UNE ORGANISATION SANS PAPIER : mythe ou réalité? René-Luc Morin. Une présentation d Irosoft inc. 22 avril 2009

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1 UNE ORGANISATION SANS PAPIER : mythe ou réalité? René-Luc Morin Une présentation d Irosoft inc. 22 avril 2009

2 Irosoft est une compagnie privée fondée en mai 1995 ; Information sur l entreprise Trentaine d employés. Une des plus grandes concentrations d experts en informatique documentaire au Québec. Notre équipe d experts est multidisciplinaire (PhD, M.Sc, M.S.I., B.Sc., DEC, AEC) : Informatique, Linguistique, Archivistique, Bibliothéconomie; Irosoft offre des services et des solutions sur mesure dans le domaine de la gestion documentaire, gestion électronique de documents, la conversion et la gestion des connaissances; Irosoft possède aussi une gamme de produits spécialisés dans le domaine de la gestion intégrée d'information et de documents électroniques (GIIDe) ; Irosoft a une expertise dans les standards («normes ouvertes»), nommément XML/SGML; Irosoft a un système de gestion de la qualité et est certifiée ISO-9001:2000.

3 Offre de produits et services

4 Nos clients

5 UNE ORGANISATION SANS PAPIER : mythe ou réalité?

6 Quelques statistiques L étude de M. Sciadas nous dit : «Le bureau sans papier n a jamais vu le jour, la consommation de papier étant plus forte que jamais et le transport de papier étant une activité florissante», «C est l équivalent de près de pages par personne..», * Source: Statistique Canada (2006) «La vie à l ère numérique», no 56F0004MIF au catalogue

7 Certaines constatations «une visite dans tout lieu de travail moderne confirmera que les imprimantes continuent partout de cracher des volumes impressionnants de papier, et que les bacs à recyclage de papier sont pleins.» «Les blagues concernant l impression des courriels abondent, et il semble que le courrier électronique a contribué à lui seul à faire augmenter de façon significative le volume d impression. Les estimations de l augmentation du volume d impression dans les entreprises, en raison de l utilisation d Internet et du courriel, se situent entre % (Ivey Business Consulting Group, 2003) et 40 % (Sellen et Harper, 2001), selon la taille de l entreprise.» «Si cela se trouve, les entreprises de déchiquetage prolifèrent comme jamais auparavant, et les imprimantes ont aussi réussi à faire leur entrée dans les foyers. Il semble bien pour le moment que l ère numérique est avide de papier.» «On s attend à ce que les besoins de papier de la société augmentent; la consommation de papier devrait continuer de croître, et ce encore plus dans les pays en développement.» * Source: Statistique Canada (2006) «La vie à l ère numérique», no 56F0004MIF au catalogue

8 Pourquoi bien gérer ses documents? Coût moyen pour retrouver un document mal classé : 150 $ Coût moyen pour recréer un document égaré : 300 $ Coût moyen pour entreposer une page de papier au cours de son cycle de vie : 25 $ 16 % des heures travaillées sont utilisées pour la recherche d informations. 60 % du travail de secrétariat est consacré à des manipulations de fichiers ou de documents. Un professionnel consacre 5-15 % de son temps à lire et consulter de l information, mais il utilise jusqu à 50 % de son temps pour retrouver l information. L augmentation du volume d impression dans les entreprises, en raison de l utilisation d Internet et du courriel, se situe entre 30 % et 35 %. Source : Série sur la connectivité, titre : La vie à l'ère numérique par G. Sciadas, Division des sciences, de l innovation et de l information électronique (DSIIE) Statistique Canada No 56F0004MIF au catalogue No 14, p 8. Source : Enterprise Content Management - The AIIM Guide to ECM Purchasing 2007, pp 92,93 ( Source : Brochure L offre de service en gestion intégrée de documents, Centre de services partagés du Québec, p2

9 Système de gestion intégrée des documents LE CONSEIL SANS PAPIER : mythe ou réalité? Étude de cas Client : Conseil de la magistrature du Québec Utilisateurs : Juges de la cour du Québec, Membres du conseil, personnels administratifs Solution : Irosoft Docuthèque

10 Le conseil de la magistrature «Le Conseil de la magistrature a été institué en vertu de la Loi sur les tribunaux judiciaires. Il a principalement pour mandat de veiller au respect de la déontologie judiciaire et de mettre sur pied des programmes de perfectionnement à l'intention des juges nommés par le Québec. Président : Guy Gagnon À cette fin, il reçoit, examine et, si nécessaire, enquête sur toute plainte portée contre un juge de la Cour du Québec, contre un juge d'une cour municipale ou un juge de paix nommé en vertu de l'article 186 de la Loi sur les tribunaux judiciaires.»

11 Identification du projet Contexte Mettre en place un système de gestion électronique de documents permettant au conseil de la magistrature d effectuer son travail d analyse des dossiers de plainte efficacement tout en minimisant l utilisation du papier; Les documents utilisés lors des réunions du conseil de la magistrature (CMQ) sont de nature ultraconfidentielle. Retombées et résultats escomptés Élimination du papier lors des réunions; Accès rapide à l information (aussitôt conçue ou modifiée, aussitôt disponible); Facilité d accès et de recherche de l information; Possibilité de travailler en collégialité; Partager ses annotations personnelles avec des collègues; Récupérer ses annotations personnelles même si les documents changes; Surligner et imprimer des passages de documents; Pouvoir travailler à distance et même de façon déconnectée du réseau informatique; Travailler dans un environnement ultra-sécurisé.

