats Sortie du patient Question 13 : Un processus de préparation à la sortie, incluant au moins un item sur les modalités de restitution du traitement personnel du patient, est formalisé. 120,0% 100,0% 80,0% 47% 53% 60,0% 40,0% %non %oui 20,0% Oui Non 0,0% public privé SSR Psy ESPIC ex HL 25

26 Résultats Sortie du patient Question 14 : La prescription de sortie inclut le traitement personnel actualisé 120,00% 100,00% 36% 80,00% 64% 60,00% 40,00% 20,00% %non %oui Oui Non 0,00% public privé SSR Psy ESPIC ex HL 26

27 Résultats Sortie du patient Question 15 : Le traitement personnel est restitué à la sortie du patient 4% 4% 120,0% 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% %non %oui 20,0% Oui Non 92% 0,0% public privé SSR Psy ESPIC ex HL 27 Non adapté (si le traitement personnel n'est jamais remis à l'équipe soignante à l'admission)

28 Résultats Sortie du patient Question 16 : Lors de la restitution une information est donnée au patient (ajout, suppression, substitution, contre-indications ) 80,0% 70,0% 60,0% 56% 44% 50,0% 40,0% 30,0% %non %oui 20,0% 10,0% Oui (le patient bénéficie d une conduite à tenir) Non 0,0% public privé SSR Psy ESPIC ex HL 28

29 Résultats Sortie du patient IDE / Médecin / Interne / Pharmacien Que pour certains médicaments ciblés Information non systématique Qui donne les Informations Pour certains patients ciblés (risque d'inobservance) Demande du pharmacien que l information soit jointe à l'ordonnance de sortie via la validation de cette ordonnance (attente de réponse du fournisseur de logiciel) Médecin traitant via courrier, famille, unité de transfert 29

30 Résultats Sortie du patient Question 17 : La restitution du traitement personnel est tracée 120,0% 22% 100,0% 80,0% 78% 60,0% 40,0% %non %oui 20,0% Oui Non 0,0% public privé SSR Psy ESPIC ex HL 30

31 Résultats Sortie du patient DPI Le nom du patient sortant est rayé si on lui a remis son traitement Macrocible de sortie si non restitué, les motifs sont indiqués Traçabilité de la restitution Sur bulletin de sortie Dossier patient papier Oubli de restitution fréquent 31

32 Conclusions de l enquête 32 Participation des ETB Gestion du TTT perso = processus organisé. Incitation du patient à donner des informations. Recherche du TTT perso lors de la consultation pré-anesthésique. Stockage et identification Réalisation du BMO en services de médecine Organisations différentes selon ETB Non application des procédures malgré outils disponibles(investissement personnel variable) Incitation du patient à venir avec son traitement Prescription du TTT perso à l admission et à la sortie du patient Traçabilité des mvts Educ. thérapeutique

33 Audit régional sur site Objectif Affiner les résultats par type d établissement et de prise en charge 33

34 Méthodologie visite d audit Audités : Pharmacien, Cadre de santé, Infirmier, Médecin (responsable qualité, directeur d ETB) Auditeur : OMEDIT, Marion Alpy (interne en pharmacie) Visite d audit : Réunion pluridisciplinaire Visite de la PUI Visite de service Période d audit : mars à avril

35 Méthodologie - Grille d audit Système documentaire (1) Anamnèse du traitement médicamenteux (6) Prescription du traitement personnel (3) PEC, par l équipe soignante, des médicaments apportés par le patient (5) Approvisionnement (4) Stockage (2) Administration (1) Processus de sortie du patient (10) 33 items 17 items repris du questionnaire 16 nouveaux items 35

36 Méthodologie - Echantillonnage Groupe d établissement représentatif des établissements sanitaires de la région Répartition des établissements sollicités Répartition des services % 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% ESPIC prive public privé public ESPIC 36

37 Résultats provisoires Echantillonnage ETB sollicités visites réalisées 14 visites programmées 7 ETB non répondeurs 5 refus de participation ESPIC prive public Répartition des services audités à ce jour 20 services au total 37

38 Résultats provisoires Items communs au questionnaire de l enquête (17) Audit semble confirmer les résultats de l enquête 2 réponses divergentes Question Lors de la restitution du traitement, une information est donnée au patient La prescription de sortie inclut le traitement personnel actualisé Enquête OUI Audit OUI 44,4% 73% 64% 40% 38

39 Questions posées Traitement personnel, l apporter ou pas? Aide pour l anamnèse : Adéquation entre médicaments apportés et traitements prescrits Prise en compte automédication «Faire le tri» dans les traitements du patient Utilisation systématique ou exceptionnelle du traitement personnel 39

40 Questions posées Traitement personnel, l utiliser ou pas? Dans l attente de l approvisionnement par la PUI? Systématiquement si très court séjour ou ambulatoire? Coût ETS, Coût AM Traitement personnel / prescription de sortie Gain de temps PUI / Gestion approvisionnement traitements personnels 40

41 Questions posées Autonomie du patient et médicaments? Autonomie du patient vis à vis de son traitement personnel Recherche de l autonomie Critères d évaluation Traçabilité 41

42 Et la Suite. Avril : fin des visites d audit Mai : Synthèse des résultats Juin : Elaboration d un guide de bonnes pratiques en groupe de travail pluridisciplinaire 42

43 Merci pour votre attention 43

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