Politique de Wood Group Octobre Politique Éthique des affaires. Que. dois-je faire? Comment. Et si

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1 Octobre 2013 Politique Éthique des affaires Comment Que dois-je faire? Et si

2 Contenu 01 Introduction 02 Objectifs 03 A qui s applique cette Politique? 04 Qu est-ce qui est attendu de nous? 05 Signaler des pratiques suspectes de non conformité. 06 Intégrité commerciale et personnelle 07 Corruption 07 Paiements de facilitation 09 Utilisation d intermédiaires commerciaux 09 Conflits d intérêts 11 Cadeaux et invitations 11 Dons de bienfaisance 11 Dons pour des fins politiques 12 Commerce national et international 13 Conformité commerciale et sanctions économiques 15 Règlementations de la concurrence et antitrust 16 Responsabilité financiaire 17 Systèmes et procédures comptables 17 Fraude 18 Blanchiment d argent 18 Informations privilégiées et délit d initié 19 Confidentialité 20 Propriété intellectuelle 21 Protection des données 22 Index 23 Service d assistance téléphonique Éthique des affaires 24 Reçu et Accusé de réception Service d assistance téléphonique Éthique des affaires de Wood Group wgbusinessethics@expolink.co.uk Cliquez ici pour les numéros d accès de la ligne d assistance Ou allez à la page 23 de ce livre électronique pour la liste complète des numéros d accès par pays Wood Group INT/B/1.2 Octobre 2013

3 Introduction A Wood Group nous avons une forte culture d intégrité. C est excitant de travailler pour une société qui respecte la morale. Je suis si content que nous appliquions cette politique et si fier d appartenir à cette organisation. Les Valeurs fondamentales de Wood Group sont au cœur de nos affaires car elles définissent qui nous sommes, comment nous travaillons, ce à quoi nous croyons et ce que nous représentons. Nos Valeurs fondamentales indiquent comment nous agissons et comment nous espérons être traités en tant que membres de Wood Group, elles fournissent une base saine pour la prise de décisions. La Politique Éthique des affaires est la fondation de notre Valeur fondamentale d intégrité. Il est exigé quelle soit lue par le personnel de Wood Group et elle est ici pour nous aider tous à «accomplir la bonne chose». Nous espérons que chacun se conformera aux normes de la pratique déontologique des affaires énoncées dans la Politique d Éthique des affaires et défiera le comportement ou les actions ne cadrant pas avec notre solide réputation d Intégrité. Les membres de Wood Group doivent imposer des normes éthiques, légales et commerciales dans tous les coins du monde où les affaires peuvent les emmener. Nous demandons également que ceux qui font des affaires avec nous adoptent des valeurs et des normes similaires. Nous comprenons les défis que nous pouvons affronter. Travailler pour une organisation dynamique, fonctionner dans un marché mondial avec une diversité de clients, de partenaires d affaires à travers le monde n est pas toujours évident. De nouvelles relations d affaires sont établies, de nouveaux marchés sont attaqués et de nouvelles lois introduites qui ont un impact sur la façon de conduire les affaires. Des défis d affaires et la passion de réussir peuvent potentiellement se combiner pour entraîner l un d entre nous à prendre des décisions qui pourraient compromettre notre Intégrité. Nous devons toujours rester fermes devant de tels défis, même si cela devait nous faire perdre des affaires dans le court terme. Les questions d éthique et d intégrité peuvent être complexes et nous recevons avec bienveillance les questions concernant la, Politique Éthique des affaires et ses applications. Toute Unité Stratégique d affaires de Wood Group a un Responsable désigné pour assurer, entre autres, que la politique et les procédures de l affaire pertinente sont conformes à la Politique d Éthique des affaires et pour répondre à toutes questions. Dans certains pays où nous opérons, nous avons également des Responsables du pays pour l Éthique des affaires qui épaulent nos propres responsables. Les questions relatives à la Politique peuvent aussi être soulevées auprès des Services juridiques ou de conformité de Wood Group. Vous devez rendre compte de toute violation ou violation potentielle de la Politique d Éthique des affaires venant à votre connaissance que cela se rapporte à vous, à ceux à qui vous rendez compte ou à d autres. Les rapports peuvent être remis aux Services juridiques ou de conformité de Wood Group, à votre Département des Ressources Humaines, à votre supérieur ou à un Responsable du pays pour l Éthique des affaires. Vous préférez peut-être rendre compte confidentiellement par le biais du service d assistance téléphonique Éthique des affaires, qui est géré par une société indépendante ou par courriel, faites : wgbusinessethics@expolink.co.uk Nous sommes fiers de la longue réputation d Intégrité de Wood Group. Nous savons que vous en êtes également fier. Cette page n inclut que quelques commentaires reçus d employés de Wood Group sur ce qu ils ressentent en travaillant pour une organisation qui met en avant ses Valeurs fondamentales. Cependant, l erreur de jugement d une seule personne peut se refléter sur le Wood Group tout entier, mettant en question notre réputation et entraînant des conséquences financières importantes. Nous avons tous la responsabilité de placer nos Valeurs fondamentales au cœur de ce que nous faisons. La Politique Éthique des affaires est là pour nous aider à le faire correctement. Merci pour votre support. Bob Keiller, Directeur général INT/B/1.2 Octobre 2013 Wood Group 01

