INSTRUCTIONS POUR LA PRÉSENTATION DES PIECES JUSTIFICATIVES DES SUBVENTIONS RECUES EN COHESION SOCIALE ANNÉE 2014

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1 INSTRUCTIONS POUR LA PRÉSENTATION DES PIECES JUSTIFICATIVES DES SUBVENTIONS RECUES EN COHESION SOCIALE ANNÉE 2014 L objet du présent document est de définir les modalités pratiques relatives à l introduction des pièces justificatives et de préciser les obligations imposées à chaque association et notamment celles prescrites par l arrêté royal du 17 juillet 1991 portant coordination des lois sur la comptabilité de l Etat (M.B. du ). Les directives reprises dans ce document sont d application pour l exercice budgétaire 2014 du programme Pour rappel, en application de l article 21 du décret du 13 mai 2004 relatif à la cohésion sociale, les conventions spécifiques et contrats régionaux précisent que l association est tenue de restituer les subventions dans les cas suivants : lorsqu elle n utilise pas la subvention aux fins desquelles elle lui a été accordée ; lorsqu elle ne fournit pas les justificatifs exigés dans les délais requis ; lorsque le montant que représentent les justificatifs acceptés est inférieur au montant déjà liquidé. Dans ce cas, la CCF réclamera la différence au bénéficiaire ; lorsqu elle s oppose à l exercice du contrôle des agents des Services du Collège. L octroi de subventions est suspendu aussi longtemps que l association n'a pas restitué le montant des subventions non valablement justifié. 1. O r g a n i s a t i o n d e l a c o m p t a b i l i t é d e s a s s o c i a t i o n s Chaque association qui bénéficie de subventions émanant de pouvoirs publics différents tient une comptabilité analytique spécifique à chaque subside qui permet de clarifier et d identifier «visuellement» les recettes et dépenses relatives à chacune des subventions. Par ailleurs, les comptes doivent être présentés de manière à regrouper les dépenses et recettes de l ensemble des actions retenues dans le contrat régional ou la convention spécifique conclu avec la Commission communautaire française. Le respect de la loi du 2 mai 2002 sur les ASBL est exigé, ainsi que le respect de l arrêté du 10 novembre 2005, modifié le 30 avril 2009 portant exécution du décret 13 mai 2004 relatif à la cohésion sociale. Cet arrêté d application précise en son article 20 que : 1

2 Les associations fournissent annuellement pour le 31 mars de l année suivante, les pièces justificatives relatives à la subvention annuelle octroyée. Une copie de ces pièces justificatives est adressée, pour information, par les associations reprises dans un contrat communal de cohésion sociale, à la coordination locale. La transmission de ces documents «pour information» aux coordinations locales ne remet pas en question le rôle d accompagnement pédagogique dont sont chargées les coordinations locales. Les remarques et conseils de celles-ci concernant le contenu ou la présentation des pièces justificatives doivent donc être prises en compte. Ces pièces justificatives 1 sont constituées par : un relevé (tableau récapitulatif annexe 2) des pièces justificatives conforme au modèle fourni par l administration ; les comptes de recettes et dépenses de l action subsidiée (annexe 8) ; le bilan conforme aux modèles du plan comptable minimum normalisé approuvé par l assemblée générale et signé par un administrateur avec la preuve de son dépôt au Greffe du Tribunal de commerce ou à la Banque Nationale de Belgique ; un rapport d activités annuel de l action subventionnée dans le cadre de la convention spécifique ou du contrat régional (modèle transmis par les Services du Collège ou la coordination communale) ; une déclaration sur l'honneur de bonne utilisation du subside (annexe 3); les fiches de rémunérations du personnel affecté au projet et subventionné en tout ou en partie ; les attestations prouvant le paiement des cotisations ONSS et du précompte professionnel de ce personnel ; les copies des diplômes de ce personnel et les attestations justifiant de leur ancienneté (annexe 9) ; une attestation de l employeur mentionnant le temps de travail affecté au projet de chaque travailleur (annexe 9) ; les copies des conventions conclues avec des vacataires et les déclarations de créance acquittées de ceux-ci, ainsi que les fiches fiscales et le récapitulatif muni du cachet du centre de documentation du service public fédéral des finances ; les éventuelles notes d honoraires acquittées ; les reçus relatifs aux indemnités forfaitaires des volontaires ; les factures acquittées, les extraits bancaires, les tickets de caisse, et les extraits du livre de caisse relatifs aux frais de fonctionnement ; une copie du contrat de bail éventuel ; le tableau d amortissement relatif aux investissements mis à charge de la subvention ; Les annexes sont disponibles à la fin de ce document. Il est rappelé que : Les pièces justificatives des dépenses doivent concerner les projets et la période couverte mentionnés dans les contrats ou conventions de cohésion sociale. Le montant des pièces justificatives doit être réparti prorata temporis 2 de la période couverte. Par exemple, pour un projet dont la durée est limitée à deux mois, les primes d assurance sont acceptées uniquement pour cette durée, et non pas pour l année entière. Aucune attestation globale de financement d'un projet n est acceptée. L'ensemble des pièces justificatives doit être présenté. 1 En gras : Pièces obligatoires pour que le dossier soit considéré complet et recevable 2 Proportionnel au temps écoulé 2

