RÉUNION DE C.A. 27 mai 2013

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1 RÉUNION DE C.A. 27 mai 2013 Présents : Camille, Dryss, Clément, Grégoire, Laëtitia Excusé : Gérald (représenté par Dryss) Invitées : Nathalie (employée), Bénédicte (comptable) Ordre du jour : Désignation du secrétaire de séance Points sur les tâches en cours Chiffres d'avril Budget Ouverture du local / Implication des bénévoles Ouverture estivale Remplacement de l hébergement mail Règlement intérieur Point sur les heures de Nathalie Formation Nathalie Mutuelle de Nathalie ELAN Tous en Jeux! Octogône Place Colbert Point sur les groupes de travail Répartitions des tâches à effectuer Informations diverses Ordre du jour de la prochaine réunion de bénévoles Sujets à aborder à la prochaine réunion de CA Réunion de CA 1/6 27 /05/2013

2 Ouverture de la séance à 19h40 Désignation du secrétaire de séance Camille s'est porté volontaire pour être secrétaire de séance. Points sur les tâches en cours Déclaration en préfecture (Gérald) : Non fait en mai. Dryss reprend la tâche Chiffres d'avril Le nombre d'adhérents est proche de 3950 en mai Budget Le chiffre d'affaire est en augmentation de 16% par rapport à mai Le résultat de l'exercice en cours est de euros. Le budget alloué au jeu de la triche (10 ans) est de 5000 euros, qui viendra en déduction de ce résultat. Les administrateurs réfléchissent sur les investissements à mener en 2014 (Devanture, sécurité...). Ouverture du local / Implication des bénévoles Une fermeture forcée ce mois-ci (Samedi soir). Très bonne implication des bénévoles. Ouverture estivale - Le local sera fermé le dimanche après-midi du 21 juillet à fin Août Le local sera fermé le samedi après midi sur la période Juillet-Août 2013, ainsi que les dimanches 7 et 14 juillet, sauf si un bénévole s inscrit au moins 4 jours avant (à l identique d'une inscription pour un jour férié). - La semaine du 5 au 11 août sera fermée pour travaux. Remplacement de l'hébergement des s et du site web Quelques problèmes ont été rencontrés avec l hébergement actuel. De plus, la newsletter de la triche est envoyé à environ personnes, ce qui pourrait poser souci à terme avec l hébergeur. Grégoire et Clément proposent de passer à un serveur dédié pour un budget d'environ 12 euros par mois. Les avantages sont que : - La triche garde le contrôle sur les informations présentes sur le serveur - La triche est autonome sur l'administration informatique Réunion de CA 2/6 27 /05/2013

3 - Plus d'espace disque disponible sur le serveur dédié. - La triche n'utilisera plus des outils externes (comme pour le stockage avec Drop Box) dédié Le CA valide le remplacement de l'hébergement des s et du site web par un serveur Règlement intérieur Après relecture par les administrateurs, plusieurs correctifs sont à faire sur le règlement intérieur : En page 1 : Remplacer «ludothèque» par «café ludique» En page 1 : remplacer cotisation «à partir de 10 euros» par cotisation «de 10 euros. Les adhérents sont encouragés à faire un don à l'association.» Rôle du secrétaire : S'occupe de la rédaction du CR de l'assemblée Générale, des PV de Conseil d'administration, ainsi que toutes les écritures (sauf comptable). Page 3 : «Convocation 7 jours à l'avance» à compléter par «Sauf si les administrateurs sont d'accord à l unanimité pour réduire ce délai exceptionnellement» Compléter le règlement intérieur par En cas de démission d'un membre du bureau, le poste vacant sera soumis à une nouvelle élection lors de la réunion du CA qui suit immédiatement la démission. Le président assure l'intérim en cas de démission d'un autre membre du bureau en l'absence de vice approprié. Si le président démissionne, le vice président assure l intérim avant le prochain CA, ou le trésorier si il n'y a pas de vice président En cas de moins de 3 membres au CA, une AG extraordinaire doit être organisée en moins de 40 jours pour procéder à une nouvelle élection du CA. Point sur les heures de Nathalie Nathalie passe un peu de temps dans les réunions des groupes de travail, particulièrement sur le groupe événement et sur les animations des «10 ans» (+ une vingtaine d'heure par rapport au contrat de travail). Le CA soulève un risque sur les récupérations et congés durant la période d'été. Nathalie doit prévenir le CA en cas de nouveau dépassement des horaires. Formation Nathalie Nathalie s'est renseignée sur des axes de formation possibles (via UniFormation) avec un plan de formation, décidé par employeur et remboursé à hauteur de 2000 euros. Nathalie est intéressée par une formation en Infographie et premier secours. Nathalie se renseigne aussi pour la possibilité de faire une formation premier secours pour les bénévoles. Nathalie dispose de plus d'une centaine d'heure de DIF. Le CA encourage Nathalie à se former si Réunion de CA 3/6 27 /05/2013

