Réceptionniste et administrateur/administratrice de bureau

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1 Réceptionniste et administrateur/administratrice de bureau Supérieur hiérarchique : Type d emploi : Lieu de travail : Date limite de réception des candidatures : Directeur, Technologie de l information et installations Permanent à temps plein Ottawa (Ontario) 8 août Des entrevues pourraient avoir lieu avant la date limite de réception des candidatures. CONTEXTE ORGANISATIONNEL La Commission de la santé mentale du Canada (la Commission) est un organisme sans but lucratif mis sur pied pour faire connaître les enjeux de la santé mentale à l échelle nationale et pour travailler à améliorer la santé et les perspectives sociales des personnes ayant des problèmes de santé mentale ou une maladie mentale. Pendant les 10 premières années de son existence, la Commission a eu pour mandat d élaborer une stratégie en matière de santé mentale pour le Canada; de mettre en œuvre un programme décennal de lutte contre la stigmatisation et la discrimination; de mettre en place un centre d échange des connaissances à l intention des milieux de la santé mentale; et de s attaquer à la question de l itinérance dans le contexte des problèmes de santé mentale. Le mandat de la Commission a été renouvelé pour une autre période de 10 ans, ce qui lui permettra de poursuivre son important travail. Le siège social de la Commission est situé à Ottawa (Ontario). APERÇU DU POSTE Relevant du directeur, Technologie de l information et installations, le réceptionniste et administrateur de bureau ou la réceptionniste et administratrice de bureau a pour rôle de recevoir, d accueillir et de diriger les visiteurs, de répondre aux appels téléphoniques et aux questions d ordre général et d offrir un soutien administratif à différents employés et services de la Commission afin d assurer l uniformité, l exactitude et la qualité des services. La ou le titulaire est responsable de la messagerie vocale Ligne Info et doit posséder de solides aptitudes à la communication par téléphone et en personne. Elle ou il doit également remettre des badges d accès au besoin et enregistrer l arrivée et le départ des visiteurs. La ou le titulaire est souvent le premier point de contact (en personne ou par téléphone) et donc le premier visage et la première voix de la Commission de la santé mentale du Canada. FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

2 Offrir des services de réception, notamment traiter les demandes de renseignements générales par téléphone, diriger les appels et prendre les messages tout en veillant à ce qu il y ait toujours quelqu un à la réception Assurer un niveau élevé d hospitalité en accueillant et en dirigeant les visiteurs; se tenir au courant des réservations de salle Répondre aux courriels de la Ligne Info de la Commission et les transmettre aux bonnes personnes S occuper du courrier d arrivée et de sortie, des envois par messager, etc. Offrir un soutien administratif général, notamment en ce qui concerne le télécopieur, les photocopies, les dossiers, les services de messagerie et le traitement de texte Assurer l organisation de la réception, de la cuisine et des salles de conférence Gérer et coordonner des achats importants de matériel ergonomique avec les ministères concernés; s assurer que toutes les demandes d approvisionnement sont conformes aux exigences des politiques et lignes directrices applicables Coordonner les activités d approvisionnement (fournitures et services de bureau et de réunion, café, etc.) Faire office de contact principal avec les services d entretien d immeuble pour les bureaux du 350, rue Albert Assurer l activation et la désactivation des badges d accès à l immeuble Assurer la liaison pour les questions de nettoyage, de réparation et d environnement de l immeuble Commander du mobilier pour le personnel au besoin Organiser les déménagements du personnel au besoin Organiser les fonctions du personnel de concert avec d autres membres du soutien administratif Aider à traiter les factures liées à la gestion du bureau et au service de TI Accomplir d autres tâches requises COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE Attitude professionnelle et plaisante, en personne et au téléphone; capacité de projeter une image positive à tout moment en tant que premier point de contact Capacité d adapter son approche à toutes sortes de personnes afin d offrir un excellent service à la clientèle; capacité d établir des relations Tact et aptitude à la négociation pour gérer des problèmes et conflits potentiels Capacité de communiquer efficacement à l oral et à l écrit Aptitudes manifestes pour le travail d'équipe Capacité de travailler avec un minimum de supervision et initiative démontrée