12 La problématique principale On doit modifier les habitudes! Il faut changer le paradigme de façon à ce que ça soit moins intéressant d utiliser le papier

13 Les objectifs visés Qualités recherchées du système Simple d utilisation; Facile de retrouver les informations; Permettre la collaboration avec les autres intervenants; Intègre les outils bureautiques; Reproduire les techniques de travail du monde papier. Le système doit être perçu par ses utilisateurs comme un outil d aide à la tâche; Un outil qui améliore la productivité; Que l utilisation du papier ne ferait que diminuer la productivité; Il faut avoir l impression que c est l unique façon de fonctionner. On doit modifier les habitudes! Il faut changer le paradigme de façon à ce que ça soit moins intéressant d utiliser le papier

14 Les ingrédients Conditions préalables Volonté de l organisation de mettre en place un système d information innovateur. Besoins en ressources Un chargé de projet et un pilote de système sont minimalement nécessaires pour une implantation typique. Le chargé de projet doit être appuyé de façon significative par les hautes instances de l organisation de façon à minimiser la gestion du changement. Dans le contexte du CMQ, le président du conseil, le Juge en chef de la Cour du Québec (M. Guy Gagnon), était lui-même impliqué dans le projet. Gestion du changement La gestion du changement est la plus importante préoccupation; Le changement est drastique, on passe du papier à l électronique. La clientèle n est pas nécessairement des plus technologiques.

15 Les ingrédients(2) Nos ingrédients pour obtenir un succès un outil facile d utilisation; un engin de recherche puissant; une intégration aux outils bureautiques (ex: MS-Office); convaincre et démontrer qu il est plus efficace d utiliser la solution électronique que la version papier; donner une formation adéquate; impliquer les services des communications de l organisation; s assurer que le «Management» appuie fermement le projet.

16 Défi pour Irosoft Contexte particulier Le monde juridique est très conservateur. Le papier est omniprésent dans le travail de tous les jours. Il s agit d un domaine où le défi était très grand. Vision de Docuthèque Créer un logiciel qui rencontrait les objectifs suivants : Facile d utilisation (accès, recherche, etc) et intégrer avec les suites bureautiques (MS-Office) Possibilité de travailler à des endroits où internet n est pas disponible (mode déconnecté) Favorisant l interopérabilité, la traçabilité, la pérennité, la disponibilité (sécurité) et la fiabilité de l information. Toujours conserver l intégrité des documents de façon à permettre officialisation des documents en regard avec les lois québécoises et canadiennes. Favoriser le travail collaboratif en mettant en place un système d annotation de documents unique en son genre.

17 L expertise avant tout Résultat du projet Notre vision a permis d obtenir le succès escompté avec ce projet (acceptation des juges de Docuthèque). Certes que Docuthèque est un ingrédient important dans le succès, mais notre compréhension des besoins, l implantation du système et la gestion du changement ont été assurément tout aussi important. Satisfaction de notre client Voici un extrait d une lettre de notre client qui énonce certains des bénéfices constatés auprès de ses membres : «Les membres ont notamment la possibilité de faire des annotations personnelles, de les partager avec des collègues, de surligner ou d imprimer des passages d intérêt. Ils peuvent également travailler en collégialité dans des zones qui leur sont exclusivement dédiées. Leur travail de rédaction, le cas échéant, est facilité par des gabarits déposés dans l Intranet dès l ouverture d un dossier.».

18 Conclusion L objectif de cette présentation était de démontrer qu il existe des solutions de gestion intégrée de documents de type «sans papier». Nous avons présenté le logiciel Docuthèque à l aide d une étude de cas (Docuthèque CSP - Conseil de la magistrature du Québec). Cette étude de cas démontre qu il est possible d utiliser notre logiciel même avec une clientèle qui n est pas reconnu comme étant très technologique. Notre vision était de créer un système de gestion intégrée des documents (numériques et papiers) qui serait facile d utilisation, sécuritaire, assurerait l intégrité et la pérennité des documents et offrant une interface complètement intégrée avec les outils bureautiques. Docuthèque a été conçu par l un des plus grands regroupements d experts dans le domaine au Québec. Avec une compagnie qui a plus de 13 ans d expérience et avec un budget de plus de 2,000,000 $. Docuthèque, dans sa version de gestion des réunions sans papier, est maintenant opérationnel à Loto Québec pour la gestion des réunions du Conseil d administration et réunions connexes. Tribunal des droits de la personne pour la gestion des réunions du Tribunal Sallaberry de Valleyfield pour la gestion des réunions du Conseil de ville.

19 Conclusion IROSOFT C est avant tout de l expertise et de l expérience Ensuite! De la technologie

20 Nous rejoindre : René-Luc Morin Téléphone : (+1) (514) #227 Télécopieur : (+1) (514) Courriel : 3100, Côte-Vertu, suite 510 Ville Saint-Laurent, Québec, Canada, H4R 2J8

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