Administration des Douanes et Accises du Luxembourg. edouane EMCS PROCEDURE DE SECOURS. Guide. Version 1.00

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1 edouane PROCEDURE DE SECOURS Guide Version 1.00 Auteur Administration des Douanes et Accises du Luxembourg (ADA) - Division Version 1.00 Dernière mise à jour 18/02/2011

2 TABLE DES MATIERES 1. Présentation générale Procédure Définitions Remarques concernant la procédure de secours «à l arrivée» Signification des symboles utilisés Procédure de secours (au départ de Luxembourg) Représentation graphique Descriptif des étapes de la procédure Annexes Notification d arrivée de secours Document administratif d accompagnement Format de l ARC de secours..13 edouane Guide Procédure de secours 2/13

3 1. Présentation générale (Excise Movement and Control System) est un système électronique d information et de contrôle élaboré au niveau communautaire, et dont l objectif est de remplacer le système actuel de contrôle des mouvements en suspension des droits d accises sur support papier par une version électronique. Le Document Administratif d Accompagnement est désormais obsolète, et ainsi remplacé par une version numérique (ci-après «DAe»). Ce document présente la procédure de secours (i.e. procédure dite «fallback») dans le cadre d un mouvement de marchandises en suspension des droits d accises, entre un entrepositaire agréé ou un expéditeur enregistré au Luxembourg et un opérateur établi dans un autre Etat membre de l Union Européenne (ou, depuis le 1 er janvier 2011, un entrepositaire agréé au Luxembourg). En outre ce document présente succinctement la procédure de secours (i.e. procédure dite «fallback») dans le cadre d un mouvement de marchandises en suspension des droits d accises à destination du Grand-duché de Luxembourg. edouane Guide Procédure de secours 3/13

4 2. Procédure 2.1. Définitions Les entrepositaires agréés (et les expéditeurs enregistrés) qui expédient des marchandises en suspension des droits d accises vers un opérateur établi dans un autre Etat membre de l Union Européenne (et à partir du 1er janvier 2011 vers un entrepositaire agréé au Luxembourg) ou, le cas échéant, vers un bureau d exportation. Agent du bureau d accises concerné Tout fonctionnaire de l administration des douanes et accises luxembourgeoise travaillant dans le domaine des accises au bureau des douanes et accises compétent. Rapport de réception Document (électronique) rempli par le destinataire suite à la réception et à l inventaire des marchandises. Les anomalies constatées à l arrivée doivent notamment y être mentionnées. Structure d assistance permettant de répondre aux problèmes et questions liés à l utilisation d par les opérateurs économiques et les agents de l administration des douanes et accises Remarques concernant la procédure de secours «à l arrivée» En pratique, si l application nationale ou les moyens de communication de l opérateur économique sont indisponibles lors de l arrivée de marchandises en suspension des droits d accises sur le territoire luxembourgeois, et s il est probable que cet échec dure plus de 2 heures, le destinataire devra transmettre une notification d arrivée des marchandises au service DOBA 1 par ou fax. Vous trouverez en annexe de la présente procédure une copie de cette notification d arrivée de secours. Par la suite et ceci dans un délai de 5 jours maximum, la notification de l arrivée (électronique) et le rapport de réception seront simultanément soumis électroniquement par le destinataire dans, une fois le système et les moyens de communication de nouveau disponibles 2. 1 Toutes les notifications d arrivée envoyées au service DOBA seront conservées dans un fichier. 2 Si l indisponibilité risque de durer plus de cinq jours ouvrables, une réunion devra alors être établie avec les principaux acteurs afin de rétablir rapidement le système. edouane Guide Procédure de secours 4/13

5 2.3. Signification des symboles utilisés Indique le début de la procédure. Indique une action ou une étape dans le processus. non Oui Indique qu'un processus de décision doit s'opérer. ou Indique que plusieurs actions ou étapes dans le processus sont possibles Indique la fin de la procédure. edouane Guide Procédure de secours 5/13

6 2.4. Procédure de secours (au départ de Luxembourg) Représentation graphique Procédure de secours (au départ de Luxembourg) Agent du bureau d accises concerné 111. Notes prises non 103. Constatation d un problème système 104. Décision d ouverture de la procédure de secours oui 106. Renseignements dans CS/MISE de l indisponibilité pour tous 105. Information de l ouverture de la procédure de secours 110. Communication de l information aux bureaux concernés 109. Réception du «DAA» et communication de l ARC 102. Réception du message ou pour tous 100. Système indisponible (+ de 2h.) 101. Notification de l indisponibilité auprès du 107. Réception de l d information 108. Préparation et envoi du «DAA» (format papier) 112. Impression du «DAA» avec ARC de secours 113. Expédition physique des marchandises edouane Guide Procédure de secours 6/13