3 Les éventuelles sous-traitances et partenariats pour l organisation d activités doivent avoir été précisés dans le projet soumis à l administration et acceptés par celle-ci (cf mention dans les contrats ou conventions). Les sous-traitances éventuelles doivent être justifiées par le sous-traitant conformément aux instructions de la présente circulaire. Ces pièces comptables justificatives doivent impérativement être d une nature conforme aux dispositions de la présente circulaire et pour chaque pièce, il convient de préciser la nature de la dépense. Aucun solde ne pourra être liquidé et un remboursement de la totalité des avances versées sera exigé tant que la subvention octroyée n est pas valablement justifiée. En l absence d UNE des pièces «de base» suivantes, la subvention n est pas valablement justifiée : le tableau récapitulatif, les pièces justificatives le compte de recettes et dépenses de l action subsidiée, le rapport d activités, le bilan et la preuve de son dépôt. la déclaration dur l'honneur de bonne utilisation du subside Pour rappel, la loi du 27 juin 1921 prévoit en son article 17 1er : «Chaque année et au plus tard six mois après la date de clôture de l exercice social, le conseil d administration soumet à l Assemblée Générale, pour approbation, les comptes annuels de l exercice social écoulé établis conformément au présent article, ainsi que le budget de l exercice suivant». Si les comptes et bilans ne sont pas encore approuvés par l Assemblée Générale au 31 mars, prière de fournir les documents provisoires et de faire parvenir les documents approuvés dans les meilleurs délais. Ce dossier doit être déposé au Greffe du Tribunal de Commerce ou à la centrale des bilans de la banque nationale selon la taille de l asbl dans le mois qui suit l approbation des comptes et bilans par l Assemblée Générale. La preuve de ce dépôt doit être fournie. En cas de doute sur l acceptation possible d une dépense, vous êtes invités à vous adresser à l administration avant d effectuer la dépense, et ce, afin de vous assurer de s on «acceptabilité». 2. N a t u r e e t p r é s e n t a t i o n d e s p i è c e s j u s t i f i c a t i v e s d e s d é p e n s e s Règles générales : Les pièces justificatives sont remises à la CCF en un seul exemplaire et une copie est adressée à la coordination locale dans les délais prescrits par celle-ci. Le dossier ne doit pas être ventilé par actions subventionnées, mais doit être globalisé pour la totalité du projet subventionné. Les pièces justificatives sont obligatoirement accompagnées d un tableau récapitulatif des pièces justificatives, conforme au modèle fourni par l administration, numérotées et groupées, suivant les rubriques de la liste des dépenses. 3

