Service juridique (Bureau chargé des questions d éthique et de déontologie) Expert de domaine :

Transcription

1 Fonction/ Service : Service juridique (Bureau chargé des questions d éthique et de déontologie) Expert de domaine : Laurel Burke, Associées du dir. juridique. Conformité, laurel.burke@regalbeloit.com Première date de publication : juillet 2011 Révision: 3 Fréquence de révision : Annuelle Laurel Burke Auteur Service chargé des questions de déontologie, d éthique et de conformité (Service, titre et adresse électronique): (juridique) Associée du dir. juridique, laurel.burke@regalbeloit.com Équipe de révision Juridique transfonctionnelle : Validateur : Président, Dir. Exploitation et Dir. du Sce Juridique Publié en Langues principales Révisions antérieures Août 2012 : Langue révisée afin d être plus inclusive Objet, application et portée du règlement a pris l engagement d éviter la corruption et les malversations tout en observant les normes éthiques les plus élevées dans toutes ses activités et partout où il les exerce. Non seulement le US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) et le UK Bribery Act de 2010, mais des lois partout dans le monde interdisent les pratiques de corruption et régissent nos activités en matière de contacts et de relations avec les États, les fonctionnaires et les agents.. Nous agissons toujours avec intégrité et nous suivons les prescriptions légales et les règlements de Regal. Nous nous interdisons la corruption - que ce soit pour obtenir un marché, le conserver, obtenir un accès, ou obtenir quoi que ce soit. Les malversations et les activités de corruption ne sont jamais la chose à faire. Ce règlement s applique au groupe Regal-Beloit et aux entreprises qui sont sous son contrôle (dénommées collectivement «Regal») et toute personne, physique ou morale, qui cherche à traiter avec Regal ou traite déjà avec lui. Chacun de nous doit agir en toute transparence et ouverture et empêcher la corruption de s immiscer dans les transactions ou des activités commerciales de Regal. Regal doit faire preuve de la plus grande prudence vis-à-vis des tiers que nous engageons pour intervenir pour notre compte. Ces tiers peuvent comprendre des représentants, des distributeurs, des personnes offrant des services professionnels, des sociétés de courtage, des agents, des revendeurs, des fournisseurs, des consultants et tout autre partenaire professionnel prestataire de services ou fournisseur de produits à ou pour Regal. À la fois prescription et guide, ce règlement oblige et oriente Regal, ses dirigeants, cadres et employés, ainsi que que les tiers qui traitent avec Regal ou cherchent à le faire, à éviter les activités corrompues et les malversations. Clauses du règlement 1. Ne pas «acheter» de marchés. De nombreux pays dans lesquels nous travaillons ont des lois contre la corruption commerciale, qui interdisent les versements illicites à quiconque pas seulement à des fonctionnaires étrangers dans le but d obtenir un marché ou de le conserver. Pour Regal, c est sur la qualité de ses produits et services que doit se faire la concurrence pour remporter un marché, et acheter un T: / F: / W: RegalBeloit.com Page 1sur 5

2 marché est interdit. Remettre ou accepter des cadeaux, y compris des repas ou des divertissements, risque de s apparenter à de la corruption. Les règlements d entreprise, y compris les textes ayant trait aux déplacements, aux repas, aux divertissements et aux cadeaux exposés dans le Code de déontologie professionnelle et d éthique (le «Code») donnent des conseils sur la façon de discerner entre des gratifications professionnelles acceptables et des versements potentiellement corrompus. 2. Pas de malversations. Pas de corruption. Quiconque ayant un lien avec Regal s interdira d offrir, de verser ou promettre de verser une somme d argent ou d en autoriser le versement, ou encore d offrir ou de promettre des cadeaux ou de quelconques objets ou prestations de valeur à des fonctionnaires d État ou employés d organismes publics détenus ou sous contrôle de l État, que ce soit : 1 pour influencer ce fonctionnaire à prendre une mesure ou une décision ; 2 pour inciter ce fonctionnaire à faire usage de son influence pour peser sur une mesure ou une décision ; ou 3 pour rechercher un avantage afin d aider Regal à obtenir ou à conserver un marché. Dans ce contexte, l expression «Quiconque ayant un lien avec Regal» désigne des employés, des dirigeants, des cadres, des agents, des représentants, des fournisseurs, des distributeurs et tous autres partenaires commerciaux. Certaines définitions et explications de termes utilisés dans ce règlement suivent ce paragraphe 2. a. Fonctionnaire d État. Nous donnons au terme «fonctionnaire public» ou «fonctionnaire d État» le sens large non seulement des représentants des pouvoirs publics ou individus employés par le gouvernement, une administration ou un ministère public, mais aussi des employés d agences publiques internationales, ainsi que des partis politiques et des employés d une entité détenue ou sous le contrôle d un État, y compris les entreprises publiques détenues ou contrôlées par les États. b. Obtenir ou conserver un marché. De la même façon, l expression «obtenir ou conserver un marché» peut se définir au sens large comme une conduite qui ne débouche pas seulement sur un marché public en particulier mais également au sens général, celle qui aide Regal à mener ses affaires, par exemple obtenir la délivrance de licences ou de permis auprès des pouvoirs publics. c. Entreprises publiques détenues par l État. Il existe des entreprises publiques dans plusieurs pays où nous intervenons et, à l échelle mondiale, elles peuvent être perçues comme ayant des liens plus étroits avec la corruption. Nous devons veiller tout particulièrement à structurer soigneusement les relations et contrats de Regal avec des entreprises afin d éviter la corruption. d. Objets ou prestations de valeur. Défini au sens large, le terme «objet ou prestation de valeur» peut excéder le cadre de sommes d argent en liquide ou d équivalents en liquide. Il peut en effet désigner tout aussi bien des frais de déplacement, des services rendus, du golf d entreprise ou autre divertissement excessif ou inhabituel dans le cadre d une transaction particulière, ou encore une prise en charge ou remise de dette, des traitements de faveur personnels, des offres d emploi, et même des dons à des œuvres caritatives. 3. Tenir toujours des livres et des données exacts. Nous tiendrons des livres et des données exacts et complets et nous les soumettrons à des contrôles comptables internes en bonne et due forme. L'argent ou les biens de Regal ne serviront pas, directement ou indirectement, à des causes illégales, inconvenantes ou amorales. Regal tiendra ses livres, ses données et ses comptes sous une forme suffisamment détaillée et avec exactitude, de façon à ce qu ils reflètent fidèlement toutes les transactions et éliminations d actifs. Nul n est autorisé à présenter une transaction de façon fallacieuse, à l omettre sur les livres d une société ou T: / F: / W: RegalBeloit.com Page 2sur 5