4 Les objectifs La politique de Éthique des affaires du groupe poursuit les objectifs suivants :»» Maintenir et protéger la renommée d intégrité commerciale que Wood Group et le personnel de Wood Group ont acquise auprès de l ensemble des parties avec lesquelles ils sont amenés à traiter.»» S assurer que le personnel de Wood Group mène ses affaires dans le cadre d une démarche déontologique, reflétant la Valeur fondamentale d intégrité du Groupe.»» S assurer que le personnel de Wood Group respecte l ensemble des dispositions légales et réglementaires qui s appliquent à l activité commerciale du Wood group dans chacun des pays où de l exerce. Service d assistance téléphonique Éthique des affaires de Wood Group wgbusinessethics@expolink.co.uk Cliquez ici pour les numéros d accès de la ligne d assistance Ou allez à la page 23 de ce livre électronique pour la liste complète des numéros d accès par pays 02 Wood Group INT/B/1.2 Octobre 2013

5 A qui s applique cette Politique? Cette politique s applique à l ensemble du «personnel de Wood Group» employé par Wood Group dans le monde entier. Les entités juridiques suivantes sont considérées comme étant des sociétés de Wood Group (sociétés anonymes, en commandite ou autres formes de structures commerciales) : John Wood Group PLC Filiales de John Wood Group PLC Coentreprises ou consortiums dont la gestion courante revient à John Wood Group PLC ou à l une des filiales du John Wood Group PLC Les personnes suivantes sont considérées comme faisant partie du «personnel de Wood Group» : Administrateurs et dirigeants des sociétés de Wood Group Employés des sociétés de Wood Group Contractants, consultants, représentants, intermédiaires et agents dont les sociétés de Wood Group utilisent les services Des «Cadres Responsables» et, dans certains pays des Responsables du pays de l Éthique des Affaires ont été désignés pour mettre en œuvre et piloter cette Politique Éthique. Il s agit en règle générale du Président ou d un cadre supérieur d une Unité d Affaires Stratégique qui a pour mission de travailler en étroite collaboration avec le service de Conformité du Groupe, de mettre en œuvre, diffuser et piloter la démarche déontologique du Groupe et de s assurer que l ensemble des politiques, procédures et formations au sein de chaque unité d affaire du Groupe soit conforme à cette Politique. Les Responsables du pays pour l Éthique des affaires ont un rôle facilitant, fournissant un support local aux Cadres Responsables dans leurs pays respectifs. INT/B/1.2 Octobre 2013 Wood Group 03

6 Qu est-ce qui est attendu de chacun de nous? Il est attendu de nous en tant que personnel de Wood Group de se comporter et de travailler avec honnêteté et intégrité, et de respecter les lois en vigueur dans l exercice de nos activités professionnelles, que ces activités soient ou non expressément visées par cette Politique Éthique ou par une autre Politique mise en œuvre au sein du Groupe. En qualité de membre du personnel de Wood Group, il vous incombe, personnellement, de respecter les normes de conduite et autres exigences de la politique Éthique du Groupe, que ces normes et exigences soient ou non imposées par la loi. Pour les employés de Wood Group, les violations ou le non-respect des lois en vigueur ou des politiques des sociétés du Groupe, constituent des motifs d action disciplinaire, voire de licenciement. Pour le personnel non employé contractants, consultants, mandataires ou agents exerçant une activité pour le compte de l une des sociétés de Wood Group les violations ou le non-respect des lois en vigueur ou des politiques des sociétés de Wood Group entraîne la résiliation du contrat qui les lie à Wood Group. Wood Group exerce son activité sur le plan international : à ce titre, le Groupe est soumis à des lois et règlementations différentes. La Politique Éthique des affaires établit des principes de conduite des affaires qui s appliquent à l ensemble de Wood Group, quel que soit le lieu d activité. En cas de différences avec les lois et réglementations locales, vous devez appliquer soit la Politique Éthique des affaires soit les règles locales en sélectionnant celles qui imposent les normes les plus rigoureuses. Qu en est-il des lois différentes dans différents pays? 04 Wood Group INT/B/1.2 Octobre 2013