4 Elles doivent toujours être datées et consister en factures acquittées, factures ou déclarations de créances accompagnées de la preuve de leur paiement (extrait de compte bancaire de l'association ou bulletin de versement validé par la poste). L association peut fournir un récapitulatif de ses extraits bancaires si elle détaille précisément la concordance avec la facture honorée et indique cette référence dans le tableau récapitulatif des dépenses. Compte tenu du fait que la législation fiscale actuelle impose aux associations partenaires de conserver pendant un minimum de cinq ans les pièces justificatives originales de leur comptabilité, seules des photocopies de ces pièces doivent être fournies. Aucune facture (ou partie de facture) présentée ne peut servir à justifier une quelconque subvention émanant de quelque autre autorité administrative que ce soit (voir déclaration sur l'honneur de bonne utilisation du subside en annexe 3). Pour rappel, une infraction à cette règle est un délit susceptible d entraîner des poursuites pénales. La facture originale des biens acquis avec la subvention et dont la valeur d achat dépasse le montant de 495,79 (quatre cent nonante-cinq septante-neuf cents) sera annotée d une mention «Cocof» et sera paraphée par le responsable des comptes de l association si elle est utilisée à 100% pour justifier la subvention de la CCF. Dans le cas où plusieurs autorités administratives cofinancent les actions, les responsables doivent apposer sur la pièce comptable originale un cachet de ventilation précisant le pourcentage du montant justifié qui est à prendre en considération par chaque autorité administrative, avant d'inclure une copie de cette pièce dans les justificatifs remis à chaque autorité concernée. Il en est de même pour les projets financés conjointement par la cohésion sociale et par d autres programmes soutenus par la Commission communautaire française : la répartition des montants justifiés à prendre en charge par chacun de ces programmes sera clairement indiquée. L ensemble de toutes les dépenses justifiées et éligibles relatives aux actions des projets subventionnés peut ne pas nécessairement correspondre exactement au montant total (100 %) de la subvention prévue. Si le montant des avances liquidées est supérieur au montant justifié et éligible, un remboursement de la différence sera demandé, conformément à l article 3 de l arrêté royal n 5 du 18 avril 1967 relatif au contrôle de l emploi et de l octroi des subventions et au décret du 13 mai 2004 relatif à la cohésion sociale. Si les dépenses justifiées et éligibles sont supérieures au montant des avances, la différence (solde) sera versée par la CCF, sans toutefois dépasser le montant total de la subvention octroyée. Pour ce qui concerne les Coordinations des programmes communaux : Conformément au décret du 13 mai 2004 relatif à la cohésion sociale, à l arrêté du 10 novembre 2005 relatif à l application de ce décret et à la convention spécifique conclue entre la coordination locale et la CCF, chaque coordination locale est tenue de consacrer les moyens financiers qui lui sont octroyés par la CCF à des missions de coordination, d information et d accompagnement. Le rôle de cette coordination est défini par le décret, l arrêté et la convention spécifique. Les justificatifs des coordinations locales qui bénéficient d une subvention de la commission communautaire française suivent les règles générales précisées dans ce document. 4

5 3. C a r a c t è r e é l i g i b l e d e c e r t a i n s f r a i s La liste des dépenses éligibles pour les contrats régionaux et les conventions conclues suite aux contrats communaux de cohésion sociale est reprise en annexe. La liste des dépenses éligibles de chaque projet peut reprendre en tout ou en partie cette liste, en fonction des activités menées. 3.1 Pour rappel, les dépenses suivantes ne sont pas éligibles : les rémunérations du personnel communal (sauf dérogation prévue dans la convention) ; les dépenses destinées à combler un déficit des finances de l opérateur ou de ses partenaires (sauf autorisation expresse et écrite du Ministre) ; toute autre dépense sans rapport avec les impératifs de l'action subventionnée ; les déplacements à l étranger (des subventions peuvent être demandées à cet effet au service des relations internationales) ; les communications téléphoniques internationales ; les frais relatifs à des activités à faible contenu pédagogique tels que cinéma, parc d attraction, paint ball ou toute autre activité à caractère exclusivement ludique ; les indemnités octroyées dans le cadre d un préavis non presté. 3.2 Les dépenses suivantes sont éligibles : Les frais de personnel : Ces dépenses doivent répondre aux informations communiquées dans le tableau relatif aux moyens en personnel repris dans l annexe 9. a. pour les salariés sous contrat de travail «classique» : Il y a lieu de fournir : une copie des fiches de paie reprenant le salaire brut du travailleur et les charges patronales ou un décompte du secrétariat social ; les preuves de paiement des traitements ; le compte individuel des travailleurs qui mentionnera précisément par une clé de ventilation la part de chaque pouvoir public dans la prise en charge de ce traitement; les attestations prouvant le paiement des cotisations ONSS et du précompte professionnel de ce personnel; copie des déclarations multifonctionnelles (DmfA) Il y a lieu de transmettre les «avis de traitement» et les copies des fiches fiscales transmises par voie électronique par Belcotax on Web. 5