3 à négliger les contrôles adéquats, dont l absence peut donner lieu à une présentation fallacieuse ou à une omission. Il est crucial que pour tous les paiements et dépenses, nos libellés soient détaillés et exacts. En conséquence, nos employés doivent suivre les normes, principes, lois et pratiques maison applicables pour la comptabilité et les déclarations financières. En particulier, lorsqu ils préparent ces déclarations et dossiers, les employés doivent respecter les délais et ne rien oublier. Dans leurs négociations avec des fonctionnaires d État ou du secteur public et d autres transactions dont il est question ailleurs dans ce règlement, les employés doivent obtenir toutes les autorisations obligatoires auprès du vice président Regal dont ils dépendent ou du service juridique et, lorsque la situation le justifie, des organismes publics non américains Avant d effectuer un paiement à un fonctionnaire d État non américain ou de l autoriser, les employés ou agents de Regal vérifieront qu aucune portion de ce paiement ne sera effectuée à une fin autre que celle qui est décrite intégralement et précisément dans les livres et données de Regal. Établir des comptes de Regal non communiqués ou non enregistrés, pour quelque motif que ce soit, est proscrit. Passer des écritures fausses ou artificielles dans les livres et données de Regal, pour quelque motif que ce soit, est proscrit. Enfin, les deniers personnels ne doivent pas servir à des fins interdites par ailleurs par le règlement de Regal. 4. Frais de marketing, de déplacement et de divertissements. Les loisirs habituels dans le cadre de l entreprise, directement lié à un objet commercial de bonne foi, ainsi que les cadeaux de valeur nominale portant le logo de Regal, sont autorisés par le Code ainsi que ce règlement DANS LA MESURE OÙ ces dépenses ont reçu toutes les approbations aux termes du Code et des autres règlements de Regal qui s appliquent. Enfin, toute dépense de marketing ou de loisir qui risque de dépasser 100 dollars US adressée à un fonctionnaire étranger ne pourra pas être contractée sans avoir obtenu au préalable l autorisation expresse du service juridique. 5. Dons à des œuvres caritatives. Un don à une œuvre caritative remis dans une juridiction hors des États-Unis par ou pour le compte de Regal, ou un don charitable remis pour le compte d un fonctionnaire étranger ou sollicitée par ce dernier, pourrait être considéré comme une forme de pot-de-vin dans certaines situations. Ne faites pas de dons à des œuvres caritatives pour Regal sans avoir d abord consulté le vice président Regal dont vous dépendez et le service juridique. 6. Le recours à des agents et des distributeurs ainsi que d autres tiers nécessite une enquête de diligence raisonnable. Le recours à des agents qui interviennent pour le compte de Regal et le représentent face au monde extérieur présente une zone de risque de corruption non négligeable. Cependant, un système adéquat de diligence raisonnable permet d atténuer largement ces risques. Comprenez et suivez les obligations contenues dans le Règlement sur l engagement de tiers pour les agents, les distributeurs, les représentants ou d autres partenaires commerciaux (désignés à titre collectif des «tiers») pour engager ou conserver un tiers dans les règles. 7. Fusions et acquisitions. Si le gouvernement américain a de façon très notoire mené des mesures d exécution à l encontre de grands groupes acquéreurs pour la conduite avant des fusions ou des acquisitions d entreprises visées par celles-ci et qui avaient enfreint le FCPA, il n est pas exclu que d autres gouvernements ailleurs dans le monde poursuivent des grandes sociétés et leurs dirigeants pour activités corrompues. C est pourquoi une enquête de diligence raisonnable doit être menée avant la fusion ou l acquisition de toute société, surtout dans des situations où le profil de risque vis-à-vis de la corruption de la société visée est élevé. T: / F: / W: RegalBeloit.com Page 3sur 5