7 Signaler des pratiques suspectes de non-conformité Vous êtes tenu de signaler toute violation de la Politique, réelle ou potentielle, dont vous auriez connaissance. Les violations peuvent être signalées par le biais : du service Juridique ou service de Conformité de Wood Group de votre Cadre Responsable désigné ou du Responsable du pays de l Éthique des affaires (s il y a lieu) des Ressources Humaines en appelant la ligne d assistance téléphonique Éthique des affaires en adressant un courriel au service d assistance Éthique des affaires à wgbusinessethics@expolink.co.uk Tout incident qui soulève des inquiétudes peut être signalé de façon confidentielle ou anonyme par le biais du service d assistance Déontologie. Le signalement d incidents ou les questions reçues par le biais du service d assistance Déontologie seront traités d une manière professionnelle et confidentielle. Les questions se rapportant à la Politique Éthique du Groupe seront généralement traitées par le service juridique de Wood Group et/ou par les Ressources Humaines. Toute communication dans ce sens sera traitée comme une information confidentielle, dans la mesure toutefois où les besoins d une enquête appropriée menée selon les termes des dispositions légales et réglementaires applicables le permettent. Le non-signalement d une violation de la Politique dont on a eu connaissance ou la non-coopération dans l enquête sur la violation signalée pourront donner lieu à des sanctions disciplinaires. Aucune mesure de représailles, de vengeance ou de victimisation, de quelque forme que ce soit, ne sera jamais prise à l encontre d une personne ayant signalé, de bonne foi, une présumée violation de la Politique ou pris part à une enquête, même si ce signalement révèle une erreur de jugement et/ou si les faits dont il est fait état s avèrent inexacts ou ne nécessitent pas de mesures particulières. Une personne qui userait de représailles, de quelque manière que ce soit, contre une personne qui aurait signalé de bonne foi une violation ou présumée telle de la Politique, fera l objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu au licenciement. Stop! Réfléchissez! Posez-vous des questions! Cette Politique ne peut prévoir tous les cas de figure. Dans la plupart des cas, la loi ou la Politique dictera clairement la réponse ; dans de nombreux cas toutefois, la situation demandera à être évaluée pour décider de la marche à suivre. Lorsque vous devez prendre une décision, arrêtez-vous, réfléchissez, et posez-vous les questions suivantes : En quoi cet acte ou cette situation me met-il/elle mal à l aise? La mesure que j entends prendre va-t-elle dans le sens de la loi et de cette Politique? Dans quelle mesure la décision ou l option que j envisage de prendre affectera-t-elle les autres - collègues, clients, fournisseurs, entrepreneurs, concurrents, communauté, actionnaires de Wood Group? Comment les autres percevront-ils la décision ou la mesure que j envisage de prendre? Parfois, une décision innocente peut être interprétée négativement. Ai-je considéré toutes les conséquences de ma décision? Aurais-je besoin de conseils? Le Cadre Responsable désigné au sein de l unité commerciale, le Responsable du pays de l Éthique des affaires ou le service juridique de Wood Group peuvent-ils m aider? Si vous n êtes pas totalement sûr, demandez conseil au Cadre Responsable, au Responsable du pays de l Éthique des affaires, au service Juridique ou service de Conformité de Wood Group ou à la ligne du service d assistance téléphonique Éthique des affaires. INT/B/1.2 Octobre 2013 Wood Group 05

8 Intégrité commerciale et personnelle De l argent vite gagné Wood Group interdit expressément tout paiement frauduleux effectué dans le cadre de transactions d affaires (ou la provision ou l acceptation de toute autre chose de valeur) dans quelque pays que ce soit, que ce soit avec un gouvernement ou un acteur du secteur privé. Les sociétés de Wood Group et le personnel de Wood Group (y compris tous les contractants, consultants, mandataires, intermédiaires et agents) ne doivent en aucun cas effectuer, proposer ou promettre un paiement illégal, un dessousde-table ou toute autre forme de paiement visant à corrompre des clients, autorités officielles ou représentants gouvernementaux (ainsi que leurs employés, agents et mandataires). Wood Group interdit expressément le paiement de facilitation, ou tout «dessous-de-table» ou autre forme de paiement ayant pour but d obtenir un traitement de faveur (par ex. inspections douanières, traitement de visa, etc.), même si cela entraîne des retards pour le Groupe, voire la perte d une opportunité commerciale. Service d assistance téléphonique Éthique des affaires de Wood Group wgbusinessethics@expolink.co.uk Cliquez ici pour les numéros d accès de la ligne d assistance Ou allez à la page 23 de ce livre électronique pour la liste complète des numéros d accès par pays 06 Wood Group INT/B/1.2 Octobre 2013

9 Que dois-je faire si je n ai rien fait de répréhensible et si je me vois forcé de verser de l argent ou de donner quelque chose de valeur à un représentant gouvernemental (policier, agent des services d immigration, personnel des forces armées, etc.)? Si je ne me plie pas à cette demande, j ai peur d être blessé, ou emprisonné, ou que mes biens, ou les biens de Wood Group, soient saisis, détruits ou endommagés. Donnez ce qui est exigé afin d éviter d être blessé ou emprisonné. Mais dès que possible après l incident, vous devrez signaler par écrit ce qui s est passé au service juridique et de conformité de Wood Group et à votre Cadre responsable et rendre compte des paiements dans les registres de Wood Group (ou dans votre rapport de dépenses, si c est votre argent) comme paiement de facilitation. Corruption L offre, l autorisation ou l acceptation de «dessousde-table» n est acceptable dans aucune situation et expose Wood Group et le Personnel de Wood Group à des poursuites criminelles et de fortes amendes et pénalités. Des actions ou des allégations de corruption peuvent sérieusement porter dommage à la réputation de Wood Group. Pour les besoins de la Politique Éthique des affaires, «dessous-de-table» est utilisé pour décrire toute une diversité de paiements en espèces ou de toute chose de valeur (incluant pot-de-vin, graissage de patte ou gains) faits, offerts, autorisés ou acceptés avec l intention d influencer une décision affectant le Wood Group ou pour l enrichiss ement personnel d un individu. Les sociétés et le personnel de Wood Group peuvent être soumis à des textes anticorruption, telle la loi [Etats-Unis] de lutte contre les pratiques frauduleuses à l étranger (Foreign Corrupt Practices Act 1977) ou la loi [Royaume-Uni] sur la corruption (Bribery Act 2010). Ces textes ont essentiellement pour cible la corruption des hauts fonctionnaires et des représentants gouvernementaux. On notera toutefois que le droit en vigueur en la matière au Royaume-Uni vise autant les fonctionnaires que les agents commerciaux et les employés du secteur privé. La législation interdit les pratiques corruptives, même lorsqu elles sont commises hors des frontières de ces pays. Le personnel de Wood Group qui serait convaincu d avoir donné, offert, autorisé ou accepté des dessous-de-table, directement ou indirectement, sera sujet à (i) dans le cas d un employé, de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu au licenciement, (ii) dans le cas d un entrepreneur, consultant, représentant, intermédiaire ou agent, cessation de ses services. S il y a lieu, le problème sera rapporté aux autorités criminelles pertinentes. Paiements de facilitation Wood Group ne fait pas de différence entre les dessous-de-table, paiements de facilitation, «pots-de-vin» ou autres paiements visant à obtenir un traitement de faveur, à accélérer une procédure ou à s assurer l issue d une transaction. Le personnel de Wood Group (y compris tous les contractants, consultants, mandataires, intermédiaires et agents,) ne saurait en aucun cas verser de dessous-de-table ni de facilitation pour le compte d une société de Wood Group. La seule exception à cette règle serait dans des circonstances où la santé, la sécurité ou le bien-être d un employé, d un membre de sa famille ou d un collègue serait menacé(e), ou dans le cas de perte de biens appartenant à l une des sociétés de Wood Group. Par exemple, dans le cas où un représentant gouvernemental exige une somme d argent sous la menace que si le paiement n est pas fait la personne encoure la prison. Si, après avoir initialement refusé de verser la somme d argent exigée, vous décidez cependant de procéder à ce versement au regard de la menace qui pèse sur vous, ces circonstances exceptionnelles devront être immédiatement signalées par écrit au service de conformité du Groupe et au Cadre Responsable désigné au sein de votre unité d affaires. Wood Group transmettra aux autorités compétentes un rapport sur toute situation dans laquelle de l argent a été extorqué à son personnel. INT/B/1.2 Octobre 2013 Wood Group 07