6 a. bis. pour les ACS et autres PRC (Plans de Résorption du Chômage) : Les mêmes documents qu au point a. sont à fournir, accompagnés d un document mentionnant l intervention d ACTIRIS ou de tout autre pouvoir impliqué dans les Plans de Résorption du Chômage. b. pour les vacataires : Il y a lieu de fournir : une convention établie en bonne et due forme suivant le modèle fixé en annexe 1 sur un document à en-tête de l association qui reprenne les coordonnées exactes et complètes de toutes les parties, le niveau de qualification de l animateur, le type de prestations ainsi que le lieu et les heures de celles-ci, le salaire (horaire ou mensuel), la forme de paiement (chèque, virement, au comptant,...) ainsi que la mention certifié sincère et véritable signée par toutes les parties. les preuves de paiement des prestations effectuées étant entendu que chacune de celles-ci précisera la période de prestations couverte et le montant perçu par prestation. Si la prestation est honorée de la main à la main, un reçu pour chaque paiement doit être fourni de même que l extrait du livre de caisse attestant de la dépense. Si le cumul des prestations d un vacataire pour la même association dépasse un montant annuel de 125, une fiche et un relevé récapitulatif doivent être établis. Une copie de ces documents ainsi que la preuve de sa transmission à l Administration de contributions directes doivent être fournies. c. pour les étudiants : Il y a lieu de fournir : un contrat de travail d étudiant établi en bonne et due forme selon la législation en vigueur les preuves de paiement sous forme d un reçu ou d une fiche de paie qui reprenne les coordonnées exactes et complètes de toutes les parties, le type de prestation, les heures de prestation, le montant perçu par l étudiant, la forme de paiement (chèque, virement, au comptant,...), ainsi que la mention, certifié sincère et véritable signée par toutes les parties. d. pour les volontaires : Si une indemnité forfaitaire est octroyée, elle ne peut dépasser le montant de 32,71 par jour et le total annuel cumulé ne peut dépasser le montant de 1.308,38. S il y a dépassement, ces dépenses doivent être considérées comme des paiements à des vacataires et justifiées comme tels (fiches fiscales à établir). Il y a lieu de fournir le contrat d assurance en Responsabilité Civile. En effet, la Loi prévoit que les associations qui travaillent avec des volontaires sont contraintes de conclure à leur bénéfice ce type d assurance. Cette assurance peut sous certaines conditions 6