4 elle le souhaite. Mutuelle de Nathalie Nathalie souhaiterai que la mutuelle soit prise en charge en partie ou en totalité par l'employeur, sur une période de 9 mois à partir de juillet Nathalie se renseigne sur les mutuelles possibles et proposera un devis, qui sera examiné lors du prochain CA. ELAN La mailing liste «ELAN» doit servir uniquement à la diffusion d'informations. Les échanges et inscriptions se feront via d'autres méthodes de communication (ex : Wiki, Forum,...). L'envoi de mails se fera seulement par quelques modérateurs (ex:référent ELAN...). Tous en Jeux! Les informations demandées par Tous en jeux ont été fournies, sauf l'attestation de la Maif (Nathalie). Octogône Rien de nouveau ce mois. Place Colbert Clément lance la communication pour cette animation (Wiki, mail, newsletter), ainsi que la relance des bénévoles référents. Les contrats salariés pour les animations du dimanche seront de 6H au lieu de 5H en 2012, afin de couvrir le trajet lors du transport des jeux Point sur les groupes de travail Groupe communication : Nathalie va récupérer la badgeuse auprès de Laspid. - Groupe événements : Les bénévoles devront être relancés lors des réunions bénévoles pour organiser les événements de la triche. - Groupe jeux : Les achats/dons de jeux de mai sont les suivants - Hokito - Ghoost (Iello) Don - Whizz bing bang (Iello) Don - Super comics (Le scorpion masqué) Don Réunion de CA 4/6 27 /05/2013

5 - Targui - Noblemen - Strike - Groupe déco : La pergola est toujours en attente de démontage. - Groupe 10 ans : - La soirée 10 ans a été une réussite (Animations, buffets). Le système de réservation a bien fonctionné. - Le devis pour le jeu de la triche est de 5000 euros pour 2000 exemplaires. Le délai est le week end bénévole de septembre Un prototype sera présenté lors du pique nique du 9 juin. - 2 animations sont à venir (peinture et Pique nique) - Pour l'animation pique nique, un partenariat se fera avec «Rêve de jeu» Répartitions des tâches à effectuer - Camille : Apporte quelques dessins pour le choix de l'illustrateur de la carte Grégoire : s'occupe du Règlement intérieur - Dryss : S'occupe de la déclaration des statuts en préfecture - Nathalie transmet les devis formation et mutuelle - Grégoire s'occupe du serveur dédié Informations diverses - Congés de Nathalie: 1ere semaine de juillet Laspid mettra bientôt à disposition de la Triche une badgeuse pour une soirée - Bénédicte relance l'association «Les compostiers» pour le remboursement d'un prêt fait en juin 2012, d'un montant de 6000 euros. Ordre du jour de la prochaine réunion de bénévoles - ELAN - Place Colbert - Groupe 10 ans - Groupe événement - Fermetures estivales - Explication des nouvelles cartes 2013/2014 Réunion de CA 5/6 27 /05/2013

6 Clément s'occupe de l accueil des nouveaux bénévoles Sujets à aborder à la prochaine réunion de CA - Validation du Règlement intérieur - Acter le choix de mutuelle de Nathalie - Acter le choix des formations de Nathalie L ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 22h22 Prochaine réunion de CA : 24 juin 2013 Réunion de CA 6/6 27 /05/2013