10 Intégrité commerciale et personnelle suite Vous vous sentez mal à l aise? Wood Group a des règles et des procédures qui régissent le recours aux agents externes et représentants de tiers (intermédiaires commerciaux). L approbation de la direction et du service de conformité de Wood Group est impérative avant de finaliser le contrat d engagement d agents ou de représentants de tiers. Le personnel de Wood Group est tenu de s assurer que l ensemble des honoraires et commissions versés aux agents, aux consultants et autres tiers en relation avec les recettes des ventes ou autres transactions d affaires avec Wood Group, est proportionné et légal dans les juridictions concernées. Service d assistance téléphonique Éthique des affaires de Wood Group wgbusinessethics@expolink.co.uk Cliquez ici pour les numéros d accès de la ligne d assistance Ou allez à la page 23 de ce livre électronique pour la liste complète des numéros d accès par pays 08 Wood Group INT/B/1.2 Octobre 2013

11 Le recours aux intermédiaires commerciaux Les pratiques d affaire ou autres conditions dans certains pays exigent le recours à des agents ou des mandataires de tierces parties pour représenter les intérêts de Wood Group. Dans nombre de cas, ces agents peuvent être plus efficaces pour organiser des négociations et mettre en place des services. Cependant ces agents et mandataires doivent être contrôlés avec soin avant d être sélectionnés : tout comportement abusif de leur part pourrait nuire à la renommée de Wood Group et exposer les sociétés et le personnel de Wood Group à des responsabilités civiles. Tout contrat doit clairement stipuler que le recours aux paiements illégaux ou abusifs est interdit, et notamment toute forme de paiement de facilitation. Agents et mandataires doivent se faire remettre un exemplaire de cette Politique Éthique des affaires et confirmer par écrit qu ils acceptent d en respecter les principes et les normes. Wood Group mettra fin à toute relation avec un agent ou un mandataire qui violerait les principes en matière de corruption ou de paiement de facilitation repris dans cette Politique Éthique des affaires. Conflits d intérêts Le personnel de Wood Group doit éviter tout conflit entre leurs activités et intérêts personnels et leurs responsabilités et obligations au sein de Wood Group. Le personnel de Wood Group doit déclarer tout conflit d intérêts potentiel à la hiérarchie directe, au Contact au sein des Ressources Humaines ou au Cadre Responsable désigné au sein de leur unité d affaires. Vous ne devez en aucun cas accepter (directement ou indirectement) des paiements, services ou prêts personnels d un concurrent, client, fournisseur ou contractant de l une des sociétés de Wood Group (exception faite des banques, services financiers ou conseillers professionnels avec lesquels Wood Group est en relation d affaires). Les conflits d intérêt comprennent tout intérêt personnel qui pourrait affecter votre impartialité dans le cadre des affaires qui relèvent de votre compétence. Si vous pensez que vous avez peut-être un conflit d intérêts, ou que d autres pourraient être amenés à penser que l une de vos activités ou relations pourrait être source de conflit d intérêts, vous devez en discuter sans attendre avec votre hiérarchie directe, avec votre Contact au sein des Ressources Humaines ou avec le Cadre Responsable désigné de votre unité d affaires. Nombre de conflits d intérêts peuvent être résolus d une manière acceptable pour toutes les parties concernées ; l important est qu ils soient traités. La non-révélation d un conflit d intérêts peut entraîner des mesures disciplinaires. Je pense que j ai peut-être un conflit d intérêts. Que dois-je faire? Stop! Réfléchissez! Posez-vous des questions! Même si vous n entendez rien faire de mal, il est indispensable que vous considériez la façon dont vos actions seront perçues, et que vous évitiez qu elles ne soient interprétées comme des conflits d intérêts. Lorsque vous êtes confronté à un possible conflit d intérêts, arrêtez-vous, réfléchissez et posez-vous les questions suivantes : Les autres employés, ou une personne extérieure, vont-ils penser que cela va avoir un impact sur la manière dont je travaille? Est-ce que cela pourrait affecter les décisions que je pourrais prendre au sein de Wood Group? Est-ce que j ai, ou est-ce que ma famille a, quelque chose à gagner du fait que je suis en relation avec ce tiers qui est en affaire avec Wood Group, ou inversement? Est-ce que je me sentirais obligé envers ce tiers, au regard de ma relation avec lui, s il faisait affaire avec Wood Group? Est-ce que je serais gêné si quelqu un au sein du Groupe ou à l extérieur était au courant de cette situation? Comment cette situation serait perçue par un client ou un fournisseur? Se demanderait-il s il a été traité équitablement ou non? Si la réponse à l une, voire à plusieurs, des questions ci-dessus est «oui», ou «probablement», il est possible que vous ayez un conflit d intérêts que vous devez porter à la connaissance de votre hiérarchie directe, de votre contact au sein des ressources humaines ou du responsable désigné de votre unité d affaires, afin d en discuter. INT/B/1.2 Octobre 2013 Wood Group 09