4 8. Les dispositions de ce s appliquent autant au personnel de Regal qu aux activités des tiers. Avec le Règlement sur l engagement de tiers et l ensemble des pièces jointes et annexes à ces deux règlements, ces documents forment le Programme mondial anticorruption de Regal. 9. Règlements et procédures apparentés comportant d'autres obligations. Code de déontologie professionnelle et d éthique 3 Règlement sur l engagement de tiers(ainsi que ses pièces jointes et annexes) Annexe 1: Questions fréquemment posées 10. Signalement d incidents ou de problèmes. Chaque employé de Regal est invité à poser des questions concernant ce règlement et les documents qui l accompagnent. Les employés doivent signaler sans délai tout pot-de-vin, sollicitation ou offre de versement ou avantage indu à un responsable ou un supérieur hiérarchique local, au service des ressources humaines, au bureau chargé des questions d éthique, de déontologie et de conformité (, ou ), au service juridique (juridique@regalbeloit.com) ou encore à la ligne d alerte par l un des moyens décrits au paragraphe suivant. Les tiers, y compris les clients, peuvent eux aussi signaler de tels problèmes en contactant la ligne d alerte de Regal. Il existe essentiellement deux moyens : soit le téléphone soit le portail internet. Les numéros de téléphone et les codes d accès (en cas de besoin) sont disponibles en allant sur le site administratif de Regal et en cliquant sur l onglet «Reporting, Ethical, Legal and Accounting Concerns» (signalement, problèmes d ordre éthique, juridique et comptable). Les adresses des sites varient également en fonction du lieu géographique. Pour tous les pays hors Union Européenne, allez à À l intérieur de l Union Européenne, à l exception de l Espagne ou du Portugal, allez sur mais en Espagne ou au Portugal allez à (en Espagne ou au Portugal. Lorsque la loi l y autorise, l auteur d un signalement peut rester anonyme si tel est son choix. 11. Ressources de Regal et questions. Pour aider à répondre aux diverses interrogations, nous avons créé un document résumant les questions fréquemment posées («FAQ»). Ce document est l Annexe 1. Adressez les questions que vous pouvez avoir sur l autorisation de tiers à la personne référente qui vous a été indiquée pour le pays dans lequel le tiers réalisera l essentiel de la prestation, ou à Legal@regalbeloit.com, ou encore au responsable d équipe en charge du lieu géographique. Si vous avez des questions sur la signification de ce règlement et des procédures, sur la suite à donner ou la conduite à tenir face à une situation, avant d agir, demandez des explications et des conseils. Vous pouvez contacter la ligne d alerte par téléphone ou via le portail internet, le portail de l UE ou le portail internet pour l Espagne / le Portugal. Lorsque vous êtes confronté à une incertitude, n essayez pas de la résoudre tout seul. Participez aux formations et passez les évaluations et certifications qui vous sont proposées. Le nonrespect de ce règlement et des procédures qui l accompagnent sera considéré comme une faute grave et pourra donner lieu à des sanctions pouvant aller jusqu au licenciement. 12. Autres ressources documentaires publiques. Les ressources suivantes, que l on peut se procurer dans le domaine public, fournissent d autres informations sur les lois anticorruption et les T: / F: / W: RegalBeloit.com Page 4sur 5

5 conventions internationales. Notez que les sites internet des agences changent et que les documents sont mis à jour ou retirés de temps à autre ; par conséquent, certaines des ressources indiquées peuvent ne plus être disponibles. Page web sur la fraude dans la section sur le FCPA du Département américain de la Justice (DOJ) The Lay Person s Guide to FCPA The Foreign Corrupt Practices Act (traductions inofficielles disponibles en arabe, bengali, chinois cantonnais et mandarin, français, allemand, japonais, javanais, coréen, mailais, portugais, russe, espagnol et ourdou) Convention des Nations Unies contre la corruption (texte disponible en plusieurs langues) Convention sur la corruption du Conseil de l Europe (janvier 1999, versions en anglais et en français) Convention anticorruption de l Organisation pour la Coopération économique et le Développement (OCDE) Version en français et en anglais, avec des traductions non officielles en arabe, chinois et espagnol) UK Bribery Act Rapport sur le travail du gouvernement (s inscrit dans le 11 è plan quinquénal chinois} (La version officielle doit être publiée par l agence Chine Nouvelle). India Prevention of Corruption Act (version anglaise, 1988) T: / F: / W: RegalBeloit.com Page 5sur 5