7 être prise en charge par la Commission communautaire française ( Le reçu signé par le volontaire mentionnant les jours et heures de prestations volontaires effectuées par celui-ci (sous forme de tableau de présence voir modèle en annexe 4). La charge de la preuve relative au respect du devoir d information des organisations à leurs volontaires reste incombée aux associations. Les frais de déplacement des volontaires sont acceptés aux conditions prévues par la loi sur le volontariat Les frais de supervision, de formation, d animation et d accompagnement, lorsque les participants sont spécifiquement affectés au projet subventionné. Ces frais émanant de l étranger ne sont pas recevables Les frais de location de locaux et les charges y afférentes (eau, électricité, chauffage), pour autant que ceux-ci soient affectés au projet subventionné. Il est demandé de joindre une copie du contrat de bail dans le cas où des paiements de loyers sont remis en pièces justificatives Les frais de matériel technique ou pédagogique ainsi que les frais liés à la réalisation d animations, justifiés par des tickets de caisse et/ou autres billets d entrée qui font office de factures. Ceux-ci devront être lisibles et mentionner clairement l adresse et le numéro de T.V.A. du commerçant qui les a délivrés. Ces tickets de caisse et billets d entrée devront être collés sur un document à en-tête de l association et accompagnés, pour ce qui concerne les tickets de caisse, d une brève description de la nature de l achat et de l utilisation qui en a été faite Les frais d'achat de matériel ou d'investissement, nécessaires à l'action sous réserve de l'accord spécifique des services du Collège si le montant des investissements dépasse 20% du montant annuel de la subvention ou un montant de Le bénéficiaire doit nécessairement chercher le meilleur rapport qualité/prix. Les justificatifs relatifs aux biens acquis avec la subvention et dont la valeur d achat dépasse 4.957,87 (quatre mille neuf cent cinquante-sept euros quatre-vingt-sept cents) devront être accompagnés des devis rendus par au moins trois fournisseurs pour le même marché. Si le fournisseur offrant le meilleur prix n est pas choisi, la motivation de la décision sera également jointe à la facture. Pour les biens durables dont la valeur est supérieure à 495,79 (quatre cent nonante-cinq euros septante-neuf cents) acquis à l aide de la subvention, le bénéficiaire doit tenir à jour un tableau d investissement et de le remettre automatiquement chaque année durant la période d amortissement comptable. Il en découle l obligation pour le bénéficiaire de maintenir l affectation des biens d investissement acquis à l aide de la subvention durant le même laps de temps Les frais spécifiques liés à la nourriture : Sont seuls recevables, les frais liés à l achat de café, lait, sucre, eaux et jus pour les réunions.. 7

8 Le caractère «raisonnable» des dépenses est exigé et sera contrôlé Ne sont pas acceptables : restaurants, snacks pour le personnel ou les participants, repas ou collations fournies aux participants (prévoir une participation aux frais dans ces cas). L achat de fournitures destinées à être vendues lors de fête n est pas recevable Les frais de déplacement, des participants, des animateurs et de tout intervenant, à condition qu ils soient directement liés à la réalisation du projet. Les frais afférents à des déplacements effectués en transport en commun, en vélo ou en voiture privée pourront être pris en compte et devront être justifiés par des titres de voyage (cartes de tram, billets de chemin de fer, go-pass, etc.) et par une déclaration sur l honneur reprenant la destination, la raison et le kilométrage des déplacements effectués (annexe 5). Les déplacements ferroviaires devront avoir été effectués en seconde classe et les titres de voyage y afférents être collés sur un document à en-tête de l association. Les déplacements effectués en véhicule privé ne pourront en aucun cas donner lieu à un dédommagement par kilomètre parcouru supérieur à un montant de 0,3641 du 1er janvier 2014 au 30 juin 2014 et de 0,3468 à partir du 1er juillet Les déplacements à vélo sont remboursables à concurrence de 0,20 par kilomètre. Bien que les déplacements en transports publics soient privilégiés, les frais de location de véhicules pour le transport de matériel ou de bus et minibus pour le transport de participants à une activité peuvent être acceptés ainsi que les frais d assurance et de carburant y afférents (joindre contrat de location et relevé des kilomètres parcourus). Les frais d assurance, d entretien ou de carburant des véhicules appartenant à l association et utilisés dans le cadre des actions subventionnées peuvent être acceptés (joindre la preuve que le véhicule appartient à l association (certificat d immatriculation) et la déclaration concernant les déplacements effectués (annexe 6)) Les frais résultant de dépenses à caractère administratif général, (frais postaux, téléphoniques, etc.) pour autant que celles-ci soient indispensables au bon déroulement des actions entreprises. Les cartes recharge de gsm sont recevables à concurrence de 15 par mois et sous réserve qu elles soient exclusivement destinées à communiquer lors du déroulement d une activité subventionnée Les frais résultant de la conclusion de contrats d assurance, nécessaires à la réalisation des actions (ex. : assurance Responsabilité civile, ). Il est rappelé ici que pour des actions de courte durée, seule la partie de la prime d assurance correspondant à la période de déroulement de l action pourra être prise en compte. 8