12 Intégrité commerciale et personnelle suite Merci c est pour moi? Les cadeaux et/ou les invitations, qu ils soient donnés ou reçus par le personnel de Wood Group, ne doivent en aucun cas obliger leur bénéficiaire et ne doivent en aucun cas pouvoir être mal interprétés ou créer l apparence d une tentative irrégulière pour influencer des décisions commerciales. Les cadeaux et/ou invitations, qu ils soient donnés ou reçus par le personnel de Wood Group, doivent : ne pas être destinés à influencer de manière abusive ou illégale une transaction commerciale, indépendamment de sa valeur être liés à un objet commercial être donnés ou reçus uniquement s ils s inscrivent dans des pratiques d affaires généralement admises Les cadeaux en espèces ne sont jamais acceptables. Les cadeaux donnés ou reçus dont la valeur dépasse 500 $ USD nécessitent une approbation écrite préalable de la part du Cadre Responsable désigné. Les cadeaux faits à des représentants gouvernementaux dont la valeur dépasse 100 $ USD nécessitent une approbation écrite préalable de la part du Cadre Responsable désigné et du service de conformité du Groupe. Service d assistance téléphonique Éthique des affaires de Wood Group wgbusinessethics@expolink.co.uk Cliquez ici pour les numéros d accès de la ligne d assistance Ou allez à la page 23 de ce livre électronique pour la liste complète des numéros d accès par pays 10 Wood Group INT/B/1.2 Octobre 2013

13 Je ne suis pas sûr que le client que je prévois d inviter à un dîner d affaires soit considéré comme un représentant du Gouvernement? Que dois-je faire? Cadeaux et invitations Indépendamment de sa valeur, le personnel de Wood Group ne doit en aucun cas donner ou recevoir un cadeau ou une invitation de la part de tout client de Wood Group. Cette règle s applique également aux personnes ou sociétés qui entretiennent ou entendent entretenir des relations d affaires avec l une des sociétés de Wood Group, tel un fournisseur ou un entrepreneur, si le cadeau ou l invitation peut être perçu comme une tentative pour influencer de manière malhonnête une transaction commerciale. Les cadeaux ou l invitation (correctement offerts ou reçus) se situant dans la limite des pratiques commerciales acceptées sont permis, à condition que la valeur ne dépasse pas 500 $ USD par personne (ou toute autre valeur inférieure fixée par la société Wood Group dans laquelle vous travaillez) dans le cas des organisations non gouvernementales. La valeur est fixée à 100 $ USD par personne dans le cas d un représentant gouvernemental ou d une organisation gouvernementale. Le Personnel de Wood Group désirant offrir un cadeau ou une invitation doit aussi s assurer que l acceptation potentielle du destinataire n enfreindra pas la politique de son organisation. Toutefois, Wood Group reconnaît que, dans certaines situations, il est culturellement approprié de recevoir d un client ou d un fournisseur un cadeau dont la valeur dépasse ce seuil, lorsqu il s agit d un cadeau ou d une invitation (championnat de golf ou autre événement sportif, par exemple) lié(e) à une relation d affaire. Dans un tel cas, vous devez compléter le formulaire de demande ad hoc afin d obtenir l approbation écrite de votre Cadre Responsable. Le service de conformité de Wood Group devra examiner et approuver votre formulaire de demande d approbation pour tout cadeau ou invitation destiné à une organisation ou un représentant gouvernemental dont la valeur dépasserait 100 $ USD. Le terme «Représentant du Gouvernement» a un sens très large et inclut tout cadre ou employé d une société nationale de pétrole, les candidats à un emploi politique, les représentants d organisations internationales publiques (par ex. Banque Mondiale), les agents du fisc, les agents de douane, les organisations militaires ou de la police et membres de familles royales qui peuvent manquer d autorité «officielle» mais qui maintiennent un intérêt de propriétaire/ direction dans des entreprises gouvernementales. Pour une définition complète veuillez consulter les pages Éthique des affaires sur l Intranet de Wood Group (section «Cadeaux et invitations»). Si à un moment donné vous n êtes pas sûr de traiter avec un Représentant du Gouvernement (ou une organisation gouvernementale) veuillez contacter le Service de conformité de Wood Group. Dons de bienfaisance Les dons de bienfaisance font partie de notre implication dans la communauté et ils constituent l un des moyens qui nous permet d avoir un impact positif dans la communauté. Le service de conformité de Wood Group doit donner son approbation préalablement à tout don de bienfaisance qui serait suggéré par un fonctionnaire ou un représentant gouvernemental avec lequel Wood Group serait en relation commerciale. Dans certains cas, un tel don de bienfaisance pourrait être considéré comme de la corruption. Dons à des fins politiques Les dons à des fins politiques incluent toute chose de valeur fournie dans le but de promouvoir, supporter ou influencer tout processus politique, toutes organisations politiques ou toute élection pour un emploi public à tout niveau. Les sociétés de Wood Group (ou leurs intermédiaires commerciaux) ne doivent en aucun cas consentir des dons dans le but d exercer une influence politique. Les fonds et ressources des sociétés de Wood Group ne sauraient en aucun cas être affectés au financement de quelque parti ou candidat politique. Si vous avez des doutes et que la valeur du dîner dépasse 100 $ USD par personne demandez l approbation du Cadre Responsable et du Service de conformité de Wood Group. Stop! Réfléchissez! Posez-vous des questions! Au moment où vous donnez ou recevez un cadeau ou une invitation, arrêtez-vous, réfléchissez et posez-vous les questions suivantes : Serais-je mal à l aise si je parlais de ce cadeau/de cette invitation? À d autres clients et fournisseurs? À d autres employés? À mon chef? À ma famille? Aux médias? Est-ce que je me sens obligé de rendre la pareille, ou de rendre des services particuliers en retour (ou est-ce que c est moi qui attends du destinataire qu il me rende la pareille ou qu il me rende certains services)? Est-ce que je suis sûr que ce cadeau ne viole aucune loi ou réglementation d affaire? La valeur du cadeau ou de l invitation est-elle supérieure à la limite d approbation de 100/500 $? Dans l affirmative, il vous faudra remplir un formulaire de demande d approbation (disponible sur les pages d Éthique de l Intranet de Wood Group) et obtenir l autorisation écrite préalable de votre directeur responsable et, au besoin, du responsable de la conformité de Wood Group. INT/B/1.2 Octobre 2013 Wood Group 11