3 Excellente connaissance des pratiques, des méthodes, des normes et du matériel de bureau Habiletés organisationnelles très développées pour gérer et livrer l information avec efficacité et en temps opportun Capacité de travailler efficacement sous pression; souci du détail et de l exactitude Capacité de prioriser les tâches et d organiser le flux des travaux en conséquence Flexibilité des heures de travail pour respecter les échéances des livrables dans un environnement au rythme rapide caractérisé par des priorités changeantes et conflictuelles et des délais serrés Capacité de faire preuve d initiative quand les circonstances s y prêtent et de répondre de manière appropriée aux demandes de renseignements Connaissance intermédiaire de la suite MS Office 2013 (Word, Excel et PowerPoint) Connaissance approfondie de MS Outlook 2013 Capacité d assurer la stricte confidentialité Capacité de traiter des questions et de l information délicates avec discrétion La connaissance des questions liées à la santé mentale et aux maladies mentales serait un atout. QUALIFICATIONS Diplôme ou certificat en administration des affaires, de préférence Au moins deux ans d expérience connexe COMPÉTENCES Valeurs et éthique Respect de la diversité Apprentissage continu Gestion des résultats Travail d équipe et coopération Communication orale et écrite Santé, sécurité et bien-être (physiques et psychologiques) EXIGENCES PHYSIQUES ET COGNITIVES Brèves périodes passées en réunion Travail à l ordinateur nécessitant une concentration visuelle pendant des périodes prolongées (six heures ou plus) Périodes de cinq heures ou plus passées en position assise (travail à l ordinateur, réunions, etc.) Exigence moyenne d accomplir plusieurs tâches de front et de diviser efficacement son attention entre de nombreuses tâches et responsabilités Niveau élevé de concentration nécessaire

4 Très grande attention aux détails Faible exposition à la nécessité de voyager pendant de longues périodes (jusqu à 5 % du temps et parfois plus) et de prolonger la journée de travail au-delà de 7,5 heures Grandes exigences en matière d analyse et d interprétation Capacité d être à l aise dans un environnement de travail ouvert EXIGENCES PSYCHOLOGIQUES Exigences de travail constamment liées à des délais d exécution Exposition faible ou moyenne au stress en raison d interactions complexes, de relations avec les intervenants et d exigences en matière de production de résultats Exigence faible ou moyenne de se concentrer durant de longues périodes afin de maximiser la mobilisation des intervenants, de procéder à des analyses stratégiques de situation, d interpréter des données et de réduire les erreurs au minimum Capacité d organiser efficacement son travail et de classer ses tâches par ordre de priorité Niveau moyen d intelligence émotionnelle afin de pouvoir établir et entretenir de bonnes relations, de communiquer clairement, d influencer et d inspirer les autres, de bien travailler en équipe et de gérer les conflits Capacité de s adapter à l évolution rapide possible des priorités Adaptabilité au changement (organisationnel et environnemental) Des buts et des objectifs de rendement sont fixés annuellement et passés en revue régulièrement. La Commission de la santé mentale du Canada souscrit aux principes de la diversité et du bien-être en milieu de travail. Dans cette optique, elle est heureuse d encourager et de recevoir des candidatures provenant de personnes d horizons divers, comme les membres des Premières Nations, les Inuits et les Métis, les membres de minorités visibles et les personnes ayant un vécu expérientiel des problèmes de santé mentale ou des maladies mentales. La Commission encourage les personnes handicapées à postuler. Des mesures d adaptation pourront être prises sur demande pour les candidats qui participent à toutes les étapes du processus d embauche. Les candidats qui souhaitent obtenir des documents en formats accessibles et des aides à la communication peuvent en faire la demande aux Ressources humaines en envoyant un courriel à l adresse hr@mentalhealthcommission.ca.

5 Les personnes intéressées sont invitées à présenter leur candidature par l entremise de notre site Web à l adresse *Pour les demandes en français seulement* Pour soumettre votre candidature, veuillez faire parvenir votre lettre d accompagnement et votre curriculum vitæ (en format MS Word ou Adobe PDF seulement) à : rh@commissionsantementale.ca d ici le 8 août 2016 Indiquez en objet votre nom ainsi que le titre du poste. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu avec celles qui auront été retenues pour une entrevue.