9 4. V e r s e m e n t d u s o l d e r es t a n t d û Le paiement des soldes aux associations s effectue au prorata des montants justifiés et recevables, pour autant que la totalité des documents exigés aient été transmis. Les soldes sont versés sur le numéro de compte bancaire communiqué sur le questionnaire rentré lors de l'appel à projets. Les associations sont tenues d' informer l'administration de toute modification financière dans les meilleurs délais. Celle-ci sera justifiée par une attestation bancaire ou un bulletin de virement annulé. Les associations sont également tenues d'informer l'administration de toute cession de créance ouverte au bénéfice d'un organisme bancaire ou de crédit. Pour tous renseignements complémentaires, veuillez vous adresser à: Commission communautaire française, Service des Affaires Sociales - Rue des Palais 42, à 1030 Bruxelles 02/ fax : 02/

10 Directrice d administration : Isabelle FONTAINE 02/ ifontaine@cocof.irisnet.be générale : Marie-Pierre DURT 02/ mpdurt@cocof.irisnet.be Contrôle financier et législatif Gilles CLAREBOUT 02/ gclarebout@cocof.irisnet.be Contrôle des justificatifs Nicolas HOTZ Communes d Auderghem, d Etterbeek, d Ixelles, de Molenbeek, de Saint-Gilles, de Schaerbeek. 02/ nhotz@cocof.irisnet.be Jacques ROUSSEAU Communes d Anderlecht, de Bruxelles Ville, d Evere, de Forest, de Jette, de Koekelberg, de St Josse. 02/ jrousseau@cocof.irisnet.be Stéphanie GODDIN Projets régionaux 02/ sgoddin@cocof.irisnet.be Secrétariat et paiements Dominique TASSON 02/ dtasson@cocof.irisnet.be Commission communautaire française, Service des Affaires Sociales - Rue des Palais 42, à 1030 Bruxelles 10

11 Annexes Documents de base obligatoires à compléter : annexe 2 : récapitulatif des pièces justificatives annexe 3 : déclaration sur l'honneur de bonne utilisation du subside annexe 8 : modèle de compte recettes dépenses annexe 9 : tableaux récapitulatifs des moyens en personnel, diplômes et ancienneté Pour utilisation si nécessaire : annexe 1 : modèle de convention avec un vacataire annexe 4 : modèle de reçu pour prestations des volontaires annexe 5 : feuille individuelle des frais de déplacement annexe 6 : document relatif aux déplacements en voiture appartenant à l association annexe 7 : liste des pièces justificatives éligibles annexe 10 : tableaux d'investissements et d'amortissements 11

12 A n n e x e 1 Modèle de convention avec un vacataire Contrat pour un travail nettement défini Entre : L ASBL...(ci-après dénommée l employeur) N d entreprise :...Commission Paritaire N... dont le siège social est établi Représentée par : Madame/Monsieur... (nom, prénom et fonction du représentant de l asbl qualifié pour la représenter) et Madame/Mademoiselle/Monsieur :...( ci-après dénommé l employé) domicilié(e) à : Il est convenu entre les susnommés que l employé... fournira pour l employeur... les prestations suivantes : type de prestation... nombre d heures hebdomadaires, mensuelles ou totales de prestation (si prestation récurrentes préciser les jours de prestations (ex :le mercredi après-midi) Le...de...à... période de prestation fixée du... au... en qualité de (qualification du prestataire)... lieu(x) de prestation... rémunération convenue... /heure/journée ou/prestation* (*biffer la mention inutile) le paiement se fera sur le compte bancaire.../en espèces contre reçu* (*biffer la mention inutile) NB : mentionner la période couverte par le paiement sur la communication du virement ou sur le reçu Toutes les dispositions relatives aux contrats de travail sont applicables au présent contrat, néanmoins, celui-ci n est pas soumis aux cotisations de sécurité sociale pour autant que l occupation ne dépasse pas 25 jours sur l année civile, pour ce contrat ou ceux chez un autre employeur. Le travailleur déclare sur l honneur avoir presté... jours/n avoir presté aucun jour* (*biffer la mention inutile) dans le cadre d un contrat identique durant l année Fait en double exemplaire à... le... Signature du représentant de l ASBL Signature du vacataire 12