14 Commerce national et international Quelque chose à déclarer Porte rouge ou porte verte? Les sociétés de Wood Group doivent respecter l ensemble des dispositions adoptées en matière de contrôles à l importation et à l exportation et de sanctions économiques dans le cadre de leurs activités à l international. Les sanctions économiques interdisent aux ressortissants de certains pays de conclure ou d aider d autres personnes à conclure des transactions interdites avec des pays, des gouvernements, des personnes ou des activités sous le coup de sanctions. Ainsi, le gouvernement des Etats-Unis a mis en place un certain nombre de sanctions économiques visant à empêcher ses ressortissants (y compris les ressortissants non américains qui travaillent pour des entreprises américaines ou toute personne physiquement domiciliée aux Etats-Unis) de conclure des transactions avec certains pays faisant l objet d un embargo. Les contrôles à l importation et à l exportation visent à régulariser certaines marchandises, certains logiciels et la technologie, ainsi que leurs mouvements d importation et d exportation ou de réexportation d un pays à un autre. Par exemple, les Nations Unies (UN), l Union Européenne (EU), le Royaume-Uni et les USA ont tous mis en place des contrôles à l importation et à l exportation des marchandises. Service d assistance téléphonique Éthique des affaires de Wood Group wgbusinessethics@expolink.co.uk Cliquez ici pour les numéros d accès de la ligne d assistance Ou allez à la page 23 de ce livre électronique pour la liste complète des numéros d accès par pays 12 Wood Group INT/B/1.2 Octobre 2013

15 J ai un nouveau client potentiel dans un pays dans lequel ma société n a encore jamais travaillé. Comment m assurer que Wood Group peut y faire affaire? Le service Juridique ou service de Conformité de Wood Group est à contacter pour de plus amples informations. Wood Group agira conformément à toutes les lois applicables en matière de contrôle des exportations et de sanctions économiques dans ses activités à l international. Contrôles à l exportation et sanctions économiques Les Nations Unies, l Union européenne, les Etats- Unis et le Royaume-Uni (parmi d autres) imposent des restrictions à l exportation et sanctionnent les transactions avec certains pays, entités et individus. Des pénalités sérieuses amende, retrait de licence d exportation, voire peine d emprisonnement peuvent être appliquées en cas d infraction à ces dispositions. La combinaison de contrôles à l exportation et de sanctions économiques fait qu il existe souvent des restrictions portant sur : Importation de marchandises dans des pays exigeant des tarifs d importation ou des droits de douane. L exportation et la réexportation de marchandises, technologies et logiciels à destination de certains pays, entités et individus, et pour certaines utilisations finales. La communication de certaines technologies et certains codes sources logiciels aux ressortissants d un pays sanctionné. L implication des ressortissants du pays qui impose les sanctions dans des transactions commerciales avec le pays sanctionné ou avec des personnes domiciliées dans le pays sanctionné. Tout nouvel investissement ou autre transaction dans un pays sanctionné, avec des personnes physiquement domiciliées dans le pays sanctionné et avec des individus faisant eux-mêmes l objet de sanctions. Wood Group pourrait encourir des pénalités importantes, des amendes et prendre des risques légaux et de réputation si nous sommes en violation des lois de conformité commerciale, des règlementations ou des sanctions économiques. Avant que Wood Group marque son accord de réaliser un quelconque travail ou de fournir du matériel à un client, il est indispensable que nous sachions quels sont le pays de destination et le client final des services et des produits que nous fournirons. Si votre travail comprend la vente, l expédition, la transmission électronique ou la divulgation transfrontalière d informations techniques, de logiciels, de marchandises ou de services entre des sociétés de Wood Group, ou avec des tiers, vous êtes tenus de vous assurer d être en conformité à tout moment avec les règles et règlementations en vigueur, et de consulter pour avis le service Juridique ou service de Conformité de Wood Group. Wood Group tient par ailleurs à jour une liste de pays sous surveillance en fonction de laquelle aucune prestation ne saurait être menée sans l accord écrit préalable du service de conformité de Wood Group. Le service de conformité ou le service du Groupe pourra être contacté pour plus d informations et, le cas échéant, fournir la formation nécessaire. INT/B/1.2 Octobre 2013 Wood Group 13