7 Procédure de secours (au départ de Luxembourg) Agent du bureau d accises concerné 116. Système de nouveau disponible 118. Saisi du «DAA» dans ( ) 117. Notes prises 114. Application de nouveau disponible 115. Information de la disponibilité du système edouane Guide Procédure de secours 7/13

8 Descriptif des étapes de la procédure Etape N Descriptif Responsable Résultat 100 L application nationale ou les moyens de communication de l opérateur économique sont indisponibles pendant plus de 2 heures. 101 L expéditeur informe le de cette situation par ou téléphone. 102 Le reçoit le message en provenance de l expéditeur. 103 Le constate une indisponibilité de l application au niveau national. Le helpdesk accepte ou refuse l ouverture de la procédure de secours. 104 Dans ce cadre, le peut vérifier la validité du numéro d autorisation «accises» de l opérateur/expéditeur et le type de marchandises à expédier. Si la procédure de secours est ouverte, le en informe l expéditeur concerné par ou téléphone. 105 Par ailleurs, si la procédure de secours concerne l ensemble des opérateurs (e.g. échec de l application nationale ou impossibilité de valider un «DAe LUX» pour un type de transaction spécifique, notamment la livraison directe ou l exportation), le leur envoie un les informant de la situation, et ce au travers de l application «Service Desk +». Procédure de secours ouverte Dans cette même application, le pourra relever l ensemble des procédures de secours ouvertes. Ce document intitulé «relevé des incidents» permettra notamment de constater la fréquence de procédures de secours ouvertes pour un expéditeur particulier (et facilitera ainsi les éventuels contrôles). edouane Guide Procédure de secours 8/13

9 106 Dans le cadre d une procédure de secours ouverte «pour tous les opérateurs», le enregistre dans CS/MISE les dates et heures d'indisponibilité de l'application Dans le cadre d une procédure de secours ouverte «pour tous les opérateurs», les expéditeurs reçoivent ainsi un faisant état de la situation actuelle du système (et, si possible, de la durée d indisponibilité prévue). Une fois informé de l ouverture de la procédure de secours, l expéditeur prépare un document administratif d accompagnement (appelé ci-après «DAA») sous format papier et dont la forme est définie par le règlement (CEE) 2719/92 de la Commission du 11 septembre 1992 et l envoie au par ou par fax. NB : vous trouverez en annexe de la présente procédure une copie du «DAA» à utiliser par l expéditeur. Après avoir reçu par ou par fax une copie du «DAA», le envoie par ou par fax à l expéditeur un numéro «ARC-LUX» («Administrative Reference Code» dit «de secours»). A cet égard, il rappelle que la mention «PROCEDURE DE SECOURS / FALLBACK PROCEDURE / Application de l article 26 de la Directive 2008/118/CE du Conseil du 16 Décembre 2008» doit clairement apparaître dans la case A du «DAA». NB : le format de l «ARC-LUX» à respecter par le Heldpesk se trouve en annexe de la présente procédure. Par la suite, il appartient au de s assurer que les agents des bureaux d accises sont tenus au courant de l ouverture des procédures de secours les concernant. Le pourra ainsi avertir les agents concernés par l envoi hebdomadaire d un renvoyant à un fichier disponible sur le réseau interne de l Administration des Douanes et Accises. Ce document renseignerait la date, les ARC s edouane Guide Procédure de secours 9/13

10 attribués, les expéditeurs et les bureaux concernés par les procédures de secours ouvertes la semaine précédente. 111 L agent du bureau d accises concerné prend alors note de cette situation et effectue les vérifications nécessaires. Agent du bureau d accises concerné 112 L expéditeur imprime le «DAA». Impression du «DAA» 113 L expédition physique des marchandises peut avoir lieu. Départ des marchandises 114 L application de l expéditeur est disponible de nouveau. Application disponible 115 Lorsque son application redevient disponible, l opérateur en informe le par un moyen de communication adéquat (e.g. par ou par téléphone). 116 Si la procédure de secours a été ouverte en cas d échec de l application nationale, le informe par l ensemble des opérateurs que l application est de nouveau disponible. Application disponible 117 Les expéditeurs prennent note de cette situation. s 118 À compter du , lorsque le système est de nouveau disponible, les informations contenues dans le «DAA» devront être saisies manuellement dans l application par le (étape et acteurs à confirmer). Fin de la procédure edouane Guide Procédure de secours 10/13

11 3. Annexes 3.1. Notification d arrivée de secours edouane Guide Procédure de secours 11/13

12 3.2. Document administratif d accompagnement edouane Guide Procédure de secours 12/13

13 3.3. Format de l ARC de secours Année de l envoi. Ex : 20. AA LUX 9999 JJMM Prédéfini. X = procédure de secours. Derniers 4 chiffres du n d accises de l entrepositaire/expéditeur enregistré. Date de l envoi. Ex : 01/01. Numérotation séquentiel à définir par le (par an ou par mois). edouane Guide Procédure de secours 13/13