13 A n n e x e 2 modèle type TABLEAU RECAPITULATIF DES PIECES JUSTIFICATIVES Nom de l ASBL: Période de réalisation: Frais éligibles Numéro Intitulé du projet: Montant de la subvention: Date achat ou Fournisseur ou Date du paiement période couverte prestataire Objet de la dépense Montant Locations et charges TOTAL Promotion- publication TOTAL Frais administratifs TOTAL Frais de déplacement TOTAL Matériel pédagogique; frais d'animation TOTAL Sous-traitance, honoraires,vacataires TOTAL Frais de personnel TOTAL Amortissement et investissement TOTAL Impôts et taxes TOTAL Charges financières TOTAL Charges exceptionnelles TOTAL MONTANT TOTAL DES FRAIS JUSTIFIES : 13

14 A n n e x e 3 année 2014 DECLARATION SUR L'HONNEUR DE BONNE UTILISATION DU SUBSIDE Document à joindre aux justificatifs Je soussigné(e)... fonction... de l association... sise... déclare sur l'honneur que : la mention «Cocof» figure sur tous les documents relatifs à l'activité subsidiée par la Commission communautaire française ; les dépenses justifiées ne sont pas couvertes par un autre bailleur de fonds ; les justificatifs correspondent à l'activité subventionnées. Seule est admise, une utilisation partielle des mêmes pièces justificatives, en cas de «ventilation» selon chaque pouvoir subsidiant. J'ai pris connaissance qu'au cas où il appert que de fausses informations ont été communiquées, ou que les conditions liées à l'obtention de la subvention n'ont pas été respectées, le Collège pourra récupérer le montant partiel ou total de la subvention accordée ou exclure l'association bénéficiaire du bénéfice d'une subvention ultérieure. Bruxelles, le... Lu et approuvé, Signature 14

15 A n n e x e 4 Modèle de reçu pour indemnités des volontaires Reçu de l asbl... La somme de... à titre d indemnités pour les prestations volontaires effectuées les : trimestre Janvier à Mars Avril à Juin Juillet à Septembre Octobre à Décembre Dates des prestations volontaires Total trimestriel Total annuel Le volontaire date Nom, prénom NB : en cas de paiement mensuel ou trimestriel, vous pouvez fournir le document pour chaque paiement, mais le tableau récapitulatif annuel doit être joint au dossier de justificatifs. 15

16 A n n e x e 5 FEUILLE INDIVIDUELLE DES FRAIS DE DEPLACEMENT EFFECTUES POUR LES BESOINS DES ACTIVITES EN VOITURE PRIVEE, EN VELO OU EN TRANSPORTS EN COMMUN Association : Année : 2014 Nom : Prénom : Fonction : Adresse : Numéro de compte Dates Objet des déplacements Voiture (km parcourus) Vélo ( km parcourus) Transports en commun (joindre les tickets) TOTAL TOTAL GENERAL - Certifié sincère et véritable, Signature et date Remboursement au Km en véhicule automobile : Pour accord, 0,3461 du 1 er janvier 2014 au 30 juin 2014 Date Le Trésorier ou le Président 0,3468 du 1 er juillet 2014 au 31 décembre 2014 Signature Remboursement au km en vélo selon les conditions en vigueur : 0,20 16

17 A n n e x e 6 Année : 2014 ASSOCIATION:... FRAIS DE DEPLACEMENT EFFECTUES POUR LES BESOINS DES ACTIVITES SUBVENTIONEES EN VOITURE APPARTENANT A L ASBL Marque :... Type :... Joindre un document prouvant la propriété du véhicule Km totaux parcourus par le véhicule du au Km parcourus pour les besoins de la cohésion sociale Objet des déplacements Frais d'essence pour les besoins de la cohésion sociale (joindre les tickets) Autres frais (taxes, assurances, entretien,...) totaux annuels Quote-part des frais hors essence attribués à la cohésion sociale Total des frais de déplacement attribués à la cohésion sociale Certifié sincère et véritable Le représentant de l asbl Date signature 17