16 Commerce national et international suite Des règles équitables pour tous Les sociétés de Wood Group ne s engageront pas dans des activités ni dans des pratiques d affaires qui violent les dispositions légales applicables en matière de concurrence et/ou d antitrust auxquelles elles peuvent être soumises. Wood Group est engagé à exercer ses activités d une façon transparente et dans un esprit de saine concurrence. Toute activité qui tend à porter atteinte à cet engagement est inacceptable. Service d assistance téléphonique Éthique des affaires de Wood Group wgbusinessethics@expolink.co.uk Cliquez ici pour les numéros d accès de la ligne d assistance Ou allez à la page 23 de ce livre électronique pour la liste complète des numéros d accès par pays 14 Wood Group INT/B/1.2 Octobre 2013

17 Comment faire pour être en conformité avec les règlementations de la concurrence et antitrust? N acceptez jamais de cibler, avec des concurrents, certains clients, produits, services ou territoires géographiques. Ne discutez jamais avec un concurrent de la politique de fixation des prix ou des termes d un appel d offres lancé par Wood Group. Ne convenez jamais des prix auxquels un produit sera revendu à un tiers. N acceptez jamais de boycotter un client ou un fournisseur. Règlementations de la concurrence et antitrust Les règlementations de la concurrence et antitrust s appliquent à tous les niveaux d affaire dans nombre de pays où Wood Group exerce ses activités. Ces règlementations s appliquent non seulement aux sociétés de Wood Group mais encore à leurs concurrents, fournisseurs et clients. Il est important d être conscient de ces dispositions réglementaires, non seulement pour éviter de se trouver en infraction, mais également pour s assurer que des fournisseurs ou des clients n exercent pas d activités anti-concurrentielles qui pourraient nuire à l activité de Wood Group. Certaines règlementations de la concurrence telles les règlementations européennes et américaines peuvent s appliquer même lorsque le délit est commis hors des frontières des pays concernés. Bien que les lois peuvent différer d un pays à l autre, les exemples suivants illustrent certaines des pratiques anti-concurrentielles et antitrust les plus courantes : Ententes visant la fixation des prix et manipulation des procédures d appel d offres, tels que des accords avec les concurrents sur les prix à faire payer par les clients ou les clients potentiels. Ententes entre concurrents visant à sélectionner les fournisseurs et clients avec lesquels ils décident de ne pas traiter. Ententes entre concurrents visant à réduire la production ou le rendement. Ententes entre concurrents visant à exclure certains clients ou comptes de la concurrence, ou certaines zones géographiques. Déclarations frauduleuses sur les capacités des produits ou des services d un concurrent. Ne vous mettez pas d accord avec les concurrents pour limiter la quantité de marchandises ou de services disponibles sur le marché. Évitez toute communication avec les concurrents sur des plans ou des tactiques anti-concurrentiels. Exprimez clairement votre objection à toutes discussions ou accord anti-concurrentiels et rendez compte de tout incident de cette nature au Service de conformité de Wood Group. INT/B/1.2 Octobre 2013 Wood Group 15

18 Responsabilité financière Connaître la valeur de notre patrimoine Vous devez protéger et préserver les biens et les ressources du Groupe, et contribuer aux efforts de maîtrise des coûts déployés par le Groupe. L utilisation des biens et des ressources de Wood Group à des fins d enrichissement personnel est strictement interdite. L utilisation de biens et de ressources de Wood Group à des fins autres que professionnelles exige l approbation écrite de votre Cadre Responsable ou d un membre du service Juridique ou service de Conformité du Groupe. Service d assistance téléphonique Éthique des affaires de Wood Group wgbusinessethics@expolink.co.uk Cliquez ici pour les numéros d accès de la ligne d assistance Ou allez à la page 23 de ce livre électronique pour la liste complète des numéros d accès par pays 16 Wood Group INT/B/1.2 Octobre 2013