18 A n n e x e 7 Liste des pièces justificatives éligibles Ce sont les copies de pièces justificatives qui sont introduites à la Commission Communautaire française. Les originaux sont toujours conservés à l'association. Frais éligibles Pièces éligibles Compléments Locations et charges Locations permanentes Reçus ou autres Preuves de Preuves de paiements et bail paiements Locations ponctuelles Facture, convention Preuves de paiements Charges (gaz, électricité, ) Facture Preuves de paiements Assurances (incendie, vol,...) Avis de paiement Preuves de paiement et contrat d'assurance Entretien Factures Preuves de paiements Matériel et produits d'entretien Factures, tickets Preuves de paiements et contrat de livraison si existe Promotion publication Frais de réalisation, d impression Factures Preuves de paiements et contrat si existe Frais de distribution Factures Preuves de paiements et contrat si existe Réceptions et relations publiques Factures Preuves de paiement et contrat si existe Droits d'auteur Récépissé, tickets Frais administratifs Petit matériel (fardes, classeurs,...) Factures, tickets Preuves de paiement (mentionner le libellé) Matériel spécifique Factures Preuves de paiement Fournitures et documentation Facture, tickets Preuves de paiement (mentionner le libellé) Téléphone, fax Facture Preuves de paiement Frais postaux Récépissé Photocopies Tickets (mentionner le libellé) Maintenance (photocopieur, fax,...) Factures Preuves de paiements et contrat si existe Frais de gestion (y compris fraisfactures Preuves de paiements, contrat si bancaires et secrétariat social) existe Assurances Avis de paiement Preuves de paiements, contrat Frais d activités Billets d entrée tickets Frais d animation Matériel pédagogique Factures, tickets Preuves de paiement Frais de déplacement (pour raison de service) Transport privé (véhicule personnel)tableau de forfait KM Preuves de paiement Location ponctuelle Factures Preuves de paiement 18

19 Carburant (Véhicule de l'asbl ou defactures, tickets (mentionner lepreuves de paiement location) libellé) Assurances-taxes (Véhicule de Avis de paiement, extrait de rôle Preuves de paiements l'asbl ou de location) Transport publics Cartes oblitérées, titres de transport ( mentionner le libellé) Sous-traitance, honoraires etc. Honoraires (avocat, comptable, etc.) Note ou factures Preuves de paiements, fiches et , convention Vacataires Note ou factures Preuves de paiements, fiches et , convention Défraiement de bénévoles, Indemnités forfaitaires ou Preuves de paiement volontaires défraiements, déclaration de créance Résidence d'artiste Déclaration de créance Preuves de paiement Frais de personnel 1. avec secrétariat social (hors frais de gestion) Rémunération Comptes individuels détailléspreuves de paiement, mensuellement avec l'onss, fichesrémunérations, ONSS et Précompte de salaire Assurance légale Avis de paiement, factures Preuves de paiement Médecine du travail Avis de paiement, factures Preuves de paiement Vêtement de travail Factures Preuves de paiement Frais de déplacement domiciletravail Comptes individuels, fiches depreuves de paiement salaire 2. sans secrétariat social Rémunération Fiches Preuves de paiement, rémunérations, ONSS et Précompte Assurance légale Avis de paiement, factures Preuves de paiements Médecine du travail Avis de paiement, factures Preuves de paiements Vêtement de travail Factures Preuves de paiement Frais de déplacement domiciletravail Comptes individuels, fiches depreuves de paiement salaire DIVERS Frais spécifiques liés aux collationsnotes ou factures, tickets Preuves de paiement lors de réunions Remarque: une preuve de paiement est un extrait de compte, un reçu, une facture acquittée 19

20 Année A n n e x e 8 COMPTE RECETTES ET DEPENSES RELATIF AUX ACTIVITES SUBVENTIONNEES EN COHESION SOCIALE Nom de l asbl... RECETTES Montants Total 70/Recettes propres... 1Dons. 2Sponsors. 3Cotisations des membres. 4Recettes d'activités. 5Autres. 71/Conventions... 1Fondation Roi Baudouin. 2Loterie Nationale. 3Autres. 72/Subventions de la Commission Communautaire Française... 1Culture.. Parascolaire.. Aide aux personnes... handicapées Santé. Tourisme. Sport. Infrastructure.... Enseignement. 2Autres. 73/Subventions d'autres Pouvoirs Publics... 20