19 À qui dois-je faire part de mes soupçons de fraude? De tels soupçons doivent être signalés pour qu une enquête soit ouverte. Vous pouvez vous adresser au service juridique du Groupe ou, si vous préférez, vous pouvez utiliser le service d assistance Déontologie. Rappelez vous qu il n y aura ni représailles ni châtiment contre quelqu un qui aura signalé quelque chose de bonne foi. Systèmes et procédures comptables Chaque société de Wood Group tiendra à jour des systèmes et procédures comptables lui permettant, ainsi qu à toute autre partie concernée, de pouvoir être en possession à tout moment d une vision fidèle et juste de ses actif et passif, pertes et profits, et capacité de financement. Tous les comptes et écritures comptables de Wood Group doivent être enregistrés de la manière qui permet d identifier et décrire clairement la véritable nature des opérations, des éléments d actif et de passif, et de classer et consigner les écritures précisément et rapidement, conformément aux principes et normes comptables généralement admis. Les écritures comptables doivent être conservées aussi longtemps que le prévoit la loi ou la pratique généralement admise. Fraude Wood Group ne tolèrera aucune fraude et a établi des procédures pour prévenir, détecter, signaler et enquêter sur toute suspicion de fraude. La fraude implique de manière générale une certaine forme de tromperie, de vol, de supercherie, de fausses déclarations, un abus de confiance et une intention coupable visant à obtenir de l argent ou autre avantage. Un acte frauduleux peut avoir des conséquences importantes pour Wood Group et les personnes impliquées, y compris la perte de chiffre d affaires et d accès aux financements, le retrait de licences, les actions en justice et une réputation remise en cause. La fraude peut se manifester notamment, sans toutefois s y limiter, sous les formes suivantes : Malhonnêteté ou acte frauduleux. Détournement d actifs appartenant à Wood Group, aux clients, fournisseurs ou contractants. Utilisation à des fins personnelles d espèces, de fournitures, ou de tout autre actif appartenant à Wood Group. Traitement ou communication non autorisée des transactions d affaires de Wood Group. Falsification des registres ou des états financiers de Wood Group. Fausses déclarations sur les produits et les services de Wood Group. Non-divulgation d informations en dépit de l obligation légale de s y conformer. Si vous pensez qu une activité frauduleuse a pu être commise, vous devez sans attendre faire part de vos soupçons au service Juridique ou service de Conformité du Groupe ou, si vous préférez, solliciter le service d assistance Éthique des affaires. INT/B/1.2 Octobre 2013 Wood Group 17

20 Responsabilité financière suite Blanchiment d argent Wood Group n excusera, ne facilitera ni ne soutiendra jamais le blanchiment d argent. Wood Group respectera l ensemble des dispositions légales et réglementaires en vigueur, nationales et internationales, en matière de blanchiment d argent. Le blanchiment d argent est un terme générique qui fait référence à un processus consistant, pour des personnes ou des sociétés, à intégrer des fonds illicites ou illégaux (y compris le produit d activités criminelles, d actes terroristes, de trafics de stupéfiants, de fraude, etc) à leur activité commerciale, dans le but de donner une apparence de légalité à ces fonds. La législation en matière de lutte contre le blanchiment d argent vise à aider et protéger les entreprises régulières contre leur utilisation à telle fin par des criminels. Nombre de pays dans lesquels Wood Group exerce ses activités ont adopté des dispositions légales visant à lutter contre le blanchiment d argent. Selon les juridictions, ce sont les sociétés du Groupe, en tant que personnes morales, et/ ou le personnel impliqué du Groupe, en tant que personnes physiques, qui encourent une responsabilité pénale. Vous devez contacter le service Juridique ou service de Conformité du Groupe et signaler toute transaction suspecte, toute activité ou tout incident de blanchiment d argent. Informations privilégiées et délit d initié Les membres du personnel de Wood Group ne sont pas autorisés à négocier des actions ou autres valeurs mobilières de Wood Group ou de toute autre société cotée en bourse sur la base «d informations privilégiées». Nombreux sont les pays qui ont adopté des dispositions visant à interdire l usage ou la divulgation de toute information sensible, non publique et non publiée, dite «information privilégiée», c est à dire une information qui n est généralement pas accessible au public et qui pourrait, si elle était connue, influencer de manière sensible la valeur des actions de Wood Group (ou des actions de l un de nos clients). Vous ne devez en aucun cas négocier des actions John Wood Group PLC sur la base d une «information privilégiée» que vous détenez sur Wood Group, ni divulguer cette information à un tiers qui pourrait s en servir pour négocier ces actions, ni encourager un tiers à négocier ces actions. De plus, le personnel de Wood Group qui pourrait avoir une information privilégiée sur des sociétés détenues par le public (incluant clients, fournisseurs et concurrents), en raison de son emploi par Wood Group, a l interdiction de négocier les valeurs mobilières de telles sociétés. Si vous n êtes pas certain que l information que vous avez est potentiellement une «information privilégiée» contactez le service Juridique ou service de Conformité de Wood Group. Soyez vigilant! Exemples de transactions suspectes : Toute transaction dont vous ne connaissez pas ou ne pouvez pas vérifier l identité des parties. Le fait que l une des parties est prête à payer plus que le prix du marché. Des paiements effectués dans des monnaies autres que celles spécifiées sur la facture. Des paiements effectués par quelqu un qui n est pas partie au contrat (sauf autorisation expresse dans ce sens). Des paiements à partir de/vers un compte autre que le compte utilisé habituellement dans le cadre de cette relation commerciale. Demande de payer un trop-perçu. Demande de paiement vers une juridiction étrangère à la transaction et/ou à la partie qui formule cette demande. Demandes de paiements en espèces. 18 Wood Group INT/B/1.2 Octobre 2013